🔊 Lytt Til Innlegg
en av de vanligste utfordringene som datamaskinbrukere ofte står overfor, er dataorganisasjon. Jeg ser brukere med rotete skrivebord fulle av individuelle filer, mapper som er duplisert (desktop og standard hjemmekatalog), og brukere sliter med å finne sine egne data som gjør innholdshåndtering svært vanskelig.
I denne artikkelen vil jeg dele noen retningslinjer for å organisere dataene dine. Jeg vil foreslå noen ideer for å velge en metode for å organisere dataene dine, håndtere mappestrukturen, dele filer med familien din, bruke stasjonspartisjoner til din fordel, etc.
Viktigheten Av Å Organisere Data
for å forstå betydningen av dataorganisasjon (eller innholdshåndtering) og sette ting i perspektiv, er det nyttig å vurdere noen utfordringer som bedrifter står overfor. Formålet med å dele denne informasjonen med deg er å hjelpe deg å forstå den enorme mengden tid vi brukte på en arbeidsdag på å administrere dataene våre, som inkluderer å opprette, søke, slette, dele, duplisere, sende e-post, reprodusere og oppdatere dokumenter, bilder, multimediefiler osv. Hver uke bruker en gjennomsnittlig informasjonsarbeider:
- 9.5 timer søke etter innhold
- 3,5 timer søke, men ikke finne dataene
- 3,0 timer gjenskape det
- 2.2 timer sliter med dokumentversjonering
Når du knuser tallene, vil du oppdage at mengden tid brukerne kaster bort med innholdshåndtering, virkelig kan legge opp. Hvis for eksempel en organisasjon har 1000 ansatte og de ansatte bruker 8,7 timer per uke på å søke, men ikke finne, gjenskape innholdet de ikke kunne finne, og håndtere flere versjoner av det samme dokumentet (de tre siste stolpene i grafikken ovenfor), kan det koste organisasjonen over $13 millioner dollar per år. Dette kan unngås ved bedre å organisere data og knytte metadata med det slik at det lett kan bli plassert i løpet av sekunder.
åpenbart har bedrifter mye mer ressurser og penger enn sine ansatte. Hvis deres ansatte kaster bort så mye tid med innholdshåndtering, kan du bare forestille deg hva statistikken kan være for hjemmebrukere. En av hovedgrunnene til at organisasjoner sliter med innholdsstyring er mangel på dataorganisasjon. Derfor bruker mange bedrifter millioner av dollar på å ansette konsulentfirmaer som hjelper dem med innholdshåndtering, dvs. organisere dataene sine.
hjemmebrukere, som også inkluderer småbedriftseiere som jobber hjemmefra, står overfor de samme utfordringene med innholdshåndtering som bedriftene, bortsett fra at de har et mindre datasett. De små bedriftene har ofte ikke råd til å ansette IT-ansatte, så de har ikke en spesialist som lærer dem hvordan de skal organisere dataene sine og bli mer effektive. Derfor har jeg tatt med hjemmebrukere i målgruppen min, som jeg forklarer i neste avsnitt.
Målgruppe
målet Med denne artikkelen er å hjelpe alle som sliter med å organisere dataene sine og kan bruke litt veiledning. Ved å følge mine forslag og beste praksis, kan du spare mye tid og penger. Retningslinjene i denne artikkelen kan ikke fungere for alle fordi som de sier, en størrelse ikke passer alle. Imidlertid har jeg trent bokstavelig talt tusenvis av studenter og mange forretningskunder gjennom årene. Jeg håper du vil dra nytte av mine tips. Husk at du ikke trenger å organisere dataene dine akkurat slik jeg foreslår. Du kan gjøre justeringer basert på hva som fungerer best for deg.
Velge En Metode For Å Organisere Data
skal du organisere data basert på kategori, prosjekter, dato eller bruker? Svaret er ja. Det spiller ingen rolle om du velger kategori, prosjekt, dato, bruker eller noe annet å organisere mappestrukturen. Du bør velge en metode og holde fast ved den, men det er greit å gjøre unntak om nødvendig. Husk at dette er dine data, og du er den som trenger å finne den. Hvis du bestemmer deg for å organisere data basert på en kategori, f. eks. mat, da vil data relatert til mat gå i det mappehierarkiet. Dette inkluderer alle ting relatert til maten, for eksempel bilder, oppskrifter, bøker, etc. Hvis det er 20 oppskrifter som ble sendt til deg av din fetter Rose, deretter lagre dem under Mat-mappen, snarere enn en mappe som heter Rose. Hvis du bestemmer deg for å organisere mappene dine basert på dato, kan du bruke en mappestruktur basert på år og måneder. For eksempel vil du opprette mapper i årevis (2018, 2019, 2020…..). Hvert år kan da ha undermapper for måneder (januar, februar, Mars,…..). Du trenger kanskje ikke separate mapper for hver måned eller hver uke, hvis det ikke er noen data å legge til i bestemte måneder eller uker. Det er helt opp til deg å ta den avgjørelsen.
så langt som bilder, kan det være lurt å organisere dem ved hjelp av dato kategori, som vist i skjermbildet nedenfor. Bruk dato, måned og dag atskilt med understrek. Dette gir enkel sortering av bilder. Hvis du bare må lagre bilder når de ble tatt, er det ikke nødvendig å opprette en mappe for hver måned eller år. Bare lage mapper for når bildene ble tatt.
Bilde 1
Håndtere Mappestrukturen
som en generell regel anbefaler jeg at du oppretter en mappe for datahierarkiet ditt og sørger for at hver enkelt datafil på datamaskinen din er lagret i datahierarkiet. Du kan deretter gjøre mappen på øverste nivå i hierarkiet til standard dokumenter-mappen I Windows 10. Det spiller ingen rolle hva du kaller den øverste datamappen. I mitt eksempel vil jeg bare kalle DET DATA. Du kan bruke store bokstaver for visse mapper for å gjøre dem skiller seg ut hvis du vil. Din mappestruktur bør da se noe ut som dette.
Bilde 2
du har ulike kategorier av mapper under DATA som skal inneholde filene dine. Innenfor hver mappe kan du ha flere undermapper. Du har for eksempel en haug med mapper under Arbeid, og undermappene kan også ha flere undermapper under dem. Målet ditt er å organisere mapper og filer på en måte som du vil være i stand til å finne dem raskt. Husk, det er ikke noe slikt som en perfekt mappestruktur. Det som fungerer for deg, kan ikke fungere for noen andre.
en stor fordel med å organisere data på denne måten er at hvis du noen gang trenger å sikkerhetskopiere hele dataene til skyen eller til en ekstern USB-harddisk, er alt du trenger å gjøre, bare å dra en mappe øverst i hierarkiet til destinasjonen, og du er ferdig. Du vil også finne dette for å være nyttig når du søker etter data. BARE uthevet toppmappen (F.EKS. DATA) og søk i hele mappehierarkiet, som inkluderer alle undermappene.
Bruk Hurtigtilgang For Snarveier Til Mapper
Windows 10 File Explorer gir deg muligheten til å opprette en snarvei til mappene for rask tilgang. I stedet for å sette mapper på skrivebordet, kan du feste de mest brukte mappene Til Rask tilgang(se Bilde 3 nedenfor). Ved Å legge mapper Til Rask tilgang, er du bare å lage en snarvei til mappen som fortsatt vil ligge i sin opprinnelige plassering under D:\DATA (Se Bilde 2).
Bilde 3
Legg Merke til mappene dine, og noen av undermappene I Bilde 2 er festet Til Hurtigtilgangsområdet i skjermbildet ovenfor.
Det er et par måter å feste mapper Til Rask tilgang. Metode 1 er å foretrekke, men bruk Metode 2 hvis Det er lettere for deg.
Metode 1
Velg mappen du vil feste Til Hurtigtilgang, og klikk deretter og dra mappen Til Hurtigtilgangsområdet. Dette er raskere og enklere av de to metodene.
Vær forsiktig når du drar en mappe Til Rask tilgang. Hvis du ikke er forsiktig, vil du ved et uhell flytte mappen i en annen mappe og vil ikke kunne finne den i datahierarkiet lenger. Dette kan være forvirrende og litt skummelt til tider når mappen din forsvinner. Når du klikker og drar en mappe, vent til den viser en vannrett linje på stedet (Se Bilde 4 nedenfor) der du vil opprette en rask tilgang til mappen, og slipp deretter musen. Du vil også merke en liten popup – Boks Pin Til Rask tilgang med en pil ved siden av den.
Bilde 4
Windows 10 forteller deg tydelig om du flytter en mappe, kopierer en mappe eller fester Til Hurtigtilgang. Noen ganger når du har det travelt, er det lett å ikke være oppmerksom på popup-boksen som forteller deg hva du skal gjøre, så vær forsiktig.
MERK: Du kan Bare feste mapper, ikke filer, Til Rask tilgang.
Metode 2
En annen måte å feste mappen Til Rask tilgang på, er å markere mappen du vil feste, og deretter På Hjem-fanen I Filutforsker klikker Du Fest Til Rask tilgang. Dette vil legge mappen til bunnen av listen. Du kan manuelt klikke og dra mappen for å ordne listen. Dette ekstra trinnet gjør denne metoden litt tregere enn den første metoden.
Det er ingen enkel måte å sortere elementene alfabetisk i Quick access, du må ordne dem manuelt.
Dele Filer Med Familien
hvis du vil dele data med andre familiemedlemmer, må du ha en strategi for hvordan du vil dele dataene. Ikke alle tenker på samme måte. Hvis du vil lagre bilder av snø I Julen, kan du velge å merke mappen Snø. Imidlertid kan din ektefelle sette den i en mappe som heter Vinter, og barnet ditt kan lagre det i En mappe som heter Jul fordi hun forbinder bildene av snø Med Jul. Det skader ikke å diskutere med familien hvordan du vil lagre filene på en delt datamaskin. Hvis du er den eneste personen som må håndtere dataene dine, er det relativt enklere, men du må fortsatt ha en plan og organisere dataene på en måte som er lett for deg å finne.
Følg disse anbefalte fremgangsmåtene når du arbeider med filer og mapper.
- Bruk navn på filer og mapper som er lette å gjenkjenne.
- Unngå den dårlige vanen med å lage lange filnavn som en erstatning for metadata.
Metadata angis Under Fil – > Informasjon I Office-programmer. Det inkluderer egenskapene til en fil, for eksempel forfatter, tittel, kommentarer, status, kategorier, emne, selskap, etc. Metadata brukes til å søke informasjon relatert til en fil. Fordi du kan skrive inn metadata i dokumentegenskapene til en fil(Word, Excel, PowerPoint, etc.), bli vant til å bruke korte navn for filer og mapper. - Unngå dupliserte navn.
- Lagre dataene dine på en annen stasjon enn systemstasjonen C (f. eks. D:\DATA).
Mer om dette i neste avsnitt. - ikke bruk standard hjemmemappeplassering som peker til C:\Users\YourProfileName\Documents.
mens noen oppfordrer deg til å bruke standardplasseringen, gjør Jeg det ikke. dataene dine bør ikke være på systemstasjonen der operativsystemet er installert. Jeg diskuterer dette mer detaljert i neste avsnitt. - Unngå å lagre filer på skrivebordet.
skrivebordet ditt skal være rent med bare et bakgrunnsbilde og bare en snarvei til DATAENE dine. Folk lagrer bare filer og mapper på skrivebordet fordi de føler at de vil finne dem raskt, bare for å oppdage at når de har noen hundre filer på skrivebordet, har de problemer med å finne dem. Opprett en snarvei til en mappe på skrivebordet som peker til datamappen. Alle filene dine skal være under datamappehierarkiet. Det er den eneste mappen du trenger på skrivebordet ditt. Hvis du ikke slutter å lagre filer på skrivebordet ditt, vil du alltid slite med dataorganisasjon. - Krypter datastasjonen (f. eks. stasjon D) Med Windows 10 BitLocker for å sikre dataene dine.
BitLocker er inkludert I windows 10 Pro og Enterprise-utgaver, men ikke I Windows 10 Home. Du kan imidlertid oppgradere Windows 10 Home Til Windows 10 Pro gratis ved hjelp av tipset i neste avsnitt.
Bruke Stasjonspartisjoner Til Din Fordel
som beste praksis anbefaler jeg å lage minst to partisjoner på datamaskinen din (det er greit å ha mer enn to, om nødvendig). Normalt oppnås dette når du først installerer operativsystemet, eller du tørker harddisken helt for å gjøre det som kalles en ny installasjon eller en ren installasjon. Men når hjemmebrukere kjøper en ny datamaskin fra en stor leverandør(Lenovo, Dell, HP, Acer, etc.), det vanligvis:
- Leveres med Windows 10 Home forhåndsinstallert.
- Inneholder tonnevis av ubrukelige filer, freeware, bloatware, adware, uønskede verktøylinjer og potensielt uønskede programmer (Pup). Folkene i det refererer til disse ubrukelige filene som søppel eller søppelprogramvare.
- kommer konfigurert med bare en partisjon På stasjon C for å holde ting enkelt for brukerne.
Windows 10 Home er i utgangspunktet en begrenset versjon Av Windows 10 Pro. Teknisk kunnskapsrike personer og bedriftsansatte bruker Windows 10 Pro fordi Det tilbyr flere sikkerhets-og nettverksfunksjoner Som Windows 10 Home mangler.
Tips: Oppgrader Windows 10 Home Til Windows 10 Pro gratis
du kan oppgradere Windows 10 Home til Windows 10 Pro gratis hvis du har en produktnøkkel For Windows 7 Professional Eller Ultimate, Windows 8/8. 1 Pro Eller Windows 10 Pro. Bare skriv «aktiveringsinnstillinger» I Windows – søkeboksen og trykk Enter, klikk Endre produktnøkkel, og skriv inn produktnøkkelen for En Pro-versjon Av en tidligere utgave Av Windows. Datamaskinen din vil bli oppgradert Til En Windows 10 pro digital lisens, noe som betyr at Selv Om Du skulle installere Windows på denne datamaskinen, blir den automatisk aktivert.
selv om nye datamaskiner ofte kommer forhåndskonfigurert med bare en partisjon På stasjon C, Lar Windows 10 deg opprette en annen partisjon uten å starte helt og tørke den opprinnelige partisjonen. Du kan bruke Diskhåndteringsverktøyet som er inkludert I Windows 10 for å oppnå dette. Det finnes andre tredjeparts gratis verktøy tilgjengelig for å oppnå det samme målet. Sjekk ut artikkelen Min Den Enkleste Måten I Windows For Å Utvide Systempartisjonen (Stasjon C). Jeg diskuterer flere partisjonsstørrelser i denne artikkelen.
systempartisjonen (Vanligvis Stasjon C) er der alle operativsystemfilene dine er lagret. Ved å lagre data på en annen stasjon (f. eks. stasjon D) isolerer du dataene dine fra systemfilene. Hvis operativsystemet ditt krasjer eller hvis du oppgraderer operativsystemet, vil det ikke påvirke dataene dine i det hele tatt fordi det er på en annen partisjon. Men vent, det blir enda bedre.
hvis du vil gå ett skritt videre, legger du til en ekstra harddisk på den stasjonære datamaskinen. I motsetning til stasjonær PC, kan du ikke enkelt legge til en annen fast stasjon til en bærbar pc, du kan bare legge til eksterne harddisker, USB-stasjoner, etc. Ved å legge til en ekstra harddisk, kan du konfigurere den som stasjon D og deretter opprette datamappen På stasjonen D. For alle praktiske formål vil du ikke merke noen forskjell Mellom stasjon C Og stasjon D, selv om de er to fysisk separate disker.
de fleste eksperter liker ikke å bare oppgradere et operativsystem, de liker å tørke datamaskinene sine rene og starte friske. Slik har jeg installert mine nyere versjoner av operativsystemer på servere og klientdatamaskiner i flere tiår. Den friske installasjonen holder systemet rent og raskt. Frisk installasjon er også nødvendig hvis datamaskinen krasjer på grunn av en harddiskfeil eller et operativsystemkrasj som ikke kan gjenopprettes. Hvis du lagrer dataene dine ved hjelp av standardmetoden, som lagrer dataene dine i brukerprofilen din på systempartisjonen (stasjon C), kan du miste dataene dine når harddisken eller operativsystemet mislykkes. Du kan også miste noen av dataene dine hvis du har strømproblemer i ditt område(f. eks. En avbruddsfri Strømforsyning (UPS) kan bidra til å redusere dette problemet.
BESTE PRAKSIS: Bruk en pålitelig cloud data backup løsning for å enkelt gjenopprette filene dine i tilfelle en harddiskfeil, operativsystemkrasj eller utilsiktet sletting av filer.
ved å isolere dataene dine fra systempartisjonen som beskrevet ovenfor, vil selv en systemdiskfeil eller en ny installasjon ikke ha noen effekt på dataene dine. I tillegg, fordi dataene ikke vil dele stasjonen med systempartisjonen, som stadig leser og skriver data til stasjon C, vil stasjonen D ikke være så fragmentert. Mindre fragmentering betyr bedre ytelse og raskere tilgang til dataene dine. En annen fin ting om å følge min anbefaling er at hvis du noen gang kjøper en ny datamaskin, kan du bare ta ut stasjon D (som vil være en egen fysisk stasjon) og installere den i den nye datamaskinen. Dine data vil være alt i takt.
ADVARSEL: hvis du flytter den krypterte harddisken fra en datamaskin til en annen, må du først dekryptere stasjonen (dvs. slå Av BitLocker) og deretter flytte den, ellers vil du ikke kunne få tilgang til dataene dine. Installer harddisken som partisjon D i den nye datamaskinen, og bruk Deretter BitLocker igjen for å kryptere hele stasjonen. Hvis Du vil ha Mer informasjon, kan Du gå Til Sikre Windows 10 Med BitLocker-Stasjonskryptering.
når det gjelder innholdshåndtering, er det for mye å snakke om. Helt ærlig er det enkelt å skrive en hel bok om dette emnet. Forhåpentligvis noen ideer i denne artikkelen vil hjelpe deg i gang. Føl deg fri til å dele dine ideer med andre lesere og stille spørsmål i kommentarfeltet nedenfor.
Takk For at du leste artikkelen min. Hvis DU er interessert i IT-rådgivning & opplæringstjenester, vennligst kontakt meg. Besøk ZubairAlexander.com for informasjon om min faglige bakgrunn.