elementos-chave
um pedido de proposta bem projetado deve conter vários elementos importantes. A maioria dos elementos são comuns para RFPs, mas podem variar entre as indústrias e entre os setores público e privado. Isso inclui uma visão geral do problema de negócios, uma descrição do produto ou serviços necessários, requisitos de negócios detalhados, outras informações, formato da proposta, data de vencimento, critérios de seleção, linha do tempo, perguntas, como responder e ponto de contato. Alguns RFPs conterão informações sobre uma fuga de custos, sugestões de abordagem ou outros documentos que podem ser necessários. Esses elementos RFP são descritos nas seções abaixo.
uma visão geral do problema de negócios
deve haver uma descrição sucinta do problema de negócios ou problema que está impulsionando essa compra em particular. Deve ser indicado em um ou dois parágrafos e deve dar aos fornecedores um resumo do projeto de sourcing e por que ele foi iniciado.
descrição de produtos ou serviços
o pedido de proposta deve conter uma descrição breve, mas convincente, dos produtos ou serviços necessários. Na maioria dos RFPs, os bens ou serviços de que a empresa precisa são complexos e podem ser difíceis de descrever em detalhes. No entanto, uma boa descrição desses bens ou serviços ajudará muito os fornecedores a desenvolver uma proposta excelente e altamente direcionada.
Requisitos de negócios detalhados
além da descrição de produtos ou serviços, com a maioria dos RFPs, existem requisitos de negócios detalhados que precisam ser claramente descritos no documento. Isso pode incluir requisitos de suporte, Diretrizes de entrega, especificações de design, métricas de qualidade, etc. O objetivo da seção de requisitos de negócios é fornecer aos fornecedores detalhes do que é necessário para a empresa para esta compra, para que os fornecedores possam apresentar uma proposta que atenda a esses requisitos. Muitas vezes, a seção de requisitos ocupa uma boa parte do RFP. Se os requisitos não refletirem com precisão as necessidades da empresa, os fornecedores não apresentarão propostas que abordem as principais questões. É sempre importante colaborar com as pessoas que estão usando os produtos ou serviços para este projeto de sourcing para garantir que os requisitos sejam precisos.
outras informações necessárias para a proposta
às vezes, há informações adicionais de que os fornecedores precisarão para formular uma proposta. Essas informações geralmente são as informações sobre as operações internas da organização de que os redatores da proposta precisarão. Essas informações podem incluir métricas de uso, projeções de demanda, informações de desempenho atuais, resultados de pesquisas internas, etc. A chave para esta seção não é fornecer aos fornecedores pouca ou muita informação. Em vez disso, é fornecer-lhes apenas as informações de que precisam.
sugestões de abordagem
para RFPs em que o pessoal de compras sabe o que precisa, pode fazer sentido sugerir uma abordagem para os fornecedores. Muitas empresas não terão esta seção porque estão procurando maneiras criativas de abordar o problema e não querem forçar os fornecedores a um molde.
métricas de desempenho
se aplicável, descreva algumas métricas de desempenho que serão usadas para medir o desempenho do Fornecedor do contrato no futuro. Isso ajudará os fornecedores a ter uma ideia quantificável do que constituirá um excelente desempenho.
formato da proposta
qualquer RFP precisa especificar o formato e o comprimento das propostas do Fornecedor. Um formato altamente estruturado para Propostas facilita a comparação das respostas dos fornecedores. Também incentivará a clareza e fornecerá foco nas propostas de fornecedores. Alguns dos melhores RFPs colocam seus requisitos de negócios em um formato ponto a ponto e incentivam os fornecedores a responder a cada ponto. O RFP deve indicar a duração máxima da proposta. Ter um comprimento máximo ajudará a reduzir o tempo necessário para revisar a proposta e também garantirá que os fornecedores mantenham informações desnecessárias no mínimo.
Data de vencimento
a data de vencimento das propostas do Fornecedor deve ser claramente indicada perto do início da RFP e em outros locais relevantes. Isso garante que os fornecedores saibam quando é devido.
critérios de seleção
esta é uma seção importante e contém informações essenciais para os fornecedores. Isso deve indicar claramente as áreas e métricas nas quais as propostas de fornecedores serão avaliadas. Se possível, o RFP deve divulgar a ponderação de que uma determinada seção ou tópico será dado como parte da Pontuação geral da proposta. Essa ponderação é frequentemente descrita como uma porcentagem ou em termos de pontos de uma pontuação total possível. Esta seção, mais do que qualquer outra, ajuda os fornecedores a concentrar suas respostas nos critérios nos quais suas propostas serão julgadas.
perguntas
o fornecedor pode solicitar esclarecimentos ou fazer perguntas sobre até mesmo os RFPs mais bem escritos. Qualquer RFP deve especificar claramente o mecanismo pelo qual os fornecedores podem fazer perguntas. A maioria dos bons RFPs definirá um período de tempo durante o qual as perguntas do Fornecedor podem ser enviadas. Este período de tempo não deve ser muito próximo do prazo para as submissões da proposta. O ponto de contato do RFP obterá respostas e fornecerá respostas por escrito aos fornecedores. Geralmente, é útil exibir as perguntas e respostas para que todos os fornecedores possam vê-las e torná-las parte da RFP como uma emenda. Isso pode trazer clareza adicional aos requisitos e fornecer documentação para o projeto.
linha do tempo
a linha do tempo deve exibir a data de criação do RFP, a data de envio do RFP, o período de tempo para perguntas, a data de vencimento das propostas, o período de seleção e a data do prêmio projetada. Tudo isso deve ser comunicado o mais claramente possível.
Ponto de contato
o ponto de contato é a pessoa que lida com as interações com os fornecedores. Isso significa que todas as perguntas e comentários do Fornecedor sobre o RFP serão direcionados a essa pessoa. Algumas empresas também incluem um ponto de contato de backup no caso de o ponto principal de contato estar fora do escritório ou indisponível.
Repartição de custos
esta secção é opcional e está incluída apenas em algumas propostas. Para permitir comparações de custos, alguns RFPs exigirão que os fornecedores apresentem uma análise dos custos para garantir a comparação. É sempre uma boa ideia especificar um formato de preço nesta seção para garantir que o preço possa ser comparado com precisão.
outros documentos
alguns RFPs têm outros documentos que precisam ser preenchidos como parte do processo RFP. Podem ser certificações de diversidade, acordos com determinados termos e condições ou outros formulários específicos da empresa. Estes também devem ser incluídos no RFP se fizerem parte dos procedimentos padrão de uma empresa.