ulkoistaminen on liiketoimintakäytäntö, jossa yritys palkkaa kolmannen osapuolen suorittamaan tehtäviä, hoitamaan toimintoja tai tarjoamaan palveluja yritykselle.
ulkopuolinen yritys, joka tunnetaan palveluntarjoajana tai ulkopuolisena palveluntarjoajana, järjestää omat työntekijänsä tai tietojärjestelmänsä suorittamaan tehtävät tai palvelut joko paikan päällä vuokrausyrityksen omissa tiloissa tai ulkopuolisissa toimipaikoissa.
yritykset voivat nykyään ulkoistaa useita tehtäviä tai palveluita. Ne ulkoistavat usein tietotekniset palvelut, kuten ohjelmoinnin ja sovelluskehityksen, sekä teknisen tuen. Ne ulkoistavat usein asiakaspalvelu-ja puhelinpalvelutoimintoja. Ne voivat ulkoistaa myös muunlaista työtä, mukaan lukien valmistusprosessit, henkilöstöhallinnon tehtävät ja taloudelliset toiminnot, kuten kirjanpito ja palkanlaskenta. Yritykset voivat ulkoistaa kokonaisia osastoja, kuten koko IT-osastonsa, tai vain osia tietystä osastosta.
liiketoimintojen ulkoistamista kutsutaan joskus urakoinniksi tai liiketoimintaprosessien ulkoistamiseksi.
ulkoistaminen voi tarkoittaa suuren kolmannen osapuolen palveluntarjoajan, kuten IBM: n, käyttämistä IT-palvelujen hallinnointiin tai FedExin toimitusketjua kolmannen osapuolen logistiikkapalveluihin, mutta siihen voi liittyä myös yksittäisten itsenäisten urakoitsijoiden, tilapäisten toimistotyöntekijöiden ja freelancereiden palkkaamista.
miten ulkoistaminen toimii
jotta yritys voisi tehokkaasti ulkoistaa vastuunsa, on tärkeää keskittyä liiketoimintakumppanuuteen yhtä paljon kuin logistiikkaan. Ulkoistamisessa on kyse enemmän parisuhteen hoitamisesta kuin palvelutasosopimuksista, ja se on kumppanuus, ei ostoprojekti. Luottamussuhteen ylläpitäminen ja turvaaminen on ulkoistamispyrkimyksissä oleellista, ja se on monimutkaisempaa kuin palvelutason ja suhteiden luominen.
jotkut asiantuntijat suosittelevat palvelusopimuksen irtautumislausekkeen korostamista. Yritysten on tärkeää tietää, milloin sopimus väistämättä päättyy, ja varmistaa, että osapuolet täyttävät velvoitteensa ja pysyvät mukana, kunnes sopimus on päättynyt.
syyt ulkoistamiseen
yritykset ulkoistavat usein keinona alentaa kustannuksia, parantaa tehokkuutta ja lisätä nopeutta. Yritykset, jotka päättävät ulkoistaa, luottavat kolmansien osapuolten tarjoajien asiantuntemukseen ulkoistettujen tehtävien suorittamisessa saadakseen tällaisia etuja. Taustalla on periaate, että koska kolmannen osapuolen tarjoaja keskittyy kyseiseen tehtävään, se pystyy tekemään sen paremmin, nopeammin ja halvemmalla kuin vuokraava yritys voisi.
tällaisten etujen vuoksi yritykset päättävät usein ulkoistaa tukitoimintoja liiketoiminnassaan, jotta ne voivat keskittää resurssinsa tarkemmin ydinosaamiseensa ja siten auttaa niitä saamaan kilpailuetuja markkinoilla.
osa yrityksistä kuitenkin päättää ulkoistaa toimintansa muista syistä.
he esimerkiksi ulkoistavat, koska he eivät pysty palkkaamaan yrityksen sisäisiä kokoaikaisia työntekijöitä, joilla olisi tiettyjen töiden suorittamiseen tarvittava erityisosaaminen ja-kokemus.
yritykset valitsevat joskus ulkoistamisen siirtääkseen lakisääteisten vaatimusten tai velvoitteiden täyttämisen kolmannen osapuolen tarjoajalle.
lisäksi yhä useammat yritykset haluavat ulkoistaa tarjoajia innovaatiokeskuksiksi. Deloitten vuoden 2016 ulkoistuskyselyn mukaan 35 prosenttia vastaajista kertoi keskittyvänsä innovaatioarvon mittaamiseen ulkoistuskumppanuuksissaan.
Ulkoistamistyypit
on useita tapoja ulkoistaa liiketoimintaprosessi, ja prosessista riippuen yksi voi olla parempi kuin toinen. Suurin piirtein on olemassa muutamia erilaisia perustuu etäisyys kaksi jäsentä suhde. Nämä tyypit ovat:
- Onshoring. Työn tai palvelujen siirtäminen edullisempaan sijaintiin yrityksen kotimaassa.
- Offshoring. Työn tai palvelujen siirtäminen kolmannen osapuolen tarjoajille ulkomailla.
- Lähitorjunta. Työn tai palvelujen siirtäminen ihmisille lähellä, usein raja-alueilla ja maissa.
Ulkoistamissopimusten soveltamisala voi myös vaihdella suuresti. Tietyille prosesseille, kuten ohjelmoinnille tai sisällön luomiselle, freelancereiden palkkaaminen työpaikalta toiselle voi olla tarkoituksenmukaista. Koko IT-osastonsa ulkoistava yritys edellyttää pitkäaikaista kumppanuutta, jossa on selkeästi esitetyt vaatimukset.
esimerkkejä
virtuaaliavustajien yleistyminen on yksi suuntaus, jossa ulkoistamisella on merkittävä rooli. Yhä useammin yritykset käyttävät yritystason virtuaaliavustajia tiettyjen prosessien automatisointiin. Tämä tarkoittaa lisääntyvää tarvetta erikoistuneille puheavustajasovelluksille. Monet yritykset voivat halutessaan ulkoistaa kyseisen kehityshankkeen kustannus-ja taitosyistä.
jos yritys oli Amerikkalainen ja päätti ”offshore” että työtä, he voivat palkata kehitysfirman esimerkiksi Intiasta tai Englannista. Jos he päättivät ”lähellä rannikkoa” työtä, he voivat kehittää suhde Kanadan tai Meksikon kolmannen osapuolen. Jos he” maalla ” hankkeen, he todennäköisesti kommunikoida yrityksen lähellä tai palkata riippumattomia urakoitsijoita.
mitä lähempänä kolmas osapuoli on asiakasyritystä, sitä vähemmän aika-ja kulttuurieroilla on merkitystä. Koska sovelluskehitys on usein asynkroninen prosessi, tiukasti ajoitettu ei ole etusijalla, ja asiakkaat etsivät, että työ voi mieluummin offshoring onshoring.
ulkoistamisen hyvät ja huonot puolet
alhaisempien kustannusten ja tehokkuusedun lisäksi yritykset, jotka ulkoistavat, voivat nähdä muita etuja.
ulkoistamalla yritykset voisivat vapauttaa resursseja (eli rahaa, henkilöstöä, tiloja), jotka voidaan ohjata olemassa oleviin tehtäviin tai uusiin projekteihin, jotka tuottavat yritykselle ulkoistettuja toimintoja suuremmat tuotot.
yritykset saattavat myös huomata, että ne voivat virtaviivaistaa tuotantoa ja/tai lyhentää tuotantoaikoja, koska kolmannen osapuolen tarjoajat voivat nopeammin hoitaa ulkoistetut tehtävät.
ulkoistaminen voi kuitenkin tuottaa yrityksille haasteita ja haittoja.
ulkoistamista harjoittavien yritysten on onnistumisen varmistamiseksi hallinnoitava asianmukaisesti sopimuksiaan ja jatkuvia suhteitaan kolmansien osapuolten tarjoajiin. Jotkut saattavat huomata, että näiden suhteiden hallintaan käytetyt resurssit kilpailevat ulkoistettuihin tehtäviin omistettujen resurssien kanssa, mikä mahdollisesti kumoaa monet, ellei kaikki, ulkoistamisella tavoitelluista eduista.
yritykset voivat myös ymmärtää, että ne menettävät määräysvallan ulkoistettuihin tehtäviin tai palveluihin liittyvissä asioissa. Yritys voi esimerkiksi menettää määräysvallan tarjotun asiakaspalvelun laatuun, kun se ulkoistaa puhelinpalvelutoimintonsa; vaikka yhtiön sopimuksessa palveluntarjoajan kanssa määrätään tietyistä laatutoimenpiteistä, yhtiö saattaa huomata, että ulkoistetun palveluntarjoajan korjaaminen on vaikeampaa kuin oman tiimin korjaaminen.
ulkoistavat yritykset saattavat kohdata myös kohonneita tietoturvariskejä, kun ne vaihtavat kolmannen osapuolen tarjoajien kanssa yrityksen omistamia tietoja tai arkaluonteisia tietoja, joita ulkoistettu tarjoaja voi käyttää väärin, käsitellä väärin tai paljastaa tahattomasti.
lisäksi yrityksillä saattaa olla vaikeuksia saada omia työntekijöitään kommunikoimaan ja tekemään tehokasta yhteistyötä kolmansien osapuolten palveluntarjoajien kanssa.tämä on yleisempää, jos kolmas osapuoli toimii ulkomailla.
etiikka
ulkoistaminen on herättänyt eettisiä kysymyksiä myös yrityksissä.
erityisesti jotkut ovat arvostelleet käytäntöä sen vaikutuksesta työntekijöihin. Työntekijät yrityksissä, jotka päättävät ulkoistaa usein nähdä päätöksen ulkoistaa uhkana heidän työsuhdeturva; monissa tapauksissa tämä pelko on perusteltua, koska he menettävät työpaikkansa työntekijöille, joille voidaan maksaa vähemmän ja jotka saavat vähemmän etuuksia.
tämä skenaario on kerännyt kritiikkiä myös kansalaisilta sekä poliitikoilta ja työväenpuolueen johtajilta.
yritykset voivat myös saada kielteistä julkisuutta ulkoistamispäätöksistään, ja asiakkaat ja yleisö yleensä pitävät muuttoa keinona leikata työntekijöiden palkkoja ja etuja tai keinona kiertää ympäristö -, talous-tai turvallisuusmääräyksiä.
sisäistäminen vs. ulkoistaminen
yritykset voivat vastustaa ulkoistamista ja siirtyä sen sijaan sisäistämään.
kuten nimikin kertoo, insourcing viittaa käytäntöön, jossa sisäiset tiimit suorittavat tehtäviä, joita ulkopuoliset yritykset tai kontaktorit voisivat hoitaa. Sisäistämistä voidaan siis pitää ulkoistamisen vastakohtana.
joskus inourcing tarkoittaa uusien työntekijöiden palkkaamista joko pysyvästi tai tilapäisesti suorittamaan inourced tehtäviä. Yritykset saattavat joutua investoimaan uusiin laitteisiin, laitteistoihin ja ohjelmistoihin, kun ne ovat mukana, ja ne saattavat joutua myös uudistamaan liiketoimintaprosesseja.
Ulkoistamissuuntaukset ja tulevaisuuden suuntaukset
vaikka ulkoistamista on pidetty keinona alentaa kustannuksia ja parantaa tehokkuutta, siitä on tulossa yhä enemmän strateginen työkalu yrityksille.
johtavat yritykset ymmärtävät, että joidenkin toimintojen ulkoistaminen voi auttaa niitä saamaan kilpailuetua antamalla niille mahdollisuuden käyttää asiantuntemusta tai innovatiivisia teknologioita, joita niillä ei ole yrityksen sisällä; tai auttamalla heitä toimittamaan tuotteita tai palveluja nopeammin; tai antamalla heille mahdollisuuden siirtää resursseja liiketoiminnan alueille, jotka ovat kriittisimpiä. Ulkoistaminen tarjoaa sekä kustannustehokkuutta että työmäärän joustavuutta.