hoewel een bevestigingsmail van uw reservering behoorlijk droog lijkt, is dat niet het geval. In veel gevallen is het je eerste interactie met de gast. Om u te helpen meteen indruk te maken, hebben we een lijst samengesteld met professionele, grondige en gastvrije content die kan helpen de bevestigingsmail van uw hotel te verbeteren.
begin met een bedankje
bedankje zeggen is gastvrij in elke taal en is vaak de beste manier om een bevestigingsmail te starten. Of het nu met de hand of met behulp van automatisering, personalisatie wordt gewaardeerd door de meeste. Voeg de naam van de gast toe. Spreek ze persoonlijk aan. En overweeg om conversationele taal te gebruiken zodat je e-mail leest alsof het van een persoon komt, niet van een machine. (Meer over personalisatie volgende.)
u kunt gasten ook uitnodigen om contact met u op te nemen via telefoon, e-mail of messaging apps als ze vragen of zorgen hebben, geef dan die informatie. Vergeet niet, dit is idealiter het begin van een lange, wederzijds lonende relatie.
Personalisatie
e-mails en andere gast communicatie kunnen gepersonaliseerd worden door gebruik te maken van de gast gegevens opgeslagen in de meeste CRM-systemen. Met behulp van die gegevens met een e-mail automation systeem kan uw gepersonaliseerde e-mails onmiddellijk na de boeking worden verzonden.
Personalisatie gaat echter niet alleen over aardig zijn. Het is effectief. In feite, volgens Campaign Monitor, gepersonaliseerde e-mailberichten click-through tarieven te verbeteren met een gemiddelde van 14%.
een manier om deze waardevolle gegevens te verzamelen is door het gebruik van een platform zoals OpenKey. Nadat de gast zich heeft geregistreerd in de app (het verzamelen van informatie), stelt OpenKey gasten in staat om overal in te checken en toegang te krijgen tot hun kamers met alleen hun mobiele apparaten. Gasten waarderen het gemak en u krijgt de gegevens die u nodig hebt, waaronder contactgegevens, voorkeuren en meer.
maak gebruik van automatisering
zoals hierboven vermeld, is het automatiseren van uw e-mailproces een snelle en eenvoudige manier om reserveringsbevestiging e-mails te versturen. Het kan het hele proces stroomlijnen en uw team meer tijd geven voor andere taken. Als je winkelen voor e-mail automation software, er zijn vele opties beschikbaar, waaronder een aantal die gastvrijheid-specifieke.
het artikel, “the Power of Email Automation,” legt uit, email automation ” kan worden gebruikt in een breed spectrum van uw engagement strategie; communiceren met gasten nadat ze een boeking hebben gemaakt, informatie delen met gasten voorafgaand aan hun aankomst, contact hebben met gasten nadat ze hebben uitgecheckt, hen uitnodigen om opnieuw te boeken in de toekomst of hen informeren over komende evenementen/activiteiten die hen kunnen interesseren.”De sleutel tot het succes van deze e-mails, zeggen ze, is om” ervoor te zorgen dat elke e-mail is gesegmenteerd op de juiste manier en elke e-mail is gepersonaliseerd.”
Gastvoorkeuren
het ultieme voorbeeld van personalisatie in de hotelindustrie is om elke gast te voorzien van de individuele ervaring die hij of zij verkiest. Om dit te bereiken, echter, heb je wat informatie nodig. Misschien heeft je bevestigingsmail een link naar een online enquête voor een gast om zijn profiel aan te passen. Overweeg vragen te stellen over hun voorkeuren. Reizen ze meestal voor zaken of plezier? Reizen ze met kinderen? Willen ze een extra kussen? Oefenen ze? Boeken ze diensten in de spa?
gewapend met deze informatie, kunt u elke gast voorzien van de gepersonaliseerde ervaring die ze niet zullen vergeten, en een die hen keer op keer terug zal brengen. Enkele voorbeelden zijn::
- als ze van spa-behandelingen houden, stuur ze dan actuele Spa-specials.
- als ze golfen, bieden ze aan om een tee time te reserveren.
- voor een echtpaar dat een jubileum viert, bied hen bij aankomst champagne of aardbeien met chocolade aan.
- voor toeristen, geef reisgidsen voor steden en tourinformatie.
hoe gerichter de ervaring of het aanbod, hoe beter. Marketing experts raden u een link terug naar specifieke informatie op uw website, zoals de zakelijke voorzieningen pagina of uw blog post over de lokale familie attracties. Deze e-mails zijn mogelijkheden om de klant uit te nodigen om in contact te komen met eventuele vragen of speciale verzoeken die ze kunnen hebben.
voorzieningen en andere voorzieningen
bevestigings-en pre-arrival e-mails bieden een geweldige kans om extra inkomsten te genereren door het promoten van hotelvoorzieningen waar gasten misschien geïnteresseerd in zijn.
voor een naadloze gastervaring kunt u een lijst maken van beschikbare voorzieningen met links om reserveringen te maken in de spa of het restaurant.
als de mobiele app van uw hotel remote check-in of keyless room access mogelijkheden heeft via een oplossing zoals OpenKey, kunt u ook links toevoegen om de app te downloaden met instructies om het meeste uit te halen. Het hebben van handige functies in uw app, zoals mobiele check-in, mobiele sleutel, huishoudelijke verzoeken en andere gasten diensten geeft gasten des te meer reden om te downloaden en te gebruiken, zodat u hun ervaring te personaliseren.
Factuur & boekingsinformatie
voor veel reizigers bieden deze e-mails de broodnodige gemoedsrust; ze weten dat ze een plek hebben om te verblijven. Het is belangrijk dat ze er zeker van zijn dat ze het juiste aantal nachten, kamers, bedden, enz.hebben geboekt., dus bevestiging informatie moet gewoonlijk centraal staan.
u kunt ook een factuurnummer toevoegen dat u bij aankomst kunt tonen en de receptie helpen sneller een reservering te vinden.
contactgegevens van het Hotel
stimuleer contact met gasten en zorg ervoor dat ze de hotel-en reserveringsinformatie gemakkelijk bij de hand hebben. Geef, indien van toepassing, e-mails en telefoonnummers voor elk aspect van uw hotel: receptie, reserveringen, Conciërge, de spa, enz.
en vergeet niet uw gasten aan te moedigen om uw hotel te volgen en contact op te nemen via sociale media. Zorg voor links naar al uw actieve social media-pagina ‘ s – en zorg ervoor dat de links werken. Dit is een andere manier om te helpen bij het opbouwen van een langdurige relatie en uw CRM te voorzien van meer diepgaande gegevens over uw gasten, hun leven, en hun voorkeuren.
ten slotte, bevestig uw merk winkels en gebruikt de gegevens op verantwoorde wijze. Als uw accommodatie of hotelgasten in de EU verblijven, zorg er dan voor dat u de GDPR-protocollen volgt.
