Quand faut-il s’inscrire au PAYE?
HMRC indique actuellement que vous devez vous inscrire à PAYE avant votre premier jour de paie. Notez que cela peut prendre jusqu’à 5 jours ouvrables pour recevoir votre numéro de référence CAFE, vous devrez donc vous inscrire au moins une semaine avant votre jour de paie prévu.
Cependant, vous ne pouvez pas vous inscrire trop tôt. Assurez-vous de vous inscrire dans les deux mois suivant le début du paiement de votre personnel.
Inscription au PAYE: Le processus
Vous vous inscrirez à HMRC en tant qu’employeur et recevrez une référence de PAYE après cela.
Même si vous n’employez que vous-même (par exemple, vous êtes propriétaire d’une société anonyme), vous devez toujours vous inscrire en tant qu’employeur.
Voici comment fonctionne le processus d’inscription de l’employeur pour une société anonyme:
1 – Commencez le processus d’inscription
Suivez ce lien pour commencer le processus d’inscription sur HMRC. Il vous sera demandé si au moins un directeur d’entreprise possède un numéro d’assurance nationale britannique. Si la réponse est oui, cliquez sur « oui » et continuez.
2 – Indiquez à HMRC votre emplacement
Ensuite, HMRC vous demandera si votre entreprise est un employeur offshore qui ne paie pas d’assurance nationale britannique et est basée en dehors de l’Espace économique européen. Si vous êtes une entreprise basée au Royaume-Uni, cliquez sur « Non » pour continuer.
3 – Énumérez vos récompenses incitatives non monétaires
Votre entreprise peut prévoir de verser des récompenses en espèces non incitatives, comme des prix pour des concours en milieu de travail, des bons d’achat ou des congés payés de l’entreprise (à l’exclusion des congés fériés). Cliquez sur « oui » si cela s’applique à vous, et « non » dans le cas contraire.
4 – Connectez-vous pour terminer l’inscription
Maintenant que vous avez répondu aux questions initiales de HMRC, il vous sera demandé de vous connecter pour terminer votre inscription.
Pour le reste de votre inscription, vous devrez fournir des informations personnelles et professionnelles, y compris votre nom, votre adresse, vos coordonnées, votre type d’entreprise et la date prévue de votre premier jour de paie.
HMRC vous rappelle les circonstances dans lesquelles vous devez vous inscrire en tant qu’employeur pour la PAYE:
- Si vous payez ou avez l’intention de le faire à l’un de vos employés £ 120 ou plus par semaine (cela inclut les directeurs d’entreprise).
- Si vous envisagez d’employer du personnel, ou si vous employez déjà du personnel, qui a un autre emploi ou qui perçoit déjà une pension (encore une fois, cela inclut les directeurs d’entreprise).
- Si vous offrez ou prévoyez d’offrir des avantages ou des dépenses à vos employés (en comptant les directeurs d’entreprise).
- Si vous travaillez dans l’industrie de la construction et que vous envisagez d’embaucher des sous-traitants ou que vous embauchez déjà des sous-traitants.
Pour continuer, vous aurez besoin des détails de votre compte HMRC et du numéro d’assurance nationale d’au moins un administrateur d’entreprise.
Gardez à l’esprit qu’il s’agit du processus actuel d’inscription en tant qu’employeur pour le PAYE, pertinent pour 2021. Il est peu probable que cela change de manière significative dans un proche avenir, mais il y a peut-être eu quelques modifications mineures depuis la compilation de ce guide.
Devez-vous vous inscrire au PAYE si vous êtes un travailleur indépendant ou un entrepreneur individuel?
En tant que travailleur indépendant ou indépendant, vous n’êtes pas payé par PAYE. Si vous êtes inscrit comme travailleur autonome, vous n’êtes pas techniquement classé comme employeur, vous n’avez donc pas à vous soucier de la mise en place de la PAYE avant de vous payer vous-même.
Si vous êtes travailleur autonome et que vous travaillez pour un employeur — par exemple, vous travaillez pour un employeur pendant la journée et travaillez pour vous—même le soir -, seul votre employeur doit s’inscrire au PAYE en ligne, ce qu’il aura probablement déjà fait.
Cependant, le travail indépendant ne vous exclut pas complètement de l’impôt. Au lieu d’avoir des impôts et des paiements d’assurance nationale déduits de votre revenu, vous devrez vous inscrire pour une déclaration de revenus d’auto-évaluation. Cela vous oblige à vous inscrire auprès de HMRC et à remplir vos coordonnées financières à la fin de chaque année d’imposition. HM Revenue calculera ensuite la taxe due et vous devrez payer cette somme au cours du prochain exercice.
La plus grande différence entre être imposé en tant qu’employé d’une entreprise et être imposé en tant que travailleur indépendant est le moment où l’impôt est payé. Si vous utilisez un système de PAYE dans le logiciel de paie de votre entreprise, vous paierez automatiquement des impôts sur votre salaire chaque mois. Si vous êtes inscrit comme travailleur autonome, vous paierez vos impôts à la fin de chaque année d’imposition.
Que se passe-t-il si vous devez payer un employé avant de vous inscrire à PAYE en ligne?
La meilleure chose à faire est de s’inscrire au PAYE sur HMRC et d’attendre jusqu’à cinq jours pour obtenir votre numéro de référence du PAYE. Cependant, si vous ne pouvez vraiment pas attendre votre numéro de référence avant de commencer à payer les gens, voici ce que vous devez faire:
- Gérez la paie de votre entreprise à l’aide de votre logiciel de paie préféré.
- Faites un document de soumission de paiement intégral. Il s’agit d’un document que les employeurs sont tenus de soumettre à HMRC chaque fois qu’ils paient un employé. Il donne des détails sur la rémunération de l’employé et les déductions d’impôt / NI / prêt étudiant.
- Une fois votre numéro de référence de PAYE arrivé, envoyez ce document de paiement intégral tardif à HM Revenue.
Comment envoyez-vous des informations de paie à HMRC?
Il existe deux façons pour les employeurs d’envoyer des informations sur la paie à HMRC: en ligne ou avec une copie papier.
Seuls quelques employeurs sont encore autorisés à envoyer leurs informations de paie sur papier. La plupart sont maintenant tenus d’envoyer ces informations à l’aide d’un logiciel de paie en ligne.
Auparavant, les employeurs pouvaient envoyer leurs informations de paie à la fin de chaque exercice. Maintenant, cependant, les employeurs doivent utiliser le système RTI (Information en temps réel) pour envoyer des détails à HMRC par voie électronique dès qu’ils paient leurs employés.
Obtenez de l’aide pour vous inscrire au PAYE
Si vous êtes encore un peu confus quant à ce dont vous avez besoin pour vous inscrire au HMRC, ou à l’une de vos autres responsabilités en tant qu’employeur, Mazuma peut vous aider.
C’est peut-être la première fois que vous complétez une inscription en ligne au PAYE, mais nos comptables qualifiés connaissent bien les règles et règlements que les entreprises doivent suivre lorsqu’elles emploient du personnel.
Des solutions de paie peuvent être incluses dans notre service de comptes de gestion mensuels, et nous pouvons vous aider à vous inscrire en ligne en tant qu’employeur avant de commencer à payer votre personnel.
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