🔊 Luister naar Post
een van de meest voorkomende uitdagingen waar computergebruikers vaak mee te maken krijgen is de organisatie van gegevens. Ik zie gebruikers met rommelige desktops vol met individuele bestanden, mappen die worden gedupliceerd (desktop en standaard home directory), en gebruikers worstelen om hun eigen gegevens die content management erg moeilijk maakt vinden.
In dit artikel zal ik enkele richtlijnen delen voor het organiseren van uw gegevens. Ik zou een aantal ideeën voor het selecteren van een methode om uw gegevens te organiseren, omgaan met de mapstructuur, het delen van bestanden met uw familie, het gebruik van schijf partities in uw voordeel, enz.
belang van het organiseren van Data
om het belang van data-organisatie (of content management) te begrijpen en dingen in perspectief te plaatsen, is het nuttig om enkele uitdagingen te overwegen waarmee bedrijven worden geconfronteerd. Het doel van het delen van deze informatie met u is om u te helpen begrijpen van de enorme hoeveelheid tijd die we in een werkdag besteed aan het beheer van onze gegevens, waaronder het maken, zoeken, verwijderen, delen, dupliceren, e-mailen, reproduceren en bijwerken van documenten, afbeeldingen, multimediabestanden, enz. Elke week besteedt een gemiddelde informatiewerker:
- 9.5 uren zoeken naar inhoud
- 3,5 uur zoeken maar niet vinden van de gegevens
- 3,0 uur opnieuw aanmaken
- 2.2 uur worstelen met document versiebeheer
wanneer u de cijfers cruncht, zult u ontdekken dat de hoeveelheid tijd die gebruikers verspillen met het omgaan met content management echt kan optellen. Bijvoorbeeld, als een organisatie heeft 1.000 werknemers en de werknemers besteden 8,7 uur per week zoeken, maar niet vinden, herscheppen van de inhoud die ze niet konden vinden, en omgaan met meerdere versies van hetzelfde document (de laatste drie maten in de bovenstaande afbeelding), het kan de organisatie kosten meer dan $13 miljoen dollar per jaar. Dit kan worden vermeden door de gegevens beter te organiseren en metadata ermee te associëren, zodat het gemakkelijk kan worden gelokaliseerd in seconden.
uiteraard beschikken bedrijven over veel meer middelen en geld dan hun werknemers. Als hun medewerkers zoveel tijd verspillen met content management, kun je je alleen maar voorstellen wat de statistieken voor thuisgebruikers zouden kunnen zijn. Een van de belangrijkste redenen dat organisaties worstelen met content management is het gebrek aan data organisatie. Dat is de reden waarom veel bedrijven besteden miljoenen dollars inhuren consulting bedrijven die hen helpen met content management, dat wil zeggen het organiseren van hun gegevens.
thuisgebruikers, waaronder ook eigenaren van kleine bedrijven die thuis werken, staan voor dezelfde uitdagingen met content management als de bedrijven, behalve dat ze een kleinere dataset hebben. De kleine bedrijven kunnen het zich vaak niet veroorloven om IT-personeel in te huren, zodat ze geen specialist hebben die hen opleidt hoe ze hun gegevens moeten organiseren en efficiënter kunnen worden. Daarom heb ik de thuisgebruikers in mijn doelgroep opgenomen, zoals ik in de volgende sectie uitleg.
doelpubliek
het doel van dit artikel is om iedereen te helpen die moeite heeft met het organiseren van hun gegevens en die enige begeleiding kan gebruiken. Door het volgen van mijn suggesties en best practices, kunt u aanzienlijke tijd en geld besparen. De richtlijnen in dit artikel kan niet werken voor iedereen, want zoals ze zeggen, Een maat past niet iedereen. Echter, Ik heb letterlijk duizenden studenten en tal van zakelijke klanten opgeleid door de jaren heen. Ik hoop dat u zult profiteren van mijn tips. Vergeet niet, je hoeft niet te organiseren uw gegevens precies de manier waarop ik stel. U kunt aanpassingen maken op basis van wat het beste voor u werkt.
een methode selecteren om gegevens te organiseren
moet u gegevens organiseren op basis van categorie, projecten, datum of gebruiker? Het antwoord is ja. Het maakt niet echt uit of u kiest voor categorie, project, datum, gebruiker, of iets anders om uw mapstructuur te organiseren. Je moet een methode kiezen en vasthouden aan het, maar het is goed om uitzonderingen te maken indien nodig. Vergeet niet, dit zijn uw gegevens en u bent degene die nodig heeft om het te vinden. Als u besluit om gegevens te organiseren op basis van een categorie, bijv. voedsel, dan gegevens met betrekking tot voedsel zal gaan in die map hiërarchie. Dit omvat alle dingen die verband houden met het eten, zoals afbeeldingen, recepten, boeken, enz. Als er 20 recepten zijn die door je neef Rose naar je zijn gemaild, sla ze dan op onder de Voedselmap, in plaats van een map met de naam Rose. Als u besluit om uw mappen te organiseren op basis van datum, dan kunt u een mappenstructuur gebruiken op basis van jaren en maanden. U zult bijvoorbeeld jarenlang mappen maken (2018, 2019, 2020…..). Elk jaar kan dan hebben submappen voor maanden (januari, februari, maart,…..). U hoeft mogelijk geen aparte mappen voor elke maand of elke week, als er geen gegevens om toe te voegen aan bepaalde maanden of weken. Het is helemaal aan jou om die beslissing te nemen.
voor zover afbeeldingen, kunt u ze organiseren met behulp van de datum categorie, Zoals weergegeven in de screenshot hieronder. Gebruik Datum, maand en dag gescheiden door underscores. Dit maakt het eenvoudig sorteren van afbeeldingen mogelijk. Als u alleen afbeeldingen hoeft op te slaan wanneer ze zijn genomen, dan is er geen noodzaak om een map voor elke maand of jaar te maken. Maak gewoon mappen voor wanneer de beelden werden genomen.
Afbeelding 1
omgaan met de mappenstructuur
in het algemeen raad ik u aan een map voor uw gegevenshiërarchie aan te maken en ervoor te zorgen dat elk afzonderlijk gegevensbestand op uw computer binnen de gegevenshiërarchie wordt opgeslagen. U kunt vervolgens de map op het hoogste niveau in uw hiërarchie de standaardmap documenten maken in Windows 10. Het maakt niet uit wat je noemt de top-level data map. In mijn voorbeeld noem ik het gewoon DATA. U kunt hoofdletters gebruiken voor bepaalde mappen om ze te laten opvallen als u wilt. Uw mapstructuur moet er dan ongeveer zo uitzien.
Afbeelding 2
Onder gegevens staan verschillende mappen die uw bestanden bevatten. Binnen elke map kunt u meerdere submappen hebben. Bijvoorbeeld, je hebt een bos van mappen onder Werk en de submappen kunnen ook extra submappen onder hen. Uw doel is om uw mappen en bestanden te organiseren op een manier die u in staat om ze snel te vinden zal zijn. Houd in gedachten, er is niet zoiets als een perfecte mapstructuur. Wat voor jou werkt, werkt misschien niet voor iemand anders.
een groot voordeel van het organiseren van gegevens op deze manier is dat als u ooit een back-up van uw volledige gegevens naar de cloud, of naar een externe USB-harde schijf, alles wat je hoeft te doen is gewoon slepen een map aan de bovenkant van de hiërarchie naar de bestemming en je bent klaar. U zult dit ook nuttig vinden wanneer u op zoek bent naar gegevens. Net gemarkeerd de bovenste map (bijvoorbeeld gegevens) en zoeken in de hele mappenhiërarchie, die alle submappen bevat.
Gebruik snelle toegang voor snelkoppelingen naar mappen
Windows 10 File Explorer geeft u de mogelijkheid om een snelkoppeling naar uw mappen te maken voor snelle toegang. In plaats van mappen op uw bureaublad te zetten, kunt u de meest gebruikte mappen vastmaken aan de snelle toegang (zie afbeelding 3 hieronder). Door mappen toe te voegen aan snelle toegang, Je bent gewoon het maken van een snelkoppeling naar de map die nog steeds op de oorspronkelijke locatie onder D:\DATA (zie afbeelding 2).
afbeelding 3
merk op dat uw mappen en sommige van de submappen in Afbeelding 2 zijn vastgezet aan het gebied snelle toegang in de bovenstaande schermafbeelding.
er zijn een aantal manieren om mappen te pinnen op snelle toegang. Methode 1 heeft de voorkeur, maar gebruik Methode 2 als het makkelijker is voor u.
Methode 1
Selecteer de map die u wilt vastmaken aan snelle toegang en klik-en-sleep de map naar het gebied snelle toegang. Dit is sneller en gemakkelijker van de twee methoden.
wees voorzichtig als u een map sleept om snel toegang te krijgen. Als je niet voorzichtig bent zul je per ongeluk de map in een andere map te verplaatsen en zal niet in staat zijn om het te vinden in uw data hiërarchie meer. Dit kan verwarrend en een beetje eng zijn op momenten dat uw map verdwijnt. Wanneer u op een map klikt en sleept, wacht u tot deze een horizontale balk in de locatie toont (zie afbeelding 4 hieronder) waar u een snelle toegang voor de map wilt maken en laat vervolgens de muis los. U zult ook merken een kleine popup box Pin om snelle toegang met een pijl ernaast.
Afbeelding 4
Windows 10 geeft duidelijk aan of u een map verplaatst, een map kopieert of vastmaakt op snelle toegang. Soms als je haast hebt, is het gemakkelijk om geen aandacht te besteden aan het pop-upvenster dat je vertelt wat je gaat doen, dus wees voorzichtig.
Opmerking: U kunt alleen mappen vastzetten, geen bestanden, om snel toegang te krijgen.
Methode 2
een andere manier om uw map aan snelle toegang vast te zetten is om de map te markeren die u wilt vastmaken, klik vervolgens op het tabblad Start van de Verkenner op Pin om snelle toegang te krijgen. Dit zal de map toevoegen aan de onderkant van de lijst. U kunt handmatig op de map klikken en slepen om uw lijst te rangschikken. Deze extra stap maakt deze methode een beetje langzamer dan de eerste methode.
er is geen eenvoudige manier om de items alfabetisch te sorteren in snelle toegang, U moet ze handmatig rangschikken.
bestanden delen met uw familie
Als u gegevens wilt delen met andere familieleden, moet u een strategie hebben om de gegevens te delen. Niet iedereen denkt hetzelfde. Als u foto ‘ s van sneeuw met Kerstmis wilt opslaan, kunt u ervoor kiezen om de map sneeuw te labelen. Echter, uw echtgenoot kan het in een map genaamd Winter, en uw kind kan het opslaan in een map genaamd Kerstmis, omdat ze associeert de beelden van sneeuw met Kerstmis. Het kan geen kwaad om met uw familie te bespreken hoe u de bestanden op een gedeelde computer wilt opslaan. Als je de enige persoon die te maken heeft met uw gegevens dan dingen zijn relatief gemakkelijker, maar je moet nog steeds een plan hebben en de gegevens te organiseren op een manier die is gemakkelijk voor u te vinden.
volg deze best practices bij het werken met bestanden en mappen.
- gebruik namen voor bestanden en mappen die gemakkelijk te herkennen zijn.
- Vermijd de slechte gewoonte om lange bestandsnamen te maken als vervanging voor metadata.
metagegevens worden ingevoerd onder bestand – > Info in Office-toepassingen. Het bevat de eigenschappen van een bestand, zoals auteur, titel, opmerkingen, status, Categorieën, onderwerp, bedrijf, enz. Metadata wordt gebruikt voor het zoeken naar informatie met betrekking tot een bestand. Omdat u metadata kunt invoeren in de documenteigenschappen van een bestand (Word, Excel, PowerPoint, enz.), krijgen in de gewoonte van het gebruik van korte namen voor bestanden en mappen. - vermijd dubbele namen.
- Sla uw gegevens op op een ander station dan uw systeemstation C (bijv. D:\DATA).
meer hierover in de volgende sectie. - gebruik de standaardlocatie van de persoonlijke map die wijst naar C:\Users\YourProfileName\Documents.
hoewel sommige mensen u aanmoedigen om de standaardlocatie te gebruiken, doe ik dat niet. uw gegevens zouden niet op het systeemstation moeten staan waar het besturingssysteem is geïnstalleerd. Ik bespreek dit in meer detail in de volgende paragraaf. - vermijd het opslaan van bestanden naar uw bureaublad.
uw bureaublad moet schoon zijn met slechts een achtergrond en slechts één snelkoppeling naar uw gegevens. Mensen slaan alleen bestanden en mappen op hun bureaublad op omdat ze het gevoel hebben dat ze ze snel zullen vinden, alleen om te ontdekken dat zodra ze een paar honderd bestanden op hun desktops hebben ze moeite om ze te vinden. Maak een snelkoppeling naar een map op het bureaublad die naar uw gegevensmap wijst. Al uw bestanden moeten onder de gegevensmap hiërarchie. Dat is de enige map die u nodig hebt op uw bureaublad. Als u niet stopt met het opslaan van bestanden op uw bureaublad, zult u altijd worstelen met de organisatie van gegevens. - Versleutel het gegevensstation (bijvoorbeeld station D) met Windows 10 BitLocker om uw gegevens te beveiligen.
BitLocker is opgenomen in Windows 10 Pro en Enterprise edities, maar niet in Windows 10 Home. U kunt, nochtans, Vensters 10 Huis aan Vensters 10 Pro kosteloos verbeteren gebruikend het uiteinde in de volgende sectie.
schijfpartities in uw voordeel gebruiken
als een goede praktijk raad ik aan om ten minste twee partities op uw computer te maken (het is goed om er meer dan twee te hebben, indien nodig). Normaal gesproken wordt dit bereikt wanneer u het besturingssysteem voor de eerste keer installeert, of u uw harde schijf volledig veegt om te doen wat bekend staat als een verse installatie, of een schone installatie. Echter, wanneer thuisgebruikers kopen een nieuwe computer van een grote leverancier (Lenovo, Dell, HP, Acer, enz.), het meestal:
- komt met Vensters 10 Huis vooraf geïnstalleerd.
- bevat tonnen nutteloze bestanden, freeware, bloatware, adware, ongewenste werkbalken en potentieel ongewenste programma ’s (PUP’ s). De mensen in het verwijzen naar deze nutteloze bestanden als vuilnis of ongewenste software.
- wordt geconfigureerd met slechts één partitie op station C om het eenvoudig te houden voor de gebruikers.
Windows 10 Home is een beperkte versie van Windows 10 Pro. Technologie-savvy individuen en bedrijfsmedewerkers gebruiken Vensters 10 Pro omdat het verscheidene veiligheid en netwerkeigenschappen aanbiedt die vensters 10 Huis mist.
TIP: Upgrade Windows 10 Home naar Windows 10 Pro Gratis
u kunt uw Windows 10 Home upgraden naar Windows 10 Pro gratis als u een productcode hebt voor Windows 7 Professional Of Ultimate, Windows 8/8.1 Pro of Windows 10 Pro. Typ eenvoudig “activeringsinstellingen” in het vensters zoekvak en druk op Enter, klikt wijzig productsleutel, en voer de productsleutel voor een proversie van een vorige uitgave van Vensters in. Uw computer zal aan een Vensters 10 Pro digitale vergunning worden opgewaardeerd, wat betekent zelfs als u Vensters op deze computer opnieuw zou installeren, zal het automatisch worden geactiveerd.
hoewel nieuwe computers vaak voorgeconfigureerd zijn met slechts één partitie op station C, kunt u met Windows 10 een andere partitie maken zonder opnieuw te beginnen en uw originele partitie te wissen. U kunt het hulpprogramma Schijfbeheer in Windows 10 gebruiken om dit te bereiken. Er zijn andere gratis tools van derden beschikbaar om hetzelfde doel te bereiken. Bekijk mijn artikel De gemakkelijkste manier in Windows om de systeempartitie uit te breiden (Drive C). Ik bespreek verschillende partitie sizing tools in dit artikel.
de systeempartitie (meestal station C) is waar al uw besturingssysteem bestanden worden opgeslagen. Door gegevens op een andere schijf op te slaan (bijvoorbeeld drive D) isoleert u uw gegevens van de systeembestanden. Als uw besturingssysteem ooit crasht of als u uw Besturingssysteem upgrade, het zal geen invloed hebben op uw gegevens op alle, omdat het op een andere partitie. Maar wacht, het wordt nog beter.
als u nog een stap verder wilt gaan, voegt u een tweede harde schijf toe aan uw desktopcomputer. In tegenstelling tot desktop PC, kunt u niet gemakkelijk een tweede vaste schijf toevoegen aan een laptop, kunt u alleen externe harde schijven, USB-drives, enz. Door een tweede harde schijf toe te voegen, kunt u deze configureren als uw drive D en vervolgens uw gegevensmap op de drive D maken. Voor alle praktische doeleinden zult u geen verschil merken tussen drive C en drive D, ook al zijn het twee fysiek gescheiden schijven.
de meeste experts houden er niet van om gewoon een besturingssysteem te upgraden, ze willen hun computers schoonvegen en opnieuw beginnen. Dit is hoe ik mijn nieuwere versies van besturingssystemen installeren op servers en clientcomputers voor meerdere decennia. De verse installatie houdt mijn systeem schoon en snel. Verse installatie is ook nodig als uw computer crasht als gevolg van een harde schijf defect of een besturingssysteem crash die niet herstelbaar. Als u uw gegevens opslaat met behulp van de standaardmethode, die uw gegevens opslaat binnen uw gebruikersprofiel op de systeempartitie (drive C), kunt u uw gegevens verliezen wanneer de harde schijf of het besturingssysteem mislukt. U kunt ook een deel van uw gegevens verliezen als u stroomproblemen heeft in uw omgeving (bijvoorbeeld stroomuitval en stroomuitval). Een uninterruptible Power Supply (UPS) kan dit probleem helpen verminderen.
BEST PRACTICE: gebruik een betrouwbare cloud data back-up oplossing om eenvoudig uw bestanden te herstellen in het geval van een harde schijf defect, besturingssysteem crash, of per ongeluk verwijderen van bestanden.
door uw gegevens te isoleren van de systeempartitie zoals hierboven beschreven, heeft zelfs een storing in het systeemstation of een nieuwe installatie geen effect op uw gegevens. Bovendien, omdat uw gegevens de schijf niet delen met de systeempartitie, die voortdurend Gegevens leest en schrijft naar drive C, zal uw drive D niet zo gefragmenteerd zijn. Minder fragmentatie betekent betere prestaties en snellere toegang tot uw gegevens. Een ander leuk ding over het volgen van mijn aanbeveling is dat als je ooit een nieuwe computer te kopen, kunt u gewoon nemen drive D (die een aparte fysieke schijf zal zijn) en installeer het in uw nieuwe computer. Uw gegevens zullen allemaal in tact.
waarschuwing: als u uw versleutelde harde schijf van de ene computer naar de andere verplaatst, zorg er dan voor dat u de schijf eerst ontsleutelt (bijvoorbeeld BitLocker uitschakelen) en vervolgens verplaatst, anders heeft u geen toegang tot uw gegevens. Installeer uw harde schijf als partitie D in de nieuwe computer en gebruik vervolgens BitLocker opnieuw om de hele schijf te versleutelen. Ga voor meer informatie naar Windows 10 beveiligen met BitLocker-stationsversleuteling.
als het gaat om content management, is er te veel om over te praten. Eerlijk gezegd is het gemakkelijk om een heel boek over dit onderwerp te schrijven. Hopelijk zullen de paar ideeën in dit artikel u helpen aan de slag te gaan. Voel je vrij om uw ideeën te delen met andere lezers en vragen te stellen in de commentaren hieronder.
Bedankt voor het lezen van mijn artikel. Als u geïnteresseerd bent in IT consulting & opleidingsdiensten, neem dan contact met mij op. Bezoek ZubairAlexander.com voor informatie over mijn professionele achtergrond.