Cómo Comunicarse de Manera Efectiva (En Cualquier Situación)

Recientemente tuve una conversación con un amigo sobre cómo comunicarme de manera efectiva en cualquier situación.

Seré el primero en admitir que realmente lucho con esto. Estoy en mi cabeza mucho, y a menudo digo palabras que no son recibidas de la manera que pretendo.

(Escribí por primera vez sobre esta lucha hace exactamente un año en una actualización del Boletín de Better Leader.)

Es frustrante, humillante y me impulsa a mejorar. ¡Este artículo es tanto para mí como para ti!

Mientras reflexionaba sobre esa pregunta difícil – ¿cómo se comunica de manera efectiva? – Escribí cuatro principios básicos que creo que construyen la base para una gran comunicación.

Estos principios son poderosos y atemporales, y se pueden aplicar a casi cualquier situación en la que se requiera una comunicación efectiva.

Los padres, gerentes, líderes, pastores, maestros y personas como usted pueden beneficiarse de poner en práctica estos principios a medida que se comunica con los demás.

La claridad es la base para una comunicación eficaz.

La comunicación efectiva es una comunicación clara.

La comunicación clara se produce cuando el mensaje que envía se recibe como el mensaje deseado.

Yo diría que la razón #1 por la que no te comunicas de manera efectiva es porque no estás 100% seguro de lo que estás tratando de decir.

Usted puede tener un vago sentido de la dirección, pero debe entender que su vago es su confusión. ¡Con demasiada frecuencia veo a la gente comunicarse de una manera que se trata más de obtener su propio sentido de claridad en lugar de convencer al oyente de lo que están escuchando!

Al igual que la idea de que no puedes resolver un problema que no entiendes, no puedes comunicar eficazmente un mensaje en el que no tienes claridad.

Pero, ¿cómo se obtiene claridad? Para ser un comunicador eficaz, debes tener claro lo que estás diciendo. Este es un proceso sencillo para obtener claridad sobre cualquier tema:

1. Escribe lo que quieras decir, luego léelo en voz alta para ti mismo. El procesamiento verbal tiene una forma única de obligarte a ser más claro. Personalmente practico esto con cualquier parte de mi escritura (este artículo, correo electrónico, textos, charlas, etc.).
2. El punto #1 descubrirá frases y argumentos mal redactados. La edición se trata de decir más con menos. Modifica lo que has escrito para que puedas hablar con más fuerza con menos esfuerzo.
3. Repita el proceso hasta que pueda escribir y hablar sobre el tema con claridad.

A medida que ganes claridad, de repente desbloquearás la motivación para ser más claro. Es un bucle de retroalimentación positiva que transforma la comunicación débil en comunicación efectiva.

La comunicación efectiva busca ser entendida, no respondida.

Cuando menciono esto a la gente, normalmente recibo una expresión facial extraña.

«¿Qué quieres decir con que busca ser entendido? ¿No quieres que tu comunicación genere una respuesta??»

Sí y no.

Como comunicador eficaz, su trabajo principal es comunicarse de una manera que la gente entienda. Tu comunicación siempre generará una respuesta, pero si no hablas de una manera que busca ser entendida, la respuesta que recibas no será la respuesta que deseas.

Tome por ejemplo un pastor en una iglesia local. El pastor puede tener un título de seminario, cómodo estudiando, discutiendo y escribiendo en términos teológicos que son nativos de un ambiente universitario.

Esto está muy bien en ese contexto, pero es muy común que los predicadores llenen sus sermones con jerga académica de la que la persona promedio no ha oído hablar.

En un intento de confirmar su valor o enmascarar su inseguridad, pierden el principio fundamental de comunicarse de una manera que la gente entienda y cree confusión como la respuesta de sus oyentes.

Este fenómeno no se limita al púlpito. Estoy en el negocio del software, y he escrito mucho código durante mi permanencia en la industria. Una y otra vez, los desarrolladores harán que una presentación sea innecesariamente difícil al introducir palabras y conceptos que son demasiado complejos.

Ambos han optimizado para el » Wow, eres realmente inteligente!»respuesta en lugar del» Wow, eso fue increíblemente valioso y aplicable».

Ceba el anzuelo para que se adapte a los peces.

dale carnegie

La comunicación efectiva busca ser entendida. Adapte su mensaje a su audiencia y divida temas complejos de maneras simples y digeribles. Evite las palabras que suenen inteligentes y, en su lugar, use palabras que dejen claro el punto.

Al hacer esto, encenderás el » Aha!»momento en sus oyentes – la respuesta en el pico de la comunicación efectiva.

La comunicación efectiva considera el entorno del mensaje.

El entorno del mensaje juega un papel importante en la comunicación efectiva.

Lo he dividido en estas cinco áreas:

1. Palabras correctas.
2. De la manera correcta.
3. La persona adecuada.
4. lugar Correcto.
5. El momento adecuado.

Estas cinco áreas deben considerarse y utilizarse para que su comunicación sea efectiva. Estar apagado con solo uno de ellos puede desviar completamente tu mensaje.

La mayoría de la gente entiende que necesitas decir las palabras correctas. Las palabras son poderosas, y las palabras equivocadas pueden causar un daño real.

De hecho, Proverbios 18: 21 dice: «La muerte y la vida están en poder de la lengua, y los que la aman comerán de sus frutos.»Esa es una declaración notablemente fuerte sobre el impacto de nuestras palabras, para bien y para mal.

Las otras consideraciones son más sutiles. Las palabras bien intencionadas se pueden pronunciar de manera incorrecta, lo que hace que sean mal recibidas. O tal vez lo haces todo bien, ¡excepto que se lo dices a la gente equivocada!

O tal vez dices todas las cosas correctas de la manera correcta, pero las dices en el momento equivocado.

Hágase estas preguntas al entregar un mensaje importante:

1. ¿Estoy usando las palabras correctas?
2. Estoy diciendo estas palabras de la manera correcta y en el medio correcto?
3. ¿Estoy hablando con la persona adecuada dada la situación?
4. ¿Está sucediendo esta conversación en el lugar correcto?
5. Es este el momento adecuado?

Dedique tiempo a practicar cómo respondería a estas preguntas.

Cuanto más practiques, mejor te volverás a comunicar las palabras correctas, de la manera correcta, a la persona correcta, en el lugar correcto y en el momento adecuado.

La comunicación efectiva anticipa preguntas y objeciones y responde sabiamente.

Los comunicadores débiles son ciegos a las preguntas y objeciones, pero los comunicadores eficaces ven las preguntas y objeciones claramente antes de que aparezcan.

Los comunicadores eficaces siempre se preguntan: «¿Qué preguntas tendrá mi audiencia?»y» ¿A qué objeciones me enfrentaré?»

Es sorprendente la frecuencia con la que se ignora este simple principio. Desbloquea tanta claridad, y sin embargo la gente no lo hace porque simplemente no creen que sea importante.

Cuando no anticipa preguntas y objeciones, expone abiertamente su falta de preparación. Esto disminuye su influencia y hace que su comunicación se sienta trabajada en lugar de sin esfuerzo.

En momentos en que la comunicación efectiva es esencial, me ha resultado útil hacerme esas dos preguntas a mí mismo y responderlas lo mejor que pueda. Da más claridad a cómo hablo, y trae un mayor sentido de dominio sobre el tema de la conversación.

La realidad reconfortante es que no tienes que ser un experto en el tema. Solo necesita entender las preguntas y objeciones y ser capaz de responder sabiamente.

Pero responder sabiamente es donde puedes meterte en problemas.

Los comunicadores experimentados conocen las preguntas y objeciones que se plantearán, pero lo más importante, saben cuáles entretener y cuáles ignorar.

No todas las preguntas u objeciones necesitan respuestas. Es tu trabajo aprender la diferencia.

Hace poco fui a un viaje de golf con un grupo de hombres. La composición del grupo era ecléctica en términos de habilidad y familiaridad con el juego. Algunos hombres no tendrían preguntas en absoluto, y otros tendrían suficiente para todo el grupo.

Así que mientras preparaba la guía definitiva (sí, que estaba en la línea de asunto del correo electrónico) para el viaje, me hice las dos preguntas desde arriba:

1. ¿Qué preguntas harán estos hombres?
2. ¿Qué objeciones propondrán durante el viaje?

Ciertas preguntas necesitaban respuestas, como «¿Con quién me quedaré?»y «¿Qué debo llevar conmigo?». Di todos los detalles posibles en mis respuestas.

También anticipé algunas objeciones que surgirían en forma de declaraciones. «Solo he tocado una vez en el último año» es una forma sutil de formar objeciones en torno a un par de cosas:

1. No esperes mucho de mí cuando se trata de jugar en el campo.
2. No se si múltiples rondas de golf en un día es para mí.

Anticipándome a esas objeciones, me dirigí a ellas directamente en el correo electrónico, lo que ayudó a establecer expectativas adecuadas para el viaje.

Pero algunas preguntas y objeciones me alejé de abordar. Por ejemplo, los mejores golfistas normalmente quieren tener juegos secundarios, ¡lo cual es genial! – pero comentar sobre ese tema a todo el grupo establecería expectativas incómodas para los jugadores menos experimentados.

Fue una pregunta mejor respondida mientras estaba en el campo con ese pequeño grupo de golfistas, no antes de que comenzara el viaje.

He descubierto que un barómetro útil para saber si has respondido adecuadamente o no es dar un paso atrás y analizar lo que estás diciendo.

Si lo encuentra prolijo y complejo, es probable que haya intentado responder demasiadas preguntas u objeciones y haya perdido los principios básicos de lo que está tratando de decir. Claro, conciso y convincente siempre debe ser el objetivo.

Y cuando pueda comunicarse de esa manera mientras anticipa esas preguntas y objeciones, será efectivo en todo momento.

Espero que haya encontrado útil este contenido sobre cómo comunicarse de manera efectiva. Si lo ha hecho, compártalo con otras personas haciendo clic en los botones compartir de este artículo.

También puede encontrar útil mi serie de Bienvenida al liderazgo. Exploro lo que significa ser un líder, los rasgos de carácter de los grandes líderes y cómo liderarte a ti mismo.

Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto conmigo. Me encantaría conectar!

Para una comunicación más efectiva,
Thomas