Elementos clave
Una Solicitud de Propuesta bien diseñada debe contener varios elementos importantes. La mayoría de los elementos son comunes para las RFP, pero pueden variar entre industrias y entre los sectores público y privado. Estos incluyen una descripción general del problema comercial, una descripción del producto o los servicios requeridos, requisitos comerciales detallados, otra información, formato de propuesta, fecha de vencimiento, criterios de selección, línea de tiempo, preguntas, cómo responder y punto de contacto. Algunas RFP contendrán información sobre un desglose de costos, sugerencias de enfoque u otros documentos que puedan ser necesarios. Estos elementos de la solicitud de propuestas se describen en las secciones siguientes.
Una descripción general del problema comercial
Debe haber una descripción sucinta del problema o problema comercial que está impulsando esta compra en particular. Debe indicarse en uno o dos párrafos y debe proporcionar a los proveedores un resumen del proyecto de abastecimiento y por qué se inició.
Descripción de Productos o Servicios
La Solicitud de Propuestas debe contener una descripción breve pero convincente de los productos o servicios que se necesitan. En la mayoría de las RFP, los bienes o servicios que la empresa necesita son complejos y pueden ser difíciles de describir en detalle. Sin embargo, una buena descripción de estos bienes o servicios ayudará en gran medida a los proveedores a elaborar una propuesta excelente y muy específica.
Requisitos comerciales detallados
Además de la descripción de productos o servicios, en la mayoría de las RFP hay requisitos comerciales detallados que deben describirse claramente en el documento. Estos pueden incluir requisitos de soporte, pautas de entrega,especificaciones de diseño, métricas de calidad, etc. El propósito de la sección de requisitos comerciales es dar a los proveedores detalles de lo que necesita la empresa para esta compra para que los proveedores puedan presentar una propuesta que cumpla con estos requisitos. A menudo, la sección de requisitos ocupa una buena parte de la solicitud de propuestas. Si los requisitos no reflejan con precisión las necesidades de la empresa, los proveedores no presentarán propuestas que aborden los problemas clave. Siempre es importante colaborar con las personas que utilizan los productos o servicios para este proyecto de abastecimiento para garantizar que los requisitos sean precisos.
Otra información necesaria para la Propuesta
A veces hay información adicional que los proveedores necesitarán para formular una propuesta. Esta información suele ser la información sobre las operaciones internas de la organización que necesitarán los redactores de propuestas. Esta información puede incluir métricas de uso, proyecciones de demanda, información de rendimiento actual, resultados de encuestas internas, etc. La clave de esta sección es no proporcionar a los proveedores demasiada o poca información. Más bien, se trata de proporcionarles solo la información que necesitan.
Sugerencias de enfoque
Para RFP en las que el personal de compras sabe lo que necesita, puede tener sentido sugerir un enfoque para los proveedores. Muchas empresas no tendrán esta sección porque están buscando formas creativas de abordar el problema y no quieren forzar a los proveedores a formar un molde.
Métricas de rendimiento
Si corresponde, describa algunas métricas de rendimiento que se utilizarán para medir el rendimiento del proveedor del contrato en el futuro. Esto ayudará a los proveedores a tener una idea cuantificable de lo que constituirá un excelente rendimiento.
Formato de propuesta
Cualquier solicitud de propuestas debe especificar el formato y la longitud de las propuestas de proveedores. Un formato altamente estructurado para las propuestas facilita la comparación de las respuestas de los proveedores. También fomentará la claridad y proporcionará un enfoque en las propuestas de proveedores. Algunas de las mejores RFP colocan sus requisitos comerciales en un formato punto por punto y animan a los proveedores a responder a cada punto. La solicitud de propuestas debe indicar la duración máxima de la propuesta. Disponer de una longitud máxima ayudará a reducir el tiempo necesario para revisar la propuesta y también garantizará que los proveedores mantengan al mínimo la información innecesaria.
Fecha de vencimiento
La fecha de vencimiento para las propuestas de proveedores debe indicarse claramente cerca del comienzo de la solicitud de propuestas y en otros lugares relevantes. Esto asegura que los proveedores sepan cuándo se debe.
Criterios de selección
Esta es una sección importante y contiene información esencial para los proveedores. Esto debe indicar claramente las áreas y métricas en las que se evaluarán las propuestas de proveedores. Si es posible, la solicitud de propuestas debe revelar la ponderación que se dará a una sección o tema en particular como parte de la puntuación general de la propuesta. Esta ponderación se describe a menudo como un porcentaje o en términos de puntos de una puntuación total posible. Esta sección, más que ninguna otra, ayuda a los proveedores a centrar sus respuestas en los criterios en los que se juzgarán sus propuestas.
Preguntas
El proveedor puede solicitar aclaraciones o hacer preguntas incluso sobre las solicitudes de solicitud más bien escritas. Cualquier solicitud de propuestas debe especificar claramente el mecanismo por el cual los proveedores pueden hacer preguntas. La mayoría de las buenas RFP establecerán un período de tiempo durante el cual se pueden enviar preguntas a los proveedores. Este plazo no debe acercarse demasiado a la fecha límite para la presentación de propuestas. El punto de contacto para la solicitud de propuestas recibirá las respuestas y las entregará por escrito a los proveedores. Por lo general, es útil mostrar las preguntas y respuestas para que todos los proveedores puedan verlas y hacerlas parte de la solicitud de propuestas como una enmienda. Esto puede aportar claridad adicional a los requisitos y proporcionar documentación para el proyecto.
Línea de tiempo
La línea de tiempo debe mostrar la fecha de creación de la solicitud de propuestas, la fecha de envío de la solicitud de propuestas, el período de tiempo para las preguntas, la fecha de vencimiento para las propuestas, el período de selección y la fecha de adjudicación proyectada. Todo esto debe comunicarse de la manera más clara posible.
Punto de contacto
El punto de contacto es la persona que maneja las interacciones con los proveedores. Esto significa que todas las preguntas y comentarios de los proveedores sobre la solicitud de propuestas se dirigirán a esta persona. Algunas empresas también incluyen un punto de contacto de respaldo en caso de que el punto de contacto principal esté fuera de la oficina o no esté disponible.
Desglose de costes
Esta sección es opcional y solo se incluye en algunas propuestas. Para permitir comparaciones de costos, algunas solicitudes de solicitud requerirán que los proveedores presenten un desglose de los costos para garantizar la comparación. Siempre es una buena idea especificar un formato de precios en esta sección para asegurarse de que los precios se puedan comparar con precisión.
Otros documentos
Algunas RFP tienen otros documentos que deben rellenarse como parte del proceso de RFP. Estas podrían ser certificaciones de diversidad, acuerdos con ciertos términos y condiciones u otros formularios específicos de la empresa. Estos también deben incluirse en la solicitud de propuestas si forman parte de los procedimientos estándar de una empresa.