¿Cuándo debe registrarse en PAYE?
HMRC indica actualmente que debe registrarse en PAYE antes de su primer día de pago. Tenga en cuenta que puede tardar hasta 5 días hábiles en recibir su número de referencia de PAYE, por lo que deberá registrarse al menos una semana antes de su día de pago previsto.
Sin embargo, no puedes registrarte demasiado pronto. Asegúrese de registrarse dentro de los dos meses posteriores a la fecha en que planea comenzar a pagar a su personal.
Registrarse en PAYE: El proceso
Se registrará en HMRC como empleador y recibirá una referencia de PAYE después de esto.
Incluso si solo trabajas para ti mismo (por ejemplo, eres el propietario de una sociedad limitada), debes registrarte como empleador.
Así es como funciona el proceso de registro de empleador para una compañía limitada:
1 – Comience el proceso de registro
Siga este enlace para comenzar el proceso de registro en HMRC. Se le preguntará si al menos un director de empresa tiene un número de seguro nacional del Reino Unido. Si la respuesta es afirmativa, haga clic en » sí » y continúe.
2-Informe a HMRC de su ubicación
A continuación, HMRC le preguntará si su empresa es un empleador en el extranjero que no paga el seguro nacional del Reino Unido y tiene su sede fuera del espacio Económico Europeo. Si eres una empresa con sede en el Reino Unido, haz clic en » no » para continuar.
3-Enumere sus premios de incentivos que no sean en efectivo
Es posible que su empresa esté planeando pagar premios en efectivo que no sean de incentivo, como premios para concursos en el lugar de trabajo, vales o vacaciones pagadas de la empresa (sin incluir el pago de vacaciones estatutarias). Haga clic en » sí » si esto se aplica a usted, y en «no» si no es así.
4-Inicie sesión para completar el registro
Ahora que ha respondido a las preguntas iniciales de HMRC, se le pedirá que inicie sesión para completar su registro.
Durante el resto de su registro, deberá proporcionar algunos datos personales y comerciales, incluidos su nombre, dirección, datos de contacto, su tipo de negocio y la fecha prevista del primer día de pago.
HMRC le recuerda las circunstancias en las que debe registrarse como empleador para PAYE:
- Si paga, o tiene intención de pagar, a cualquiera de sus empleados £120 o más a la semana (esto incluye a los directores de la empresa).
- Si tiene previsto contratar, o ya emplea, a personal que tenga otro empleo o que ya esté recibiendo una pensión (de nuevo, esto incluye a los directores de empresa).
- Si ofrece o planea ofrecer beneficios o gastos a sus empleados (contando a los directores de la empresa).
- Si trabaja en la industria de la construcción y planea contratar subcontratistas, o ya contrata subcontratistas.
Para continuar, necesitará los detalles de su cuenta HMRC y el número de Seguro Nacional de al menos un director de compañía.
Tenga en cuenta que este es el proceso actual de registro como empleador para PAYE, relevante para 2021. Es poco probable que cambie significativamente en un futuro cercano, pero puede haber habido algunas modificaciones menores desde que se compiló esta guía.
¿Necesita registrarse en PAYE si trabaja por cuenta propia o es un comerciante individual?
Como trabajador autónomo o comerciante individual, no se le paga a través de PAYE. Si está registrado como trabajador por cuenta propia, técnicamente no está clasificado como empleador, por lo que no necesita preocuparse por configurar PAYE antes de pagarse a sí mismo.
Si trabaja por cuenta propia y para un empleador, por ejemplo, trabaja para un empleador durante el día y trabaja para usted por las noches, solo su empleador necesita registrarse en PAYE en línea, lo que probablemente ya haya hecho.
Sin embargo, el trabajo por cuenta propia no lo excluye de los impuestos por completo. En lugar de tener impuestos y pagos de seguro nacional deducidos de sus ingresos, deberá registrarse para una declaración de impuestos de autoevaluación. Esto requiere que se registre en HMRC y complete sus datos financieros al final de cada año fiscal. HM Revenue calculará el impuesto adeudado, y tendrá que pagar esa suma dentro del próximo año financiero.
La mayor diferencia entre ser gravado como empleado de una empresa y ser gravado como trabajador por cuenta propia es cuando se paga el impuesto. Si está en un esquema PAYE dentro del software de nómina de su empresa, pagará impuestos automáticamente sobre su salario cada mes. Si está registrado como trabajador autónomo, pagará sus impuestos al final de cada año fiscal.
¿Qué pasa si necesita pagar a un empleado antes de registrarse en PAYE online?
Lo mejor que puedes hacer es registrarte en PAYE en HMRC y esperar hasta cinco días para obtener tu número de referencia de PAYE. Sin embargo, si realmente no puede esperar su número de referencia antes de comenzar a pagar a las personas, esto es lo que debe hacer:
- Ejecute la nómina de su empresa utilizando su software de nómina preferido.
- Haga un documento de envío de pago completo. Este es un documento que los empleadores están obligados a presentar al HMRC cada vez que pagan a un empleado. Da detalles de la paga del empleado y las deducciones de impuestos/NI/préstamos estudiantiles.
- Una vez que llegue su número de referencia de PAYE, envíe este documento de pago completo tardío a HM Revenue.
¿Cómo envía información de nómina a HMRC?
Hay dos formas para que los empleadores envíen información de nómina a HMRC: en línea o con una copia en papel.
Solo unos pocos empleadores todavía pueden enviar su información de nómina en papel. La mayoría ahora deben enviar esta información utilizando un software de nómina en línea.
Anteriormente, los empleadores podían enviar su información de nómina al final de cada ejercicio financiero. Ahora, sin embargo, los empleadores deben usar el sistema RTI (Información en Tiempo Real) para enviar detalles a HMRC electrónicamente tan pronto como paguen a sus empleados.
Obtenga ayuda para registrarse en PAYE
Si todavía está un poco confundido acerca de lo que necesita para registrarse en HMRC, o cualquiera de sus otras responsabilidades como empleador, Mazuma puede ayudarlo.
Puede ser la primera vez que complete un registro de PAYE en línea, pero nuestros contadores calificados están bien versados en las reglas y regulaciones que las empresas deben seguir al emplear personal.
Las soluciones de nómina se pueden incluir en nuestro servicio de cuentas de administración mensuales, y podemos ayudarlo a registrarse en línea como empleador antes de comenzar a pagar a su personal.
Si necesita asesoramiento o apoyo en relación con PAYE, su contador dedicado puede guiarlo a través de lo que necesita saber.