8 tip til e-mail-etikette: adressering af ukendte modtagere

e – mail-et simpelt og kraftfuldt værktøj til kommunikation på nettet. Og alligevel kan det være meget forvirrende, især når man beskæftiger sig med ukendte eller eksterne mailmodtagere. Går du med fuldt navn eller fornavn? Skal du anerkende titler eller anciennitet? Og hvad med kønsnavne – går du med en HR. eller Fru? Hvad med landekontekst og organisationskultur?

for et år siden delte jeg en hurtig guide til e-mail til ukendte og eksterne modtagere på min LinkedIn-side. Over 40.000 visninger og mange spørgsmål senere blev det klart, at information om e-mail-etikette stadig er meget vigtig, især i dagens digitale verden, hvor vi bruger en enorm del af vores tid og lever online. Under, jeg konkretiserer nogle af mine indledende punkter for dem af os, der måske har spørgsmål.

kønsneutralitet

hvis du ikke kender modtagerens køn, skal du forblive neutral. Brug bare “kære Fornavn, Efternavn”. Især når du opererer i et multikulturelt miljø og ikke kan fortælle kønnet bag hvert enkelt navn.

formelle/officielle e – mails

hvis du absolut skal være formel – for eksempel hvis du udarbejder en arbejds-e-mail eller kommunikerer med en klient-stick med den gode ol’ “Dear Sir/Madam”. Det er mindre personligt, men også mindre besvær – især når man arbejder i en afrikansk sammenhæng.

e-mail-tråde

nogle gange fører en e-mail til fem fører til tyve. For en løbende e-mail-udveksling, bemærk, at det hele handler om dansen. Den ene fører og den anden følger. For din første e – mail-meddelelse skal du holde dig til en neutral eller formel hilsen og derefter observere, hvordan din modtager reagerer:

– hvis modtageren reagerer på din første e-mail med “kun fornavn” i deres underskrift, efter at du har brugt “kære Fornavn, Efternavn” til at adressere dem, kan du følge deres ledelse og adressere dem med “kun kære fornavn” i din næste e-mail.

– hvis du er usikker/ubehagelig med ovenstående, skal du være formel og vente til du modtager mindst to e-mails fra dem, hvor de bruger “kun fornavn” i deres underskrift og derefter adressere dem med “kære fornavn kun” i din næste e-mail.

– omvendt, hvis de forbliver formelle hele vejen igennem, gør det samme, og medmindre du finder ud af deres køn, kan du også være kønsneutral.

gensidighed

i tvivlstilfælde skal du bare gengælde i naturalier. E.g hvis de konstant reagerer på alle dine e – mails med “Kære Frue” – selv efter at du kun har logget af med dit fornavn – så svar med “Dear Sir” eller “Dear Madam” eller “Dear Sir/Madam” – alt efter hvad der passer afhængigt af om du kender deres køn.

går generisk

hvis du bruger “til hvem det kan vedrøre” – sørg for at sende en e-mail fra en ikke-personlig, forretningsmæssig eller generisk e-mail-adresse f.eks. [email protected]. i ethvert andet tilfælde ville det være nyttigt at undersøge lidt for at finde ud af navnet eller titlen på, hvem du skal adressere f.eks. Kære Rekrutteringschef.

Kønsnavne

Antag aldrig, at en modtager er mand, kvinde eller begge dele. Hvis du er usikker på køn, skal du være neutral ved at bruge “kære Fornavn, Efternavn”.

(Un)Gift?

hvis du ved, at du e – mailer en kvinde, skal du holde dig til “fru efternavn” – det dækker både den gifte (Fru) og den ugifte (Frøken). For men, dette betyder mindre; de går med ‘ Mr ‘ uanset deres ægteskab status.

skrivefejl

sørg så meget som muligt for at stave modtagerens navn og/eller titel korrekt. Første indtryk tæller, og nogle mennesker kan være meget følsomme over stavningen af deres navn (især i betragtning af at det kan betyde forskellige ting på forskellige sprog). Dobbelttjek for skrivefejl, før du trykker på “send”; under ingen omstændigheder er “kære fornavn eller efternavn” okay. Især ikke efter flere e-mail-udvekslinger. Og ja, det skete.

fik dine egne tips om e – mail etikette-eller skrækhistorier? Del i kommentarfeltet nedenfor.