Outsourcing es una práctica comercial en la que una empresa contrata a un tercero para realizar tareas, manejar operaciones o proporcionar servicios para la empresa.
La empresa externa, que se conoce como el proveedor de servicios o un proveedor externo, organiza que sus propios trabajadores o sistemas informáticos realicen las tareas o los servicios en las instalaciones de la empresa contratadora o en ubicaciones externas.
Las empresas de hoy en día pueden externalizar una serie de tareas o servicios. A menudo subcontratan servicios de tecnología de la información, incluida la programación y el desarrollo de aplicaciones, así como el apoyo técnico. Con frecuencia externalizan el servicio al cliente y las funciones de servicio de llamadas. También pueden externalizar otros tipos de trabajo, incluidos los procesos de fabricación, las tareas de recursos humanos y las funciones financieras, como la contabilidad y el procesamiento de nóminas. Las empresas pueden externalizar divisiones enteras, como todo su departamento de TI, o solo partes de un departamento en particular.
La subcontratación de funciones de negocio a veces se denomina subcontratación o subcontratación de procesos de negocio.
La externalización puede implicar el uso de un gran proveedor externo, como una empresa como IBM para administrar servicios de TI o la cadena de suministro de FedEx para servicios de logística de terceros, pero también puede implicar la contratación de contratistas independientes individuales, trabajadores de oficina temporales y autónomos.
Cómo funciona la externalización
Para que una empresa externalice de manera efectiva las responsabilidades, es importante centrarse en la asociación comercial tanto como en la logística. La externalización se trata de administrar la relación más que los acuerdos de nivel de servicio, y es una asociación, no un proyecto de compra. Mantener y asegurar una relación de confianza es esencial en los esfuerzos de externalización y es más complejo que establecer niveles de servicio y relaciones.
Algunos expertos recomiendan hacer más hincapié en la cláusula de salida de un contrato de servicios. Es importante que las empresas sepan cuándo el acuerdo contractual se agota inevitablemente y se aseguren de que las partes involucradas cumplan con sus obligaciones y se queden hasta que se cumpla el contrato.
Razones para subcontratar
Las empresas a menudo subcontratan como una forma de reducir costos, mejorar la eficiencia y ganar velocidad. Las empresas que deciden externalizar confían en la experiencia de los proveedores externos en la realización de las tareas externalizadas para obtener dichos beneficios. El principio subyacente es que, debido a que el proveedor externo se centra en esa tarea en particular, puede hacerlo mejor, más rápido y más barato que la empresa contratadora.
Dados estos beneficios, las empresas a menudo deciden externalizar funciones de apoyo dentro de sus negocios para que puedan enfocar sus recursos más específicamente en sus competencias básicas, ayudándoles así a obtener ventajas competitivas en el mercado.
Sin embargo, algunas empresas deciden subcontratar por otras razones.
Por ejemplo, subcontratan porque no pueden contratar empleados internos a tiempo completo con las habilidades y la experiencia especializadas necesarias para realizar ciertos trabajos.
Las empresas a veces optan por subcontratar como una forma de cambiar el cumplimiento de los requisitos u obligaciones regulatorios al proveedor externo.
Además, más empresas están buscando proveedores de externalización como centros de innovación. Según la encuesta de outsourcing de Deloitte de 2016, el 35% de los encuestados dijeron que se centran en medir el valor de la innovación en sus asociaciones de outsourcing.
Tipos de externalización
Hay varias formas de externalizar un proceso de negocio y, dependiendo del proceso, uno puede ser preferible a otro. En términos generales, hay algunos tipos diferentes basados en la distancia entre los dos miembros de la relación. Estos tipos son:
- En el extranjero. Trasladar el trabajo o los servicios a una ubicación de menor costo en el propio país de la empresa.
- Deslocalización. Trasladar el trabajo o los servicios a proveedores externos en el extranjero.
- Nearshoring. Trasladar trabajo o servicios a personas en regiones y países cercanos, a menudo limítrofes.
Los acuerdos de subcontratación también pueden variar ampliamente en alcance. Para ciertos procesos, como la programación o la creación de contenido, contratar freelancers de trabajo en trabajo podría ser apropiado. Una empresa que externalice todo su departamento de TI requerirá una asociación a largo plazo con requisitos claramente establecidos.
Ejemplos
El creciente uso de asistentes virtuales es una tendencia en la que la externalización desempeñará un papel importante. Cada vez más, las empresas utilizan asistentes virtuales a nivel empresarial para automatizar ciertos procesos. Esto significa una mayor necesidad de aplicaciones especializadas de asistente de voz. Muchas empresas pueden optar por externalizar ese proyecto de desarrollo por razones de costos y habilidades.
Si la empresa es estadounidense y elige «offshore» ese trabajo, pueden contratar una empresa de desarrollo en India o Inglaterra, por ejemplo. Si eligen «nearshore» el trabajo, pueden desarrollar una relación con un tercero canadiense o mexicano. Si «en tierra» el proyecto, es probable que se comuniquen con un negocio cercano o contraten contratistas independientes.
Cuanto más cerca esté el tercero de la empresa cliente, menos tiempo y diferencias culturales marcarán la diferencia. Debido a que el desarrollo de aplicaciones a menudo es un proceso asincrónico, estar estrechamente programado no es la máxima prioridad, y los clientes que buscan ese trabajo pueden preferir la deslocalización a la onorización.
Ventajas y desventajas de la externalización
Además de reducir los costos y aumentar la eficiencia, las empresas que externalizan podrían ver otros beneficios.
Mediante la externalización, las empresas podrían liberar recursos (es decir, efectivo, personal, instalaciones) que se pueden redirigir a tareas existentes o nuevos proyectos que ofrecen mayores rendimientos para la empresa que las funciones que se habían subcontratado.
Las empresas también pueden encontrar que pueden optimizar la producción y / o acortar los tiempos de producción porque los proveedores externos pueden ejecutar más rápidamente las tareas subcontratadas.
La externalización, sin embargo, puede generar desafíos e inconvenientes para las empresas.
Las empresas que se dedican a la externalización deben gestionar adecuadamente sus contratos y sus relaciones continuas con proveedores externos para garantizar el éxito. Algunos podrían encontrar que los recursos dedicados a la gestión de esas relaciones rivalizan con los recursos dedicados a las tareas que se subcontratan, lo que posiblemente anularía muchos, si no todos, los beneficios que se procuran con la contratación externa.
Las empresas también podrían darse cuenta de que pierden el control sobre aspectos de las tareas o servicios subcontratados. Por ejemplo, una empresa podría perder el control sobre la calidad del servicio al cliente proporcionado cuando externaliza su función de centro de llamadas; incluso si el contrato de la empresa con el proveedor estipula ciertas medidas de calidad, la empresa podría encontrar que es más difícil corregir a un proveedor subcontratado que corregir a un equipo interno.
Las empresas que subcontratan también podrían enfrentar mayores riesgos de seguridad, ya que intercambian con sus proveedores externos la información de propiedad de la empresa o los datos confidenciales que podrían ser mal utilizados, mal manejados o expuestos inadvertidamente por el proveedor externo.
Además, las empresas pueden encontrar dificultades para que sus propios empleados se comuniquen y colaboren de manera efectiva con aquellos que trabajan para proveedores externos, un escenario que es más común si el tercero opera en el extranjero.
Ética
La externalización también ha planteado algunos problemas éticos para las empresas.
En particular, algunos han criticado la práctica por su impacto en los trabajadores. Los empleados de las empresas que deciden externalizar con frecuencia ven la decisión de externalizar como una amenaza para su seguridad laboral; en muchos casos, ese temor se justifica, ya que pierden sus empleos a manos de trabajadores a los que se les puede pagar menos y recibir menos beneficios.
Este escenario también ha atraído críticas del público, así como de políticos y líderes sindicales.
Las empresas también podrían hacer frente a una publicidad negativa como resultado de sus decisiones de externalizar, con clientes y el público en general viendo la medida como una forma de recortar los salarios y beneficios de los trabajadores o como una forma de eludir las regulaciones ambientales, financieras o de seguridad.
Insourcing vs externalización
Las empresas pueden decidir no recurrir a la externalización y, en su lugar, recurrir a la externalización interna.
Como su nombre indica, insourcing se refiere a la práctica de hacer que los equipos internos realicen funciones que podrían ser manejadas por empresas externas o contratistas. Por lo tanto, la contratación interna puede considerarse lo contrario de la contratación externa.
A veces la contratación interna implica la contratación de nuevos empleados, ya sea de forma permanente o temporal, para ejecutar las tareas que se contratan. Es posible que las empresas tengan que invertir en nuevos equipos, hardware y software al realizar la contratación interna, y que también tengan que rediseñar los procesos de negocio.
Tendencias y direcciones futuras de la externalización
Aunque la externalización se había visto como una forma de reducir los costos y aumentar la eficiencia, se está convirtiendo cada vez más en una herramienta estratégica para las empresas.
Las empresas líderes entienden que la externalización de algunas funciones puede ayudarles a obtener una ventaja competitiva al permitirles acceder a conocimientos especializados o tecnologías innovadoras que no tienen en la empresa; o ayudándoles a entregar productos o servicios más rápidamente, o permitiéndoles transferir recursos a las áreas de la empresa que son más críticas. La externalización ofrece rentabilidad y una mayor flexibilidad de la carga de trabajo.