Come comunicare in modo efficace (in qualsiasi situazione)

Recentemente ho avuto una conversazione con un amico su come comunicare efficacemente in qualsiasi situazione.

Sarò il primo ad ammettere che ho veramente lotta con questo. Sono nella mia testa molto, e spesso dico parole che non vengono ricevute nel modo in cui intendo.

(Ho scritto per la prima volta su questa lotta esattamente un anno fa in un aggiornamento della newsletter di Better Leader.)

È frustrante, umiliante e mi spinge a migliorare. Questo articolo è tanto per me quanto per te!

Come ho riflettuto su quella domanda difficile-come si fa a comunicare in modo efficace? – Ho scritto quattro principi di base che credo costruire le basi per una grande comunicazione.

Questi principi sono potenti e senza tempo, e possono essere applicati a quasi tutte le situazioni in cui è necessaria una comunicazione efficace.

Genitori, manager, leader, pastori, insegnanti e persone come te possono trarre beneficio dall’applicazione di questi principi mentre comunichi con gli altri.

La chiarezza è la base per una comunicazione efficace.

Una comunicazione efficace è una comunicazione chiara.

La comunicazione chiara avviene quando il messaggio inviato viene ricevuto come messaggio desiderato.

Direi che il motivo numero 1 per cui non comunichi in modo efficace è perché non sei sicuro al 100% di ciò che stai cercando di dire.

Potresti avere un vago senso dell’orientamento, ma devi capire che il tuo vago è la loro confusione. Troppo spesso vedo persone che comunicano in un modo che è più su di loro ottenere il proprio senso di chiarezza piuttosto che convincere l’ascoltatore di ciò che stanno ascoltando!

Proprio come l’idea che non puoi risolvere un problema che non capisci, non puoi comunicare efficacemente un messaggio su cui non hai chiarezza.

Ma come si ottiene chiarezza? Per essere un comunicatore efficace, è necessario essere chiari su quello che stai dicendo. Ecco un processo semplice per ottenere chiarezza su qualsiasi argomento:

1. Scrivi quello che vuoi dire, poi leggilo ad alta voce a te stesso. L’elaborazione verbale ha un modo unico di costringerti ad essere più chiaro. Personalmente pratico questo con qualsiasi pezzo della mia scrittura (questo articolo, e-mail, testi, colloqui, ecc.).
2. Il punto # 1 scoprirà frasi e argomenti mal formulati. Editing è tutto dire di più con meno. Modificare ciò che hai scritto in modo da poter parlare con più forza con meno sforzo.
3. Ripeti il processo fino a quando non puoi scrivere e parlare chiaramente dell’argomento.

Man mano che ottieni chiarezza, sbloccherai improvvisamente la motivazione per diventare più chiaro. È un ciclo di feedback positivo che trasforma la comunicazione debole in una comunicazione efficace.

La comunicazione efficace cerca di essere compresa, non risponde.

Quando lo menziono alle persone, in genere ricevo una strana espressione facciale.

” Cosa vuoi dire cerca di essere capito? Non vuoi che la tua comunicazione generi una risposta??”

Sì e no.

Come comunicatore efficace, il vostro compito principale è quello di comunicare in un modo che le persone capiscono. La tua comunicazione genererà sempre una risposta, ma se non riesci a parlare in un modo che cerca di essere compreso, la risposta che ricevi non sarà la risposta che desideri.

Prendiamo ad esempio un pastore in una chiesa locale. Il pastore può avere una laurea dal seminario, agio con lo studio, discutere e scrivere in termini teologici che sono nativi di un ambiente universitario.

Questo è bene e bene in quel contesto, ma è fin troppo comune per i predicatori riempire i loro sermoni con gergo accademico che la persona media non ha sentito parlare.

Nel tentativo di confermare il loro valore o mascherare la loro insicurezza, perdono il principio fondamentale di comunicare in un modo che le persone capiscono e creano confusione come risposta dei loro ascoltatori.

Questo fenomeno non è limitato al pulpito. Sono nel settore del software, e ho scritto un sacco di codice durante il mio mandato nel settore. Di volta in volta, gli sviluppatori renderanno inutilmente difficile una presentazione introducendo parole e concetti troppo complessi.

Hanno entrambi ottimizzato per il ” Wow, sei davvero intelligente!”risposta invece del” Wow, che era incredibilmente prezioso e applicabile ” uno.

Esca il gancio per soddisfare il pesce.

dale carnegie

Una comunicazione efficace cerca di essere compresa. Personalizza il tuo messaggio per il tuo pubblico e analizza argomenti complessi in modi semplici e digeribili. Evita le parole che suonano intelligenti e usa invece parole che chiariscano il punto.

In questo modo, si scintilla il “Aha!”momento nei vostri ascoltatori-la risposta al culmine della comunicazione efficace.

La comunicazione efficace considera l’ambiente del messaggio.

L’ambiente del messaggio gioca un ruolo importante nella comunicazione efficace.

L’ho suddiviso in queste cinque aree:

1. Parole giuste.
2. Modo giusto.
3. Persona giusta.
4. Posto giusto.
5. Momento giusto.

Queste cinque aree devono essere considerate e utilizzate affinché la tua comunicazione sia efficace. Essere fuori su uno solo di loro può completamente sviare il tuo messaggio.

La maggior parte delle persone capisce che devi dire le parole giuste. Le parole sono potenti e le parole sbagliate possono fare danni reali.

Infatti, Proverbi 18:21 dice “La morte e la vita sono nel potere della lingua, e quelli che l’amano ne mangeranno i frutti.”Questa è una dichiarazione straordinariamente forte sull’impatto delle nostre parole, nel bene e nel male.

Le altre considerazioni sono più sottili. Le parole ben intenzionate possono essere pronunciate nel modo sbagliato, facendole ricevere male. O forse si ottiene tutto bene-tranne che lo dici alle persone sbagliate!

O forse dici tutte le cose giuste nel modo giusto, ma le dici al momento sbagliato.

Ponetevi queste domande quando consegnate un messaggio importante:

1. Sto usando le parole giuste?
2. Sto dicendo queste parole nel modo giusto e nel mezzo giusto?
3. Sto parlando con la persona giusta data la situazione?
4. Questa conversazione sta accadendo nel posto giusto?
5. È questo il momento giusto?

Dedica del tempo a praticare come risponderesti a queste domande.

Più pratichi, meglio diventerai a comunicare le parole giuste, nel modo giusto, alla persona giusta, nel posto giusto e al momento giusto.

Una comunicazione efficace anticipa domande e obiezioni e risponde saggiamente.

I comunicatori deboli sono ciechi alle domande e alle obiezioni, ma i comunicatori efficaci vedono chiaramente le domande e le obiezioni prima che siano emerse.

I comunicatori efficaci si chiedono sempre: “Quali domande avrà il mio pubblico?”e” Quali obiezioni dovrò affrontare?”

È sorprendente quanto spesso questo semplice principio venga ignorato. Sblocca così tanta chiarezza, eppure le persone non riescono a farlo perché semplicemente non credono che sia importante.

Quando non prevedi domande e obiezioni, esponi apertamente la tua mancanza di preparazione. Questo diminuisce la vostra influenza e rende la vostra comunicazione sentire faticoso piuttosto che senza sforzo.

In tempi in cui una comunicazione efficace è essenziale, ho trovato utile porre queste due domande a me stesso e rispondere al meglio delle mie capacità. Dà più chiarezza a come parlo, e porta un maggiore senso di padronanza sul tema della conversazione.

La realtà confortante è che non devi essere un esperto in materia. Hai solo bisogno di capire le domande e le obiezioni ed essere in grado di rispondere con saggezza.

Ma rispondere saggiamente è dove puoi metterti nei guai.

I comunicatori esperti conoscono le domande e le obiezioni che verranno sollevate, ma soprattutto sanno quali intrattenere e quali ignorare.

Non tutte le domande o obiezioni hanno bisogno di risposte. E ‘ il vostro lavoro per imparare la differenza.

Recentemente sono andato su una gita di golf con un gruppo di uomini. Il trucco del gruppo era eclettico in termini di abilità e familiarità con il gioco. Alcuni uomini non avrebbero domande a tutti, e altri avrebbero abbastanza per l’intero gruppo.

Così come ho preparato la guida definitiva (sì, che era nella riga dell’oggetto dell’e-mail) per il viaggio, mi sono posto le due domande dall’alto:

1. Quali domande faranno questi uomini?
2. Quali obiezioni proporranno durante il viaggio?

Alcune domande necessitavano di risposte, come “Con chi starò?”e” Cosa dovrei portare con me?”. Ho dato il maggior dettaglio possibile nelle mie risposte.

Ho anche anticipato alcune obiezioni che sarebbero emerse sotto forma di dichiarazioni. “Ho suonato solo una volta nell’ultimo anno” è un modo sottile di formare obiezioni su un paio di cose:

1. Non aspettarti molto da me quando si tratta di giocare sul campo.
2. Non lo so se più giri di golf in un giorno è per me.

Anticipando tali obiezioni, li ho indirizzati direttamente nell’e-mail, che ha contribuito a impostare le aspettative appropriate per il viaggio.

Ma alcune domande e obiezioni che ho evitato di affrontare. Ad esempio, i golfisti migliori in genere vogliono avere giochi laterali in corso-che è grande! – ma commentando la questione a tutto il gruppo sarebbe impostare aspettative scomode per i giocatori meno esperti.

E ‘ stata una domanda migliore risposta mentre giù sul campo con quel piccolo gruppo di golfisti, non prima che il viaggio è iniziato.

Ho scoperto che un utile barometro per sapere se hai risposto in modo appropriato è fare un passo indietro e analizzare ciò che stai dicendo.

Se lo trovi prolisso e complesso, probabilmente hai tentato di rispondere a troppe domande o obiezioni e hai perso i principi fondamentali di ciò che stai cercando di dire. Chiaro, conciso e convincente dovrebbe essere sempre l’obiettivo.

E quando puoi comunicare in quel modo anticipando quelle domande e obiezioni, sarai efficace ogni volta.

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Potresti anche trovare utile la mia serie Welcome to Leadership. Esploro cosa significa essere un leader, i tratti caratteriali dei grandi leader e come condurre te stesso.

Se avete domande, non esitate a contattarmi. Mi piacerebbe connettermi!

Per una comunicazione più efficace,
Thomas