klíčové prvky
dobře navržená žádost o návrh by měla obsahovat několik důležitých prvků. Většina prvků je společná pro RFP, ale může se lišit v různých průmyslových odvětvích a mezi veřejným a soukromým sektorem. Patří sem přehled obchodního problému, popis požadovaného produktu nebo služeb, podrobné obchodní požadavky, další informace, formát návrhu, datum splatnosti, kritéria výběru, časová osa, otázky, jak reagovat a kontaktní místo. Některé RFP budou obsahovat informace o úniku nákladů, návrhy přístupu, nebo jiné dokumenty, které mohou být vyžadovány. Tyto prvky RFP jsou uvedeny v následujících částech.
přehled obchodního problému
měl by existovat stručný popis obchodního problému nebo problému, který řídí tento konkrétní nákup. Mělo by být uvedeno v jednom nebo dvou odstavcích a mělo by dodavatelům poskytnout shrnutí projektu sourcingu a proč byl zahájen.
popis produktů nebo služeb
žádost o návrh by měla obsahovat stručný, ale přesvědčivý popis potřebných produktů nebo služeb. Ve většině RFP jsou zboží nebo služby, které společnost potřebuje, složité a může být obtížné je podrobně popsat. Nicméně dobrý popis tohoto zboží nebo služeb výrazně pomůže dodavatelům při vývoji vynikajícího a vysoce cíleného návrhu.
podrobné obchodní požadavky
kromě popisu produktů nebo služeb existují u většiny RFP podrobné obchodní požadavky, které je třeba v dokumentu jasně nastínit. Mohou zahrnovat požadavky na podporu, pokyny pro dodání, specifikace návrhu, metriky kvality atd. Účelem sekce obchodních požadavků je poskytnout dodavatelům podrobnosti o tom, co společnost pro tento nákup potřebuje, aby dodavatelé mohli přijít s návrhem, který tyto požadavky splňuje. Část požadavků často zabírá velkou část RFP. Pokud požadavky přesně neodrážejí potřeby společnosti, dodavatelé nepředloží návrhy, které se zabývají klíčovými otázkami. Vždy je důležité spolupracovat s lidmi, kteří používají produkty nebo služby pro tento projekt sourcingu, aby bylo zajištěno, že požadavky jsou přesné.
další informace potřebné pro návrh
někdy existují další informace, které dodavatelé budou potřebovat, aby mohli návrh formulovat. Tyto informace jsou obvykle informace o vnitřních operacích organizace, které budou spisovatelé návrhů potřebovat. Tyto informace mohou zahrnovat metriky využití, projekce poptávky, aktuální informace o výkonu,interní výsledky průzkumu atd. Klíčem pro tuto sekci není poskytovat dodavatelům příliš málo nebo příliš mnoho informací. Spíše je to poskytnout jim pouze informace, které potřebují.
návrhy přístupu
pro RFP, ve kterých kupující vědí, co vyžadují, může mít smysl navrhnout přístup pro dodavatele. Mnoho společností nebude mít tuto sekci, protože hledají kreativní způsoby, jak přistupovat k problému a nechtějí nutit dodavatele do formy.
metriky výkonu
popište některé metriky výkonu, které budou v budoucnu použity k měření plnění smlouvy dodavatelem. To pomůže dodavatelům získat kvantifikovatelnou představu o tom, co bude představovat vynikající výkon.
Formát návrhu
každý RFP musí specifikovat formát a délku návrhů dodavatelů. Vysoce strukturovaný formát návrhů usnadňuje porovnání odpovědí dodavatelů. Bude také podporovat jasnost a zaměřit se na návrhy dodavatelů. Některé z nejlepších RFP umísťují své obchodní požadavky ve formátu bod po bodu a povzbuzují dodavatele, aby reagovali na každý bod. RFP by měla uvádět maximální délku návrhu. Maximální délka pomůže zkrátit čas potřebný k přezkoumání návrhu a také zajistí, aby dodavatelé udržovali zbytečné informace na minimu.
datum splatnosti
datum splatnosti pro návrhy dodavatelů by mělo být jasně uvedeno poblíž začátku RFP a na dalších příslušných místech. Tím je zajištěno, že dodavatelé vědí, kdy je splatná.
kritéria výběru
Toto je důležitá část a obsahuje základní informace pro dodavatele. To by mělo jasně uvádět oblasti a metriky, na kterých budou návrhy dodavatelů hodnoceny. Pokud je to možné, RFP by měl zveřejnit váhu, že konkrétní část nebo téma budou uvedeny jako součást celkového skóre návrhu. Toto vážení je často popisováno jako procento nebo z hlediska bodů z celkového možného skóre. Tato část více než kterákoli jiná, pomáhá dodavatelům zaměřit své odpovědi na kritéria, podle kterých budou jejich návrhy posuzovány.
otázky
dodavatel může požádat o vysvětlení nebo se zeptat i na ty nejlépe napsané RFP. Každý RFP by měl jasně specifikovat mechanismus, kterým mohou dodavatelé klást otázky. Většina dobrých RFP nastaví časové období, během kterého mohou být předloženy otázky dodavatele. Tato lhůta by neměla být příliš blízko lhůtě pro podání návrhu. Kontaktní místo pro RFP pak obdrží odpovědi a poskytne odpovědi v písemné formě dodavatelům. Obecně je užitečné Zobrazit otázky a odpovědi, aby je mohli vidět všichni dodavatelé, a učinit je součástí RFP jako dodatek. To může přinést další jasnost požadavkům a poskytnout dokumentaci k projektu.
Časová osa
časový řádek by měl zobrazovat datum vytvoření RFP, datum odeslání RFP, časové období pro otázky, datum splatnosti návrhů, období výběru a předpokládané datum zadání. To vše by mělo být sděleno co nejjasněji.
kontaktní místo
kontaktní místo je osoba, která zpracovává interakce s dodavateli. To znamená, že všechny dodavatelské otázky a připomínky k RFP budou směřovány k této osobě. Některé společnosti také zahrnují záložní kontaktní místo v případě, že primární kontaktní místo je mimo kancelář nebo není k dispozici.
rozpis nákladů
tato část je volitelná a je zahrnuta pouze v některých návrzích. Aby bylo možné porovnávat náklady, budou některé RFP vyžadovat, aby dodavatelé předložili rozpis nákladů, aby zajistili srovnání. V této části je vždy vhodné určit formát cen, abyste se ujistili, že ceny lze přesně porovnat.
ostatní dokumenty
některé RFP mají jiné dokumenty, které je třeba vyplnit jako součást procesu RFP. Mohou to být certifikace rozmanitosti, dohody o určitých podmínkách nebo jiné formy specifické pro společnost. Ty by měly být také zahrnuty do RFP, pokud jsou součástí standardních postupů společnosti.