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Una delle sfide più comuni che gli utenti di computer spesso devono affrontare è l’organizzazione dei dati. Vedo utenti con desktop ingombri pieni di singoli file, cartelle duplicate (desktop e directory home predefinita) e utenti che lottano per trovare i propri dati il che rende molto difficile la gestione dei contenuti.
In questo articolo, condividerò alcune linee guida per l’organizzazione dei tuoi dati. Suggerirei alcune idee per selezionare un metodo per organizzare i tuoi dati, gestire la struttura delle cartelle, condividere file con la tua famiglia, utilizzare le partizioni dell’unità a tuo vantaggio, ecc.
Importanza dell’organizzazione dei dati
Per comprendere l’importanza dell’organizzazione dei dati (o della gestione dei contenuti) e mettere le cose in prospettiva, è utile considerare alcune sfide che le aziende devono affrontare. Lo scopo di condividere queste informazioni con voi è quello di aiutarvi a capire l’enorme quantità di tempo che abbiamo trascorso in una giornata di lavoro sulla gestione dei nostri dati, che include la creazione, la ricerca, l’eliminazione, la condivisione, la duplicazione, l’invio di e-mail, la riproduzione e l’aggiornamento di documenti, immagini, file multimediali, ecc. Ogni settimana un information worker medio spende:
- 9.5 ore alla ricerca di contenuti
- 3,5 ore alla ricerca ma non alla ricerca dei dati
- 3,0 ore a ricrearlo
- 2.2 ore alle prese con il controllo delle versioni dei documenti
Quando scricchiolii i numeri, scoprirai che la quantità di tempo sprecata dagli utenti nella gestione dei contenuti può davvero sommarsi. Ad esempio, se un’organizzazione ha 1.000 dipendenti e i dipendenti spendono 8,7 ore alla settimana cercando ma non trovando, ricreando il contenuto che non sono riusciti a trovare e trattando più versioni dello stesso documento (le ultime tre barre nel grafico sopra), può costare all’organizzazione oltre $13 milioni di dollari all’anno. Ciò può essere evitato organizzando meglio i dati e associando i metadati con esso in modo che possa essere facilmente localizzato in pochi secondi.
Ovviamente, le aziende hanno molte più risorse e denaro rispetto ai loro dipendenti. Se i loro dipendenti stanno sprecando così tanto tempo con la gestione dei contenuti, si può solo immaginare quali potrebbero essere le statistiche per gli utenti domestici. Uno dei motivi principali per cui le organizzazioni lottano con la gestione dei contenuti è la mancanza di organizzazione dei dati. Ecco perché molte aziende spendono milioni di dollari assumendo società di consulenza che li aiutano nella gestione dei contenuti, ad esempio organizzando i loro dati.
Gli utenti domestici, che includono anche i proprietari di piccole imprese che lavorano da casa, affrontano le stesse sfide con la gestione dei contenuti delle aziende, tranne che hanno un set di dati più piccolo. Le piccole imprese spesso non possono permettersi di assumere personale IT, quindi non hanno uno specialista che li istruisce su come organizzare i propri dati e diventare più efficienti. Ecco perché ho incluso gli utenti domestici nel mio pubblico di destinazione, come spiego nella prossima sezione.
Target di riferimento
L’obiettivo di questo articolo è quello di aiutare chiunque stia lottando con l’organizzazione dei propri dati e può utilizzare alcune indicazioni. Seguendo i miei suggerimenti e le migliori pratiche, è possibile risparmiare tempo e denaro. Le linee guida in questo articolo potrebbero non funzionare per tutti perché, come si suol dire, una taglia non va bene per tutti. Tuttavia, ho addestrato letteralmente migliaia di studenti e numerosi clienti commerciali nel corso degli anni. Spero che trarrai beneficio dai miei consigli. Ricorda, non devi organizzare i tuoi dati esattamente come suggerisco. È possibile apportare modifiche in base a ciò che funziona meglio per voi.
Selezione di un metodo per organizzare i dati
È necessario organizzare i dati in base a categoria, progetti, data o utente? La risposta è sì. Non importa se scegli la categoria, il progetto, la data, l’utente o qualcos’altro per organizzare la struttura delle cartelle. Dovresti scegliere un metodo e seguirlo, ma va bene fare eccezioni se necessario. Ricorda, questi sono i tuoi dati e tu sei quello che ha bisogno di trovarlo. Se si decide di organizzare i dati in base a una categoria, ad esempio cibo, quindi i dati relativi al cibo andranno in quella gerarchia di cartelle. Questo include tutte le cose relative al cibo, come immagini, ricette, libri, ecc. Se ci sono 20 ricette che ti sono state inviate via email da tua cugina Rose, salvale nella cartella Cibo, piuttosto che in una cartella denominata Rose. Se si decide di organizzare le cartelle in base alla data, è possibile utilizzare una struttura di cartelle basata su anni e mesi. Ad esempio, creerai cartelle per anni (2018, 2019, 2020…..). Ogni anno può quindi avere sottocartelle per mesi (gennaio, febbraio, marzo,…..). Potrebbe non essere necessario cartelle separate per ogni mese o ogni settimana, se non ci sono dati da aggiungere a determinati mesi o settimane. Sta a te decidere.
Per quanto riguarda le immagini, è possibile organizzarle utilizzando la categoria data, come mostrato nello screenshot qui sotto. Utilizzare data, mese e giorno separati da caratteri di sottolineatura. Ciò consente un facile ordinamento delle immagini. Se devi solo memorizzare le immagini quando sono state scattate, non è necessario creare una cartella per ogni mese o anno. Basta creare cartelle per quando sono state scattate le immagini.
Immagine 1
Gestione della struttura delle cartelle
Come regola generale, si consiglia di creare una cartella per la gerarchia dei dati e assicurarsi che ogni singolo file di dati sul computer viene salvato all’interno della gerarchia dei dati. È quindi possibile rendere la cartella di primo livello nella gerarchia la cartella documenti predefinita in Windows 10. Non importa quello che si chiama la cartella di dati di primo livello. Nel mio esempio, lo chiamerò semplicemente DATA. È possibile utilizzare maiuscole per alcune cartelle per farli risaltare se si desidera. La struttura delle cartelle quindi dovrebbe essere simile a questa.
Immagine 2
Hai varie categorie di cartelle in DATI che conterranno i tuoi file. All’interno di ogni cartella, si possono avere diverse sottocartelle. Ad esempio, avrai un sacco di cartelle in Lavoro e le sottocartelle potrebbero anche avere sottocartelle aggiuntive sotto di esse. Il vostro obiettivo è quello di organizzare le cartelle e file in un modo che si sarà in grado di trovare rapidamente. Tieni presente che non esiste una struttura di cartelle perfetta. Ciò che funziona per te, potrebbe non funzionare per qualcun altro.
Uno dei principali vantaggi di organizzare i dati in questo modo è che se avete mai bisogno di eseguire il backup di tutti i dati al cloud, o su un disco rigido USB esterno, tutto quello che dovete fare è semplicemente trascinare una cartella nella parte superiore della gerarchia per la destinazione e si è fatto. Troverete anche questo per essere utile quando si è alla ricerca di dati. Dati) e cercare l’intera gerarchia di cartelle, che include tutte le sue sottocartelle.
Utilizzare Accesso rapido per i collegamenti alle cartelle
Windows 10 File Explorer ti dà la possibilità di creare un collegamento alle cartelle per un accesso rapido. Invece di mettere le cartelle sul desktop, è possibile appuntare le cartelle più utilizzate per l’accesso rapido (vedi Immagine 3 sotto). Con l’aggiunta di cartelle di accesso rapido, si sta semplicemente creando un collegamento alla cartella che sarà ancora risiedere nella sua posizione originale sotto D:\DATA (vedi Figura 2).
Immagine 3
Nota le tue cartelle e alcune delle sottocartelle nell’immagine 2 sono bloccate nell’area di accesso rapido nello screenshot sopra.
Ci sono un paio di modi per pin cartelle di accesso rapido. Il metodo 1 è preferibile, ma usa il metodo 2 se è più facile per te.
Metodo 1
Selezionare la cartella che si desidera aggiungere ad Accesso rapido e quindi fare clic e trascinare la cartella nell’area di accesso rapido. Questo è più veloce e più facile dei due metodi.
Fai attenzione quando trascini una cartella per accedere rapidamente. Se non stai attento, sposterai accidentalmente la cartella all’interno di un’altra cartella e non sarai più in grado di trovarla nella gerarchia dei DATI. Questo può essere fonte di confusione e un po ‘ spaventoso a volte quando la cartella scompare. Quando si fa clic e si trascina una cartella, attendere che mostri una barra orizzontale nella posizione (vedi Immagine 4 sotto) in cui si desidera creare un accesso rapido per la cartella, quindi rilasciare il mouse. Noterai anche un piccolo Pin popup per l’accesso rapido con una freccia accanto ad esso.
Immagine 4
Windows 10 ti dice chiaramente se stai spostando una cartella, copiando una cartella o fissando ad accesso rapido. A volte, quando si è di fretta, è facile non prestare attenzione alla casella popup che ti dice cosa stai per fare, quindi fai attenzione.
NOTA: È possibile solo pin cartelle, non i file, per l’accesso rapido.
Metodo 2
Un altro modo per aggiungere la cartella all’accesso rapido è evidenziare la cartella che si desidera aggiungere, quindi nella scheda Home di Esplora file fare clic su Pin per l’accesso rapido. Questo aggiungerà la cartella in fondo alla lista. È possibile fare clic e trascinare manualmente la cartella per organizzare l’elenco. Questo passaggio aggiuntivo rende questo metodo un po ‘ più lento del primo metodo.
Non esiste un modo semplice per ordinare gli elementi in ordine alfabetico in Accesso rapido, è necessario disporli manualmente.
Condivisione di file con la tua famiglia
Se condividerai i dati con altri membri della famiglia, devi avere una strategia su come condividerai i dati. Non tutti la pensano allo stesso modo. Se si desidera memorizzare le immagini di neve a Natale, si può scegliere di etichettare la cartella Neve. Tuttavia, il vostro coniuge può metterlo in una cartella chiamata Inverno, e il vostro bambino può memorizzare in una cartella chiamata Natale perché lei associa le immagini di neve con Natale. Non fa male a discutere con la vostra famiglia come si desidera memorizzare i file su un computer condiviso. Se sei l’unica persona che ha a che fare con i tuoi dati, le cose sono relativamente più semplici, ma devi comunque avere un piano e organizzare i dati in un modo facile da individuare.
Seguire queste best practice quando si lavora con file e cartelle.
- Utilizzare i nomi per i file e le cartelle che sono facili da riconoscere.
- Evita la cattiva abitudine di creare nomi di file lunghi come sostituto dei metadati.
I metadati vengono inseriti in File – > Informazioni nelle applicazioni Office. Include le proprietà di un file, come autore, titolo, commenti, stato, categorie, soggetto, azienda, ecc. I metadati vengono utilizzati per la ricerca di informazioni relative a un file. Perché è possibile inserire metadati nelle proprietà del documento di un file (Word, Excel,PowerPoint, ecc.), prendi l’abitudine di usare nomi brevi per file e cartelle. - Evita nomi duplicati.
- Salvare i dati su un’unità diversa dall’unità di sistema C (ad es. D:\DATA).
Maggiori informazioni su questo nella sezione successiva. - Non utilizzare il percorso predefinito della cartella home che punta a C:\Users\YourProfileName\Documents.
Mentre alcune persone ti incoraggiano a utilizzare la posizione predefinita, io no. I tuoi dati non dovrebbero essere sull’unità di sistema in cui è installato il sistema operativo. Ne discuto più dettagliatamente nella prossima sezione. - Evita di salvare i file sul desktop.
Il tuo desktop dovrebbe essere pulito con solo uno sfondo e un solo collegamento ai tuoi DATI. Le persone memorizzano solo file e cartelle sul proprio desktop perché sentono che li troveranno rapidamente, solo per scoprire che una volta che hanno poche centinaia di file sui loro desktop hanno difficoltà a trovarli. Creare un collegamento a una cartella sul desktop che punta alla cartella dati. Tutti i tuoi file dovrebbero essere sotto la gerarchia delle cartelle dati. Questa è l’unica cartella di cui hai bisogno sul tuo desktop. Se non si smette di salvare i file sul desktop, sarà sempre lottare con l’organizzazione dei dati. - Crittografare l’unità dati (ad esempio unità D) con Windows 10 BitLocker per proteggere i dati.
BitLocker è incluso nelle edizioni Windows 10 Pro ed Enterprise, ma non in Windows 10 Home. È possibile, tuttavia, aggiornare Windows 10 Home a Windows 10 Pro gratuitamente utilizzando il suggerimento nella sezione successiva.
Utilizzo delle partizioni dell’unità a proprio vantaggio
Come best practice consiglio di creare almeno due partizioni sul tuo computer (va bene averne più di due, se necessario). Normalmente, questo si ottiene quando si installa per la prima volta il sistema operativo, o si pulisce completamente il disco rigido per fare ciò che è noto come una nuova installazione o un’installazione pulita. Tuttavia, quando gli utenti domestici acquistano un nuovo computer da un grande fornitore (Lenovo, Dell, HP, Acer, ecc.), di solito:
- Viene fornito con Windows 10 casa preinstallato.
- Contiene tonnellate di file inutili, freeware, bloatware, adware, barre degli strumenti indesiderate e programmi potenzialmente indesiderati (PUP). La gente in ESSO si riferiscono a questi file inutili come spazzatura o software spazzatura.
- Viene configurato con una sola partizione sull’unità C per mantenere le cose semplici per gli utenti.
Windows 10 Home è fondamentalmente una versione limitata di Windows 10 Pro. Tech-savvy individui e dipendenti aziendali utilizzano Windows 10 Pro perché offre diverse funzioni di sicurezza e di rete che Windows 10 Home manca.
SUGGERIMENTO: Aggiornare Windows 10 Home a Windows 10 Pro gratuitamente
È possibile aggiornare Windows 10 Home a Windows 10 Pro gratuitamente se si dispone di una chiave del prodotto per Windows 7 Professional o Ultimate, Windows 8 / 8.1 Pro o Windows 10 Pro. Basta digitare “impostazioni di attivazione” nella casella di ricerca di Windows e premere Invio, fare clic su Modifica codice prodotto e immettere il codice prodotto per una versione Pro di una precedente edizione di Windows. Il computer verrà aggiornato a una licenza digitale di Windows 10 Pro, il che significa che anche se si dovesse reinstallare Windows su questo computer, verrà attivato automaticamente.
Sebbene i nuovi computer siano spesso preconfigurati con una sola partizione sull’unità C, Windows 10 consente di creare un’altra partizione senza ricominciare tutto da capo e cancellare la partizione originale. È possibile utilizzare lo strumento di gestione del disco incluso in Windows 10 per ottenere questo risultato. Ci sono altri strumenti gratuiti di terze parti disponibili per raggiungere lo stesso obiettivo. Controlla il mio articolo Il modo più semplice in Windows per estendere la partizione di sistema (unità C). Discuto diversi strumenti di dimensionamento delle partizioni in questo articolo.
La partizione di sistema (di solito Unità C) è dove sono memorizzati tutti i file del sistema operativo. Memorizzando i dati su un’unità diversa (ad esempio unità D) si isolano i dati dai file di sistema. Se il tuo sistema operativo si blocca o se aggiorni il tuo sistema operativo, non avrà alcun impatto sui tuoi dati perché si trova su una partizione diversa. Ma aspetta, diventa ancora meglio.
Se vuoi fare un ulteriore passo avanti, aggiungi un secondo disco rigido al tuo computer desktop. A differenza del PC desktop, non è possibile aggiungere facilmente una seconda unità fissa a un laptop, è possibile aggiungere solo dischi rigidi esterni, unità USB, ecc. Aggiungendo un secondo disco rigido, è possibile configurarlo come unità D e quindi creare la cartella DATI sull’unità D. Per tutti gli scopi pratici, non si noterà alcuna differenza tra l’unità C e l’unità D, anche se sono due dischi fisicamente separati.
La maggior parte degli esperti non piace semplicemente aggiornare un sistema operativo, a loro piace pulire i loro computer e ricominciare da capo. Questo è il modo in cui ho installato le mie versioni più recenti dei sistemi operativi su server e computer client per diversi decenni. La nuova installazione mantiene il mio sistema pulito e veloce. Nuova installazione è necessaria anche se il computer si blocca a causa di un guasto del disco rigido o un crash del sistema operativo che non è recuperabile. Se si memorizzano i dati utilizzando il metodo predefinito, che salva i dati all’interno del profilo utente sulla partizione di sistema (unità C), si rischia di perdere i dati quando il disco rigido o il sistema operativo non riesce. Puoi anche perdere alcuni dei tuoi dati se hai problemi di alimentazione nella tua zona (ad esempio blackout e brownout). Un gruppo di continuità (UPS) può aiutare a mitigare questo problema.
BEST PRACTICE: utilizzare una soluzione di backup dei dati cloud affidabile per ripristinare facilmente i file in caso di guasto del disco rigido, crash del sistema operativo o cancellazione accidentale di file.
Isolando i dati dalla partizione di sistema come descritto sopra, anche un errore dell’unità di sistema o una nuova installazione non avranno alcun effetto sui dati. Inoltre, poiché i dati non condivideranno l’unità con la partizione di sistema, che legge e scrive costantemente i dati sull’unità C, l’unità D non sarà così frammentata. Meno frammentazione significa migliori prestazioni e un accesso più rapido ai dati. Un’altra cosa bella di seguire la mia raccomandazione è che se mai si acquista un nuovo computer, si può semplicemente prendere l’unità D (che sarà un’unità fisica separata) e installarlo nel nuovo computer. I tuoi dati saranno tutti in tatto.
ATTENZIONE: Se si sta spostando il disco rigido crittografato da un computer a un altro, assicurarsi di decifrare l’unità prima (cioè spegnere BitLocker) e poi spostarlo, altrimenti non sarà in grado di accedere ai dati. Installare il disco rigido come partizione D nel nuovo computer e quindi utilizzare nuovamente BitLocker per crittografare l’intera unità. Per ulteriori informazioni, visita Protezione di Windows 10 con crittografia unità BitLocker.
Quando si tratta di gestione dei contenuti, c’è troppo di cui parlare. Francamente, è facile scrivere un intero libro su questo argomento. Speriamo che le poche idee in questo articolo vi aiuterà a iniziare. Sentiti libero di condividere le tue idee con altri lettori e fare domande nella sezione commenti qui sotto.
Grazie per aver letto il mio articolo. Se siete interessati a IT consulting & servizi di formazione, si prega di contattare me. Visita ZubairAlexander.com per informazioni sul mio background professionale.