Anche se un’e-mail di conferma della prenotazione sembra piuttosto asciutta, non lo è. In molti casi, è la tua prima interazione con l’ospite. Per aiutarti a impressionare subito, abbiamo compilato una lista di contenuti professionali, approfonditi e accoglienti che possono aiutare a migliorare l’e-mail di conferma del tuo hotel.
Inizia con un Grazie
Dire grazie è ospitale in qualsiasi lingua ed è spesso il modo migliore per iniziare una e-mail di conferma. Se fatto a mano o utilizzando l’automazione, personalizzazione è apprezzato dalla maggior parte. Includi il nome dell’ospite. Rivolgiti a loro personalmente. E considera l’utilizzo di un linguaggio colloquiale in modo che la tua email si legga come se provenisse da una persona, non da una macchina. (Più sulla personalizzazione successivo.)
Puoi anche invitare gli ospiti a connettersi con te per telefono, e-mail o app di messaggistica se hanno domande o dubbi, quindi fornire tali informazioni. Ricorda, questo è idealmente l’inizio di una relazione lunga e reciprocamente gratificante.
Personalizzazione
E-mail e altre comunicazioni degli ospiti possono essere personalizzate sfruttando i dati degli ospiti memorizzati nella maggior parte dei sistemi CRM. L’utilizzo di tali dati con un sistema di automazione della posta elettronica può consentire l’invio di e-mail personalizzate immediatamente dopo la prenotazione.
Personalizzazione non è solo di essere bello, però. E ‘ efficace. Infatti, secondo Campaign Monitor, i messaggi di posta elettronica personalizzati migliorano i tassi di click-through di una media del 14%.
Un modo per raccogliere questi preziosi dati è attraverso l’uso di una piattaforma come OpenKey. Dopo che l’ospite si registra nell’app (la raccolta di informazioni), OpenKey consente agli ospiti di effettuare il check-in da qualsiasi luogo e accedere alle loro camere utilizzando solo i loro dispositivi mobili. Gli ospiti apprezzano la comodità e si ottengono i dati necessari-tra cui informazioni di contatto, preferenze e altro ancora.
Utilizza l’automazione
Come accennato in precedenza, automatizzare il processo di posta elettronica è un modo semplice e veloce per inviare e-mail di conferma della prenotazione. Può semplificare l’intero processo e dare al tuo team più tempo per altre attività. Se stai acquistando software di automazione della posta elettronica, sono disponibili molte opzioni, tra cui alcune specifiche per l’ospitalità.
L’articolo, “The Power of Email Automation”, spiega, email automation “può essere utilizzato in un ampio spettro della vostra strategia di coinvolgimento; comunicare con gli ospiti una volta che hanno fatto una prenotazione, condividere informazioni con gli ospiti prima del loro arrivo, interagire con gli ospiti una volta che hanno effettuato il check-out, invitandoli a prenotare di nuovo in futuro o informandoli dei prossimi eventi/attività che potrebbero interessarli.”La chiave del successo di queste e-mail, dicono, è” garantire che ogni e-mail sia segmentata nel modo corretto e che ogni e-mail sia personalizzata.”
Preferenze degli ospiti
L’ultimo esempio di personalizzazione nel settore alberghiero è quello di fornire ad ogni ospite l’esperienza individuale che preferisce. Per fare questo, tuttavia, avete bisogno di alcune informazioni. Forse la tua email di conferma ha un link a un sondaggio online per un ospite per personalizzare il proprio profilo. Considera di fare domande sulle loro preferenze. In genere viaggiano per affari o per piacere? Viaggiano con i bambini? A loro piace un cuscino in più? Fanno esercizio? Prenotano servizi alla spa?
Armati di queste informazioni, è possibile fornire ogni ospite con l’esperienza personalizzata che non dimenticheranno, e uno che li riporterà ancora e ancora. Alcuni esempi includono:
- Se a loro piacciono i trattamenti termali, inviare loro attuali offerte termali.
- Se il golf, offerta di prenotare un tee time.
- Per una coppia che festeggia un anniversario, offri loro champagne o fragole ricoperte di cioccolato all’arrivo.
- Per i turisti, fornire guide di destinazione per le città e informazioni turistiche.
Più mirata è l’esperienza o l’offerta, meglio è. Gli esperti di marketing ti suggeriscono di rimandare a informazioni specifiche sul tuo sito web, come la pagina dei servizi aziendali o il tuo post sul blog sulle attrazioni locali per famiglie. Queste e-mail sono opportunità per invitare il cliente a mettersi in contatto con eventuali domande o richieste speciali che possono avere.
Servizi e altre funzionalità
Le e-mail di conferma e pre-arrivo rappresentano una grande opportunità per aumentare le entrate promuovendo i servizi dell’hotel a cui gli ospiti potrebbero essere interessati.
Per un’esperienza senza soluzione di continuità, puoi elencare i servizi disponibili con i link per effettuare prenotazioni presso il centro benessere o il ristorante.
Se l’app mobile del tuo hotel dispone di funzionalità di check-in remoto o accesso alla camera senza chiave tramite una soluzione come OpenKey, puoi anche includere link per scaricare l’app con le istruzioni per l’uso per ottenere il massimo da esso. Avere funzioni utili nella tua app come il check-in mobile, la chiave mobile, le richieste di pulizia e altri servizi per gli ospiti offre agli ospiti un motivo in più per scaricarlo e usarlo, permettendoti di personalizzare la loro esperienza.
Fattura & Informazioni sulla prenotazione
Per molti viaggiatori, queste e-mail forniscono una tranquillità tanto necessaria; sanno di avere un posto dove stare. È importante che siano certi di aver prenotato il giusto numero di notti, camere, letti, ecc., così le informazioni di conferma dovrebbero abitualmente prendere il centro della scena.
È inoltre possibile includere un numero di fattura da presentare all’arrivo e aiutare la reception a trovare più rapidamente una prenotazione.
Informazioni di contatto dell’hotel
Incoraggia il contatto degli ospiti e assicurati che abbiano le informazioni sull’hotel e sulla prenotazione comodamente a portata di mano. Se del caso, fornisci email e numeri di telefono per ogni aspetto del tuo hotel: reception, prenotazioni, concierge, spa, ecc.
E non dimenticare di incoraggiare i tuoi ospiti a seguire e interagire con il tuo hotel sui social media. Fornire collegamenti a tutte le pagine di social media attivi – e assicurarsi che i collegamenti funzionano. Questo è un altro modo per aiutare a costruire una relazione duratura e fornire al tuo CRM dati più approfonditi sui tuoi ospiti, sulle loro vite e sulle loro preferenze.
Infine, conferma che il tuo marchio memorizza e utilizza i dati in modo responsabile. Se la tua proprietà o gli ospiti dell’hotel risiedono nell’UE, assicurati di seguire i protocolli GDPR.
