Wann sollten Sie sich für PAYE registrieren?
HMRC gibt derzeit an, dass Sie sich vor Ihrem ersten Zahltag für PAYE registrieren müssen. Beachten Sie, dass es bis zu 5 Werktage dauern kann, bis Sie Ihre PAYE-Referenznummer erhalten, sodass Sie sich mindestens eine Woche vor Ihrem geplanten Zahltag registrieren müssen.
Sie können sich jedoch nicht zu früh anmelden. Stellen Sie sicher, dass Sie sich innerhalb von zwei Monaten nach der geplanten Bezahlung Ihrer Mitarbeiter registrieren.
Registrierung für PAYE: Der Prozess
Sie registrieren sich bei HMRC als Arbeitgeber und erhalten danach eine PAYE-Referenz.
Selbst wenn Sie nur sich selbst beschäftigen (z. B. Inhaber einer Aktiengesellschaft), müssen Sie sich dennoch als Arbeitgeber registrieren.
So funktioniert der Arbeitgeberregistrierungsprozess für eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung:
1 – Beginnen Sie den Registrierungsprozess
Folgen Sie diesem Link, um den Registrierungsprozess bei HMRC zu beginnen. Sie werden gefragt, ob mindestens ein Unternehmensleiter eine UK National Insurance Number hat. Wenn die Antwort ja lautet, klicken Sie auf „Ja“ und fahren Sie fort.
2 -Teilen Sie der HMRC Ihren Standort mit
Als nächstes fragt die HMRC, ob Ihr Unternehmen ein Offshore-Arbeitgeber ist, der keine britische Nationalversicherung zahlt und seinen Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums hat. Wenn Sie ein in Großbritannien ansässiges Unternehmen sind, klicken Sie auf „Nein“, um fortzufahren.
3 – Listen Sie Ihre bargeldlosen Incentive-Prämien auf
Möglicherweise plant Ihr Unternehmen, bargeldlose Prämien auszuzahlen, z. B. Preise für Wettbewerbe am Arbeitsplatz, Gutscheine oder bezahlte Betriebsurlaube (ohne gesetzliches Urlaubsgeld). Klicken Sie auf „Ja“, wenn dies auf Sie zutrifft, und „Nein“, wenn nicht.
4 – Melden Sie sich an, um die Registrierung abzuschließen
Nachdem Sie die ersten Fragen der HMRC beantwortet haben, werden Sie aufgefordert, sich anzumelden, um Ihre Registrierung abzuschließen.
Für den Rest Ihrer Registrierung müssen Sie einige persönliche und geschäftliche Daten angeben, einschließlich Ihres Namens, Ihrer Adresse, Ihrer Kontaktdaten, Ihrer Geschäftsart und Ihres voraussichtlichen ersten Zahltagdatums.
HMRC erinnert Sie an die Umstände, unter denen Sie sich als Arbeitgeber für PAYE registrieren sollten:
- Wenn Sie einem Ihrer Mitarbeiter £ 120 oder mehr pro Woche zahlen (einschließlich Unternehmensdirektoren).
- Wenn Sie planen, Mitarbeiter einzustellen, oder wenn Sie bereits Mitarbeiter beschäftigen, die einen anderen Job haben oder bereits eine Rente beziehen (auch dies schließt Unternehmensleiter ein).
- Wenn Sie Ihren Mitarbeitern (einschließlich Unternehmensleitern) Leistungen oder Ausgaben anbieten oder planen.
- Wenn Sie in der Bauindustrie arbeiten und planen, Subunternehmer einzustellen, oder bereits Subunternehmer einstellen.
Um fortzufahren, benötigen Sie Ihre HMRC-Kontodaten und die nationale Versicherungsnummer von mindestens einem Unternehmensdirektor.
Beachten Sie, dass dies der aktuelle Prozess der Registrierung als Arbeitgeber für PAYE ist, der für 2021 relevant ist. Es ist unwahrscheinlich, dass es sich in naher Zukunft erheblich ändern wird, aber seit der Erstellung dieses Handbuchs gab es möglicherweise einige geringfügige Änderungen.
Müssen Sie sich für PAYE registrieren, wenn Sie selbstständig oder Einzelunternehmer sind?
Als Selbstständiger oder Einzelunternehmer werden Sie nicht über PAYE bezahlt. Wenn Sie als Selbständiger registriert sind, sind Sie technisch nicht als Arbeitgeber eingestuft, sodass Sie sich keine Gedanken über die Einrichtung von PAYE machen müssen, bevor Sie selbst bezahlen.
Wenn Sie selbstständig sind und für einen Arbeitgeber arbeiten — zum Beispiel tagsüber für einen Arbeitgeber und abends für sich selbst —, muss sich nur Ihr Arbeitgeber online bei PAYE registrieren, was er wahrscheinlich bereits getan hat.
Die Selbstständigkeit schließt Sie jedoch nicht vollständig von Steuern aus. Anstatt Steuern und Sozialversicherungszahlungen von Ihrem Einkommen abziehen zu lassen, müssen Sie sich für eine Selbsteinschätzungssteuererklärung registrieren. Dazu müssen Sie sich bei der HMRC registrieren und Ihre Finanzdaten am Ende jedes Steuerjahres eingeben. HM Revenue berechnet dann die geschuldete Steuer, und Sie müssen diese Summe innerhalb des nächsten Geschäftsjahres auszahlen.
Der größte Unterschied zwischen der Besteuerung als Angestellter eines Unternehmens und der Besteuerung als Selbständiger besteht darin, wann die Steuer gezahlt wird. Wenn Sie ein PAYE-Programm in der Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware Ihres Unternehmens verwenden, zahlen Sie jeden Monat automatisch Steuern auf Ihr Gehalt. Wenn Sie als Selbständiger registriert sind, zahlen Sie Ihre Steuern am Ende jedes Steuerjahres.
Was ist, wenn Sie einen Mitarbeiter bezahlen müssen, bevor Sie sich online für PAYE registrieren?
Am besten registrieren Sie sich für PAYE bei HMRC und warten bis zu fünf Tage auf Ihre PAYE-Referenznummer. Wenn Sie jedoch wirklich nicht auf Ihre Referenznummer warten können, bevor Sie anfangen, Leute zu bezahlen, müssen Sie Folgendes tun:
- Führen Sie die Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens mit Ihrer bevorzugten Gehaltsabrechnungssoftware aus.
- Machen Sie eine vollständige Zahlung Vorlage Dokument. Dies ist ein Dokument, das Arbeitgeber jedes Mal, wenn sie einen Arbeitnehmer bezahlen, der HMRC vorlegen müssen. Es enthält Einzelheiten zu den Lohn- und Steuer- / NI- / Studentendarlehensabzügen des Mitarbeiters.
- Sobald Ihre PAYE-Referenznummer eingetroffen ist, senden Sie diesen verspäteten vollständigen Zahlungsbeleg an HM Revenue.
Wie senden Sie Gehaltsabrechnungsinformationen an HMRC?
Es gibt zwei Möglichkeiten für Arbeitgeber, Gehaltsabrechnungsinformationen an HMRC zu senden: online oder mit einer Papierkopie.
Nur noch wenige Arbeitgeber dürfen ihre Gehaltsabrechnungen auf Papier versenden. Die meisten sind jetzt verpflichtet, diese Informationen mit Online-Payroll-Software zu senden.
Bisher konnten Arbeitgeber ihre Gehaltsabrechnungsinformationen am Ende jedes Geschäftsjahres senden. Jetzt müssen Arbeitgeber jedoch das RTI-System (Real Time Information) verwenden, um Details elektronisch an die HMRC zu senden, sobald sie ihre Mitarbeiter bezahlen.
Holen Sie sich Hilfe bei der Registrierung für PAYE
Wenn Sie immer noch etwas verwirrt darüber sind, was Sie für die Registrierung bei HMRC oder für Ihre anderen Aufgaben als Arbeitgeber benötigen, kann Mazuma Ihnen helfen.
Es könnte sein, dass Sie zum ersten Mal eine Online-PAYE-Registrierung abschließen, aber unsere qualifizierten Buchhalter sind mit den Regeln und Vorschriften vertraut, die Unternehmen bei der Einstellung von Mitarbeitern beachten müssen.
Payroll-Lösungen können in unseren monatlichen Management Accounts-Service aufgenommen werden, und wir können Ihnen bei der Online-Registrierung als Arbeitgeber helfen, bevor Sie mit der Bezahlung Ihrer Mitarbeiter beginnen.
Wenn Sie Beratung oder Unterstützung in Bezug auf PAYE benötigen, kann Sie Ihr engagierter Buchhalter durch das führen, was Sie wissen müssen.