Schlüsselelemente
Eine gut gestaltete Angebotsanfrage sollte mehrere wichtige Elemente enthalten. Die meisten Elemente sind für Ausschreibungen üblich, können jedoch branchenübergreifend und zwischen dem öffentlichen und dem privaten Sektor variieren. Dazu gehören ein Überblick über das Geschäftsproblem, eine Beschreibung des erforderlichen Produkts oder der erforderlichen Dienstleistungen, detaillierte Geschäftsanforderungen, weitere Informationen, Vorschlagsformat, Fälligkeitsdatum, Auswahlkriterien, Zeitrahmen, Fragen, Antwortmöglichkeiten und Ansprechpartner. Einige Ausschreibungen enthalten Informationen zu einem Kostenausbruch, Ansatzvorschläge, oder andere Dokumente, die möglicherweise erforderlich sind. Diese RFP-Elemente werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Ein Überblick über das Geschäftsproblem
Es sollte eine kurze Beschreibung des Geschäftsproblems oder Problems geben, das diesen bestimmten Kauf antreibt. Es sollte in ein oder zwei Absätzen angegeben werden und den Lieferanten eine Zusammenfassung des Beschaffungsprojekts geben und warum es initiiert wurde.
Beschreibung der Produkte oder Dienstleistungen
Die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen sollte eine kurze, aber stichhaltige Beschreibung der benötigten Produkte oder Dienstleistungen enthalten. In den meisten Ausschreibungen sind die Waren oder Dienstleistungen, die das Unternehmen benötigt, komplex und möglicherweise schwer im Detail zu beschreiben. Dennoch wird eine gute Beschreibung dieser Waren oder Dienstleistungen den Lieferanten bei der Entwicklung eines hervorragenden und zielgerichteten Angebots sehr helfen.
Detaillierte Geschäftsanforderungen
Neben der Beschreibung von Produkten oder Dienstleistungen gibt es bei den meisten Ausschreibungen detaillierte Geschäftsanforderungen, die im Dokument klar umrissen werden müssen. Dies können Supportanforderungen, Lieferrichtlinien, Designspezifikationen, Qualitätsmetriken usw. sein. Der Zweck des Abschnitts Geschäftsanforderungen besteht darin, den Lieferanten Einzelheiten darüber zu geben, was das Unternehmen für diesen Kauf benötigt, damit die Lieferanten einen Vorschlag unterbreiten können, der diese Anforderungen erfüllt. Oft nimmt der Anforderungsabschnitt einen guten Teil der Ausschreibung ein. Wenn die Anforderungen die Bedürfnisse des Unternehmens nicht genau widerspiegeln, werden die Lieferanten keine Vorschläge unterbreiten, die die wichtigsten Probleme ansprechen. Es ist immer wichtig, mit den Personen zusammenzuarbeiten, die die Produkte oder Dienstleistungen für dieses Beschaffungsprojekt verwenden, um sicherzustellen, dass die Anforderungen genau sind.
Weitere Informationen für den Vorschlag erforderlich
Manchmal gibt es zusätzliche Informationen, die Lieferanten benötigen, um einen Vorschlag zu formulieren. Diese Informationen sind in der Regel die Informationen über die internen Vorgänge der Organisation, die die Vorschlagsschreiber benötigen. Diese Informationen können Nutzungsmetriken, Bedarfsprognosen, aktuelle Leistungsinformationen, interne Umfrageergebnisse usw. umfassen. Der Schlüssel für diesen Abschnitt ist, Lieferanten nicht zu wenig oder zu viele Informationen zur Verfügung zu stellen. Es geht vielmehr darum, ihnen nur die Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen.
Ansatzvorschläge
Bei Ausschreibungen, bei denen das Einkaufspersonal weiß, was es benötigt, kann es sinnvoll sein, den Lieferanten einen Ansatz vorzuschlagen. Viele Unternehmen werden diesen Abschnitt nicht haben, weil sie nach kreativen Wegen suchen, um das Problem anzugehen und Lieferanten nicht in eine Form zu zwingen.
Leistungsmetriken
Falls zutreffend, beschreiben Sie einige Leistungsmetriken, die verwendet werden, um die Lieferantenleistung des Vertrags in der Zukunft zu messen. Dies wird den Lieferanten helfen, eine quantifizierbare Vorstellung davon zu bekommen, was eine hervorragende Leistung darstellt.
Vorschlagsformat
Jede Ausschreibung muss das Format und die Länge der Lieferantenvorschläge angeben. Ein stark strukturiertes Format für Vorschläge erleichtert den Vergleich der Antworten von Lieferanten. Es wird auch Klarheit fördern und Fokus in den Lieferantenvorschlägen schaffen. Einige der besten Ausschreibungen platzieren ihre Geschäftsanforderungen Punkt für Punkt und ermutigen die Lieferanten, auf jeden Punkt zu reagieren. Die RFP sollte die maximale Länge des Vorschlags angeben. Eine maximale Länge wird dazu beitragen, die für die Überprüfung des Vorschlags erforderliche Zeit zu verkürzen und sicherzustellen, dass die Lieferanten unnötige Informationen auf ein Minimum beschränken.
Fälligkeitsdatum
Das Fälligkeitsdatum für die Lieferantenvorschläge sollte in der Nähe des Beginns der Ausschreibung und an anderen relevanten Stellen klar angegeben werden. Dies stellt sicher, dass Lieferanten wissen, wann es fällig ist.
Auswahlkriterien
Dies ist ein wichtiger Abschnitt und enthält wichtige Informationen für Lieferanten. Darin sollten die Bereiche und Metriken klar angegeben sein, für die Lieferantenvorschläge bewertet werden. Wenn möglich, sollte die Ausschreibung die Gewichtung angeben, die ein bestimmter Abschnitt oder ein bestimmtes Thema als Teil der Gesamtbewertung des Vorschlags erhalten wird. Diese Gewichtung wird oft als Prozentsatz oder in Punkten einer möglichen Gesamtpunktzahl beschrieben. Dieser Abschnitt hilft den Lieferanten mehr als jeder andere dabei, ihre Antworten auf die Kriterien zu konzentrieren, nach denen ihre Vorschläge beurteilt werden.
Fragen
Der Lieferant kann selbst bei den am besten geschriebenen Ausschreibungen um Klärung bitten oder Fragen stellen. In jeder Ausschreibung sollte klar festgelegt sein, nach welchem Mechanismus Lieferanten Fragen stellen können. Die meisten guten RFPs legen einen Zeitraum fest, in dem Lieferantenfragen eingereicht werden können. Dieser Zeitraum sollte nicht zu nahe an der Frist für die Einreichung der Vorschläge liegen. Die Kontaktstelle für die Ausschreibung erhält dann Antworten und stellt den Lieferanten schriftliche Antworten zur Verfügung. Im Allgemeinen ist es hilfreich, die Fragen und Antworten so anzuzeigen, dass alle Lieferanten sie sehen können, und sie als Änderung in die Ausschreibung aufzunehmen. Dies kann zusätzliche Klarheit in die Anforderungen bringen und eine Dokumentation für das Projekt bereitstellen.
Zeitleiste
In der Zeitleiste sollten das Erstellungsdatum der Ausschreibung, das Sendedatum der Ausschreibung, der Zeitraum für Fragen, das Fälligkeitsdatum für Vorschläge, der Auswahlzeitraum und das geplante Vergabedatum angezeigt werden. Dies alles sollte so klar wie möglich kommuniziert werden.
Ansprechpartner
Der Ansprechpartner ist die Person, die die Interaktionen mit den Lieferanten abwickelt. Dies bedeutet, dass alle Fragen und Kommentare des Lieferanten zur Ausschreibung an diese Person gerichtet werden. Einige Unternehmen bieten auch einen Backup-Ansprechpartner an, falls der primäre Ansprechpartner nicht im Büro ist oder nicht verfügbar ist.
Kostenaufschlüsselung
Dieser Abschnitt ist optional und nur in einigen Vorschlägen enthalten. Um Kostenvergleiche zu ermöglichen, verlangen einige Ausschreibungen, dass Lieferanten eine Aufschlüsselung der Kosten vorlegen, um einen Vergleich zu gewährleisten. Es ist immer eine gute Idee, in diesem Abschnitt ein Preisformat anzugeben, um sicherzustellen, dass die Preise genau verglichen werden können.
Andere Dokumente
Einige Ausschreibungen enthalten andere Dokumente, die im Rahmen des Ausschreibungsprozesses ausgefüllt werden müssen. Dies können Diversitätszertifizierungen, Vereinbarungen zu bestimmten Bedingungen oder andere unternehmensspezifische Formulare sein. Diese sollten auch in die Ausschreibung aufgenommen werden, wenn sie Teil der Standardverfahren eines Unternehmens sind.