Haben Sie eine große Ankündigung zu machen und Sie fragen sich, wann Sie Ihre Pressemitteilung senden sollen?
Da 57% der Top-Publisher zwischen 50 und 500 Pitches pro Woche erhalten, ist es allzu einfach, dass Ihr E-Mail-Pitch im Lärm verloren geht.
Da Sie nur eine Chance – oder vielleicht eine zweite – haben, Aufmerksamkeit zu erregen und Ihre E-Mail lesen zu lassen, müssen Sie sich auf den Erfolg vorbereiten.
In diesem kurzen Leitfaden verwenden wir Logik und gesunden Menschenverstand, um zu erklären, wann und an welchem Tag Ihre Pressemitteilungen am besten versendet werden.
Lassen Sie uns darauf eingehen.
Was ist der beste Tag, um eine Pressemitteilung zu versenden?
Der beste Tag für den Versand einer Pressemitteilung ist zwischen Montag und Mittwoch.
Das geht aus unserer Analyse von Daten aus einer Reihe von Quellen hervor, die die Öffnungs- und Antwortraten von Pressemitteilungen und Outreach-E-Mails im Allgemeinen untersucht haben.
Unternehmen, die viel kalte Öffentlichkeitsarbeit leisten und viele Pressemitteilungen versenden, stimmen nicht genau über den besten Tag der Woche überein, aber diese drei Tage – Montag, Dienstag und Mittwoch – scheinen der Konsens zu sein.
Lassen Sie uns diese Studien für Sie aufschlüsseln:
- Fractl sagen, dass Montag bis Mittwoch die besten drei Tage sind, um eine Pressemitteilung zu senden
- Eine Studie von Social Media über „Raumtemperatur“ -E–Mails – die nicht ganz aus heiterem Himmel sind – zeigte, dass Montag der beste Tag der Woche war, um E-Mails wie eine Pressemitteilung zu senden, mit einer E-Mail-Öffnungsrate von über 20%
- Die gleiche Forschung ergab, dass die Öffnungsraten mittwochs definitiv niedriger sind, aber die Antwort die Antwort auf eine PR-E-Mail war nur 0.3% niedriger als Montags
- MarketingProfs berichtete über eine Business Wire-Studie, in der Journalisten es vorziehen, eine Geschichte an einem Dienstag zu veröffentlichen
- Eine etwas ältere Studie von Ragan ergab, dass Pressemitteilungen, die an einem Dienstag oder Mittwoch gesendet wurden, eher in sozialen Medien geteilt wurden
- GetResponse untersuchte E-Mail-Marketingkampagnen, die sich in Bezug auf Zielgruppe und Zweck geringfügig unterscheiden, stellte jedoch fest, dass E-Mails, die an einem Dienstag gesendet wurden, die -through-rate
- Bei Backlinko stellten sie fest, dass Outreach-E-Mails, die an einem Mittwoch gesendet wurden, am wahrscheinlichsten waren um eine Antwort zu erhalten, gab es aber nur einen Unterschied von 0,14% zwischen den schlechtesten und besten Tagen, wie Sie unten sehen können…
Wenn wir jedem Tag einen Punkt für jedes Mal geben, wenn es von einer dieser Studien empfohlen wird, binden Dienstag und Mittwoch mit jeweils vier Punkten, und Montag hat drei Punkte, also ist es ein enger Anruf.
Zurück zur Fractl-Studie fanden sie heraus, dass etwas weniger als die Hälfte der befragten Journalisten einen zweitägigen Turnaround für ihre Inhalte haben, so dass es sinnvoll ist, dass die schlechtesten Tage, um eine Pressemitteilung zu senden, Donnerstag oder Freitag sind, wenn sie bereits ihre Geschichten für die Woche aufgereiht haben.
Die meisten Menschen haben montags viel nachzuholen, insbesondere in Bezug auf E-Mails. Daher sind Dienstag und Mittwoch für den Tag sehr sinnvoll, um die von Ihnen gesendete Pressemitteilung im Auge zu behalten.
Das ist der beste Tag der Woche, um eine Pressemitteilung zu senden, aber wann sollten Sie auf Senden klicken?
Wann ist der beste Zeitpunkt, um eine Pressemitteilung zu versenden?
Der Morgen ist die perfekte Zeit, um eine Pressemitteilung zu senden, mit einer Zeit, die nicht auf der Stunde oder halben Stunde liegt, also zum Beispiel 9:46 Uhr statt 10:00 Uhr.
Die meisten Vermarkter verwenden Outreach-Software, um den Versand von Pressemitteilungen zu automatisieren, und die meisten Tools können E-Mails nur stunden- oder halbstündig planen.
Dies bedeutet, dass Medien und Journalisten zu diesen Zeiten normalerweise einen Zustrom von E-Mails in ihre Posteingänge sehen, sodass Ihre Pressemitteilung im Lärm verloren gehen könnte.
Bei Fractl ist der Morgen bis Mittag ein guter Zeitpunkt, um Ihre Pressemitteilung abzufeuern, während Social Media spezifischer ist und E-Mails, die zwischen 8 und 9:00 Uhr gesendet werden, die besten Öffnungs- und Klickraten erzielen.
In der Zwischenzeit legt Ragan eine Zeit von 7 bis 9:00 Uhr auf die beste Zeit, um Ihre Freigabe zu senden.
Da Journalisten wissen, dass die meisten Pressemitteilungen früh verschickt werden, neigen sie dazu, ihren Arbeitstag danach zu planen – Morgenkaffee, gefolgt von den Pressemitteilungen des Tages.
Was bei all dem sehr wichtig ist, ist die lokale Zeitzone.
Egal, ob Sie einen globalen Verkaufsstart koordinieren oder einfach nur Ihre PR-Bemühungen in den USA lesen möchten, Sie müssen die Zeitzone berücksichtigen, in der der Journalist Ihre Freilassung erhält.
Sie möchten am frühen Morgen in den Posteingang der Journalisten und Redakteure gelangen, auf die Sie abzielen, aber nicht so früh, dass Ihre Pressemitteilung von all den anderen, die davor gelandet sind, übertönt wird.
Die Zeit zu kennen, um Ihre Pressemitteilung nicht zu versenden, ist ebenso wichtig, um Ihre Geschichte aufzugreifen.
Senden Sie Ihre Pressemitteilung nicht außerhalb der Bürozeiten, es sei denn, es handelt sich um wichtige Neuigkeiten, die nicht bis zum Morgen warten können.
Wenn Sie aktuelle Nachrichten haben, achten Sie darauf, mit Social Media oder Telefonkontakt zu folgen, so dass es auf jeden Fall abgeholt wird.
Eine weitere Ausnahme von der Regel für die Zustellung von Pressemitteilungen am frühen Tag ist, wenn Sie Finanzmitteilungen versenden müssen.
Diese Art von Nachrichten – über Wertpapiere, Indizes und Währungen – geht in der Regel am Ende des Tages aus, und Journalisten in diesem Bereich sind sich dessen bewusst.
Tun Sie Ihr Bestes, um zu vermeiden, eine Pressemitteilung am Freitagnachmittag zu senden, niemand möchte sich am Ende der Arbeitswoche mit E-Mails befassen, und es wird wahrscheinlich auf Montagmorgen verschoben, wenn überhaupt in den Medien darüber berichtet wird.
Es ist an der Zeit, weitere Einzelheiten darüber zu erfahren, wann eine Pressemitteilung gesendet werden soll.
Ist Montag ein guter Tag, um eine Pressemitteilung zu verschicken?
Montag ist nicht der beste Tag der Woche, um eine Pressemitteilung zu versenden, aber es ist auch nicht der schlechteste.
Ihre Pressemitteilung-E-Mail hat eine vernünftige Chance, an einem Montag geöffnet zu werden, 7.5% laut Backlinko, aber es gibt bessere Tage.
Ist Montag der arbeitsreichste Tag der Woche für Sie?
Es ist für uns, und es ist im Allgemeinen auch für Schriftsteller, Journalisten und Redakteure, also verstopfen Sie nicht ihren bereits prallen Posteingang, wenn Sie nicht müssen.
Es ist jedoch erwähnenswert, dass die Umfrage von Fractl unter Medienfachleuten ergab, dass etwas weniger als 25% der Befragten eine Vorlaufzeit von sechs Tagen hatten, um eine Geschichte herauszubringen.
Dies bedeutet, dass das Senden Ihrer Pressemitteilung an einem Montag funktionieren kann, wenn Sie die Nachrichten eine Woche vor dem Ereignis, dem Verkauf oder der Nachricht senden.
Wenn Sie eine gute Pressemitteilung mit einer starken Betreffzeile und ansprechendem Inhalt haben, ist es nicht die schlechteste Idee, Ihre Pressemitteilung an einem Montag zu senden, aber Sie haben bessere Möglichkeiten.
Schauen wir uns das andere Ende der Woche an.
Ist Freitag ein guter Tag, um eine Pressemitteilung zu verschicken?
Freitag ist wahrscheinlich der schlechteste Wochentag für den Versand von Pressemitteilungen.
Wenn Sie Ihren Medien-Pitch an einem Freitag machen, wird er wahrscheinlich trotzdem auf Montag verschoben oder ganz ignoriert.
PR-Profis wissen, dass sie keine Pressemitteilung an einem Freitag versenden sollten – es sei denn, dies ist unbedingt erforderlich.
Warum ist Freitag so notorisch schlecht, um Nachrichten und Pressemitteilungen an die Medien zu senden?
Sofern es sich nicht um aktuelle Inhalte handelt, hat der Journalist, auf den Sie abzielen, wahrscheinlich bereits seine Freitagsarbeitszeit gefüllt.
Niemand möchte an einem Freitag herumlaufen und versuchen, über eine Geschichte zu berichten, so dass Medienleute bereits ihre Inhalte oder andere Arbeitsaufgaben für das Ende der Woche haben.
Abgesehen vom Wochenende ist Freitag der schlechteste Tag der Woche für Öffnungen, Klicks und Antworten auf E-Mails, so die Daten, die Social Media in derselben Studie präsentiert, die wir uns zuvor angesehen haben.
So sehr Sie auch versucht sein mögen, sich dem Trend zu widersetzen und eine Pressemitteilung zum ungünstigsten Zeitpunkt zu senden, es ist wahrscheinlich eine verlorene Hand.
Wenn Sie die Ressourcen für einen A / B-Test sparen können, können Sie selbst sehen, wie sich der Freitag im Vergleich zum Montag für eine Pressemitteilung verhält, und die Daten könnten sich als nützlich erweisen.
Die einzigen Tage, die schlechter als Freitag sind, sind Wochenenden, wenn es darum geht, dass Ihre Zielgruppe Ihre Pressemitteilungs–E-Mails liest – Backlinkos Forschung zu allgemeinen Outreach-E-Mails ergab, dass die Öffnungsraten am Wochenende im Vergleich zu den anderen fünf Tagen um 1.76% gesunken sind.
Da wir nun die beliebtesten Tage und die beste Tageszeit für den Versand einer Pressemitteilung kennen, sollten wir uns nun einige andere Überlegungen zum Zeitpunkt der Pressemitteilung ansehen.
Wie weit im Voraus sollten Sie eine Pressemitteilung verschicken?
Sie sollten Ihre Pressemitteilung zwei bis drei Wochen vor einer Veranstaltung wie einer Konferenz oder einer Ladeneröffnung versenden, während ein Pitch für ein Hochglanzmagazin möglicherweise Monate im Voraus veröffentlicht werden muss.
Hier müssen Sie zwei Überlegungen abwägen:
- Sie müssen Journalisten und Autoren die Möglichkeit geben, Sie in ihren Zeitplan aufzunehmen
- Sie möchten ihre Angst vor dem Verpassen oder FOMO bewahren und ihnen keine Zeit geben, selbstgefällig zu werden
JournoLink, ein Verteildienst für Pressemitteilungen, unterteilt Ihre Vorlaufzeiten in drei große Kategorien:
- Hochglanzmagazine mit saisonalen Ausgaben, die Sie ansprechen möchten, benötigen eine Frist von drei bis sechs Monaten mit Ihrer Pressemitteilung
- Um die Aufmerksamkeit der Medien auf geplante Veranstaltungen und Produkteinführungen zu lenken, senden Sie Ihre Pressemitteilung zwei bis drei Wochen im Voraus
- Für Trendthemen oder um aktuelle Angelegenheiten zu kommentieren, die sich in Ihrem Steuerhaus befinden, sollten Sie Ihre Pressemitteilung unverzüglich senden
Das richtige Timing für Ihre Verteilung kann den Unterschied ausmachen, ob Sie Ihre Veranstaltung eine Woche oder einen Tag zuvor veröffentlichen oder den Valentinstag feiern möchten ausgabe eines Magazins überhaupt.
Wie wir bereits erwähnt haben, hilft Ihnen ein Follow–up mit den Journalisten, die Sie kontaktieren möchten, die dringende Berichterstattung, die Sie benötigen, wenn Ihre Pressemitteilung dringend ist – vielleicht führen Sie einen Flash-Verkauf durch oder Sie mussten eine Veranstaltung absagen.
Jetzt wissen Sie über die beste Vorlaufzeit für Ihr Produkt und Pressemitteilungen, wir bewegen uns auf.
Wie oft sollten Sie Pressemitteilungen verschicken?
Sie sollten Pressemitteilungen versenden, wenn Sie etwas Berichtenswertes zu sagen haben, ohne übertrieben zu sein.
Sie haben Ihr ganzes Leben lang Medien konsumiert, also werden Sie wissen, welche Art von Dingen Nachrichtenagenturen, Radiosender und Magazine interessieren.
Während alles, was Ihr kleines Unternehmen oder Ihre große Marke tut, für Sie sehr wichtig ist, möchte Ihre Zielgruppe davon hören?
Wenn Sie Journalisten mit irrelevanten oder Spam-Nachrichten bombardieren, riskieren Sie, in ihre Spam-Liste aufgenommen zu werden!
Wenn Sie sich für Trendthemen entscheiden, sollten Sie diese ebenfalls relevant halten und versuchen, nicht nur ins Leere zu schreien.
Wenn Ihre Organisation fundierte Kenntnisse über ein neues Gesetz hat oder direkt von einem Nachrichtenereignis betroffen ist, ist eine Veröffentlichung erforderlich, aber kommentieren Sie nicht jede Kleinigkeit da draußen.
Es kann kontraproduktiv sein, auch für Ihre Pressemitteilungen eine Zielnummer zu haben.
Die Entscheidung, eine Veröffentlichung pro Monat durchzuführen, mag sich wie ein logischer Schritt anfühlen, aber Sie können am Ende eine Story erstellen und Ihre Ressourcen verschwenden.
Was wirklich zählt, ist Qualität vor Quantität.
Sie möchten bei den Journalisten, mit denen Sie in Kontakt treten, einen positiven Ruf aufbauen, damit Ihr Firmenname, wenn er in ihrem Posteingang landet, auffällt und ihre Aufmerksamkeit auf sich zieht.
Als nächstes schauen wir uns an, was in einer großartigen Pressemitteilung steckt, damit Ihr Wissen über die besten Tage und Zeiten gut genutzt wird.
Was ist beim Versenden einer Pressemitteilung zu beachten?
Eine gute Pressemitteilung sieht für PR-Profis genauso aus wie für diejenigen, die gerade erst anfangen, Interesse an ihrem Unternehmen oder ihrer Marke zu wecken.
Es gibt eine ziemlich Standardformel für die Zusammenstellung einer Pressemitteilung, die es Ihrem Leser leicht macht, Ihre E-Mail zu verstehen und damit zu arbeiten.
Unabhängig davon, ob Sie mit Pressemitteilungsvorlagen arbeiten oder Ihre eigenen erstellen möchten, gibt es einige Überlegungen, außer sie zur richtigen Zeit und am richtigen Tag zu senden.
Hier sind unsere vier Top-Tipps, um Ihre PR-Verteilung auf den Punkt zu bringen.
Tipp #1: Pitch der richtige Journalist
Sie müssen Ihre Pressemitteilung vor die richtige Person in einem Medienunternehmen bringen, um eine Chance zu haben, dass sie abgeholt wird.
Tatsächlich sind 80% der Pressemitteilungen, die nicht abgeholt werden, darauf zurückzuführen, dass die Pressemitteilung für den Autor oder Herausgeber, der sie erhält, irrelevant ist, ergab die Fractl-Umfrage.
Dies bedeutet, dass Sie unbedingt recherchieren und die richtige E-Mail-Adresse für die Publikation erhalten müssen, mit der Sie Kontakt aufnehmen möchten.
Wenn Pressemitteilungen Teil Ihrer Content–Marketing- und Outreach-Strategie sein sollen, sollten Sie eine Medienliste erstellen – eine Liste von Kontakten, die für Ihre Branche relevant sind.
Es ist erwähnenswert, dass die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Pressemitteilung gelesen wird, von der Branche abhängt, in der Sie tätig sind.
Journalisten und Redakteure in der Automobil- und Finanzbranche sind diejenigen, die Ihre Pressemitteilung am wenigsten öffnen, während Lifestyle-, Reise- und Food-Autoren empfänglicher dafür sind, das zu lesen, was Sie versenden.
Sie können die Nische, in der sich Ihr Unternehmen befindet, nicht plötzlich ändern, aber wenn Sie sich dieser Erfolgsraten bewusst sind, können Sie verstehen, wie viele Personen Sie ansprechen müssen, um wahrgenommen zu werden.
Weiter zum nächsten wichtigen Faktor, den Sie beim Versenden einer Pressemitteilung berücksichtigen müssen.
Tipp #2: Strukturieren Sie Ihre Pressemitteilung richtig
Wenn Sie Ihre Pressemitteilung zugänglich machen, ist es auf jeden Fall wahrscheinlicher, dass Sie eine verdiente Medienberichterstattung für Ihre Marke generieren.
Journalisten und Schriftsteller sind vielbeschäftigte Menschen; Sie möchten sicherstellen, dass Sie ihnen alles geben, wonach sie suchen, und zwar auf eine ihnen vertraute Weise.
Es gibt einige Schlüsselkomponenten für die Struktur einer Pressemitteilung, wie zum Beispiel:
- Eine Killer-Betreffzeile, die sich von all dem Lärm abhebt
- Ein gut gestaltetes Firmenlogo, das in jeder Medienberichterstattung verwendet werden kann
- Alle Kontaktinformationen für Sie und alle anderen im Unternehmen, die Anfragen stellen können
- Die Datumsgrenze, auch wenn es ein Embargo für die Nachrichten gibt
- Eine Überschrift – und manchmal eine Unterüberschrift – die die kommende Geschichte beschreibt
- Der Text, der klar und einfach erklärt, was Ihre Nachrichten sind, geschrieben in einer Weise, die dem Stil Ihrer Nische entspricht
- Ihr Boilerplate, der ein Erklärer ist über Ihr Unternehmen und einige wichtige Erfolge
Es lohnt sich auch, Details wie Ihre Social-Media-Handles am Ende Ihrer Pressemitteilung-E-Mail hinzuzufügen, die Legitimität verleihen und zeigen können, dass Sie kein gesichtsloser Bot sind, der eine E-Mail sendet.
In der Fractl-Studie fanden sie auch heraus, dass Journalisten und Redakteure einen multimedialen Ansatz für Pressemitteilungen, wie z. B. Erklärvideos, sehr schätzen.
Sie stellen auch fest, dass Infografiken die am meisten nachgefragte Art von Multimedia-Inhalten aus Veröffentlichungen sind.
Geben Sie Ihren Empfängern, wonach sie suchen, und Sie erhöhen Ihre Chancen, bemerkt zu werden.
Ein weiterer Tipp kommt gleich.
Tipp #3: Achten Sie auf die Verteilung
Die richtige Verteilung Ihrer Pressemitteilungen ist für den Erfolg Ihrer PR-Bemühungen von entscheidender Bedeutung.
Sie können erstaunliche Inhalte haben, aber wenn Sie sie falsch versenden, ist alles umsonst.
Wir haben bereits über einige der wichtigsten Dinge gesprochen, die Sie bei der Verteilung Ihrer Pressemitteilung beachten sollten, aber wir werden sie alle zusammenfassen, damit Sie sie abhaken können:
- Wählen Sie die richtige Tageszeit, um Ihre E-Mail zu senden
- Wählen Sie den geeigneten Wochentag, um Ihre E-Mail zu lesen
- Finden Sie die richtigen Personen, an die Sie Ihre Pressemitteilung senden können
- Personalisieren Sie jede E-Mail, die Sie senden, mit dem Namen des Empfängers
Sie können auch eine agentur stattdessen, wie PR Newswire oder Businesswire, aber diese Dienste können teuer sein, wenn Sie ein kleines Unternehmen sind oder gerade erst mit Ihrer PR-Reise beginnen.
Wenn Sie mit einem Tool wie Respona die richtigen Kontakte für Sie finden und Vorlagen für Pressemitteilungen anpassen, können Sie Ihre eigenen PR-Bemühungen verwalten und ein starkes Netzwerk von Personen aufbauen, mit denen Sie Kontakt aufnehmen können, wenn es Zeit ist, Ihre Nachrichten zu veröffentlichen.
Zeit für unseren letzten Pressetipp für Sie.
Tipp #4: Vergessen Sie nicht, Follow-up
Nach dem Senden Ihrer ersten Pressemitteilung ist eine Follow-up-E-Mail sehr wichtig, um sicherzustellen, dass Sie bemerkt werden.
Backlinkos Studie, die wir uns zuvor angesehen haben, zeigt uns, dass eine Folge von E-Mails Ihre Antwortrate verdoppeln kann.
Selbst das Senden einer Folge–E-Mail kann Ihre Antwortrate von 8,5% auf 14,1% erhöhen – es lohnt sich definitiv.
Wenn Sie Ihre Pressemitteilung mit Respona versenden, können Sie Ihre Follow-up-E-Mail-Sequenz automatisch planen.
Natürlich möchten Sie nicht, dass Ihr Follow-up ärgerlich wird und als Spam markiert wird.
Wenn Sie eine Woche lang jeden Tag ein Follow-up senden, werden Ihre Empfänger verärgert und können im gefürchteten Spam-Ordner landen.
Hier bei Respona empfehlen wir Ihnen, Ihre Pressemitteilung etwa fünf Tage nach dem Versand des Originals zu verfolgen.
Denken Sie daran, wie wir uns die Vorlaufzeiten für Ihre Pressemitteilung angesehen haben?
Wenn Sie Ihre Pressemitteilung im Voraus versenden, geben Sie sich Zeit, die Follow-up-E-Mails zu senden, von denen wir wissen, dass sie für Ihre PR-Bemühungen so wichtig sind.
Zeit, dies zu Ende zu bringen.
Nun zu Ihnen
Wir sind fertig!
Das ist alles, was Sie über die Best Practices wissen müssen, wenn es darum geht, eine Pressemitteilung zur richtigen Zeit und am richtigen Tag zu versenden.
Sobald Sie mit der Arbeit an Ihrer Presse- und Medienstrategie beginnen, erhalten Sie ein Gefühl für den optimalen Zeitpunkt für den Versand Ihrer Veröffentlichungen.
Es wird etwas Lernen erfordern, um Ihre Strategie wirklich dazu zu bringen, Medienberichterstattung, Markenbekanntheit und Backlinks zu generieren, aber PR hat definitiv einen Wert für Ihr Unternehmen.
Möchten Sie die richtigen Tools für Ihre eigenen Pressemitteilungen erhalten?
Fordern Sie eine Demo bei Respona an und wir zeigen Ihnen alle Möglichkeiten, wie wir Ihnen helfen können, die richtigen Personen für den Versand Ihrer Pressemitteilung zu finden und Ihre Outreach-Strategie zu verwalten.