Best Practices for Organizing Data on Your Computer

🔊 Listen to Post

yksi yleisimmistä haasteista, joita tietokoneen käyttäjät usein kohtaavat, on datan organisointi. Näen käyttäjiä, joilla on sekainen pöytätietokoneet täynnä yksittäisiä tiedostoja, kansioita, jotka ovat päällekkäisiä (työpöytä ja oletuskotihakemisto), ja käyttäjät kamppailevat löytää omia tietoja, mikä tekee sisällönhallinnasta erittäin vaikeaa.

jaan tässä artikkelissa joitakin ohjeita tietojesi järjestämiseen. Ehdotan joitakin ideoita valitsemalla menetelmä järjestää tiedot, käsitellään kansiorakenne, tiedostojen jakaminen perheen kanssa, käyttämällä ajaa osioita eduksesi, jne.

tiedon organisoinnin merkitys

tiedon organisoinnin (tai sisällönhallinnan) merkityksen ymmärtämiseksi ja asioiden perspektiiviin asettamiseksi on hyödyllistä tarkastella joitakin yritysten kohtaamia haasteita. Tämän tiedon jakamisen tarkoituksena on auttaa sinua ymmärtämään, kuinka paljon aikaa vietimme työpäivän aikana tietojemme hallintaan, johon kuuluu asiakirjojen, kuvien, Multimediatiedostojen jne.luominen, etsiminen, poistaminen, jakaminen, monistaminen, lähettäminen, toistaminen ja päivittäminen. Keskivertotyöntekijä käyttää joka viikko:

  • 9.5 tuntia sisällön etsimistä
  • 3,5 tuntia etsimistä, mutta ei tiedon löytämistä
  • 3,0 tuntia uudelleen etsimistä
  • 2.2 tuntia kamppailee asiakirjan versioinnin kanssa

tuottavuuden menetys

kun lasket numeroita, huomaat, että käyttäjien tuhlaama aika sisällönhallinnan parissa voi todella laskea yhteen. Esimerkiksi, jos organisaatiolla on 1,000 työntekijää ja työntekijät käyttävät 8,7 tuntia viikossa etsimiseen, mutta ei etsimiseen, sisällön uudelleen luomiseen, jota he eivät löytäneet, ja saman asiakirjan useiden versioiden käsittelemiseen (kolme viimeistä palkkia yllä olevassa graafisessa kuvassa), se voi maksaa organisaatiolle yli 13 miljoonaa dollaria vuodessa. Tämä voidaan välttää järjestämällä tiedot paremmin ja liittämällä metatiedot siihen, jotta se voidaan helposti paikantaa sekunneissa.

vuosittainen tuottavuuden lasku

yrityksillä on selvästi enemmän resursseja ja rahaa kuin työntekijöillään. Jos niiden työntekijät tuhlaavat niin paljon aikaa sisällönhallintaan, voi vain kuvitella, mitä tilastot voisivat olla kotikäyttäjille. Yksi pääsyistä siihen, että organisaatiot kamppailevat sisällönhallinnan kanssa, on tiedon organisoinnin puute. Siksi monet yritykset käyttävät miljoonia dollareita palkkaamalla konsulttiyhtiöitä, jotka auttavat heitä sisällönhallinnassa eli datan järjestämisessä.

kotikäyttäjillä, joihin kuuluu myös kotoa käsin työskenteleviä pienyrittäjiä, on samat sisällönhallinnan haasteet kuin yrityksilläkin, paitsi että heillä on pienempi tietokokonaisuus. Pienyrityksillä ei usein ole varaa palkata IT-henkilöstöä, joten heillä ei ole asiantuntijaa, joka kouluttaisi heitä järjestämään tietonsa ja tehostamaan toimintaansa. Siksi olen sisällyttänyt kotikäyttäjät kohdeyleisööni, kuten selitän seuraavassa jaksossa.

kohdeyleisö

tämän artikkelin tavoitteena on auttaa kaikkia, jotka kamppailevat datansa järjestämisen kanssa ja voivat käyttää opastusta. Noudattamalla ehdotuksiani ja parhaita käytäntöjäni voit säästää huomattavasti aikaa ja rahaa. Tämän artikkelin ohjeet eivät välttämättä toimi kaikille, koska kuten sanotaan, yksi koko ei sovi kaikille. Olen kuitenkin kouluttanut vuosien varrella kirjaimellisesti tuhansia opiskelijoita ja lukuisia yritysasiakkaita. Toivon sinun hyötyvän vinkeistäni. Muista, sinun ei tarvitse järjestää tietojasi aivan kuten ehdotan. Voit tehdä muutoksia sen perusteella, mikä toimii parhaiten sinulle.

tiedon Järjestämistavan valitseminen

järjestetäänkö tiedot kategorian, projektin, päivämäärän tai käyttäjän perusteella? Vastaus on kyllä. Sillä ei ole oikeastaan väliä, onko valitset Luokka, projekti, päivämäärä, käyttäjä, tai jotain muuta järjestää kansiorakenne. Sinun pitäisi valita yksi menetelmä ja pysyä siinä, mutta se on OK tehdä poikkeuksia tarvittaessa. Muista, tämä on tietosi ja sinä olet se, joka tarvitsee löytää se. Jos päätät järjestää tiedot luokan perusteella, esim. ruoka, sitten ruokaan liittyvät tiedot menevät tuohon kansiohierarkiaan. Tämä sisältää kaikki ruokaan liittyvät asiat, kuten kuvat, Reseptit, kirjat jne. Jos serkkusi Rose lähetti sinulle 20 reseptiä, tallenna ne ruokakansioon eikä kansioon nimeltä Rose. Jos päätät järjestää kansiosi päivämäärän perusteella, voit käyttää kansiorakennetta, joka perustuu vuosiin ja kuukausiin. Luot kansioita esimerkiksi vuosiksi (2018, 2019, 2020…..). Joka vuosi voi sitten olla alikansioita kuukausia (Tammikuu, Helmikuu, Maaliskuu,…..). Et välttämättä tarvitse erillisiä kansioita jokaiselle kuukaudelle tai viikolle, jos tiettyihin kuukausiin tai viikkoihin ei ole lisättävää tietoa. Se on täysin sinun päätettävissäsi.

kuvien osalta ne kannattaa järjestää päiväysluokalla, kuten alla olevasta kuvakaappauksesta käy ilmi. Käytä päivämäärä, kuukausi ja päivä eroteltuna alaviivoilla. Tämä mahdollistaa kuvien helpon lajittelun. Jos sinun tarvitsee tallentaa kuvia vain silloin, kun ne on otettu, niin ei ole tarvetta luoda kansiota joka kuukausi tai vuosi. Yksinkertaisesti luoda kansioita, kun kuvat on otettu.

kuvien järjestäminen tietokoneella
Kuva 1

kansiorakenteen käsittely

pääsääntöisesti suosittelen, että luot kansion datahierarkiaasi varten ja varmistat, että jokainen tietokoneesi datatiedosto tallennetaan datahierarkiaan. Tämän jälkeen voit tehdä hierarkiasi ylätason kansiosta Windows 10: n oletusasiakirjat-kansion. Sillä ei ole väliä, mitä kutsutte huipputason datakansioksi. Esimerkissäni kutsun sitä vain dataksi. Voit käyttää isoja kirjaimia tietyille kansioille, jotta ne erottuvat, jos haluat. Kansiorakenne sitten pitäisi näyttää jotain tällaista.

Datahierarkia esimerkki

kuva 2

tietojen alla on erilaisia kansioluokkia, jotka sisältävät tiedostosi. Jokaisessa kansiossa voi olla useita alikansioita. Esimerkiksi, sinulla on joukko kansioita työn alla ja alikansiot myös voi olla ylimääräisiä alikansioita niiden alla. Sinun tehtäväsi on järjestää kansiot ja tiedostot siten, että voit löytää ne nopeasti. Muista, ei ole olemassa sellaista asiaa kuin täydellinen kansiorakenne. Mikä toimii sinulle, ei ehkä toimi jollekin toiselle.

yksi merkittävä etu tietojen järjestämisessä tällä tavalla on se, että jos joskus joudut varmuuskopioimaan koko datasi pilveen tai ulkoiselle USB-kiintolevylle, sinun tarvitsee vain raahata yksi kansio hierarkian huipulla määränpäähän ja olet valmis. Tulet myös huomaamaan, että tämä on hyödyllistä, kun etsit tietoja. Vain korostettu ylimmän kansion (esim.tiedot) ja etsiä koko kansion hierarkia, joka sisältää kaikki sen alikansiot.

käytä Pikayhteyttä pikakuvakkeisiin kansioihin

Windows 10 File Explorer antaa sinulle mahdollisuuden luoda pikakuvakkeen kansioihin nopeaa käyttöä varten. Sen sijaan, että laittaisit kansioita työpöydällesi, voit kiinnittää useimmin käytetyt kansiot nopeaan käyttöön (katso kuva 3 alla). Lisäämällä kansioita Quick access, olet yksinkertaisesti luoda pikakuvakkeen kansioon, joka edelleen asuu alkuperäisessä sijainnissaan alle D:\DATA kuva 2).

Windows 10 Quick Access

Image 3

huomaa kansiosi ja osa kuvan 2 alikansioista on kiinnitetty yllä olevan kuvakaappauksen pika-alueelle.

on olemassa pari tapaa pin-kansioiden nopeaan käyttöön. Menetelmä 1 on parempi, mutta käytä menetelmää 2, Jos se on helpompaa sinulle.

menetelmä 1

Valitse kansio, jonka haluat pin-koodata Quick Accessiin, ja napsauta ja vedä kansio Quick access-alueelle. Tämä on nopeampi ja helpompi näistä kahdesta menetelmästä.

ole varovainen, kun raahaat kansiota päästäksesi nopeasti käsiksi. Jos et ole varovainen, siirrät kansion vahingossa toiseen kansioon, etkä löydä sitä enää DATAHIERARKIASTASI. Tämä voi olla hämmentävää ja hieman pelottavaa silloin, kun kansiosi katoaa. Kun napsautat ja vedät kansiota, odota, kunnes se näyttää vaakasuoran palkin sijaintipaikassa (KS.Kuva 4 alla), johon haluat luoda nopean pääsyn kansiolle, ja vapauta sitten hiiri. Huomaat myös pienen ponnahdusikkunan Pin-koodin, jolla pääset nopeasti käsiksi nuolella sen vieressä.

Pin to Quick Access

Image 4

Windows 10 kertoo selvästi, siirrätkö kansiota, kopioitko kansiota vai pinnoitatko Pikayhteyteen. Joskus kun on kiire, on helppoa olla kiinnittämättä huomiota popup-ruutuun, joka kertoo, mitä olet aikeissa tehdä, joten ole varovainen.

Huomaa: voit pin -oida vain kansioita, et tiedostoja, päästäksesi nopeasti käsiksi.

Menetelmä 2

toinen tapa kiinnittää kansiosi nopeaan käyttöön on korostaa kansio, jonka haluat kiinnittää, ja sitten File Explorerin Koti-välilehdellä napsauta Pin-koodia saadaksesi nopean käytön. Tämä lisää kansion luettelon loppuun. Voit manuaalisesti klikkaa ja vedä kansiota järjestääksesi luettelon. Tämä ylimääräinen vaihe tekee tästä menetelmästä hieman hitaamman kuin ensimmäinen menetelmä.

tiedostonhallinnan Koti-välilehti

ei ole helppoa tapaa lajitella kohteita aakkosjärjestykseen pika-avussa, vaan ne on järjestettävä käsin.

tiedostojen jakaminen perheesi kanssa

jos aiot jakaa tietoja muiden perheenjäsenten kanssa, sinulla on oltava strategia tietojen jakamiseksi. Kaikki eivät ajattele samalla tavalla. Jos haluat tallentaa kuvia lumesta jouluna, voit merkitä kansion lumi. Puoliso saattaa kuitenkin laittaa sen talvi-nimiseen kansioon, ja lapsi saattaa säilyttää sitä joulu-nimisessä kansiossa, koska hän yhdistää lumikuvat jouluun. Ei haittaa keskustella perheesi kanssa siitä, miten haluat tallentaa tiedostot jaetulle tietokoneelle. Jos olet ainoa henkilö, joka on käsitellä tietoja niin asiat ovat suhteellisen helpompaa, mutta sinun täytyy silti olla suunnitelma ja järjestää tiedot tavalla, joka on helppo paikantaa.

noudata näitä parhaita käytäntöjä työskennellessäsi tiedostojen ja kansioiden kanssa.

  1. käytä nimiä tiedostoille ja kansioille, jotka on helppo tunnistaa.
  2. Vältä huonoa tapaa luoda pitkiä tiedostonimiä metatiedon korvikkeeksi.
    metatiedot syötetään tiedostoon – > Info toimistosovelluksissa. Se sisältää tiedoston ominaisuudet, kuten tekijän, otsikon, Kommentit, tilan, luokat, aiheen, yrityksen jne. Metatietoja käytetään tiedostoon liittyvän tiedon etsimiseen. Koska voit syöttää metatietoja tiedoston dokumenttiominaisuuksiin (Word, Excel, PowerPoint jne.), päästä tapana käyttää lyhyitä nimiä tiedostoja ja kansioita.
  3. Vältä päällekkäisiä nimiä.
  4. Tallenna tietosi muulle kuin järjestelmäasemallesi C (esim. D:\DATA).
    tästä lisää seuraavassa jaksossa.
  5. Älä käytä kotikansioiden oletussijaintia, joka osoittaa C:\Users\YourProfileName\Documents.
    vaikka jotkut kehottavat käyttämään oletussijaintia, minä en. tietojasi ei pitäisi olla järjestelmäasemalla, johon käyttöjärjestelmä on asennettu. Käsittelen tätä yksityiskohtaisemmin seuraavassa jaksossa.
  6. Vältä tiedostojen tallentamista työpöydälle.
    työpöydän pitäisi olla puhdas vain taustakuva ja vain yksi pikakuvake tietoihin. Ihmiset vain tallentaa tiedostoja ja kansioita työpöydälle, koska he tuntevat he löytävät ne nopeasti, vain huomaamaan, että kun heillä on muutama sata tiedostoa työpöydällään heillä on vaikeuksia löytää niitä. Luo pikakuvake työpöytäkansioon, joka osoittaa datakansioosi. Kaikkien tiedostojen pitäisi olla datakansiohierarkian alla. Se on ainoa kansio, jonka tarvitset työpöydällesi. Jos et lopeta tiedostojen tallentamista työpöydällesi, tulet aina kamppailemaan tietojen järjestämisestä.
  7. salaa data-asema (esimerkiksi asema D) Windows 10 BitLocker-ohjelmalla tietojen suojaamiseksi.
    BitLocker on mukana Windows 10 Pro-ja Enterprise-versioissa, mutta ei Windows 10 Home-versiossa. Voit kuitenkin päivittää Windows 10 Homen Windows 10 Pro: ksi ilmaiseksi seuraavan osion vihjeen avulla.

Käyttöosioiden käyttö eduksesi

parhaana käytäntönä suosittelen luomaan ainakin kaksi osiota tietokoneellesi (on OK, jos niitä on tarpeen). Normaalisti tämä tapahtuu, kun asennat käyttöjärjestelmän ensimmäistä kertaa tai pyyhit kiintolevyn kokonaan tehdäksesi niin sanotun tuoreen asennuksen tai puhtaan asennuksen. Kuitenkin, kun kotikäyttäjät ostaa uuden tietokoneen suuri myyjä (Lenovo, Dell, HP, Acer, jne.), se yleensä:

  1. mukana Windows 10 Home esiasennettuna.
  2. sisältää tonneittain hyödyttömiä tiedostoja, ilmaisohjelmia, bloatwareja, mainosohjelmia, ei-toivottuja työkalupalkkeja ja mahdollisesti ei-toivottuja ohjelmia (PUP). Ihmiset siinä viittaavat näihin hyödyttömiä tiedostoja roskaa tai roskaa ohjelmisto.
  3. on määritetty vain yksi osio asema C pitää asiat yksinkertaisia käyttäjille.

Windows 10 Home on periaatteessa rajoitettu versio Windows 10 Prosta. Tech-savvy yksilöt ja liiketoiminnan työntekijät käyttävät Windows 10 Pro, koska se tarjoaa useita turvallisuus-ja verkko-ominaisuuksia, jotka Windows 10 Home puuttuu.

vihje: Päivitä Windows 10 Home Windows 10 Pro: ksi ilmaiseksi

voit päivittää Windows 10 Home Windows 10 Pro: ksi ilmaiseksi, jos sinulla on tuoteavain Windows 7 Professionalille tai Ultimatelle, Windows 8/8.1 Pro: lle tai Windows 10 Pro: lle. Kirjoita vain ”aktivointiasetukset” Windowsin hakukenttään ja paina Enter, valitse Vaihda tuoteavain, ja anna product key for a pro version of a previous edition of Windows. Tietokoneesi päivittyy Windows 10 Pro digital-lisenssiin, mikä tarkoittaa, että vaikka asentaisit Windowsin uudelleen tässä tietokoneessa, se aktivoituu automaattisesti.

vaikka uusissa tietokoneissa on usein esiasetettuna vain yksi osio asema C: ssä, Windows 10: ssä voit luoda toisen osion käynnistämättä alusta kokonaan ja pyyhkimättä alkuperäistä osiota. Voit käyttää Windows 10: ssä olevaa Levynhallintatyökalua tämän saavuttamiseksi. On olemassa muita kolmannen osapuolen ilmaisia työkaluja saman tavoitteen saavuttamiseksi. Tutustu minun artikkeli helpoin tapa Windows laajentaa järjestelmän osio (asema C). Keskustelen useita osio mitoitus työkaluja tässä artikkelissa.

järjestelmäosio (yleensä asema C) on se, johon kaikki käyttöjärjestelmätiedostosi tallennetaan. Tallentamalla tietoja eri asemaan (esim.asema D) eristät tietosi järjestelmätiedostoista. Jos käyttöjärjestelmäsi joskus kaatuu tai jos päivität käyttöjärjestelmääsi, se ei vaikuta tietoihisi lainkaan, koska se on eri osiolla. Mutta odota, se vain paranee.

jos haluat mennä askeleen pidemmälle, lisää toinen kiintolevy pöytätietokoneeseesi. Toisin kuin pöytätietokone, et voi helposti lisätä toisen kiinteän aseman kannettavaan tietokoneeseen, voit vain lisätä ulkoisia kiintolevyjä, USB-asemia jne. Lisäämällä toinen kiintolevy, voit määrittää sen aseman D ja sitten luoda datakansio aseman D. Kaikkiin käytännön tarkoituksiin, et huomaa mitään eroa aseman C ja aseman d välillä, vaikka ne ovat kaksi fyysisesti erillistä levyä.

useimmat asiantuntijat eivät halua vain päivittää käyttöjärjestelmää, he haluavat pyyhkiä tietokoneensa puhtaaksi ja aloittaa puhtaalta pöydältä. Näin Olen asentanut uudempia käyttöjärjestelmäversioitani palvelimiin ja asiakastietokoneisiin useiden vuosikymmenten ajan. Uusi asennus pitää järjestelmäni puhtaana ja nopeana. Uusi asennus on myös tarpeen, jos tietokoneesi kaatuu kiintolevyn vian tai käyttöjärjestelmän kaatumisen vuoksi, jota ei voida palauttaa. Jos tallennat tietosi oletustavalla, joka tallentaa tietosi käyttäjäprofiilisi järjestelmään osioon (asema C), saatat menettää tietosi, kun kiintolevy tai käyttöjärjestelmä epäonnistuu. Voit myös menettää joitakin tietoja, jos sinulla on virtaongelmia omalla alueella (esim.sähkökatkokset ja selätykset). Keskeytymätön virransyöttö (ups) voi auttaa lieventämään tätä ongelmaa.

paras käytäntö: käytä luotettavaa pilvitietojen varmuuskopiointiratkaisua palauttaaksesi tiedostosi helposti kiintolevyvian, käyttöjärjestelmän kaatumisen tai vahingossa tapahtuvan tiedostojen poistamisen varalta.

eristämällä tietosi järjestelmäosiosta edellä kuvatulla tavalla, edes järjestelmäaseman häiriö tai uusi asennus eivät vaikuta tietoihisi. Lisäksi, koska tietosi eivät jaa asemaa järjestelmäosion kanssa, joka lukee ja kirjoittaa jatkuvasti tietoja ajaa C, asemasi D ei ole niin hajanainen. Vähemmän pirstoutumista tarkoittaa parempaa suorituskykyä ja nopeampaa pääsyä tietoihin. Toinen mukava asia noudattaa minun suositus on, että jos koskaan ostaa uuden tietokoneen, voit ottaa pois aseman D (joka on erillinen fyysinen asema) ja asentaa sen uuteen tietokoneeseen. Tietosi ovat tahdikkaita.

varoitus: Jos siirrät salattua kovalevyäsi tietokoneelta toiselle, varmista, että purat aseman salauksen ensin (eli sammutat BitLockerin) ja siirrät sitä sitten, muuten et voi käyttää tietojasi. Asenna kiintolevy osiona d uuteen tietokoneeseen ja käytä BitLockeria uudelleen salataksesi koko aseman. Lisätietoja saat vierailemalla Windows 10: n suojaamisessa BitLocker-aseman salauksella.

sisällönhallinnassa on liikaa puhuttavaa. Suoraan sanottuna tästä aiheesta on helppo kirjoittaa kokonainen kirja. Toivottavasti muutama ideoita tässä artikkelissa auttaa sinua pääsemään alkuun. Voit vapaasti jakaa ideasi muiden lukijoiden kanssa ja esittää kysymyksiä alla olevassa kommenttiosiossa.

Kiitos artikkelini lukemisesta. Jos olet kiinnostunut IT-konsultoinnista & koulutuspalveluista, ota yhteyttä minuun. Käy Zubairalexanderissa.saat tietoja ammatillisesta taustastani.

Leave a Reply

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.