kulcselemek
a jól megtervezett Ajánlatkérésnek több fontos elemet kell tartalmaznia. A legtöbb elem közös az RFP-k esetében, de iparáganként, valamint az állami és a magánszektor között változhat. Ezek közé tartozik az üzleti kérdés áttekintése, a szükséges termék vagy szolgáltatás leírása, részletes üzleti követelmények, egyéb információk, ajánlat formátuma, esedékesség dátuma, kiválasztási kritériumok, idővonal, kérdések, hogyan kell válaszolni és kapcsolattartási pont. Egyes RFP-k információkat tartalmaznak a költségmegszakításról, megközelítési javaslatokról vagy egyéb szükséges dokumentumokról. Ezeket az RFP elemeket az alábbi szakaszok vázolják fel.
az üzleti probléma áttekintése
tömör leírást kell adni az adott vásárlást kiváltó üzleti problémáról vagy problémáról. Ezt egy vagy két bekezdésben kell feltüntetni, és a beszállítóknak összefoglalót kell adniuk a beszerzési projektről és arról, hogy miért indították el.
termékek vagy szolgáltatások leírása
az Ajánlatkérésnek tartalmaznia kell a szükséges termékek vagy szolgáltatások rövid, de meggyőző leírását. A legtöbb RFP-ben a vállalat által igényelt áruk vagy szolgáltatások összetettek és nehéz lehet részletesen leírni. Mindazonáltal ezeknek az áruknak vagy Szolgáltatásoknak a megfelelő leírása nagyban segíti a szállítókat egy kiváló és nagyon célzott javaslat kidolgozásában.
részletes üzleti követelmények
a termékek vagy szolgáltatások leírása mellett a legtöbb RFP-nél vannak részletes üzleti követelmények, amelyeket egyértelműen fel kell vázolni a dokumentumban. Ezek magukban foglalhatják a támogatási követelményeket, a szállítási irányelveket, a tervezési specifikációkat, a minőségi mutatókat stb. Az üzleti követelmények szakasz célja, hogy részletezze a beszállítóknak, hogy mi szükséges a vállalat számára a vásárláshoz, hogy a beszállítók olyan javaslatot nyújthassanak be, amely megfelel ezeknek a követelményeknek. Gyakran előfordul, hogy a követelmények szakasz az RFP jó részét foglalja el. Ha a követelmények nem tükrözik pontosan a vállalat igényeit, a beszállítók nem nyújtanak be olyan javaslatokat, amelyek a legfontosabb kérdésekkel foglalkoznak. Mindig fontos együttműködni azokkal az emberekkel, akik a termékeket vagy szolgáltatásokat használják ehhez a beszerzési projekthez annak biztosítása érdekében, hogy a követelmények pontosak legyenek.
a javaslathoz szükséges egyéb információk
néha további információkra van szükség a szállítóknak a javaslat megfogalmazásához. Ez az információ általában a szervezet belső műveleteire vonatkozó információ, amelyre a javaslatíróknak szükségük lesz. Ez az információ tartalmazhat Használati mutatókat, keresleti előrejelzéseket, aktuális teljesítményinformációkat, belső felmérési eredményeket stb. Ennek a szakasznak a kulcsa az, hogy ne adjon túl kevés vagy túl sok információt a beszállítóknak. Inkább az, hogy csak azokat az információkat nyújtsák nekik, amelyekre szükségük van.
megközelítési javaslatok
olyan RFP-k esetében, amelyekben a beszerző személyzet tudja, mit igényel, érdemes lehet megközelítést javasolni a beszállítók számára. Sok vállalatnak nem lesz ez a szakasza, mert kreatív módszereket keresnek a probléma megközelítésére, és nem akarják a beszállítókat formába kényszeríteni.
teljesítménymutatók
adott esetben ismertesse azokat a teljesítménymutatókat, amelyeket a jövőben a beszállítói szerződés teljesítésének mérésére használnak. Ez segít a beszállítóknak számszerűsíthető képet kapni arról, hogy mi lesz a kiváló teljesítmény.
javaslat formátuma
bármely RFP-nek meg kell határoznia a szállítói javaslatok formátumát és hosszát. A javaslatok erősen strukturált formátuma megkönnyíti a beszállítók válaszainak összehasonlítását. Emellett ösztönözni fogja az egyértelműséget, és a beszállítói javaslatokban hangsúlyt fog fektetni. A legjobb RFP – k egy része üzleti követelményeit pontról pontra helyezi, és arra ösztönzi a beszállítókat, hogy válaszoljanak minden pontra. Az RFP-nek meg kell adnia a javaslat maximális hosszát. A maximális időtartam lehetővé teszi a javaslat felülvizsgálatához szükséges idő csökkentését, és azt is biztosítja, hogy a szállítók a lehető legkisebbre csökkentsék a felesleges információkat.
esedékesség dátuma
a szállítói javaslatok esedékességét egyértelműen meg kell jelölni az RFP kezdete közelében és más releváns helyeken. Ez biztosítja, hogy a beszállítók tudják, mikor esedékes.
kiválasztási kritériumok
ez egy fontos szakasz, amely alapvető információkat tartalmaz a beszállítók számára. Ennek egyértelműen meg kell határoznia azokat a területeket és mutatókat, amelyeken a szállítói pályázatokat értékelni fogják. Ha lehetséges, az RFP-nek közzé kell tennie azt a súlyozást, amelyet egy adott szakasz vagy téma az általános javaslat pontszámának részeként kap. Ezt a súlyozást gyakran százalékban vagy a teljes lehetséges pontszámból származó pontok formájában írják le. Ez a szakasz minden másnál jobban segíti a beszállítókat abban, hogy válaszaikat azokra a kritériumokra összpontosítsák, amelyek alapján javaslataikat elbírálják.
kérdések
a szállító tisztázást kérhet vagy kérdéseket tehet fel még a legjobban megírt RFP-kről is. Bármely RFP-nek egyértelműen meg kell határoznia azt a mechanizmust, amellyel a beszállítók kérdéseket tehetnek fel. A legtöbb jó RFP meghatározza azt az időszakot, amely alatt a beszállítói kérdéseket be lehet nyújtani. Ez az időszak nem lehet túl közel a javaslat benyújtásának határidejéhez. Ezt követően az RFP kapcsolattartó pontja megkapja a válaszokat, és írásban megadja a válaszokat a beszállítóknak. Általában hasznos a kérdések és válaszok megjelenítése, hogy minden szállító láthassa őket, és módosításként az RFP részévé tegyék őket. Ez még egyértelműbbé teheti a követelményeket, és dokumentációt nyújthat a projekthez.
Timeline
az idővonalon fel kell tüntetni az RFP létrehozásának dátumát, az RFP küldésének dátumát, a kérdések időtartamát, a pályázatok esedékességét, a kiválasztási időszakot és a tervezett odaítélési dátumot. Mindezt a lehető legvilágosabban kell közölni.
kapcsolattartó pont
a kapcsolattartó az a személy, aki a beszállítókkal való kapcsolattartást kezeli. Ez azt jelenti, hogy az RFP-vel kapcsolatos minden beszállítói kérdést és megjegyzést erre a személyre kell irányítani. Néhány vállalat tartalmaz egy biztonsági kapcsolattartó pontot is arra az esetre, ha az elsődleges kapcsolattartó az irodán kívül van, vagy nem érhető el.
költség szerinti bontás
ez a szakasz nem kötelező, és csak néhány javaslatban szerepel. A költségek összehasonlításának lehetővé tétele érdekében egyes RFP-k megkövetelik, hogy a beszállítók az összehasonlítás biztosítása érdekében nyújtsák be a költségek lebontását. Ez mindig egy jó ötlet, hogy adja meg az árazási formátum ebben a szakaszban, hogy megbizonyosodjon arról árazás lehet pontosan összehasonlítani.
egyéb dokumentumok
egyes RFP-k más dokumentumokat is tartalmaznak, amelyeket az RFP folyamat részeként kell kitölteni. Ezek lehetnek Sokszínűségi tanúsítványok, bizonyos feltételekre vonatkozó megállapodások vagy más vállalatspecifikus formák. Ezeket is be kell vonni az RFP-be, ha azok a vállalat szokásos eljárásainak részét képezik.