nyckelelement
en väl utformad begäran om förslag bör innehålla flera viktiga element. De flesta element är vanliga för RFP, men kan variera mellan branscher och mellan den offentliga och privata sektorn. Dessa inkluderar en översikt över affärsfrågan, en beskrivning av produkten eller tjänsterna som krävs, detaljerade affärskrav, annan information, förslagsformat, förfallodatum, urvalskriterier, tidslinje, frågor, Hur man svarar och kontaktpunkt. Vissa RFP kommer att innehålla information om en kostnad breakout, strategi förslag, eller andra dokument som kan krävas. Dessa RFP-element beskrivs i avsnitten nedan.
en översikt över Affärsfrågan
det bör finnas en kortfattad beskrivning av affärsfrågan eller problemet som driver just detta köp. Det ska anges i ett eller två stycken och bör ge leverantörerna en sammanfattning av inköpsprojektet och varför det initierades.
beskrivning av produkter eller tjänster
begäran om förslag bör innehålla en kort men övertygande beskrivning av de produkter eller tjänster som behövs. I de flesta RFP: er är de varor eller tjänster som företaget behöver komplexa och kan vara svåra att beskriva i detalj. Ändå kommer en bra beskrivning av dessa varor eller tjänster att hjälpa leverantörerna att utveckla ett utmärkt och mycket riktat förslag.
detaljerade affärskrav
förutom beskrivningen av produkter eller tjänster finns det med de flesta RFP: er detaljerade affärskrav som måste beskrivas tydligt i dokumentet. Dessa kan inkludera supportkrav, leveransriktlinjer, designspecifikationer, kvalitetsmätningar etc. Syftet med avsnittet affärskrav är att ge leverantörerna information om vad som behövs av företaget för detta köp så att leverantörerna kan komma med ett förslag som uppfyller dessa krav. Ofta tar kravsektionen upp en stor del av RFP. Om kraven inte korrekt återspeglar företagets behov kommer leverantörerna inte att lägga fram förslag som tar upp de viktigaste frågorna. Det är alltid viktigt att samarbeta med de personer som använder produkterna eller tjänsterna för detta inköpsprojekt för att säkerställa att kraven är korrekta.
Övrig information som behövs för förslag
ibland finns det ytterligare information som leverantörer behöver för att formulera ett förslag. Denna information är vanligtvis den information om organisationens interna verksamhet som förslagsförfattarna behöver. Denna information kan inkludera användningsstatistik, efterfrågeprognoser, aktuell prestandainformation, interna undersökningsresultat etc. Nyckeln till detta avsnitt är inte att ge leverantörer för lite eller för mycket information. Snarare är det att bara ge dem den information de behöver.
tillvägagångssätt förslag
för RFP där inköpspersonalen vet vad de behöver, kan det vara meningsfullt att föreslå ett tillvägagångssätt för leverantörerna. Många företag kommer inte att ha det här avsnittet eftersom de letar efter kreativa sätt att närma sig problemet och inte vill tvinga leverantörer till en form.
prestandamätningar
om tillämpligt, beskriv några prestandamätningar som kommer att användas för att mäta leverantörens prestanda för kontraktet i framtiden. Detta kommer att hjälpa leverantörer att få en kvantifierbar uppfattning om vad som kommer att utgöra utmärkt prestanda.
Förslagsformat
varje RFP måste ange format och längd på leverantörsförslag. Ett mycket strukturerat format för förslag gör det lättare att jämföra svaren från leverantörer. Det kommer också att uppmuntra tydlighet och ge fokus i leverantörsförslag. Några av de bästa RFP: erna placerar sina affärskrav i ett punkt för punktformat och uppmuntrar leverantörer att svara på varje punkt. RFP bör ange förslagets maximala längd. Att ha en maximal längd kommer att bidra till att minska den tid som behövs för att se över förslaget och kommer också att se till att leverantörerna håller onödig information till ett minimum.
förfallodatum
förfallodatum för leverantörsförslag bör tydligt anges nära början av RFP och på andra relevanta platser. Detta säkerställer att leverantörerna vet när det är dags.
urvalskriterier
Detta är ett viktigt avsnitt och innehåller viktig information för leverantörer. Detta bör tydligt ange de områden och mätvärden som leverantörsförslag kommer att utvärderas på. Om möjligt bör RFP avslöja viktningen att ett visst avsnitt eller ämne kommer att ges som en del av det övergripande förslagets poäng. Denna viktning beskrivs ofta som en procentandel eller i termer av poäng av en total möjlig poäng. Detta avsnitt mer än någon annan hjälper leverantörer att fokusera sina svar på de kriterier som deras förslag kommer att bedömas på.
frågor
leverantören kan begära förtydligande eller ställa frågor om även de mest välskrivna RFP: erna. Varje RFP bör tydligt ange mekanismen genom vilken leverantörer kan ställa frågor. De flesta bra RFP: er kommer att ställa in en tidsperiod under vilken leverantörsfrågor kan skickas in. Denna tidsperiod bör inte vara för nära tidsfristen för förslagets inlagor. Kontaktpunkten för RFP kommer då att få svar och ge svar i skriftlig form till leverantörerna. Det är i allmänhet bra att visa frågor och svar så att alla leverantörer kan se dem och att göra dem till en del av RFP som en ändring. Detta kan ge ytterligare tydlighet till kraven och ge dokumentation för projektet.
tidslinje
tidslinjen ska visa RFP-skapningsdatum, RFP-sändningsdatum, tidsperiod för frågor, förfallodatum för förslag, urvalsperioden och det beräknade tilldelningsdatumet. Allt detta bör kommuniceras så tydligt som möjligt.
kontaktpunkt
kontaktpunkten är den person som hanterar interaktioner med leverantörerna. Detta innebär att alla leverantörsfrågor och kommentarer om RFP kommer att riktas till denna person. Vissa företag inkluderar också en back up-kontaktpunkt om den primära kontaktpunkten är utanför kontoret eller inte är tillgänglig.
kostnadsfördelning
detta avsnitt är valfritt och ingår endast i vissa förslag. För att möjliggöra kostnadsjämförelser kommer vissa RFP att kräva att leverantörerna lämnar in en uppdelning av kostnaderna för att säkerställa jämförelse. Det är alltid bra att ange ett prisformat i det här avsnittet för att se till att prissättningen kan jämföras korrekt.
andra dokument
vissa RFP har andra dokument som måste fyllas i som en del av RFP-processen. Dessa kan vara mångfaldscertifieringar, avtal med vissa villkor eller andra företagsspecifika former. Dessa bör också ingå i RFP om de ingår i ett företags standardprocedurer.