kluczowe elementy
dobrze zaprojektowane zapytanie ofertowe powinno zawierać kilka ważnych elementów. Większość elementów jest wspólna dla zapytań ofertowych, ale może się różnić w zależności od branży oraz sektora publicznego i prywatnego. Obejmują one przegląd problemu biznesowego, opis produktu lub usług wymaganych, szczegółowe wymagania biznesowe, inne informacje, format wniosku, termin, kryteria wyboru, linia czasowa, pytania, jak odpowiedzieć i punkt kontaktowy. Niektóre zapytania ofertowe będą zawierać informacje na temat kosztów, sugestie dotyczące podejścia lub inne dokumenty, które mogą być wymagane. Te elementy RFP są opisane w poniższych sekcjach.
przegląd problemu biznesowego
powinien być zwięzły opis problemu biznesowego lub problemu, który napędza ten konkretny zakup. Powinno to być określone w jednym lub dwóch akapitach i powinno dać dostawcom podsumowanie projektu zaopatrzenia i dlaczego został zainicjowany.
opis produktów lub usług
zapytanie ofertowe powinno zawierać krótki, ale trafny opis potrzebnych produktów lub usług. W większości zapytań ofertowych towary lub usługi, których potrzebuje firma, są złożone i mogą być trudne do szczegółowego opisu. Niemniej jednak dobry opis tych towarów lub usług znacznie pomoże dostawcom w opracowaniu doskonałej i wysoce ukierunkowanej propozycji.
szczegółowe wymagania biznesowe
oprócz opisu produktów lub usług, w przypadku większości zapytań ofertowych istnieją szczegółowe wymagania biznesowe, które muszą być jasno określone w dokumencie. Mogą one obejmować wymagania dotyczące wsparcia, wytyczne dotyczące dostawy, specyfikacje projektowe, wskaźniki jakości itp. Celem sekcji wymagań biznesowych jest podanie dostawcom szczegółów dotyczących tego, co jest potrzebne firmie do tego zakupu, aby dostawcy mogli wymyślić propozycję, która spełnia te wymagania. Często sekcja wymagań zajmuje dużą część zapytania ofertowego. Jeśli wymagania nie odzwierciedlają dokładnie potrzeb firmy, dostawcy nie przedstawią propozycji dotyczących kluczowych kwestii. Zawsze ważne jest, aby współpracować z ludźmi, którzy używają produktów lub usług w tym projekcie pozyskiwania, aby upewnić się, że wymagania są dokładne.
inne informacje potrzebne do złożenia wniosku
czasami istnieją dodatkowe informacje, których dostawcy będą potrzebować w celu sformułowania wniosku. Informacje te są zazwyczaj informacjami o wewnętrznych operacjach organizacji, których będą potrzebować autorzy propozycji. Informacje te mogą obejmować metryki użytkowania, prognozy popytu, informacje o bieżącej wydajności, wyniki wewnętrznych ankiet itp. Kluczem do tej sekcji jest nie dostarczanie dostawcom zbyt małej lub zbyt dużej ilości informacji. Chodzi raczej o dostarczanie im tylko tych informacji, których potrzebują.
sugestie dotyczące podejścia
w przypadku zapytań ofertowych, w których personel zakupujący wie, czego potrzebuje, rozsądne może być zaproponowanie podejścia dla dostawców. Wiele firm nie będzie miało tej sekcji, ponieważ szukają kreatywnych sposobów podejścia do problemu i nie chcą zmuszać dostawców do formy.
wskaźniki wydajności
w stosownych przypadkach opisz niektóre wskaźniki wydajności, które będą wykorzystywane do pomiaru wyników dostawcy w odniesieniu do umowy w przyszłości. Pomoże to dostawcom uzyskać wymierne wyobrażenie o tym, co będzie stanowić doskonałą wydajność.
Format propozycji
każde zapytanie ofertowe musi określić format i długość propozycji dostawcy. Wysoce ustrukturyzowany format ofert ułatwia porównywanie odpowiedzi od dostawców. Przyczyni się również do przejrzystości i skupienia się na propozycjach dostawców. Niektóre z najlepszych zapytań ofertowych umieszczają swoje wymagania biznesowe w formacie punkt po punkcie i zachęcają dostawców do odpowiedzi na każdy punkt. RFP powinno określać maksymalną długość wniosku. Maksymalna długość pomoże skrócić czas potrzebny na dokonanie przeglądu wniosku, a także zapewni, że dostawcy ograniczą do minimum niepotrzebne informacje.
termin płatności
termin płatności dla propozycji dostawcy powinien być jasno określony na początku zapytania ofertowego i w innych odpowiednich miejscach. Zapewnia to, że dostawcy wiedzą, kiedy jest to należne.
kryteria wyboru
jest to ważna sekcja i zawiera niezbędne informacje dla dostawców. Powinno to jasno określać obszary i Wskaźniki, na których będą oceniane propozycje dostawców. Jeśli to możliwe, zapytanie ofertowe powinno ujawnić wagę, że dana sekcja lub temat zostaną podane jako część ogólnego wyniku wniosku. Ta waga jest często opisywana jako procent lub pod względem punktów z całkowitej możliwej punktacji. Ta sekcja bardziej niż jakakolwiek inna pomaga dostawcom skoncentrować swoje odpowiedzi na kryteriach, na których będą oceniane ich propozycje.
pytania
dostawca może zażądać wyjaśnień lub zadać pytanie dotyczące nawet najlepiej napisanych zapytań ofertowych. Każde zapytanie ofertowe powinno jasno określać mechanizm, za pomocą którego dostawcy mogą zadawać pytania. Większość dobrych zapytań ofertowych określi okres, w którym można składać pytania o dostawcę. Termin ten nie powinien być zbyt zbliżony do terminu składania wniosków. Punkt kontaktowy dla zapytania ofertowego otrzyma następnie odpowiedzi i dostarczy odpowiedzi w formie pisemnej do dostawców. Ogólnie pomocne jest wyświetlanie pytań i odpowiedzi, aby wszyscy dostawcy mogli je zobaczyć i uczynić je częścią zapytania ofertowego jako poprawki. Może to zapewnić dodatkową jasność wymagań i dostarczyć dokumentację dla projektu.
oś czasu
linia czasu powinna wyświetlać datę utworzenia zapytania ofertowego, datę wysłania zapytania ofertowego, okres czasu dla pytań, termin składania wniosków, okres selekcji i przewidywana data udzielenia zamówienia. Należy o tym wszystkim informować w możliwie najjaśniejszy sposób.
Punkt Kontaktowy
punktem kontaktowym jest osoba, która zajmuje się kontaktami z dostawcami. Oznacza to, że wszystkie pytania i komentarze dostawców dotyczące zapytania ofertowego będą kierowane do tej osoby. Niektóre firmy obejmują również zapasowy punkt kontaktowy w przypadku, gdy główny punkt kontaktowy jest poza biurem lub Niedostępny.
podział kosztów
Ta sekcja jest opcjonalna i znajduje się tylko w niektórych propozycjach. Aby umożliwić porównanie kosztów, niektóre zapytania ofertowe będą wymagać od dostawców przedstawienia podziału kosztów w celu zapewnienia porównania. Zawsze dobrym pomysłem jest określenie formatu cen w tej sekcji, aby upewnić się, że ceny można dokładnie porównać.
inne dokumenty
niektóre zapytania ofertowe mają inne dokumenty, które należy wypełnić w ramach procesu zapytań ofertowych. Mogą to być certyfikaty różnorodności, umowy dotyczące określonych warunków lub inne formy specyficzne dla firmy. Należy je również uwzględnić w zapytaniu ofertowym, jeśli są one częścią standardowych procedur firmy.