Brasilien lyssna på inlägg
en av de vanligaste utmaningarna som datoranvändare ofta står inför är dataorganisation. Jag ser användare med röriga skrivbord fulla av enskilda filer, mappar som dupliceras (skrivbord och standard hemkatalog) och användare som kämpar för att hitta sina egna data vilket gör innehållshantering mycket svårt.
i den här artikeln kommer jag att dela några riktlinjer för att organisera dina data. Jag skulle föreslå några ideer för att välja en metod för att organisera dina data, Hantera mappstrukturen, dela filer med din familj, använda enhetspartitioner till din fördel etc.
vikten av att organisera Data
för att förstå vikten av dataorganisation (eller innehållshantering) och sätta saker i perspektiv är det bra att överväga några utmaningar som företag står inför. Syftet med att dela denna information med dig är att hjälpa dig att förstå den enorma tid vi spenderade på en arbetsdag på att hantera våra data, vilket inkluderar att skapa, söka, ta bort, dela, duplicera, e-posta, reproducera och uppdatera dokument, bilder, multimediafiler etc. Varje vecka spenderar en genomsnittlig informationsarbetare:
- 9.5 timmar som söker efter innehåll
- 3,5 timmar som söker men inte hittar data
- 3,0 timmar som återskapar det
- 2.2 timmar kämpar med dokumentversionering
när du krossar siffrorna kommer du att upptäcka att den tid som användare slösar med att hantera innehållshantering verkligen kan lägga till. Till exempel, om en organisation har 1 000 anställda och de anställda spenderar 8,7 timmar per vecka på att söka men inte hitta, återskapa innehållet de inte kunde hitta och hantera flera versioner av samma dokument (de tre sista staplarna i bilden ovan) kan det kosta organisationen över 13 miljoner dollar per år. Detta kan undvikas genom att bättre organisera data och associera metadata med den så att den lätt kan lokaliseras på några sekunder.
självklart har företag mycket mer resurser och pengar än sina anställda. Om deras anställda slösar bort så mycket tid med innehållshantering kan du bara föreställa dig vad statistiken kan vara för hemanvändare. En av de främsta orsakerna till att organisationer kämpar med innehållshantering är brist på dataorganisation. Det är därför många företag spenderar miljontals dollar på att anställa konsultföretag som hjälper dem med innehållshantering, dvs. organisera sina data.
hemanvändare, som även inkluderar småföretagare som arbetar hemifrån, står inför samma utmaningar med innehållshantering som företagen, förutom att de har en mindre datamängd. De små företagen har ofta inte råd att anställa IT-Personal, så de har inte en specialist som utbildar dem hur man organiserar sina data och blir effektivare. Det är därför jag har inkluderat hemanvändarna i min målgrupp, som jag förklarar i nästa avsnitt.
målgrupp
målet med denna artikel är att hjälpa alla som kämpar med att organisera sina data och kan använda viss vägledning. Genom att följa mina förslag och bästa praxis kan du spara mycket tid och pengar. Riktlinjerna i den här artikeln kanske inte fungerar för alla eftersom som de säger, En storlek passar inte alla. Men jag har utbildat bokstavligen tusentals studenter och många företagskunder genom åren. Jag hoppas att du kommer att dra nytta av mina tips. Kom ihåg att du inte behöver organisera dina data exakt som jag föreslår. Du kan göra justeringar baserat på vad som fungerar bäst för dig.
välja en metod för att organisera Data
ska du organisera data baserat på kategori, projekt, datum eller användare? Svaret är ja. Det spelar ingen roll om du väljer kategori, projekt, datum, användare eller något annat för att organisera din mappstruktur. Du bör välja en metod och hålla fast vid den, men det är okej att göra undantag om det behövs. Kom ihåg att det här är dina data och du är den som behöver hitta den. Om du bestämmer dig för att organisera data baserat på en kategori, t. ex. mat, då kommer data relaterade till mat att gå i den mapphierarkin. Detta inkluderar alla saker relaterade till maten, som bilder, recept, böcker etc. Om det finns 20 recept som skickades till dig av din kusin Rose, spara dem under Matmappen, snarare än en mapp som heter Rose. Om du bestämmer dig för att organisera dina mappar baserat på datum kan du använda en mappstruktur baserad på år och månader. Till exempel skapar du mappar i flera år (2018, 2019, 2020…..). Varje år kan då ha undermappar i månader (januari, februari, mars,…..). Du kanske inte behöver separata mappar för varje månad eller varje vecka, om det inte finns några data att lägga till vissa månader eller veckor. Det är helt upp till dig att fatta det beslutet.
när det gäller bilder kanske du vill organisera dem med datumkategorin, som visas på skärmdumpen nedan. Använd datum, månad och dag åtskilda av understreck. Detta möjliggör enkel sortering av bilder. Om du bara behöver lagra bilder när de togs, behöver du inte skapa en mapp för varje månad eller år. Skapa bara mappar för när bilderna togs.
Bild 1
hantera mappstrukturen
som en allmän regel rekommenderar jag att du skapar en mapp för din datahierarki och ser till att varje enskild datafil på din dator sparas i datahierarkin. Du kan sedan göra mappen på toppnivå i din hierarki till standarddokumentmappen i Windows 10. Det spelar ingen roll vad du kallar mappen top-level data. I mitt exempel kommer jag bara att kalla det DATA. Du kan använda stora bokstäver för vissa mappar för att få dem att sticka ut om du vill. Din mappstruktur ska då se ut så här.
bild 2
du har olika kategorier av mappar under DATA som innehåller dina filer. Inom varje mapp kan du ha flera undermappar. Till exempel har du en massa mappar under arbete och undermapparna kan också ha ytterligare undermappar under dem. Ditt mål är att organisera dina mappar och filer på ett sätt som du kommer att kunna hitta dem snabbt. Tänk på att det inte finns något sådant som en perfekt mappstruktur. Det som fungerar för dig kanske inte fungerar för någon annan.
en stor fördel med att organisera data på detta sätt är att om du någonsin behöver säkerhetskopiera hela data till molnet eller till en extern USB-hårddisk, behöver du bara dra en mapp högst upp i hierarkin till destinationen och du är klar. Du kommer också att hitta detta för att vara till hjälp när du söker efter data. Markera bara den översta mappen (t.ex. DATA) och sök i hela mapphierarkin, som inkluderar alla dess undermappar.
använd snabb åtkomst för genvägar till mappar
Windows 10 File Explorer ger dig möjlighet att skapa en genväg till dina mappar för snabb åtkomst. I stället för att sätta mappar på skrivbordet kan du fästa de mest använda mapparna till snabb åtkomst (se Bild 3 nedan). Genom att lägga till mappar för snabb åtkomst skapar du helt enkelt en genväg till mappen som fortfarande finns på sin ursprungliga plats under D:\DATA (se bild 2).
Bild 3
Lägg märke till dina mappar och några av undermapparna i Bild 2 är fästa på Snabbåtkomstområdet i ovanstående skärmdump.
det finns ett par sätt att fästa mappar för snabb åtkomst. Metod 1 är att föredra, men använd metod 2 om det är lättare för dig.
Metod 1
välj den mapp du vill fästa till Snabbåtkomst och klicka och dra sedan mappen till snabbåtkomstområdet. Detta är snabbare och enklare av de två metoderna.
var försiktig när du drar en mapp för snabb åtkomst. Om du inte är försiktig kommer du av misstag att flytta mappen i en annan mapp och kommer inte att kunna hitta den i din datahierarki längre. Detta kan vara förvirrande och lite skrämmande ibland när din mapp försvinner. När du klickar och drar en mapp, vänta tills den visar en horisontell stapel på platsen (se Bild 4 nedan) där du vill skapa en snabb åtkomst för mappen och släpp sedan musen. Du kommer också att märka en liten popup box Pin för snabb åtkomst med en pil bredvid den.
Bild 4
Windows 10 berättar tydligt om du flyttar en mapp, kopierar en mapp eller fäster till snabb åtkomst. Ibland när du har bråttom är det lätt att inte uppmärksamma popup-rutan som berättar vad du ska göra, så var försiktig.
OBS: Du kan bara fästa mappar, inte filer, för snabb åtkomst.
Metod 2
ett annat sätt att fästa din mapp för snabb åtkomst är att markera den mapp du vill fästa och sedan på fliken Hem i File Explorer klicka på Fäst för snabb åtkomst. Detta lägger till mappen längst ner i listan. Du kan manuellt klicka och dra mappen för att ordna listan. Detta extra steg gör denna metod lite långsammare än den första metoden.
det finns inget enkelt sätt att sortera objekten alfabetiskt i snabb åtkomst, Du måste manuellt ordna dem.
dela filer med din familj
om du ska dela data med andra familjemedlemmar måste du ha en strategi för hur du delar data. Inte alla tänker på samma sätt. Om du vill lagra bilder på snö vid jul kan du välja att märka mappen snö. Din make kan dock lägga den i en mapp som heter Winter, och ditt barn kan lagra den i en mapp som heter Christmas eftersom hon associerar bilderna av snö med jul. Det skadar inte att diskutera med din familj hur du vill lagra filerna på en delad dator. Om du är den enda personen som måste hantera dina data är det relativt lättare, men du måste fortfarande ha en plan och organisera data på ett sätt som är lätt för dig att hitta.
följ dessa bästa metoder när du arbetar med filer och mappar.
- använd namn för filer och mappar som är lätta att känna igen.
- undvik den dåliga vanan att skapa långa filnamn som ersättning för metadata.
Metadata anges under fil – > Info i Office-program. Den innehåller egenskaperna hos en fil, till exempel författare, titel, kommentarer, status, kategorier, ämne, företag etc. Metadata används för att söka information relaterad till en fil. Eftersom du kan ange metadata i dokumentegenskaperna för en fil (Word, Excel, PowerPoint, etc.), vana att använda korta namn för filer och mappar. - Undvik dubbla namn.
- Spara dina data på en annan enhet än din systemenhet C (t. ex. D:\DATA).
mer om detta i nästa avsnitt. - använd inte standardplatsen för hemmappen som pekar på C:\Users\YourProfileName\Documents.
medan vissa människor uppmuntrar dig att använda standardplatsen, gör jag det inte. dina data ska inte vara på systemenheten där operativsystemet är installerat. Jag diskuterar detta mer detaljerat i nästa avsnitt. - Undvik att spara filer på skrivbordet.
skrivbordet ska vara rent med bara en bakgrundsbild och bara en genväg till dina DATA. Människor lagrar bara filer och mappar på skrivbordet eftersom de känner att de kommer att hitta dem snabbt, bara för att upptäcka att när de har några hundra filer på sina skrivbord har de problem med att hitta dem. Skapa en genväg till en mapp på skrivbordet som pekar på din datamapp. Alla dina filer ska vara under datamapphierarkin. Det är den enda mappen du behöver på skrivbordet. Om du inte slutar spara filer på skrivbordet kommer du alltid att kämpa med dataorganisation. - kryptera dataenheten (t.ex. enhet D) med Windows 10 BitLocker för att säkra dina data.
BitLocker ingår i Windows 10 Pro och Enterprise-utgåvor, men inte i Windows 10 Home. Du kan dock uppgradera Windows 10 Home till Windows 10 Pro gratis med tipset i nästa avsnitt.
använda Enhetspartitioner till din fördel
som en bästa praxis rekommenderar jag att du skapar minst två partitioner på din dator (Det är okej att ha mer än två, om det behövs). Normalt uppnås detta när du först installerar operativsystemet, eller om du torkar hårddisken helt för att göra det som kallas en ny installation eller en ren installation. Men när hemanvändare köper en ny dator från en stor leverantör (Lenovo, Dell, HP, Acer, etc.), det brukar:
- levereras med Windows 10 Home förinstallerat.
- innehåller massor av värdelösa filer, freeware, bloatware, adware, oönskade verktygsfält och potentiellt oönskade program (Pup). Folket i det hänvisar till dessa värdelösa filer som skräp eller skräp programvara.
- kommer konfigurerad med endast en partition på enhet C för att hålla det enkelt för användarna.
Windows 10 Home är i grunden en begränsad version av Windows 10 Pro. Tekniskt kunniga individer och företagsanställda använder Windows 10 Pro eftersom det erbjuder flera säkerhets-och nätverksfunktioner som Windows 10 Home saknar.
tips: uppgradera Windows 10 Home till Windows 10 Pro gratis
du kan uppgradera din Windows 10 Home till Windows 10 Pro gratis om du har en produktnyckel för Windows 7 Professional eller Ultimate, Windows 8 / 8.1 Pro eller Windows 10 Pro. Skriv bara ”aktiveringsinställningar” i Windows-sökrutan och tryck på Enter, klicka på Ändra produktnyckel och ange produktnyckeln för en Pro-version av en tidigare version av Windows. Din dator kommer att uppgraderas till en Windows 10 Pro digital licens, vilket innebär att även om du skulle installera om Windows på den här datorn aktiveras den automatiskt.
även om nya datorer ofta är förkonfigurerade med bara en partition på enhet C, låter Windows 10 dig skapa en annan partition utan att börja om och torka din ursprungliga partition. Du kan använda Diskhanteringsverktyget som ingår i Windows 10 för att uppnå detta. Det finns andra tredjepartsfria verktyg tillgängliga för att uppnå samma mål. Kolla in min artikel Det enklaste sättet i Windows att förlänga systempartitionen (enhet C). Jag diskuterar flera partitionsstorleksverktyg i den här artikeln.
systempartitionen (vanligtvis enhet C) är där alla dina operativsystemfiler lagras. Genom att lagra data på en annan enhet (t.ex. enhet D) isolerar du dina data från systemfilerna. Om ditt operativsystem någonsin kraschar eller om du uppgraderar ditt operativsystem kommer det inte att påverka dina data alls eftersom det är på en annan partition. Men vänta, det blir ännu bättre.
om du vill gå ett steg längre, lägg till en andra hårddisk till din stationära dator. Till skillnad från stationär dator kan du inte enkelt lägga till en andra fast enhet till en bärbar dator, Du kan bara lägga till externa hårddiskar, USB-enheter etc. Genom att lägga till en andra hårddisk kan du konfigurera den som din enhet D och sedan skapa din datamapp på enheten D. För alla praktiska ändamål kommer du inte att märka någon skillnad mellan enhet C och enhet D, även om de är två fysiskt separata diskar.
de flesta experter gillar inte att helt enkelt uppgradera ett operativsystem, de gillar att torka sina datorer rena och börja fräscha. Så här har jag installerat mina nyare versioner av operativsystem på servrar och klientdatorer i flera decennier. Den nya installationen håller mitt system rent och snabbt. Ny installation är också nödvändig om din dator kraschar på grund av ett hårddiskfel eller en operativsystemkrasch som inte kan återställas. Om du lagrar dina data med standardmetoden, som sparar dina data i din användarprofil på systempartitionen (enhet C), kan du förlora dina data när hårddisken eller operativsystemet misslyckas. Du kan också förlora en del av dina data om du har strömproblem i ditt område (t.ex. strömavbrott och brownouts). En avbrottsfri strömförsörjning (UPS) kan hjälpa till att mildra detta problem.
bästa praxis: använd en pålitlig cloud data backup-lösning för att enkelt återställa dina filer i händelse av hårddiskfel, operativsystemkrasch eller oavsiktlig radering av filer.
genom att isolera dina data från systempartitionen som beskrivs ovan, kommer även ett systemdrivfel eller en ny installation inte att påverka dina data. Dessutom, eftersom dina data inte kommer att dela enheten med systempartitionen, som ständigt läser och skriver data till enhet C, kommer din enhet D inte att vara lika fragmenterad. Mindre fragmentering innebär bättre prestanda och snabbare åtkomst till dina data. En annan trevlig sak med att följa min rekommendation är att om du någonsin köper en ny dator kan du helt enkelt ta ut enhet D (som kommer att vara en separat fysisk enhet) och installera den i din nya dator. Dina uppgifter kommer att vara i takt.
varning: om du flyttar din krypterade hårddisk från en dator till en annan, se till att du dekrypterar enheten först (dvs. stäng av BitLocker) och sedan flytta den, annars kommer du inte att kunna komma åt dina data. Installera hårddisken som partition D i den nya datorn och använd sedan BitLocker igen för att kryptera hela enheten. För mer information, besök säkra Windows 10 med BitLocker Drive Encryption.
när det gäller innehållshantering finns det för mycket att prata om. Ärligt talat är det lätt att skriva en hel bok om detta ämne. Förhoppningsvis kommer de få ideerna i den här artikeln att hjälpa dig att komma igång. Dela gärna dina tankar med andra läsare och ställ frågor i kommentarfältet nedan.
Tack för att du läste min artikel. Om du är intresserad av IT consulting & utbildningstjänster, vänligen kontakta mig. Besök ZubairAlexander.com för information om min professionella bakgrund.