dagens arbetar professionella liv kan sammanfattas i tre ord – ’alltid fångas upp’. Oavsett om det är arbete eller liv som vi känner det, Millennials är alltid ont om tid och tydligen är i en evig strävan att få ut det mesta av allt.
men i en oändlig kamp för att’ sluka mer än du kan tugga ’ hamnar vi ofta på fel sida av saker, vilket resulterar i att vi blir arg, ilsken och frustrerad. Och Gud rädda kundservice reps om de råkar ringa / ta emot ett samtal från kunder när de redan rasande eller få rasande under samtalet.
sanningen är att du inte kan förutsäga kundernas humörmönster, men tack och lov kan du lugna dem. Hur? Allt du behöver göra är att använda några fraser och mer än hälften av vårt jobb för att lugna nerverna kommer att göras. Och vi vet att en pacifierad kund kommer att höra vad du har att säga om ditt företags produkter och tjänster.
använder fortfarande inte Whatsapp som en kanal för kundtjänsten. Kontrollera den här guiden
så, vad är dessa kraftkundservicefraser som du kan distribuera för att lugna irriterande kunder, och hur kan de bäst användas? Låt oss ta en närmare titt på dem.
- ”jag förstår dina problem”
vid slutet av dagen, dina kunder är människor och är bundna till uppdelning ibland. Naturligtvis kan du förvänta dig att de släpper ut sin frustration över dig över samtalet. Under dessa omständigheter är det minsta som kunderna förväntar sig av någon att empati med sin situation och börja med att säga – ”Jag förstår dina problem”. Detta kommer att hjälpa dig att bygga upp en omedelbar anslutning med kunden, och banar väg att ha en meningsfull konversation, snarare än en skuld-game affär.
- ”jag kommer säkert att göra mitt bästa för att ställa saker rätt”
medan den tidigare frasen är ett bra sätt att lugna kunder, men det är bara en början. Förr än du inser, de kommer att se fram emot hur du kan lösa sina problem. Det är därför du bör flytta till en mer Konstruktiv ton efter att du har empati genom att säga – ”Jag kommer säkert att göra mitt bästa för att ställa saker rätt”. Detta kommer att försäkra din kund att du kommer att göra ett allvarligt försök att sköta sina problem.
- ”om jag inte kan lösa dina problem, jag hittar säkert någon som kan”
ja, kunder hatar helt om du överför samtalet till en annan avdelning eller rep, men mer än det avskyr de att vänta på att du ska komma med en lösning. Därför är en av de bästa power – kundservicefraserna som du kan använda i den här situationen – ”om jag inte kan lösa dina problem kommer jag säkert att hitta någon som kan”. För att ytterligare minska väntetiden och öka agentens produktivitet kan du också ge dem möjlighet att ringa tillbaka från rätt rep/avdelning för att lösa problem.
- ”här är vad som har fungerat i situationer som din”
innan du tillhandahåller en ofelbar lösning för att lugna kunder bör du alltid försöka erbjuda dem ett användningsfall där andra kunder har mött liknande problem och hur ditt företag kunde lösa sina problem. Därför kan du ange- ”här är vad som har fungerat i situationer som din”. Detta kommer att ge kunderna lite tid att fundera över sin situation och också ge dem en subtil antydan om att de inte är de enda med problem som säkert kan lösas.
- ”för en snabb lösning ber jag dig att…”
nu måste en sak klargöras här-du bör bara mumla denna fras när kunden gör hot eller har bråttom för att du ska delta i deras oro. Begäran från din sida efter slutet av denna fras skulle helt bero på komplexiteten i situationen och du eller ditt företag kommer att vara bäst att bedöma vad man ska erbjuda som en lösning. När du använder den här frasen kan du troligen förvänta dig att lugna kunderna.
- ”Detta är vad jag kan göra för att hjälpa dig”
kommer du ihåg hur du mår när du får en extra ledig dag från jobbet? Det är precis så dina kunder känner när du säger – ”Det här är vad jag kan göra för att hjälpa dig”. De känner sig lättade och upphetsade samtidigt, eftersom du har kunnat ge en välbehövlig lösning på deras problem. Denna fras är överlägset den bästa kraften kundservice fraser för att lugna ilsken kunder. Var dock uppmärksam på att använda denna fras endast när du har lösning(er) redo.
- ”jag är tacksam för ditt tålamod ”
det kommer att finnas tillfällen då kunderna inte är helt pacifierade även efter att reps har kunnat tillhandahålla lämpliga lösningar på sina problem. Det är just därför du bör avsluta samtalet med- ”Jag är tacksam för ditt tålamod”. Denna kraftfras kan vara den sista meningen i ett samtal som kan göra en missnöjd kund till en lojal.