Les lettres de devis d’entreprise sont par nature écrites dans un style de lettre d’affaires formel et elles sont destinées à transmettre des informations importantes sur les coûts à une organisation ou une entreprise concernée. Le style de la lettre dépend principalement de la relation entre les deux parties. Un devis représente une offre de vente et il est envoyé en réponse à une demande d’une organisation ou d’une personne. Une lettre de devis d’entreprise contient des détails sur les prix de marchandises spécifiques, la manière dont le paiement sera effectué et les conditions de livraison.
Les lettres de devis d’entreprise sont divisées en types suivants: Demandes de propositions, Demandes de devis, Appels d’offres et Demandes d’informations.
Demande de proposition:
Les demandes de proposition ou d’appel d’offres offrent des détails sur les besoins d’achat du client. Le client envoie une lettre de demande de proposition ou un e-mail au fournisseur sur un produit, un projet ou un service spécifique. Et le fournisseur envoie une proposition détaillée selon la demande, avec le coût, la stratégie de mots, la durée requise, etc.
Demande de Devis:
Les demandes de devis ou d’appel d’offres sont faites lorsque les clients souhaitent acheter des quantités massives. Les demandes de devis peuvent être très détaillées et évidemment longues, mais elles ne sont pas plus longues qu’une demande de devis. Généralement, ils consistent en des données de coûts.
Appel d’offres:
La société envoie ce type de lettre de devis à plusieurs fournisseurs et leur demande d’enchérir pour le coût le plus bas tout en maintenant la même qualité de travail et le même délai. Un formulaire d’offre généralement joint à la lettre qui représente les offres existantes et des espaces vides pour remplir les détails requis.
Conseils d’écriture pour une Lettre de devis
À qui vous écrivez la lettre de devis d’entreprise, écrivez-la comme si le destinataire n’avait qu’une minute ou deux pour la regarder. Pour être efficace, une lettre de devis d’entreprise doit comporter de courtes listes à puces pour être prise en compte. Le paragraphe d’ouverture doit attirer l’attention du lecteur et lui faire savoir pourquoi devrait-il choisir vos services. Vous devez choisir judicieusement comment écrire votre premier paragraphe car cela peut faire la différence entre être lu ou jeté à la poubelle.
Passons au paragraphe suivant de votre lettre d’affaires, il doit permettre au lecteur de reconnaître les avantages de votre proposition. Montrez-leur comment vos services peuvent améliorer et augmenter leur activité. Une autre façon de garder autant de temps que possible l’attention est de décomposer la lettre en petites parties, car les gens ont tendance à faire plus attention si la lettre semble plus courte et bien structurée (paragraphes de quatre à cinq phrases).
La plupart des lettres de devis d’entreprise incluent des informations de contact dans leurs en-têtes, telles que le nom, le numéro de téléphone et l’adresse de l’expéditeur. Après les informations de contact vient la date à laquelle la lettre a été envoyée. Dans le cas d’une lettre d’affaires envoyée par e-mail, la lettre doit commencer par une salutation formelle et entrer directement dans le sujet.
Le format de la Lettre de devis d’entreprise est le suivant:
Votre nom, adresse, ville, code postal, numéro de téléphone et adresse e-mail doivent être inclus dans les informations de contact. La date suit les informations de contact. Viennent ensuite les coordonnées de la personne ou de l’entreprise à laquelle vous écrivez, la formule de salutation, le corps de la lettre de devis, la clôture gratuite et votre signature (signature manuscrite si la lettre est envoyée par la poste).
Ce sont les principales étapes de la rédaction d’une lettre de devis d’entreprise appropriée. Pour résumer, une lettre de devis d’entreprise doit fournir l’information en phrases courtes et claires, attirer l’attention du lecteur, faire preuve de respect et manquer d’erreurs. Si vous suivez ces étapes, vous pouvez rédiger une lettre de devis professionnelle appropriée.
Exemple de Lettres de devis d’entreprise
Cet exemple représente une lettre de demande de devis pour les produits dont une entreprise a besoin pour mettre à niveau ses systèmes.
Exemples de lettres & Exemples
Lettre de devis à l’échantillon du client
Cher client estimé,
J’ai remarqué votre récente demande sur le prix de l’expédition d’ordinateurs portables assez usagés au Kenya. Au montant demandé, taxes incluses, cela vous coûtera 16700 $ par mois pour 40 pièces.
Étant donné que vous êtes un nouveau client et que nous souhaitons vous fidéliser et vous montrer à quel point nous apprécions votre entreprise potentielle, nous sommes prêts à vous offrir une réduction de 15% sur vos achats mensuels pendant un an, à condition que vous respectiez les conditions convenues dans les 60 prochains jours.
Nous vous apprécions vraiment et nous sommes impatients de travailler avec Teck World Kenya. Nous espérons que c’est le début d’une relation d’affaires longue et prospère.
Cordialement,
Francesca Orea
EX-société britannique d’ordinateurs portables.
Exemple de demande de lettre de devis
Premium Wallpapers Limited,
6654, Kijani Ridge,
La Nouvelle-Orléans.
Cher M. Kevin,
Je vous écris pour demander un devis pour l’installation de papiers peints chez moi.
J’ai un manoir de sept chambres et j’aimerais installer des papiers peints dans toutes les chambres et mon salon. J’aimerais que vous envoyiez un de vos travailleurs faire une mesure de ma maison pour obtenir les pieds carrés précis des pièces. Je vais répondre à ces frais. Vous devrez également peindre toute ma maison. Je vais me procurer ma propre peinture.
Veuillez me fournir les informations sur les prix et le temps de finition prévu pour ce travail. J’ai l’intention d’embaucher quelqu’un qui pourra le terminer dans la semaine. N’oubliez pas d’en tenir compte dans votre proposition.
Merci,
Kevin Bryant.
Exemple d’acceptation de lettre de devis
Cher fournisseur de services Internet à domicile,
Je suis reconnaissant du devis que vous avez fourni le 24 septembre 2020 pour l’installation du WIFI dans toute ma suite résidentielle.
Un total de 8 937 meets correspond à mon budget désigné; par conséquent, j’aimerais accepter officiellement votre service.
J’apprécierais vraiment que vous terminiez le travail d’ici le 12 octobre 2020. Si cela est possible, veuillez me faire savoir quand vous êtes prêt à commencer les travaux pour préparer mes locataires en conséquence.
Cordialement,
Dre Jeanette Washington
Suite résidentielle Lamarche.
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