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コンピュータユーザーがよく直面する最も一般的な課題の1つは、データの整理です。 私は、個々のファイル、重複しているフォルダ（デスクトップとデフォルトのホームディレクトリ）でいっぱいの雑然としたデスクトップを持つユーザー、およ
この記事では、あなたのデータを整理するためのいくつかのガイドラインを共有します。 私はあなたの利点にドライブパーティションを使用して、あなたの家族とファイルを共有し、フォルダ構造を扱う、あなたのデータを整理する方法を選
データの整理の重要性
データの整理（またはコンテンツ管理）の重要性を理解し、物事を視点に置くためには、企業が直面するいくつかの課題を検討する この情報をお客様と共有する目的は、ドキュメント、画像、マルチメディアファイルなどの作成、検索、削除、共有、複製、電子メール送信、再生、更新など、データの管理に一日の作業に費やした膨大な時間を理解するのに役立つことです。 平均的なインフォメーションワーカーは毎週:
- 9.5 コンテンツの検索
- 3.5時間検索してもデータが見つからない
- 3.0時間再作成
- 2.ドキュメントのバージョン管理に苦労して2時間
数字をクランチすると、ユーザーがコンテンツ管理を処理するのに費やす時間が実際に加算されることがわかります。 たとえば、組織に1,000人の従業員がいて、従業員が週に8.7時間を検索しても見つからず、見つからなかったコンテンツを再作成し、同じドキュメントの複数のバージョン(上の図の最後の三つのバー)を処理している場合、組織には年間13万ドル以上の費用がかかる可能性があります。 これは、より良いデータを整理し、それが簡単に数秒で見つけることができるように、それにメタデータを関連付けることによって回避することがで
明らかに、企業は従業員よりもはるかに多くのリソースとお金を持っています。 従業員がコンテンツ管理に多くの時間を無駄にしている場合は、ホームユーザーの統計が何であるかを想像することしかできません。 組織がコンテンツ管理に苦労する主な理由の1つは、データ組織の欠如です。 そのため、多くの企業は、コンテンツ管理、つまりデータの整理を支援するコンサルティング会社を雇うために何百万ドルも費やしています。
ホームユーザーは、自宅で仕事をする中小企業の所有者も含まれていますが、データセットが小さいことを除いて、企業と同じ課題に直面しています。 中小企業は、多くの場合、ITスタッフを雇う余裕がないので、彼らは彼らのデータを整理し、より効率的になる方法を訓練する専門家を持っていません。 私は次のセクションで説明するように、私は、私のターゲットオーディエンスにホームユーザーが含まれている理由です。
対象読者
この記事の目標は、データの整理に苦労している人を支援し、いくつかのガイダンスを使用できるようにすることです。 私の提案とベストプラクティスに従うことで、かなりの時間とお金を節約できます。 彼らが言うように、ワンサイズはすべてに適合しないので、この記事のガイドラインは皆のために動作しない場合があります。 しかし、私は文字通り何千人もの学生と数多くのビジネスクライアントを長年にわたって訓練してきました。 私は私の先端から寄与することを望んでいる。 覚えておいて、あなたは私が提案する方法を正確にあなたのデータを整理する必要はありません。 あなたはあなたのために最適なものに基づいて調整を行うことができます。
データを整理する方法の選択
カテゴリ、プロジェクト、日付、またはユーザーに基づいてデータを整理する必要がありますか？ 答えはイエスです。 フォルダ構造を整理するためにカテゴリ、プロジェクト、日付、ユーザー、または何か他のものを選択するかどうかは実際には問題ではありません。 1つの方法を選択してそれに固執する必要がありますが、必要に応じて例外を作成しても大丈夫です。 覚えておいて、これはあなたのデータであり、あなたはそれを見つける必要がある人です。 カテゴリに基づいてデータを整理する場合は、次のようにします。 食品、その後、食品に関連するデータは、そのフォルダ階層に移動します。 これには、画像、レシピ、書籍など、食品に関連するすべてのものが含まれます。 あなたのいとこローズによってあなたに電子メールで送信された20のレシピがある場合は、食品フォルダではなく、ローズという名前のフォルダの下に 日付に基づいてフォルダを整理する場合は、年と月に基づいたフォルダ構造を使用できます。 たとえば、何年もの間フォルダを作成します(2018, 2019, 2020…..). 各年には、月（January、February、March、….）のサブフォルダを持つことができます.). 特定の月または週に追加するデータがない場合は、月ごとまたは週ごとに別々のフォルダが必要ない場合があります。 その決定を下すのは完全にあなた次第です。
画像に関しては、下のスクリーンショットに示すように、日付カテゴリを使用してそれらを整理することができます。 日付、月、および日をアンダースコアで区切って使用します。 これにより、画像の並べ替えが容易になります。 撮影時にのみ画像を保存する必要がある場合は、毎月または年ごとにフォルダを作成する必要はありません。 単に画像が撮影されたときのためのフォルダを作成します。
画像1
フォルダ構造の扱い
一般的なルールとして、データ階層用のフォルダを作成し、コンピュータ上のすべてのデータファイルがデータ階層内に保存されていることを確認することをお勧めします。 その後、階層内の最上位フォルダーをWindows10の既定のドキュメントフォルダーにすることができます。 トップレベルのデータフォルダと呼ぶものは関係ありません。 私の例では、それをDATAと呼びます。 特定のフォルダに大文字を使用して、必要に応じて目立つようにすることができます。 フォルダ構造は次のようになります。
画像2
あなたのファイルを含むデータの下にフォルダの様々なカテゴリがあります。 各フォルダ内には、複数のサブフォルダがある場合があります。 たとえば、あなたは仕事の下にフォルダの束を持っているでしょうし、サブフォルダはまた、それらの下に追加のサブフォルダを持っていてもよ あなたの目標は、あなたがすぐにそれらを見つけることができるようになります方法であなたのフォルダやファイルを整理することです。 覚えておいてください、完璧なフォルダ構造のようなものはありません。 あなたのために働く何が、誰か他の人のために働かないかもしれない。
この方法でデータを整理する主な利点の1つは、データ全体をクラウドまたは外付けUSBハードドライブにバックアップする必要がある場合、階層の最上部にある1つのフォルダを宛先にドラッグするだけで完了することです。 また、これはデータを検索するときに役立つことがわかります。 一番上のフォルダ（データなど）を強調表示し、すべてのサブフォルダを含むフォルダ階層全体を検索します。
フォルダへのショートカットにクイックアクセスを使用
Windows10File Explorerでは、フォルダへのショートカットを作成してすばやくアクセスできます。 デスクトップにフォルダを置くのではなく、最も頻繁に使用されるフォルダをクイックアクセスに固定することができます（下の画像3を参照）。 クイックアクセスにフォルダを追加することで、あなたは単にまだ下の元の場所に存在するフォルダへのショートカットを作成していますD:\DATA （画像2参照）。
画像3
画像2のフォルダとサブフォルダの一部が上のスクリーンショットのクイックアクセス領域に固定されていることに注意してください。
フォルダをクイックアクセスに固定するには、いくつかの方法があります。 方法1が望ましいですが、簡単な場合は方法2を使用してください。
方法1
クイックアクセスに固定するフォルダを選択し、クイックアクセス領域にフォルダをクリックしてドラッグします。 これは2つの方法のより速く、より容易である。
フォルダをクイックアクセスにドラッグするときは注意してください。 注意しないと、誤ってフォルダを別のフォルダ内に移動し、データ階層内でそれを見つけることができなくなります。 これは、あなたのフォルダが消えたときに混乱し、少し怖いことができます。 フォルダをクリックしてドラッグすると、フォルダのクイックアクセスを作成する場所（下の画像4を参照）に水平バーが表示されるまで待ってから、マ また、その隣に矢印で迅速にアクセスするための小さなポップアップボックスのピンに気づくでしょう。
画像4
Windows10は、フォルダを移動するか、フォルダをコピーするか、クイックアクセスに固定するかを明確に示します。 あなたが急いでいるときに時々、それはあなたが何をしようとしているかを伝えるポップアップボックスに注意を払わないのは簡単ですので、注意し
注:クイックアクセスには、ファイルではなく、フォルダのみを固定することができます。
方法2
クイックアクセスにフォルダを固定する別の方法は、固定するフォルダを強調表示し、ファイルエクスプローラのホームタブでクイックアク これにより、リストの一番下にフォルダが追加されます。 フォルダを手動でクリックしてドラッグして、リストを配置することができます。 この余分なステップは、このメソッドを最初のメソッドよりも少し遅くします。
クイックアクセスで項目をアルファベット順に並べ替える簡単な方法はありません。
家族とファイルを共有する
他の家族とデータを共有する場合は、データをどのように共有するかについての戦略が必要です。 誰もが同じように考えているわけではありません。 あなたはクリスマスに雪の写真を保存したい場合は、フォルダ雪にラベルを付けることを選択することができます。 しかし、あなたの配偶者は冬と呼ばれるフォルダに入れてもよいし、彼女はクリスマスと雪の画像を関連付けるので、あなたの子供はクリスマスと呼ばれるフォルダにそれを保存することができます。 それはあなたが共有コンピュータ上のファイルを保存したい方法をあなたの家族と議論するために傷つけることはありません。 あなたのデータに対処しなければならない唯一の人なら、物事は比較的簡単ですが、あなたはまだ計画を持っており、あなたが見つけやすい方法でデー
ファイルとフォルダを操作するときは、次のベストプラクティスに従います。
- 認識しやすいファイルやフォルダの名前を使用します。
- メタデータの代わりに長いファイル名を作成するという悪い習慣を避けてください。
メタデータは、Officeアプリケーションのファイル->情報の下に入力されます。 これには、作成者、タイトル、コメント、ステータス、カテゴリ、件名、会社などのファイルのプロパティが含まれます。 メタデータは、ファイルに関連する情報を検索するために使用されます。 ファイルのドキュメントプロパティ（Word、Excel、PowerPointなど）にメタデータを入力できるためです。)、ファイルおよびホールダーのための短い名前を使用する習慣に得なさい。 - 重複する名前は避けてください。
- システムドライブC以外のドライブにデータを保存します(例:D:\DATA）。
これについては次の節で詳しく説明します。 - を指すデフォルトのホームフォルダの場所を使用しないでくださいC:\Users\YourProfileName\Documents…..
一部の人々は、デフォルトの場所を使用することをお勧めしますが、私はしません。 これについては、次のセクションで詳しく説明します。 - デスクトップにファイルを保存しないでください。
デスクトップは壁紙だけで、データへのショートカットは一つだけできれいにする必要があります。 彼らは彼らがすぐにそれらを見つけると感じているので、人々は自分のデスクトップ上のファイルやフォルダを保存するだけで、彼らは自分のデスクトッ デスクトップ上のデータフォルダを指すフォルダへのショートカットを作成します。 すべてのファイルはデータフォルダ階層の下にある必要があります。 それはあなたのデスクトップ上で必要な唯一のフォルダです。 デスクトップへのファイルの保存を停止しない場合は、常にデータ組織に苦労します。 - データを保護するために、Windows10BitLockerでデータドライブ（ドライブDなど）を暗号化します。
BitLockerはWindows10ProおよびEnterprise editionに含まれていますが、Windows10Homeには含まれていません。 ただし、次のセクションのヒントを使用して、Windows10HomeをWindows10Proに無料でアップグレードできます。
ドライブパーティションを有利に使用する
ベストプラクティスとして、コンピュータに少なくとも二つのパーティションを作成することをお勧めします（必要に応じて二つ以上を持っていても大丈夫です）。 通常、これは、オペレーティングシステムを初めてインストールするとき、またはハードドライブを完全に拭いて、新鮮なインストールまたはクリーンインストールと しかし、ホームユーザーが大規模なベンダー（Lenovo、Dell、HP、Acerなど）から新しいコンピュータを購入すると、）、それは通常:
- windows10Homeがプリインストールされています。
- 無駄なファイル、フリーウェア、ブロートウェア、アドウェア、不要なツールバーや潜在的に不要なプログラム（Pup）のトンが含まれています。 その中の人々は、ゴミやジャンクソフトウェアとして、これらの無駄なファイルを参照してください。
- は、ユーザーのために物事を簡単に保つために、ドライブC上の唯一のパーティションで構成されています。
Windows10Homeは基本的にWindows10Proの限定バージョンです。 技術精通した個人およびビジネス従業員はWindows10の家に欠けている複数の保証およびネットワーキングの特徴を提供するのでプロWindows10を使用します。
ヒント:Windows10HomeをWindows10Proに無料でアップグレード
Windows7ProfessionalまたはUltimate、Windows8/8.1Pro、またはWindows10Proのプロダクトキーをお持ちの場合は、Windows10HomeをWindows10Proに無料でア Windows検索ボックスに”アクティベーション設定”と入力し、Enterキーを押し、プロダクトキーの変更をクリックし、Windowsの以前のエディションのProバージョンのプロダク あなたのコンピュータはこのコンピュータのWindowsを再インストールするべきであっても意味するWindows10のプロデジタル免許証に改善されます、自動的に活
新しいコンピュータは、多くの場合、ドライブC上の唯一のパーティションで事前に構成されていますが、Windows10では、すべての上に起動し、元のパーティションをワイプすることなく、別のパーティションを作成することができます。 これを実現するには、Windows10に含まれているディスク管理ツールを使用できます。 同じ目標を達成するために利用可能な他のサードパーティの無料ツールがあります。 私の記事システムパーティション（ドライブC）を拡張するためのWindowsで最も簡単な方法をチェックしてくださ この記事では、いくつかのパーティションサイジングツールについて説明します。
システムパーティション（通常はドライブC）は、すべてのオペレーティングシステムファイルが格納されている場所です。 別のドライブ（ドライブDなど）にデータを保存することで、データをシステムファイルから分離します。 お使いのオペレーティングシステムがクラッシュした場合、またはオペレーティングシステムをアップグレードした場合、別のパーティションにあるた しかし、待って、それはさらに良くなります。
さらに一歩進みたい場合は、デスクトップコンピュータに別のハードドライブを追加します。 デスクトップPCとは異なり、あなたは簡単にラップトップに第二の固定ドライブを追加することはできません、あなただけの外付けハードドライブ、USB 2番目のハードドライブを追加することで、ドライブDとして構成してから、ドライブDにデータフォルダーを作成できます。 すべての実用的な目的のために、あなたは、彼らが2つの物理的に別々のディスクであっても、ドライブCとドライブDの間の違いに気づくことはあ
ほとんどの専門家は、単にオペレーティングシステムをアップグレードするのが好きではなく、コンピュータをきれいに拭いて新鮮に これは、私が数十年のためにサーバーやクライアントコンピュータ上のオペレーティングシステムの私の新しいバージ 新鮮なインストールは、私のシステムを清潔で高速に保ちます。 ハードドライブの障害や回復できないオペレーティングシステムのクラッシュのためにコンピュータがクラッシュした場合にも、フレッシュイン デフォルトの方法を使用してデータを保存すると、システムパーティション（ドライブC）のユーザープロファイル内にデータが保存され、ハードドライブまたはオペレー また、お住まいの地域で電力の問題（停電や停電など）がある場合は、データの一部を失う可能性があります。 無停電電源装置(UPS)は、この問題を軽減するのに役立ちます。
ベストプラクティス:信頼性の高いクラウドデータバックアップソリューションを使用して、ハードディスク障害、オペレーティングシステムのクラッシュ、または不慮のファイル削除が発生した場合にファイルを簡単に復元できます。
上記のようにシステムパーティションからデータを分離することにより、システムドライブの障害や新規インストールでもデータに影響はありません。 さらに、データは常にCドライブにデータを読み書きしているシステムパーティションとドライブを共有しないため、ドライブDは断片化されません。 断片化が少ないため、パフォーマンスが向上し、データへのアクセスが高速になります。 私の推薦に従うことについてのもう一つの良い点は、あなたが新しいコンピュータを購入した場合、あなたは単に（別の物理ドライブになります）ド あなたのデータはすべてタクトになります。
警告:暗号化されたハードドライブをあるコンピュータから別のコンピュータに移動する場合は、最初にドライブを復号化してから移動してください(BitLocker ハードドライブをパーティションDとして新しいコンピューターにインストールし、BitLockerを再度使用してドライブ全体を暗号化します。 詳細については、”BitLockerドライブ暗号化によるWindows10の保護”を参照してください。
コンテンツ管理に関しては、話をするにはあまりにも多くがあります。 率直に言って、このトピックに関する本全体を書くのは簡単です。 うまくいけば、この記事のいくつかのアイデアは、あなたが始めるのに役立ちます。 他の読者とあなたのアイデアを共有し、以下のコメント欄に質問をすること自由に感じます。
私の記事を読んでくれてありがとう。 ITコンサルティング&トレーニングサービスに興味がある方は、私に手を差し伸べてください。 ZubairAlexanderを訪問してください。私の専門の背景の情報のためのcom。