Constitution ou Création d’entreprise aux Philippines
Le Code des Sociétés des Philippines, vieux de 38 ans, a été abrogé par la Loi de la République No 11232 ou le Code des Sociétés des Philippines Révisé (« RCC »), qui est entré en vigueur le 23 février 2019. Le Code des sociétés révisé des Philippines a été adopté dans le but d’améliorer la facilité de faire des affaires aux Philippines.
Malheureusement, beaucoup ne sont toujours pas au courant des changements apportés par la nouvelle loi. Par conséquent, beaucoup d’entreprises et d’investisseurs locaux et étrangers sont encore souvent mal avisés de certaines restrictions prévues par l’ancienne loi et qui ont déjà été supprimées par la nouvelle loi.
Vous trouverez ci-dessous une mise à jour des exigences de la SEC pour l’enregistrement des sociétés et un guide étape par étape, qui examine le RCC et les nouvelles règles et réglementations publiées par la Securities and Exchange Commission (« SEC ») à la lumière de la pandémie de COVID-19.
A.Étapes de base pour la constitution en société
En règle générale, les étapes suivantes sont les suivantes pour constituer une entreprise aux Philippines:
1. Réservation de raison sociale;
2. Préparation des documents d’enregistrement et autres exigences documentaires;
3. Soumission des exigences à la SEC;
4. Paiement des droits d’inscription; et
5. Délivrance par la SEC d’un certificat de constitution, ce qui signifie que la société est désormais dûment constituée aux Philippines.
Le Système d’enregistrement des sociétés de la SEC est utilisé pour lancer le processus de constitution des sociétés comptant au moins cinq (5) fondateurs (voir https://www.sec.gov.ph/online-services/sec-company-registration-system/).
Selon l’ancienne loi, il doit y avoir au moins cinq (5) fondateurs. Le RCC supprime le nombre minimum de fondateurs. Ainsi, une société peut maintenant être constituée avec un seul fondateur ou actionnaire, connu sous le nom de Société à une personne ( » OPC « ). Les particuliers peuvent maintenant établir un CPVP, ce qui leur donnerait droit aux avantages d’une société, en particulier la fonction de responsabilité limitée qui n’est pas offerte aux entreprises individuelles et aux sociétés de personnes.
Si la société à créer ou à constituer compte moins de cinq (5) fondateurs, la constitution en société est entamée selon la Procédure d’enregistrement provisoire de la SEC (voir https://www.sec.gov.ph/opc-and-2-4-registration/).
Les deux systèmes d’enregistrement en ligne comprennent la vérification du nom de la société, l’appel pour le rejet du nom proposé, le remplissage des statuts constitutifs et des règlements administratifs ou la soumission par le téléchargement de documents pour traitement ou évaluation interne, l’évaluation et la délivrance de lacunes sur les documents d’enregistrement soumis ou téléchargés ou sur les documents d’enregistrement de la SEC, l’évaluation des droits de dépôt et le paiement des droits.
La SEC enverra par courriel une date de rendez-vous au demandeur ou à son représentant (c.-à-d. un avocat d’entreprise si le demandeur a embauché un conseiller juridique) pour l’aviser lorsque le certificat de constitution pourrait être disponible pour libération et récupération au bureau de la SEC. Le demandeur ou son représentant peut recevoir ledit avis de nomination pour la délivrance du Certificat de constitution dans un délai de deux (2) semaines à un (1) mois à compter du paiement des droits d’enregistrement.
D. Exigences documentaires pour la constitution en société
Les exigences de base en matière d’inscription à la SEC pour une société sont les suivantes:
1. Feuille de couverture pour enregistrement
2. Statuts constitutifs
Les Statuts constitutifs comprennent : a) le nom de la société, b) l’objet principal et secondaire, c) la durée de la société (perpétuelle, sauf indication contraire), d) l’adresse du siège social, e) les fondateurs et administrateurs (c.-à-d. noms, nationalités, résidences et numéros d’identification fiscale), f) le capital social autorisé (c.-à-d., le nombre maximal d’actions qu’une société peut émettre et leur valeur), (g) la souscription (c’est-à-dire les actionnaires initiaux de la société, le nombre d’actions et le montant qu’ils ont souscrit), (h) le capital versé (c’est-à-dire les souscripteurs, le montant souscrit et le montant payé), (i) le nom du trésorier (le trésorier doit être un résident des Philippines), et (j) l’affidavit du trésorier.
3. Règlements administratifs
Les règlements administratifs prévoient les règles et règlements nécessaires à la bonne et pratique gestion des affaires de la société. En règle générale, les règlements administratifs prévoient ce qui suit: (a) heure, lieu et mode de convocation et de tenue des assemblées ordinaires ou extraordinaires des administrateurs ou des fiduciaires; (b) heure et mode de convocation et de tenue des assemblées ordinaires ou extraordinaires et mode de notification des actionnaires ou des membres; (c) quorum requis aux assemblées des actionnaires ou des membres et mode de vote à celles-ci; (d) modes par lesquels un actionnaire, un membre, un administrateur ou un fiduciaire peut assister aux réunions et voter; (e) formulaire de procuration des actionnaires et des membres et mode de vote; (f) qualifications, devoirs et responsabilités des administrateurs ou des fiduciaires; (g) le délai pour la tenue de l’élection annuelle des administrateurs ou des fiduciaires et le mode ou la manière d’en donner avis; (h) le mode d’élection ou de nomination et la durée du mandat de tous les dirigeants autres que les administrateurs ou les fiduciaires; (i) les sanctions en cas de violation des règlements administratifs; et (j) toute autre question qui peut être nécessaire à la bonne ou commode transaction de ses affaires corporatives pour la promotion de la bonne gouvernance et des mesures de lutte contre la corruption et la corruption.
4. Certificat de Dépôt Bancaire
Le Certificat de Dépôt Bancaire est un certificat assermenté, délivré par un dirigeant de la banque où le compte du Trésorier en fiducie de la société (« TITF ») est ouvert, attestant que le capital versé requis est déposé à la banque au nom du Trésorier en fiducie de la société ou du trésorier initial de la société. Le TITF peut être un compte temporaire et reste non opérationnel jusqu’à ce que l’enregistrement de la société soit approuvé par la SEC.
Lors de la constitution, le TITF peut être converti en un compte régulier qui peut être utilisé pour les opérations régulières de la société nouvellement enregistrée.
Pour des raisons d’efficacité et aux fins de l’enregistrement d’une entreprise par la SEC, la société peut désigner l’avocat d’entreprise ou l’avocat d’affaires assistant à la constitution en société comme trésorier initial de la société.
5. Formulaire SEC No. F-100 ou Demande de faire des affaires en vertu de la Loi sur les investissements étrangers de 1991 (« FIA »)
Si un investissement étranger est impliqué et que le ou les fondateurs-actionnaires étrangers détiennent plus de 40% du capital-actions de la société, la SEC exige la présentation d’un formulaire SEC dûment rempli No. F-100. Ce formulaire comprend a) le nom de la société, b) le pourcentage des capitaux propres étrangers, c) l’objet principal, d) le siège social, e) le capital-actions (c.-à-d. le capital-actions autorisé, le capital-actions en circulation et le capital versé) et f) les souscripteurs étrangers.
6. Paiement des frais d’enregistrement / de dépôt
La SEC exige le paiement des frais d’enregistrement ou de dépôt, qui seront basés sur le montant du stock de capital autorisé ou 1/5 de 1% du capital autorisé mais pas inférieur à PhP2,0000.00, ou le prix de souscription du stock de capital souscrit (le plus élevé étant retenu).
Il existe également d’autres frais obligatoires tels que (a) des frais de recherche juridique représentant 1% de la taxe de dépôt mais pas moins de 10,00 PHP, (b) des frais de dépôt de 1 010,00 PHP pour les règlements administratifs, et (c) des frais de demande en vertu de la FIA de 3 030,00 PHP (le cas échéant).
C. Rappels importants
Si les documents d’enregistrement (c.-à-d. les statuts constitutifs, les règlements administratifs) sont exécutés à l’étranger, les documents doivent être notariés et apostillés. Si le pays étranger où les documents sont signés n’est pas partie à la Convention Apostille, les documents doivent être authentifiés devant le consul des Philippines ayant juridiction sur ce pays.
Notez que les sociétés enregistrées par la SEC sont également tenues de s’enregistrer auprès d’autres agences gouvernementales dans les délais prescrits par la loi. Ces entités / agences gouvernementales comprennent les (a) unités du gouvernement local où se trouve le bureau principal, (b) le Bureau du Revenu interne (BIR), (c) Le Système de Sécurité sociale (SSS), (d) le Fonds Commun de développement domestique (Pag-ibig), (e) la Société Philippine d’Assurance Maladie (PhilHealth) et (f) le Ministère du Travail et de l’Emploi (DOLE).
Si l’entreprise ne s’enregistre pas auprès des agences gouvernementales susmentionnées dans les délais prescrits, elle sera passible de pénalités pour enregistrement tardif. Les enregistrements auprès d’autres organismes gouvernementaux immédiatement après la constitution en société sont communément appelés processus « Post-constitution » (le processus post-constitution doit être discuté dans un article séparé.)
Enfin, la société est tenue de payer la taxe sur le timbre documentaire (« DST ») due lors de l’émission initiale d’actions. En vertu de l’article 175 de notre Code des impôts, une TVD de 1,00% est due sur l’émission initiale d’actions, qui est basée sur la valeur nominale totale des actions. La TVD doit être payée au plus tard le 5e jour suivant la clôture du mois où le document imposable a été signé ou délivré (i.e., la date à laquelle l’enregistrement de la société est approuvé comme indiqué dans le Certificat de constitution). Si l’heure d’été n’est pas payée à temps, la société est tenue de payer des pénalités et des intérêts.
Ce qui précède ne sont que les processus et exigences généraux. Si la société à constituer consiste en un investissement international et / ou nécessite une licence secondaire pour exploiter une entreprise réglementée par le gouvernement, il est préférable de faire appel à un avocat d’entreprise aux Philippines.
* Arceo & Le cabinet d’avocats Tandoc est un cabinet d’avocats d’affaires situé à Quezon City, dans la région métropolitaine de Manille, au service des investisseurs locaux et étrangers qui souhaitent créer une entreprise aux Philippines. Ses avocats d’affaires ont une vaste expérience des investissements étrangers, de la constitution en société et d’autres questions de droit des affaires. Si vous souhaitez apprendre à enregistrer une société aux Philippines, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante: [email protected] pour entrer en contact avec l’un de nos avocats d’entreprise.