8 Tipps zur E-Mail-Etikette: Unbekannte Empfänger ansprechen

E-Mail – ein einfaches und leistungsfähiges Web-Kommunikations-Tool. Und doch kann es sehr verwirrend sein, insbesondere wenn es sich um unbekannte oder externe E-Mail-Empfänger handelt. Gehst du mit vollem Namen oder Vornamen? Sollten Sie Titel oder Dienstalter anerkennen? Und was ist mit Unisex-Namen – gehst du mit einem Mr oder Ms? Was ist mit Länderkontext und Organisationskultur?

Vor einem Jahr habe ich auf meiner LinkedIn-Seite eine Kurzanleitung zum Versenden von E-Mails an unbekannte und externe Empfänger veröffentlicht. Über 40.000 Aufrufe und viele Fragen später wurde klar, dass Informationen zur E-Mail-Etikette immer noch sehr wichtig sind, insbesondere in der heutigen digitalen Welt, in der wir einen großen Teil unserer Zeit und unseres Lebens online verbringen. Unten, Ich konkretisiere einige meiner ersten Punkte für diejenigen von uns, die Fragen haben könnten.

Geschlechtsneutralität

Wenn Sie das Geschlecht des Empfängers nicht kennen, bleiben Sie neutral. Verwenden Sie einfach „Lieber Vorname, Nachname“. Vor allem, wenn Sie in einem multikulturellen Umfeld arbeiten und nicht das Geschlecht hinter jedem einzelnen Namen erkennen können.

Formelle / offizielle E–Mails

Wenn Sie unbedingt formell sein müssen – zum Beispiel, wenn Sie eine geschäftliche E-Mail verfassen oder mit einem Kunden kommunizieren – bleiben Sie beim guten alten „Sehr geehrter Herr / Frau“. Es ist weniger persönlich, aber auch weniger mühsam – besonders wenn man in einem afrikanischen Kontext arbeitet.

E-Mail-Threads

Manchmal führt eine E-Mail zu fünf führt zu zwanzig. Für einen laufenden E-Mail-Austausch, Beachten Sie, dass es um den Tanz geht. Einer führt und der andere folgt. Halten Sie sich für Ihre erste E–Mail-Nachricht an eine neutrale oder formelle Anrede und beobachten Sie, wie Ihr Empfänger antwortet:

– Wenn der Empfänger auf Ihre erste E-Mail mit „Nur Vorname“ in seiner Unterschrift antwortet, nachdem Sie „Lieber Vorname, Nachname“ verwendet haben, um sie anzusprechen, können Sie ihrem Beispiel folgen und sie in Ihrer nächsten E-Mail mit „Nur lieber Vorname“ ansprechen.

– Wenn Sie sich mit dem oben genannten nicht sicher / unwohl fühlen, bleiben Sie formell und warten Sie, bis Sie mindestens zwei E-Mails von ihnen erhalten, in denen sie in ihrer Unterschrift „Nur Vorname“ verwenden, und adressieren Sie sie dann mit „Lieber Vorname nur“ in Ihrer nächsten E-Mail.

– Umgekehrt, wenn sie durchgehend formell bleiben, Tun Sie dasselbe und es sei denn, Sie finden ihr Geschlecht heraus, Vielleicht möchten Sie auch geschlechtsneutral sein.

Gegenseitigkeit

Im Zweifelsfall einfach in Form von Sachleistungen erwidern. E.g Wenn sie ständig auf alle Ihre E–Mails mit „Sehr geehrte Frau“ antworten – auch nachdem Sie sich nur mit Ihrem Vornamen abgemeldet haben –, antworten Sie mit „Sehr geehrter Herr“ oder „Sehr geehrte Frau“ oder „Sehr geehrter Herr / Frau“ – je nachdem, was passt, je nachdem, ob Sie ihr Geschlecht kennen.

Going Generic

Wenn Sie „To Whom It May Concern“ verwenden – stellen Sie sicher, dass Sie eine E-Mail von einer nicht persönlichen, geschäftlichen oder generischen E-Mail-Adresse senden, z. [email protected] . In jedem anderen Fall wäre es hilfreich, ein wenig zu recherchieren, um den Namen oder Titel herauszufinden, an wen Sie sich wenden sollten, z. Sehr geehrter Personalmanager.

Unisex-Namen

Gehen Sie niemals davon aus, dass ein Empfänger männlich, weiblich oder beides ist. Wenn Sie sich des Geschlechts nicht sicher sind, bleiben Sie neutral, indem Sie „Lieber Vorname, Nachname“ verwenden.

(Un)verheiratet?

Wenn Sie wissen, dass Sie einer Frau eine E–Mail senden, bleiben Sie bei „Frau Nachname“ – es deckt sowohl die verheiratete (Frau) als auch die unverheiratete (Fräulein) ab. Für Männer, das ist weniger wichtig; sie gehen mit ‚Mr‘ unabhängig von ihrem Ehestatus.

Tippfehler

Stellen Sie so weit wie möglich sicher, dass Sie den Namen und / oder Titel Ihres Empfängers richtig schreiben. Der erste Eindruck zählt und manche Menschen können sehr empfindlich auf die Schreibweise ihres Namens reagieren (insbesondere wenn man bedenkt, dass dies in verschiedenen Sprachen unterschiedliche Bedeutungen haben kann). Überprüfen Sie auf Tippfehler, bevor Sie auf „Senden“ klicken; Unter keinen Umständen ist „Lieber Vorname ODER Nachname“ in Ordnung. Vor allem nicht nach mehrmaligem E-Mail-Austausch. Und ja, das ist passiert.

Haben Sie Ihre eigenen Tipps zur E–Mail-Etikette – oder Horrorgeschichten? Teilen Sie im Kommentarbereich unten.