Los patrocinios de eventos son una parte vital de cualquier campaña de marketing de eventos, pero una de las partes más difíciles de asegurar a los patrocinadores de eventos adecuados es saber dónde buscar. ¿Cómo encontrar patrocinadores para un evento?
Considere el plátano.
Digamos que tienes 5 docenas de ellos que tienes que vender LO antes posible.
¿Tendrías más suerte vendiéndoselos a una bandada de palomas o a un montón de monos?
Mi apuesta es con los monos. No hay forma de saber si a las palomas les gustan los plátanos. ¿Cómo puede esperar vender su oferta si no tiene la demanda adecuada?
El punto de este ridículo ejemplo es este: Vende a aquellos que quieren lo que estás vendiendo.
Es ventas 101, pero muchos organizadores de eventos pasan por alto este hecho cuando la necesidad de patrocinadores se vuelve urgente y dominante. No es raro que los organizadores de eventos desarrollen una especie de visión de túnel a medida que se desesperan en su búsqueda de patrocinadores de eventos.
Entonces So ¿cómo conseguir patrocinadores para un evento?
En lugar de buscar indiscriminadamente a cualquiera y a todos los que podrían ser socios potenciales, la clave es encontrar empresas que estén específicamente interesadas en patrocinar los tipos de eventos que su negocio está produciendo. Es una diferencia sutil pero significativa. Al enfocarse únicamente en empresas dispuestas a patrocinar eventos, el proceso de búsqueda se vuelve específico y, a su vez, produce resultados más favorables.
Incluso en 2021, no hay una fórmula infalible para garantizar el patrocinio. Pero al tener una estrategia más específica, los gerentes de eventos con conocimientos de alcance aumentan sus posibilidades de éxito en el evento.
Para ayudar a formar esta estrategia, aquí hay 9 consejos sobre cómo posicionarte mejor a ti y a tu evento frente a los patrocinadores ideales. Utilice esta guía para::
- Prepárese para asociaciones renovadas a medida que los eventos en persona comienzan a regresar.
- Sube de nivel tus patrocinios de eventos virtuales (después de más de un año de patrocinadores invirtiendo en eventos en línea).
- Agita las conversaciones de los patrocinadores a medida que empiezas a organizar eventos híbridos.
Al tener más intención y enfoque detrás de la estrategia, tendrás una mejor oportunidad de conseguir patrocinadores de primer nivel, lo que a su vez fortalecerá tu campaña general de marketing de eventos.
Cómo Conseguir Patrocinadores para un Evento: Nuestra Guía de 9 pasos
- Define los fundamentos de tu evento
- Explora por qué las empresas quieren patrocinar eventos
- Define los criterios de patrocinio
- Investiga empresas que han patrocinado eventos similares
- Utiliza un mercado en línea para encontrar patrocinadores potenciales
- Encuentra empresas con los recursos para patrocinar
- Céntrese en los tomadores de decisiones clave
- Tenga sus datos de eventos disponibles
- Acceda a su red de organizadores de eventos
Por último, pero no menos importante, organice eventos atractivos que harán que los socios acudan a ya sea para eventos en persona, híbridos o virtuales. (Echa un vistazo a la última sección para obtener más información al respecto.)
Vamos a profundizar.
1) Defina los Fundamentos de Su Evento
Antes de comenzar a encontrar las empresas adecuadas, articule claramente los factores diferenciadores de su evento. A continuación se presentan algunas preguntas sobre las que reflexionar para ayudar a llegar al núcleo de la identidad del evento.
- ¿Cuál es la visión general del evento?
- ¿Qué objetivos generales intentas alcanzar a través del evento?
- ¿Cuáles son los valores de la marca del evento?
Incluso si encontraras empresas que estén interesadas en el evento, solo las ganarás una vez que compren los objetivos y la visión del evento. Por lo tanto, asegúrese de tener estos factores fundamentales explícitamente definidos antes de comenzar la búsqueda. Ser capaz de comunicar claramente estos valores será crucial para ayudarlo a encontrar empresas interesadas en eventos de patrocinio.
2) Indaga por qué las empresas quieren Patrocinar Eventos
Si el objetivo es encontrar empresas interesadas en patrocinar eventos, el paso principal debe ser comprender por qué estas empresas buscan patrocinios. Al final, patrocinar un evento es una inversión significativa, por lo que es importante conocer los tipos de ROI de eventos que estas empresas esperan ver. A continuación se muestra una lista de razones que cubren por qué las empresas buscan oportunidades de patrocinio de eventos.
Beneficios de patrocinar Eventos
- Aumentar las impresiones en las redes sociales: Debido a que los eventos son una gran plataforma para el contenido de las redes sociales, las empresas ven la oportunidad perfecta para elevar su presencia en las redes sociales a través del patrocinio de eventos. Si tu evento es particularmente adecuado para compartir en redes sociales, las empresas estarán muy interesadas en promocionar sus propios canales de redes sociales y en pensar en formas de impulsar el contenido asociado. Si se ejecuta correctamente, esto puede ser beneficioso para todas las partes involucradas.
- Recopilación de clientes potenciales: Muchas empresas están entusiasmadas con la perspectiva de ganar más clientes potenciales a través del patrocinio de eventos. Especialmente si la demografía de los asistentes se superpone con una base de clientes objetivo, las empresas ven los eventos como una gran oportunidad para hacer crecer su canal de ventas y aumentar el número de posibles acuerdos cerrados.
- Acceso a datos demográficos específicos: A veces, las empresas tienen dificultades para acceder a un determinado grupo demográfico debido a los recursos limitados o a la falta general de exposición. Sin embargo, los patrocinios de eventos ofrecen una forma de ponerse en frente de un público objetivo específico que de otra manera podría haber sido inaccesible. Las empresas están especialmente interesadas en patrocinar eventos si el patrocinio puede dar a la marca la exposición que necesita con respecto a un grupo demográfico específico.
Hay muchas otras razones por las que las empresas quieren patrocinar eventos, pero estos son algunos de los principales factores de motivación. Cualesquiera que sean las razones en el caso de su patrocinador, asegúrese de ser muy consciente del «por qué» detrás de su afán de patrocinar y abordar esas necesidades lo más directamente posible.
3) Defina Los Criterios de Patrocinio
Como se mencionó anteriormente, es imperativo para usted como organizador de eventos comunicar claramente la misión y los objetivos de su evento al reunirse con posibles patrocinadores. Del mismo modo, es muy importante que el patrocinador exprese la misión de su empresa y los valores de marca para usted como organizador del evento.
Tener criterios claramente establecidos para los tipos de patrocinadores con los que desea asociarse es crucial para el éxito general del patrocinio. Es útil tener en cuenta algunas preguntas al hablar con patrocinadores potenciales para ver si se alinearían con la visión de tu evento.
Esto puede parecer un poco limitante, pero en este caso, exigente es bueno. Tener una lista de criterios ayudará a asegurar la alineación entre la visión de tus patrocinadores y la de tu evento.
Recuerde, el patrocinio de eventos no se trata solo de pedir apoyo financiero. Se trata de crear una asociación (usted, como organizador del evento, aporta un valor significativo a la mesa) y, al igual que con todas las asociaciones, ambas partes deben invertir mutuamente para que sea un éxito.
Sea particular con los criterios de los patrocinadores para garantizar una asociación exitosa. Te lo debes a ti mismo.
4) Investigue Empresas Que Han Patrocinado Eventos Similares a los Suyos
Genial, ha hecho su diligencia debida. Has articulado los objetivos del evento, anticipado las necesidades de los patrocinadores y establecido los criterios de los patrocinadores. Ahora es el momento de buscar activamente empresas ideales que se ajusten al perfil.
Si no lo has notado, el tema hasta ahora ha sido intencional y calculado con tu estrategia de alcance. Continuando con ese tema, busque patrocinadores potenciales que estén más inclinados a patrocinar su evento que otros.
Un buen lugar para comenzar sería buscar otros eventos similares al suyo y consultar sus páginas de patrocinadores. Si estas empresas estaban interesadas en formar asociaciones de eventos con estos eventos, es muy probable que estén interesadas en la tuya.
Si es posible, (y si no son competidores directos) póngase en contacto con el organizador del evento y solicite consejos sobre cómo configurar el paquete de patrocinio del evento. Conversaciones como esta proporcionarán información clave sobre lo que estas empresas están buscando.
5) Use un mercado en línea para encontrar patrocinadores potenciales
Si está buscando un grupo más grande de empresas que estén interesadas en patrocinar eventos, hay muchos recursos en línea que sirven para ese propósito. A continuación puede encontrar algunos recursos útiles para elegir.
- SponsorMyEvent es una plataforma para que organizadores y patrocinadores se conecten entre sí para posibles asociaciones. La página de inicio presenta eventos que buscan patrocinadores con un rango de precios mínimo para cada uno. El sitio funciona como una herramienta de gestión de patrocinio completa, que permite a los organizadores organizar sus datos y procesar pagos, todo dentro de la plataforma.
- SponsorPitch facilita conexiones rápidas e inteligentes entre las marcas patrocinadoras y las oportunidades de patrocinio. A diferencia de muchas otras plataformas de búsqueda de patrocinadores, SponsorPitch proporciona análisis para ayudar a los organizadores y patrocinadores a tomar decisiones más inteligentes, así como a analizar su competencia.
- Sponseasy es esencialmente el espacio cuadrado de las propuestas de patrocinio. Los organizadores de eventos crean una propuesta estéticamente atractiva y luego la publican en la red para que los patrocinadores potenciales la vean. El énfasis del sitio en propuestas visualmente cautivadoras es lo que lo hace destacar de otras plataformas de patrocinio.
Todas estas son excelentes maneras de ponerse al frente de las empresas que anhelan asociaciones para eventos. Cada uno de estos recursos lo ayuda a crear el paquete de patrocinio de eventos ideal mientras establece conexiones significativas con los patrocinadores del evento.
6) Encuentre Empresas Con los Recursos Adecuados
Al final, las empresas interesadas en patrocinar eventos también deben estar en condiciones de hacerlo. Una empresa puede estar muy ansiosa por patrocinar su evento, pero en última instancia, puede no tener suficientes recursos para que se sienta seguro sobre la asociación. Aquí hay tres cualidades a tener en cuenta al buscar empresas que estén interesadas y sean elegibles para ser patrocinadores.
- Empresas con un presupuesto suficiente: La razón principal de los patrocinios es cubrir los costos que el organizador del evento no podría cubrir de otra manera, así que asegúrese de que su patrocinador potencial tenga un presupuesto lo suficientemente grande como para ofrecer apoyo financiero. Si no, es posible que no esté dispuesto a ofrecer suficiente valor por su parte, lo que resulta en una asociación fallida.
- Empresas con Departamentos de Publicidad / Marketing: Notarás que las empresas con departamentos de publicidad o marketing separados a menudo reservan un presupuesto para patrocinios. En algunos casos, pueden reservar específicamente un presupuesto para el patrocinio de eventos. Asociarse con empresas como esta hará que el proceso de búsqueda sea más fácil y ágil.
- Empresas a través de referencias: Una vez que haya asegurado algunos de los primeros patrocinadores, inscríbalos en un programa de referencia que los incentive a promover su oportunidad de patrocinio a otras compañías. De esta manera, se le presenta automáticamente a los candidatos de patrocinio calificados y tendrá gran parte de la búsqueda que se realiza para usted.
Mostrar interés en patrocinar significa muy poco si la empresa no tiene los recursos para hacerlo. Tenga en cuenta estos puntos para evitar este tipo de situaciones.
7) Concéntrese En los tomadores de decisiones Clave
Al final, solo serán un puñado de personas las que tomen la decisión final de patrocinar su evento. Con eso en mente, asegúrese de comunicarse con esas personas más pronto que tarde.
Herramientas como LinkedIn y Hunter.io son útiles para dirigirse a estas partes interesadas relevantes. Una vez que encuentre su información de contacto, envíeles correos electrónicos personalizados de patrocinio de eventos que despertarán su interés. Cuanto más sepas sobre cada participante, más podrás crear el mensaje ideal para persuadirlos a que se conviertan en patrocinadores del evento. Conozca a los jugadores clave y sepa cómo captar su atención a través de correos electrónicos efectivos.
8) Tenga Datos Valiosos de Eventos Disponibles
Las empresas interesadas en patrocinar eventos siempre estarán interesadas en el tipo de datos que pueda recopilar. Al igual que los datos de eventos son importantes para usted como organizador, los mismos datos de eventos ayudarán a las empresas a comprender mejor el impacto de su patrocinio y cómo hacer un seguimiento con los asistentes.
Presentar datos valiosos a posibles patrocinadores será fundamental para asegurar su asociación. La mejor manera de recopilar estos datos sería a través de un software de eventos robusto y bien integrado. Una plataforma de gestión de eventos de pila completa proporcionaría las herramientas y características necesarias para recopilar los datos del evento que serán valiosos para las empresas interesadas en patrocinar su evento.
9) Accede a tu Red de Organizadores de eventos
No olvides que conseguir patrocinios no es una tarea nueva. Innumerables organizadores de eventos han pasado y logrado la tarea antes. Por lo tanto, no pase por alto el valor de su red de organización de eventos. Comunícate con aquellos de quienes sientes que puedes aprender mucho. Siempre y cuando el organizador no sea un competidor directo, conectarse con sus compañeros es una excelente manera de aprender nuevas ideas y agregar a su lista contactos de la industria.
Encontrar empresas que estén interesadas en patrocinar eventos requiere tanto recursos como experiencia, por lo que si siente que le falta esta última, aproveche para conversar con aquellos que tienen más experiencia. Aprender sobre otros ejemplos de patrocinio de eventos puede servir como fuente de inspiración para su propia estrategia en el futuro.
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Es fácil quedarse atascado por la presión de asegurar patrocinios, pero no deje que eso lo distraiga de su enfoque principal. Al final del día, su objetivo principal es organizar un evento espectacular. Sí, el patrocinio es importante, pero palidece en comparación con su misión y visión como organizador de eventos.
Recuerde siempre que el patrocinio de eventos debe complementar sus objetivos generales, no reemplazarlos. Y, en última instancia, la mejor manera de encontrar patrocinadores estelares es que vengan a ti. Si el evento es increíble, las compañías de primer nivel te presentarán ideas de patrocinio. Una vez más, la mejor estrategia de ventas es vender lo que el cliente quiere. Al crear una experiencia de evento estelar, te asegurarás de que vale la pena comprar el producto.
Conseguir patrocinadores de eventos nunca es una tarea fácil, pero con los recursos y la estrategia adecuados, el esfuerzo podría resultar mucho más simple y agradable de lo que esperabas. Estos 9 consejos seguramente te ayudarán a encontrar los patrocinios de eventos adecuados y a atraerlos a ti al mismo tiempo.
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