e-mail-proste i potężne narzędzie komunikacji internetowej. A jednak może to być bardzo mylące, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z nieznanymi lub zewnętrznymi odbiorcami poczty. Masz pełne imię czy imię? Czy należy uznać tytuły lub staż pracy? A co z imionami unisex-czy chodzisz z Panem lub Panią? A co z kontekstem kraju i kulturą organizacji?
rok temu udostępniłem krótki przewodnik po wysyłaniu wiadomości e-mail do nieznanych i zewnętrznych odbiorców na mojej stronie LinkedIn. Ponad 40 000 wyświetleń i wiele pytań później stało się jasne, że informacje na temat etykiety e-mailowej są nadal bardzo istotne, zwłaszcza w dzisiejszym cyfrowym świecie, w którym spędzamy ogromną część naszego czasu i życia online. Poniżej przedstawiam niektóre z moich początkowych punktów dla tych z nas, którzy mogą mieć pytania.
neutralność płci
jeśli nie znasz płci odbiorcy, zachowaj neutralność. Po prostu użyj „drogie imię, nazwisko”. Zwłaszcza, gdy działasz w wielokulturowym środowisku i nie możesz określić płci za każdym imieniem.
formalne / oficjalne e-maile
jeśli musisz być absolutnie formalny-na przykład, jeśli przygotowujesz e-mail służbowy lub komunikujesz się z klientem – trzymaj się starego dobrego „Szanownego Pana/Pani”. Jest to mniej osobiste, ale także mniej kłopotliwe – szczególnie podczas pracy w afrykańskim kontekście.
wiadomości e-mail
czasami jeden e-mail prowadzi do pięciu prowadzi do dwudziestu. W przypadku ciągłej wymiany wiadomości e-mail Należy pamiętać, że chodzi o taniec. Jeden prowadzi, a drugi podąża. W przypadku pierwszej wiadomości e – mail trzymaj się neutralnego lub formalnego pozdrowienia, a następnie obserwuj, jak odpowiada odbiorca:
– jeśli odbiorca odpowie na twoją pierwszą wiadomość e-mail z „tylko imię” w podpisie po tym, jak użyłeś „drogie Imię, Nazwisko”, aby je zaadresować, możesz podążać za nimi i adresować je z „tylko imię” w następnym e-mailu.
– i odwrotnie, jeśli pozostaną formalni przez cały czas, zrób to samo i jeśli nie dowiesz się o ich płci, możesz również chcieć być neutralny pod względem płci.
wzajemność
w razie wątpliwości po prostu odwzajemnij się w naturze. E.g jeśli na wszystkie twoje e-maile będą odpowiadać „Szanowna Pani” – nawet po podpisaniu się tylko imieniem-wtedy odpowiesz „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani” lub „Szanowny Panie / Pani” – w zależności od tego, czy znasz ich płeć.
Going Generic
jeśli używasz „do kogo to może dotyczyć” -upewnij się, że wysyłasz e-maile z nieosobowego, biznesowego lub ogólnego adresu e-mail, np. [email protected]. w każdym innym przypadku, byłoby pomocne, aby zrobić trochę badań, aby dowiedzieć się, nazwisko lub tytuł kogo należy zwrócić się np. Szanowny Menedżerze Ds. Rekrutacji.
nazwiska Unisex
nigdy nie zakładaj, że odbiorcą jest mężczyzna, kobieta lub oba. Jeśli nie jesteś pewien płci, zachowaj neutralność, używając „drogie imię, nazwisko”.
(Nie)Żonaty?
jeśli wiesz, że wysyłasz e-maila do kobiety, trzymaj się „Pani nazwisko” – dotyczy to zarówno mężatki (Pani), jak i niezamężnej (Panny). Dla mężczyzn to ma mniejsze znaczenie; idą z „Panem” niezależnie od ich statusu małżeńskiego.
literówki
w miarę możliwości upewnij się, że poprawnie napisałeś imię i/lub tytuł odbiorcy. Pierwsze wrażenia się liczą i niektórzy ludzie mogą być bardzo wrażliwi na pisownię swojego imienia (zwłaszcza biorąc pod uwagę, że może to oznaczać różne rzeczy w różnych językach). Sprawdź, czy nie ma literówek przed naciśnięciem przycisku „Wyślij”; pod żadnym pozorem „drogie imię lub nazwisko” nie jest w porządku. Zwłaszcza po wielu wymianach e-mail. I tak, to się stało.
masz własne wskazówki dotyczące etykiety e – mailowej-czy opowieści grozy? Udostępnij w komentarzu poniżej.
Jemila Abdulai jest dyrektorem kreatywnym, redaktorem i założycielem wielokrotnie nagradzanej strony internetowej Circumspecte.com. z wykształcenia medialna i międzynarodowa specjalistka ds. rozwoju i ekonomistka, łączy swoją wiedzę biznesową, komunikacyjną i zarządzania projektami z pasją do Afryki. Poza pisaniem i czytaniem lubi podróże, kuchnię światową, filmy i dobry design.