Oz ascultați postarea
una dintre cele mai frecvente provocări cu care se confruntă adesea utilizatorii de computere este organizarea datelor. Văd utilizatori cu desktop-uri aglomerate pline de fișiere individuale, foldere care sunt duplicate (desktop și directorul de acasă implicit) și utilizatori care se luptă să-și găsească propriile date, ceea ce face ca gestionarea conținutului să fie foarte dificilă.
în acest articol, voi împărtăși câteva linii directoare pentru organizarea datelor dvs. Aș sugera câteva idei pentru selectarea unei metode de organizare a datelor, tratarea structurii folderelor, partajarea fișierelor cu familia, utilizarea partițiilor de unitate în avantajul dvs. etc.
importanța organizării datelor
pentru a înțelege importanța organizării datelor (sau a gestionării conținutului) și a pune lucrurile în perspectivă, este util să luați în considerare unele provocări cu care se confruntă întreprinderile. Scopul partajării acestor informații cu dvs. este de a vă ajuta să înțelegeți cantitatea enormă de timp pe care am petrecut-o într-o zi lucrătoare pentru gestionarea datelor noastre, care include crearea, căutarea, ștergerea, partajarea, duplicarea, trimiterea prin e-mail, reproducerea și actualizarea documentelor, imaginilor, fișierelor multimedia etc. În fiecare săptămână, un lucrător mediu de informații cheltuiește:
- 9.5 ore căutarea conținutului
- 3,5 ore căutarea, dar nu găsirea datelor
- 3,0 ore recrearea acestuia
- 2.2 ore de luptă cu versiunea documentelor
atunci când crunch numerele, veți descoperi că cantitatea de timp utilizatorii deșeuri care se ocupă cu gestionarea conținutului poate adăuga într-adevăr în sus. De exemplu, dacă o organizație are 1.000 de angajați și angajații petrec 8,7 ore pe săptămână căutând, dar nu găsind, recreând conținutul pe care nu l-au putut găsi și tratând mai multe versiuni ale aceluiași document (ultimele trei bare din graficul de mai sus), poate costa organizația peste 13 milioane de dolari pe an. Acest lucru poate fi evitat prin organizarea mai bună a datelor și asocierea metadatelor cu acestea, astfel încât să poată fi localizat cu ușurință în câteva secunde.
evident, întreprinderile au mult mai multe resurse și bani decât angajații lor. Dacă angajații lor pierd atât de mult timp cu gestionarea conținutului, vă puteți imagina doar care ar putea fi statisticile pentru utilizatorii casnici. Unul dintre principalele motive pentru care organizațiile se luptă cu gestionarea conținutului este lipsa organizării datelor. De aceea, multe companii cheltuiesc milioane de dolari angajând companii de consultanță care le ajută cu gestionarea conținutului, adică organizarea datelor lor.
utilizatorii casnici, care includ și proprietarii de întreprinderi mici care lucrează de acasă, se confruntă cu aceleași provocări în ceea ce privește gestionarea conținutului ca și întreprinderile, cu excepția faptului că au un set de date mai mic. Întreprinderile mici de multe ori nu își pot permite să angajeze personal IT, așa că nu au un specialist care să le instruiască cum să-și organizeze datele și să devină mai eficiente. De aceea am inclus utilizatorii casnici în publicul meu țintă, așa cum explic în secțiunea următoare.
publicul țintă
scopul acestui articol este de a ajuta pe oricine se luptă cu organizarea datelor lor și poate folosi unele îndrumări. Urmând sugestiile și cele mai bune practici, puteți economisi timp și bani considerabili. Este posibil ca liniile directoare din acest articol să nu funcționeze pentru toată lumea, deoarece, așa cum se spune, O mărime nu se potrivește tuturor. Cu toate acestea, am instruit literalmente mii de studenți și numeroși clienți de afaceri de-a lungul anilor. Sper că veți beneficia de sfaturile mele. Amintiți-vă, nu trebuie să vă organizați datele exact așa cum vă sugerez. Puteți face ajustări în funcție de ceea ce funcționează cel mai bine pentru dvs.
selectarea unei metode de organizare a datelor
ar trebui să organizați datele în funcție de categorie, proiecte, dată sau utilizator? Răspunsul este da. Nu contează cu adevărat dacă alegeți categoria, proiectul, data, utilizatorul sau altceva pentru a vă organiza structura folderului. Ar trebui să alegeți o metodă și să rămâneți cu ea, dar este în regulă să faceți excepții dacă este necesar. Amintiți-vă, acestea sunt datele dvs. și sunteți cel care trebuie să le găsească. Dacă decideți să organizați date pe baza unei categorii, de ex. alimente, apoi datele legate de alimente vor merge în ierarhia folderului respectiv. Aceasta include toate lucrurile legate de mâncare, cum ar fi imagini, rețete, cărți etc. Dacă există 20 de rețete care ți-au fost trimise prin e-mail de vărul tău Rose, atunci salvează-le sub dosarul alimentar, mai degrabă decât un dosar numit Rose. Dacă decideți să vă organizați folderele în funcție de dată, atunci puteți utiliza o structură de foldere bazată pe ani și luni. De exemplu, veți crea foldere de ani de zile (2018, 2019, 2020…..). În fiecare an poate avea apoi subfoldere pentru luni (ianuarie, februarie, martie,…..). Este posibil să nu aveți nevoie de foldere separate pentru fiecare lună sau săptămână, dacă nu există date de adăugat la anumite luni sau săptămâni. Depinde în totalitate de tine să iei această decizie.
în ceea ce privește imaginile, poate doriți să le organizați folosind categoria de date, așa cum se arată în captura de ecran de mai jos. Utilizați data, luna și ziua separate prin subliniere. Acest lucru permite sortarea ușoară a imaginilor. Dacă trebuie să stocați imagini doar atunci când au fost realizate, atunci nu este nevoie să creați un folder pentru fiecare lună sau an. Pur și simplu a crea foldere pentru atunci când imaginile au fost luate.
imagine 1
tratarea structurii folderelor
ca regulă generală, vă recomand să creați un folder pentru ierarhia de date și să vă asigurați că fiecare fișier de date de pe computer este salvat în ierarhia de date. Puteți face apoi folderul de nivel superior din ierarhia dvs. folderul Documente implicite din Windows 10. Nu contează cum numiți folderul de date de nivel superior. În exemplul meu, o voi numi doar date. Puteți utiliza majuscule pentru anumite foldere pentru a le face să iasă în evidență dacă doriți. Structura folderului dvs. ar trebui să arate așa.
imagine 2
aveți diferite categorii de foldere sub date care vor conține fișierele. În fiecare folder, este posibil să aveți mai multe subfoldere. De exemplu, veți avea o grămadă de foldere sub lucru și subfolderele pot avea, de asemenea, subfoldere suplimentare sub ele. Scopul tau este de a organiza folderele și fișierele într-un mod care va fi capabil să le găsească rapid. Rețineți că nu există o structură perfectă a folderelor. Ceea ce funcționează pentru tine, poate să nu funcționeze pentru altcineva.
un avantaj major al organizării datelor în acest fel este că, dacă vreodată trebuie să faceți o copie de rezervă a tuturor datelor în cloud sau pe un hard disk USB extern, tot ce trebuie să faceți este să trageți pur și simplu un folder din partea de sus a ierarhiei până la destinație și ați terminat. De asemenea, veți găsi acest lucru util atunci când căutați date. Doar a subliniat folderul de sus (de exemplu, date) și căutați întreaga ierarhie dosar, care include toate subfolderele sale.
utilizați Acces rapid pentru comenzi rapide la foldere
Windows 10 File Explorer vă oferă posibilitatea de a crea o comandă rapidă la foldere pentru acces rapid. În loc să puneți foldere pe desktop, puteți fixa cele mai frecvent utilizate foldere la accesul rapid (a se vedea imaginea 3 de mai jos). Prin adăugarea de foldere la Acces rapid, creați pur și simplu o comandă rapidă către folderul care va locui în continuare în locația sa originală sub D:\DATA (vezi imaginea 2).
imagine 3
observați folderele și unele dintre subfolderele din imaginea 2 sunt fixate în zona de acces rapid din captura de ecran de mai sus.
există câteva moduri de a fixa folderele la acces rapid. Metoda 1 este preferabilă, dar utilizați metoda 2 dacă vă este mai ușor.
Metoda 1
selectați folderul pe care doriți să îl fixați la Acces rapid, apoi faceți clic și trageți folderul în zona de acces rapid. Acest lucru este mai rapid și mai ușor dintre cele două metode.
aveți grijă când trageți un folder pentru acces rapid. Dacă nu sunteți atent, veți muta accidental folderul într-un alt folder și nu îl veți mai putea găsi în ierarhia datelor. Acest lucru poate fi confuz și puțin înfricoșător în momentele în care folderul dvs. dispare. Când faceți clic și trageți un folder, așteptați până când afișează o bară orizontală în locația (consultați imaginea 4 de mai jos) în care doriți să creați un acces rapid pentru folder, apoi eliberați mouse-ul. Veți observa, de asemenea, un mic pop-up box Pin pentru acces rapid cu o săgeată lângă ea.
Image 4
Windows 10 vă spune clar dacă mutați un folder, copiați un folder sau fixați la Acces rapid. Uneori, când vă grăbiți, este ușor să nu acordați atenție casetei pop-up care vă spune ce urmează să faceți, așa că aveți grijă.
notă: puteți fixa doar foldere, nu fișiere, pentru acces rapid.
Metoda 2
o altă modalitate de a fixa folderul la Acces rapid este să evidențiați folderul pe care doriți să îl fixați, apoi pe fila Acasă din File Explorer faceți clic pe Pin pentru acces rapid. Aceasta va adăuga folderul în partea de jos a listei. Puteți face clic manual și trageți folderul pentru a vă aranja lista. Acest pas suplimentar face ca această metodă să fie puțin mai lentă decât prima metodă.
nu există o modalitate ușoară de a sorta elementele alfabetic în Acces rapid, trebuie să le aranjați manual.
partajarea fișierelor cu familia
dacă veți partaja date cu alți membri ai familiei, atunci trebuie să aveți o strategie cu privire la modul în care veți partaja datele. Nu toată lumea gândește la fel. Dacă doriți să stocați imagini cu zăpadă de Crăciun, puteți alege să etichetați folderul zăpadă. Cu toate acestea, soțul dvs. îl poate pune într-un folder numit iarnă, iar copilul dvs. îl poate stoca într-un folder numit Crăciun, deoarece asociază imaginile zăpezii cu Crăciunul. Nu strică să discutați cu familia dvs. cum doriți să stocați fișierele pe un computer partajat. Dacă sunteți singura persoană care trebuie să se ocupe de datele dvs., atunci lucrurile sunt relativ mai ușoare, dar trebuie totuși să aveți un plan și să organizați datele într-un mod ușor de localizat.
urmați aceste bune practici atunci când lucrați cu fișiere și foldere.
- folosiți nume pentru fișiere și foldere ușor de recunoscut.
- evitați prostul obicei de a crea nume de fișiere lungi ca înlocuitor al metadatelor.
metadatele sunt introduse sub Fișier – > informații în aplicațiile Office. Acesta include proprietățile unui fișier, cum ar fi autorul, titlul, comentariile, starea, categoriile, subiectul, compania etc. Metadatele sunt utilizate pentru căutarea informațiilor legate de un fișier. Deoarece puteți introduce metadate în proprietățile documentului unui fișier (Word, Excel, PowerPoint etc.), obișnuiește să folosești nume scurte pentru fișiere și foldere. - evitați numele duplicate.
- Salvați datele pe o altă unitate decât unitatea de sistem C (de ex. D:\DATA).
mai multe despre acest lucru în secțiunea următoare. - nu utilizați locația implicită a folderului de acasă care indică C:\Users\YourProfileName\Documents.
în timp ce unii oameni vă încurajează să utilizați locația implicită, eu nu. datele dvs. nu ar trebui să fie pe unitatea de sistem în care este instalat sistemul de operare. Discut acest lucru mai detaliat în secțiunea următoare. - evitați salvarea fișierelor pe desktop.
desktopul dvs. ar trebui să fie curat doar cu un tapet și o singură comandă rapidă către datele dvs. Oamenii stochează doar fișiere și foldere pe desktop, deoarece simt că le vor găsi rapid, doar pentru a descoperi că, odată ce au câteva sute de fișiere pe desktop-urile lor, au probleme în a le găsi. Creați o comandă rapidă către un folder de pe desktop care indică folderul dvs. de date. Toate fișierele dvs. ar trebui să se afle sub ierarhia folderului de date. Acesta este singurul folder de care aveți nevoie pe desktop. Dacă nu încetați să salvați fișiere pe desktop, vă veți lupta întotdeauna cu organizarea datelor. - criptați unitatea de date (de exemplu, unitatea D) cu Windows 10 BitLocker pentru a vă asigura datele.
BitLocker este inclus în edițiile Windows 10 Pro și Enterprise, dar nu și în Windows 10 Home. Cu toate acestea, puteți actualiza Windows 10 Home La Windows 10 Pro gratuit folosind sfatul din secțiunea următoare.
utilizarea partițiilor de unitate în avantajul dvs.
ca o bună practică, vă recomand să creați cel puțin două partiții pe computer (este în regulă să aveți mai mult de două, dacă este necesar). În mod normal, acest lucru se realizează atunci când instalați pentru prima dată sistemul de operare sau ștergeți complet hard disk-ul pentru a face ceea ce este cunoscut sub numele de instalare proaspătă sau instalare curată. Cu toate acestea, atunci când utilizatorii casnici achiziționează un computer nou de la un furnizor mare (Lenovo, Dell, HP, Acer etc.), de obicei:
- vine cu Windows 10 Home preinstalat.
- conține tone de fișiere inutile, freeware, bloatware, adware, bare de instrumente nedorite și programe potențial nedorite (PNA). Oameni buni în ea se referă la aceste fișiere inutile ca gunoi sau junk software.
- vine configurat cu o singură partiție pe unitatea C pentru a menține lucrurile simple pentru utilizatori.
Windows 10 Home este practic o versiune limitată a Windows 10 Pro. Persoanele fizice și angajații din domeniul tehnologiei folosesc Windows 10 Pro, deoarece oferă mai multe caracteristici de securitate și de rețea pe care Windows 10 Home nu le are.
sfat: Actualizați Windows 10 Home La Windows 10 Pro gratuit
puteți actualiza Windows 10 Home La Windows 10 Pro gratuit dacă aveți o cheie de produs Pentru Windows 7 Professional sau Ultimate, Windows 8/8.1 Pro sau Windows 10 Pro. Pur și simplu tastați „setări de activare” în caseta de căutare Windows și apăsați Enter, faceți clic pe Modificare cheie de produsși introduceți cheia de produs pentru o versiune Pro a unei ediții anterioare de Windows. Computerul dvs. va fi actualizat la o licență digitală Windows 10 Pro, ceea ce înseamnă că, chiar dacă reinstalați Windows pe acest computer, acesta va fi activat automat.
deși computerele noi vin adesea preconfigurate cu o singură partiție pe unitatea C, Windows 10 vă permite să creați o altă partiție fără a începe peste tot și a șterge partiția originală. Puteți utiliza instrumentul de gestionare a discului inclus în Windows 10 pentru a realiza acest lucru. Există și alte instrumente gratuite terță parte disponibile pentru a atinge același obiectiv. Consultați articolul meu cel mai simplu mod în Windows de a extinde partiția de sistem (unitatea C). Am discuta mai multe instrumente de dimensionare partiție în acest articol.
partiția de sistem (de obicei unitatea C) este locul în care sunt stocate toate fișierele sistemului de operare. Prin stocarea datelor pe o altă unitate (de exemplu, unitatea D) vă izolați datele de fișierele de sistem. Dacă sistemul dvs. de operare se blochează vreodată sau dacă faceți upgrade la sistemul de operare, acesta nu va afecta deloc datele dvs., deoarece se află pe o altă partiție. Dar stai, devine și mai bine.
dacă doriți să mergeți cu un pas mai departe, adăugați un al doilea hard disk pe computerul desktop. Spre deosebire de PC-ul desktop, nu puteți adăuga cu ușurință o a doua unitate fixă la un laptop, puteți adăuga doar hard disk-uri externe, unități USB etc. Adăugând un al doilea hard disk, îl puteți configura ca unitate D și apoi creați folderul de date pe unitatea D. În toate scopurile practice, nu veți observa nicio diferență între unitatea C și unitatea D, chiar dacă sunt două discuri separate fizic.
majoritatea experților nu le place să actualizeze pur și simplu un sistem de Operare, le place să-și șteargă computerele curate și să înceapă proaspete. Acesta este modul în care instalez versiunile mele mai noi de sisteme de operare pe servere și computere client de câteva decenii. Instalarea proaspătă păstrează sistemul meu curat și rapid. Instalarea proaspătă este, de asemenea, necesară dacă computerul se blochează din cauza unei defecțiuni a hard diskului sau a unui accident al sistemului de operare care nu poate fi recuperat. Dacă stocați datele utilizând metoda implicită, care salvează datele dvs. în Profilul Dvs. de utilizator pe partiția de sistem (unitatea C), este posibil să vă pierdeți datele atunci când hard disk-ul sau sistemul de operare eșuează. De asemenea, puteți pierde unele dintre datele dvs. dacă aveți probleme de alimentare în zona dvs. (de exemplu, întreruperi și întreruperi). O sursă de alimentare neîntreruptibilă (UPS) poate ajuta la atenuarea acestei probleme.
cele mai bune practici: utilizați o soluție fiabilă de backup de date cloud pentru a restaura cu ușurință fișierele în cazul unei defecțiuni a hard diskului, a unui accident de sistem de operare sau a ștergerii accidentale a fișierelor.
izolând datele de partiția de sistem așa cum este descris mai sus, chiar și o eroare a unității de sistem sau o nouă instalare nu va avea niciun efect asupra datelor dvs. În plus, deoarece datele dvs. nu vor partaja unitatea cu partiția de sistem, care citește și scrie în mod constant date pe unitatea C, unitatea D nu va fi la fel de fragmentată. Mai puțină fragmentare înseamnă o performanță mai bună și un acces mai rapid la datele dvs. Un alt lucru frumos în ceea ce privește respectarea recomandării mele este că, dacă cumpărați vreodată un computer nou, puteți pur și simplu să scoateți unitatea D (care va fi o unitate fizică separată) și să o instalați în noul computer. Datele dvs. vor fi toate în tact.
avertisment: dacă mutați hard disk-ul criptat de la un computer la altul, asigurați-vă că decriptați mai întâi unitatea (adică dezactivați BitLocker) și apoi mutați-o, altfel nu veți putea accesa datele. Instalați hard disk-ul ca partiție D în noul computer și apoi utilizați din nou BitLocker pentru a cripta întreaga unitate. Pentru mai multe informații, vizitați securizarea Windows 10 cu criptarea unității BitLocker.
când vine vorba de gestionarea conținutului, sunt prea multe de discutat. Sincer, este ușor să scrii o carte întreagă pe această temă. Sperăm că câteva idei din acest articol vă vor ajuta să începeți. Simțiți-vă liber să vă împărtășiți ideile cu alți cititori și să puneți întrebări în secțiunea de comentarii de mai jos.
Vă mulțumim că ați citit articolul meu. Dacă sunteți interesat în IT consulting & servicii de formare, vă rugăm să ajungă la mine. Vizitați ZubairAlexander.com pentru informații cu privire la trecutul meu profesional.