So organisieren Sie ein Musikkonzert und erfreuen Fans überall

Musikveranstalter möchten, dass ihr Publikum das Gefühl hat, dass eine Live-Performance eine spontane Show der Kreativität ist, aber um dies zu erreichen, sind Wochen und Monate der Vorbereitung erforderlich. Mit neuen Online-Formaten und sozial distanzierten Gigs, die wahrscheinlich in der Pipeline sind, benötigen Sie eine zusätzliche Prise Fantasie. Zum Glück gibt es jetzt viele Möglichkeiten, ein Konzert zu veranstalten, von Drive-Ins bis hin zu Livestreams.

Um Ihnen den Einstieg in die Organisation eines unvergesslichen Erlebnisses zu erleichtern, finden Sie hier einige Tipps zur Organisation eines Musikauftritts. Von der Zuweisung eines Budgets bis zur Durchführung von Soundchecks können wir Ihnen helfen, ein Musikereignis zu veranstalten, das den richtigen Ton trifft.

Ein Budget festlegen, das Sinn macht

Egal, ob Sie ein virtuelles oder persönliches Konzert organisieren, die Festlegung eines realistischen Budgets sollte ganz oben auf Ihrer To-Do-Liste stehen. Skizzieren Sie Ihre Gemeinkosten und machen Sie sich klar, welche Kosten Sie erwarten – zahlen Sie den Darstellern eine festgelegte Gebühr oder bieten Sie einen Prozentsatz des Ticketverkaufs an? Wird der Veranstaltungsort in der Lage sein, Barpersonal und Türsteher zur Verfügung zu stellen, oder müssen Sie diese selbst beschaffen? Müssen Sie zusätzliche Ausrüstung für das Livestreaming der Veranstaltung mieten? Und wie können Sie den Teilnehmern einen Mehrwert bieten und gleichzeitig eine weitere Einnahmequelle schaffen – wie zum Beispiel das Drucken von T-Shirts?

Denken Sie daran, dass Ihr Budget nicht das überschreiten sollte, was Sie für den Verkauf planen, daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Ausgaben verstehen, bevor Sie die Ticketpreise festlegen.

Potenzielle Veranstaltungsorte anzeigen

Die Leute zahlen, um die von Ihnen gebuchten Künstler zu sehen, aber das bedeutet nicht, dass sie sich nicht um den Veranstaltungsort kümmern, wenn Sie einen persönlichen Auftritt organisieren. Und für Online-Gigs müssen Sie immer noch einen Veranstaltungsort finden, der eine qualitativ hochwertige, authentische Performance für das Livestreaming ermöglicht. Kapazität, Zugänglichkeit, Einrichtungen und Lage sind der Schlüssel, und das Ignorieren dieser Überlegungen ist nur einer der häufigsten Fehler, die Sie bei einer Buchung vermeiden sollten.

Aber den perfekten Veranstaltungsort zu finden, hängt letztendlich davon ab, was Ihre Community von Musikfans will. Wo immer möglich, schauen Sie sich eine Reihe von Orten mit den Bedürfnissen Ihres Publikums und der Art von Atmosphäre an, die Sie schaffen möchten. Dies ist für virtuelle Konzerte genauso wichtig – schließlich möchten Sie die reale Erfahrung für die Teilnehmer nachbilden. Es ist auch wichtig, dass Sie darüber nachdenken, wie ein persönlicher Veranstaltungsort mit sozialen Distanzierungsmaßnahmen funktioniert, z. B. getrennte Sitzgelegenheiten oder klar gekennzeichnete Stehplätze.

Buchen Sie Ihren Künstler oder Ihre Band

Der nächste Schritt ist die Buchung von Musikkünstlern für Veranstaltungen. Wenn Ihr Auftritt mehrere Interpreten umfasst, überlegen Sie, ob sich ihre Genres ergänzen – Sie möchten sicherstellen, dass das Line-Up für die Menschen sinnvoll ist. Bei persönlichen Konzerten tragen Ihre Interpreten auch dazu bei, dass Sie sich für den richtigen Veranstaltungsort entscheiden. Zum Beispiel, werden Ihre Headliner genug Menschenmassen anziehen, um die Kapazität zu füllen? Wird die Band den Platz haben, den sie auf der Bühne braucht? Wird das Publikum Sitze schätzen oder würde es lieber stehen? Pubs, Bars und Clubs sind intime Räume, die sich perfekt für junge Acts eignen, während größere Theater und Musikveranstaltungen einen oder mehrere „Big-Name“ -Acts erfordern.

Bei Online-Konzerten gibt es keine Begrenzung für die Größe Ihres Publikums, aber es gibt noch andere Dinge zu beachten. Zum Beispiel, wenn einige der Darsteller vor Ort leben, könnte es möglich sein, dass sie den gleichen Ort nutzen, um ihre Auftritte zu streamen, was die Logistik ein bisschen einfacher macht.

Mieten Sie ein erfahrenes Team

Wenn Sie ein Konzert organisieren, ist es wichtig, dass Sie das richtige Team haben. Stellen Sie Personen ein, die Erfahrung im Eventmanagement für Musikkonzerte haben, und suchen Sie, wenn Ihr Konzert virtuell ist, nach Personen mit dem Know-how, um erfolgreiche Online-Events durchzuführen. Wenn es darum geht, eine Performance live zu streamen, möchten Sie, dass erfahrene Kameraleute, Tontechniker und Lichtexperten sie in hoher Qualität aufnehmen.

Egal, wen Sie einstellen, von Marketing und Vertrieb bis hin zu Logistik und Sicherheit, es ist wichtig, ein Team aufzubauen, das gut zusammenarbeitet. Sie möchten auch wissen, dass Sie Ihrem Team vertrauen können, unter Druck ruhig zu bleiben, wenn etwas schief geht. Veröffentlichen Sie detaillierte Rollenbeschreibungen auf Websites für die Jobsuche, in denen klar dargelegt ist, wonach Sie suchen, um die richtigen Leute anzuziehen. Informieren Sie sich auch in relevanten Foren und sprechen Sie mit Ihren Kontakten in der Musikindustrie, da diese Sie möglicherweise mit dem perfekten Fachmann in Kontakt bringen können.

Holen Sie sich das richtige Equipment

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Veranstaltung großartig klingt, stellen Sie die richtigen Fragen, wenn Sie sowohl den Veranstaltungsort als auch die Künstler buchen. Zum Beispiel, welche Ausrüstung benötigen Bands und Sänger und wie viel Strom benötigen sie? Kommunikation ist auch der Schlüssel bei der Arbeit mit Toningenieuren und einem Tech-Team. Warten Sie nicht, bis alle ankommen, bevor Sie die Verantwortlichkeiten der Personen festlegen und Zeit für die Einrichtung und die Soundchecks einplanen – insbesondere, wenn Sie mehrere Darsteller hosten. Erstellen Sie stattdessen vor dem Tag einen Live-Gig-Setup-Leitfaden und teilen Sie ihn mit allen Beteiligten.

Für virtuelle Veranstaltungen ist audiovisuelle Ausstattung ebenso wichtig. Verwenden Sie HD-Kameras, Audiomischer und Clip-On-Mikrofone, um sicherzustellen, dass die Aufnahme qualitativ hochwertig ist. Es ist auch eine gute Idee, Planungsmeetings abzuhalten, um sicherzustellen, dass jeder weiß, was seine Rolle ist, und um Störungen zu vermeiden.

Planen Sie die Logistik

Wenn Sie die Logistik mit dem Veranstaltungsort und den Darstellern besprechen, können Sie einen Zeitplan oder eine Laufreihenfolge für die Veranstaltung erstellen, z. B. wenn Personen (von Musikern über Barpersonal bis hin zur Sicherheit) ankommen oder sich auf ihren Livestream vorbereiten müssen. Legen Sie für persönliche Gigs eine Ausgangssperre fest und beachten Sie, wann die Lizenz des Veranstaltungsortes am Abend endet.

Das Ticketing wird viel einfacher, wenn Sie eine Plattform verwenden, auf der Sie mehrere Ticketkategorien erstellen und die maximale Kapazität festlegen können, damit Sie sich keine Sorgen über Überverkäufe machen müssen.

Sicherheitsmaßnahmen ergreifen

Sie müssen sich darauf verlassen können, dass alle Beteiligten, von den Darstellern und Mitarbeitern bis hin zu den Teilnehmern, gut betreut werden. Während soziale Distanzierungsmaßnahmen notwendig sind, müssen Sie möglicherweise über Dinge wie Lüftungssysteme, Bodenmarkierungen und Händedesinfektionsmittel nachdenken. Sie müssen sich auch mit dem Personal vor Ort und dem Sicherheitsdienst in Verbindung setzen, um den Ticketverkauf am Tag abzuwickeln und Personen einzuchecken. Die zeitgesteuerte Eingabefunktion von Eventbrite kann die Teilnehmer staffeln, Kontaktloses Ticketing hilft, den Kontakt zwischen Gästen und Mitarbeitern zu verringern.

Wenn es um virtuelle Veranstaltungen geht, nimmt Sicherheit eine ganz andere Form an. Um Ihre Veranstaltung vor „Zoombombing“ durch unerwünschte Gäste zu schützen, sollten Sie Livestreams mit einem Passwort schützen und einen strengen Verhaltenskodex implementieren.

Bewerben Sie Ihre Veranstaltung

Jetzt wissen Sie, wie Sie ein Konzertereignis planen, und möchten, dass potenzielle Teilnehmer davon erfahren und Tickets buchen. Da eine Menge Gig-Promotion bereits online stattfindet, muss die Vermarktung eines Livestreams nicht viel anders sein als die Werbung für eine Live-Show. Sie können Ihr Eventbrite-Konto mit Facebook verbinden, gezielte soziale Anzeigen verwenden oder Spotify integrieren, damit Fans Ihr Konzert leicht finden können.

Mach dich bereit zu rocken

Musikfans können eine harte Menge sein, aber diese Tipps werden sicherstellen, dass Sie keinen Teil des Planungsprozesses übersehen. Wenn es um den großen Tag geht, haben Sie Spaß mit Ihren Teilnehmern und geben Sie ihnen das Gefühl, geschätzt zu werden – ihre Mundpropaganda könnte den Weg für erfolgreiche zukünftige Veranstaltungen ebnen.

Sie sind sich immer noch nicht sicher, wo Sie mit der Promotion beginnen sollen? Erfahren Sie, wie Sie Musikveranstaltungen wie ein Profi vermarkten, um Ihre ideale Fangemeinde zu erreichen.