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um dos desafios mais comuns que os usuários de computador enfrentam frequentemente é a organização de dados. Vejo usuários com desktops desordenados cheios de arquivos individuais, pastas duplicadas (desktop e diretório inicial padrão) e usuários lutando para encontrar seus próprios dados, o que torna o gerenciamento de conteúdo muito difícil.
neste artigo, compartilharei algumas diretrizes para organizar seus dados. Eu sugeriria algumas idéias para selecionar um método para organizar seus dados, lidar com a estrutura de pastas, compartilhar arquivos com sua família, usar partições de unidade a seu favor, etc.
importância de organizar dados
para entender a importância da organização de dados (ou gerenciamento de Conteúdo) e colocar as coisas em perspectiva, é útil considerar alguns desafios que as empresas enfrentam. O objetivo de compartilhar essas informações com você é ajudá-lo a entender a enorme quantidade de tempo que passamos em um dia de trabalho no gerenciamento de nossos dados, que inclui criar, pesquisar, excluir, compartilhar, duplicar, enviar por e-mail, Reproduzir e atualizar documentos, imagens, arquivos multimídia, etc. A cada semana uma média de informações trabalhador passa:
- 9.5 horas procurando conteúdo
- 3,5 horas pesquisando, mas não localizar os dados
- 3,0 horas recriar
- 2.2 horas lutando com controle de versão de documentos
Quando você triturar os números, você vai descobrir que a quantidade de tempo que os usuários gastam lidar com gerenciamento de conteúdo pode realmente adicionar acima. Por exemplo, se uma organização tem 1.000 funcionários, e os funcionários estão passando de 8,7 horas por semana pesquisando, mas não o achando, recriando o conteúdo que consegui encontrar, e lidar com várias versões do mesmo documento (os últimos três barras no gráfico acima), pode custar a organização de mais de us $13 milhões de dólares por ano. Isso pode ser evitado organizando melhor os dados e associando metadados a eles para que possam ser facilmente localizados em segundos.
obviamente, as empresas têm muito mais recursos e dinheiro do que seus funcionários. Se seus funcionários estão perdendo tanto tempo com o gerenciamento de conteúdo, você só pode imaginar quais podem ser as estatísticas para usuários domésticos. Uma das principais razões pelas quais as organizações lutam com o gerenciamento de conteúdo é a falta de organização de dados. É por isso que muitas empresas gastam milhões de dólares contratando empresas de consultoria que as ajudam no gerenciamento de conteúdo, ou seja, organizando seus dados.
os usuários domésticos, que também incluem proprietários de pequenas empresas que trabalham em casa, enfrentam os mesmos desafios com o gerenciamento de conteúdo que as empresas, exceto que eles têm um conjunto de dados menor. As pequenas empresas muitas vezes não podem se dar ao luxo de contratar pessoal de TI, então eles não têm um especialista treinando-os como organizar seus dados e se tornar mais eficiente. É por isso que incluí os usuários domésticos em meu público-alvo, como explico na próxima seção.
público-alvo
o objetivo deste artigo é ajudar qualquer pessoa que esteja lutando para organizar seus dados e possa usar algumas orientações. Seguindo minhas sugestões e melhores práticas, você pode economizar tempo e dinheiro consideráveis. As diretrizes deste artigo podem não funcionar para todos porque, como dizem, um tamanho não se encaixa em todos. No entanto, treinei literalmente milhares de alunos e vários clientes de negócios ao longo dos anos. Espero que você se beneficie das minhas dicas. Lembre-se, você não precisa organizar seus dados exatamente da maneira que eu sugiro. Você pode fazer ajustes com base no que funciona melhor para você.
selecionando um método para organizar dados
você deve organizar dados com base na categoria, projetos, data ou usuário? A resposta é sim. Não importa se você escolhe categoria, projeto, Data, usuário ou qualquer outra coisa para organizar sua estrutura de pastas. Você deve escolher um método e cumpri-lo, mas não há problema em fazer exceções, se necessário. Lembre-se, esses são seus dados e você é quem precisa encontrá-los. Se você decidir organizar dados com base em uma categoria, por exemplo. alimentos e, em seguida, os dados relacionados a alimentos irão para essa hierarquia de pastas. Isso inclui todas as coisas relacionadas à comida, como imagens, receitas, livros, etc. Se houver 20 receitas que foram enviadas a você por seu primo Rose, salve-as na pasta Alimentos, em vez de uma pasta chamada Rose. Se você decidir organizar suas pastas com base na data, poderá usar uma estrutura de pastas com base em anos e meses. Por exemplo, você criará pastas por anos (2018, 2019, 2020…..). Cada ano pode ter subpastas por meses (Janeiro, Fevereiro, Março,…..). Você pode não precisar de pastas separadas para cada mês ou a cada semana, se não houver dados para adicionar a determinados meses ou semanas. Cabe a você tomar essa decisão.
no que diz respeito às imagens, você pode organizá-las usando a categoria data, conforme mostrado na captura de tela abaixo. Use data, mês e dia separados por sublinhados. Isso permite uma fácil classificação de imagens. Se você só precisa armazenar imagens quando elas foram tiradas, não há necessidade de criar uma pasta para cada mês ou ano. Basta criar pastas para quando as imagens foram tiradas.
Imagem 1
Lidar com a Estrutura da Pasta
Como regra geral, eu recomendo que você crie uma pasta para o seu hierarquia de dados e certifique-se de que todos os dados do arquivo no seu computador é guardada dentro da hierarquia de dados. Em seguida, você pode tornar a pasta de nível superior em sua hierarquia a pasta Documentos padrão no Windows 10. Não importa o que você chama de pasta de dados de nível superior. No meu exemplo, vou apenas chamá-lo de dados. Você pode usar maiúsculas para certas pastas para destacá-las, se desejar. Sua estrutura de pastas deve se parecer com isso.
imagem 2
você tem várias categorias de pastas em dados que conterão seus arquivos. Dentro de cada pasta, você pode ter várias subpastas. Por exemplo, você terá um monte de pastas em trabalho e as subpastas também podem ter subpastas adicionais sob elas. Seu objetivo é organizar suas pastas e arquivos de uma forma que você será capaz de encontrá-los rapidamente. Lembre-se de que não existe uma estrutura de pastas perfeita. O que funciona para você, pode não funcionar para outra pessoa.
Uma grande vantagem de organizar dados desta forma é que se você precisar fazer backup de toda dados para a nuvem, ou para um disco rígido externo USB, tudo que você tem a fazer é simplesmente arraste uma pasta no topo da hierarquia, para o destino e você é feito. Você também achará isso útil quando estiver procurando por dados. Basta destacar a pasta superior (por exemplo, dados) e pesquisar toda a hierarquia de pastas, que inclui todas as suas subpastas.
Use o acesso rápido para atalhos para pastas
O Windows 10 File Explorer oferece a capacidade de criar um atalho para suas pastas para acesso rápido. Em vez de colocar pastas em sua área de trabalho, você pode fixar as pastas usadas com mais frequência no acesso rápido (Veja a imagem 3 abaixo). Ao adicionar pastas ao acesso rápido, você está simplesmente criando um atalho para a pasta que ainda residirá em seu local original em D:\DATA (Ver Imagem 2).
Imagem 3
Observe que as pastas e algumas das subpastas na Imagem 2 são fixados para o acesso Rápido área na imagem acima.
existem algumas maneiras de fixar pastas para acesso rápido. O método 1 é preferível, mas use o Método 2 Se for mais fácil para você.
Método 1
selecione a pasta que deseja fixar para acesso rápido e, em seguida, clique-e-arraste a pasta para a área de acesso rápido. Isso é mais rápido e fácil dos dois métodos.
tenha cuidado ao arrastar uma pasta para acesso rápido. Se você não tomar cuidado, moverá acidentalmente a pasta para dentro de outra pasta e não poderá mais encontrá-la em sua hierarquia de dados. Isso pode ser confuso e um pouco assustador às vezes quando sua pasta desaparece. Ao clicar e arrastar uma pasta, aguarde até que ela mostre uma barra horizontal no local (veja a imagem 4 abaixo) onde você deseja criar um acesso rápido para a pasta e, em seguida, solte o mouse. Você também notará um pequeno PIN de caixa pop-up para acesso rápido com uma seta ao lado dele.
imagem 4
O Windows 10 informa claramente se você está movendo uma pasta, copiando uma pasta ou fixando para acesso rápido. Às vezes, quando você está com pressa, é fácil não prestar atenção à caixa pop-up que diz O que você está prestes a fazer, então tenha cuidado.
nota: você só pode fixar pastas, Não arquivos, para acesso rápido.
Método 2
outra maneira de fixar sua pasta para acesso rápido é destacar a pasta que você deseja fixar e, na guia Início do Explorador de arquivos, clique em Pin para acesso rápido. Isso adicionará a pasta ao final da lista. Você pode clicar e arrastar manualmente a pasta para organizar sua lista. Esta etapa extra torna este método um pouco mais lento do que o primeiro método.
não há uma maneira fácil de classificar os itens em ordem alfabética em Acesso rápido, você precisa organizá-los manualmente.
compartilhando arquivos com sua família
se você estiver compartilhando dados com outros membros da família, precisará ter uma estratégia sobre como compartilhará os dados. Nem todo mundo pensa da mesma maneira. Se você quiser armazenar fotos de neve no Natal, você pode optar por rotular a pasta neve. No entanto, seu cônjuge pode colocá-lo em uma pasta chamada Inverno, e seu filho pode armazená-lo em uma pasta chamada Natal, porque ela associa as imagens de neve com o Natal. Não custa nada discutir com sua família como você gostaria de armazenar os arquivos em um computador compartilhado. Se você é a única pessoa que tem que lidar com seus dados, as coisas são relativamente mais fáceis, mas você ainda precisa ter um plano e organizar os dados de uma maneira que seja fácil para você localizar.
siga estas práticas recomendadas ao trabalhar com arquivos e pastas.
- use nomes para arquivos e pastas fáceis de reconhecer.
- evite o mau hábito de criar nomes de arquivos longos como um substituto para metadados.
metadados são inseridos em Arquivo – > informações em aplicativos do Office. Inclui as propriedades de um arquivo, como autor, título, comentários, status, Categorias, assunto, empresa, etc. Os metadados são usados para pesquisar informações relacionadas a um arquivo. Porque você pode inserir metadados nas propriedades do documento de um arquivo (Word, Excel, PowerPoint, etc.), adquira o hábito de usar nomes curtos para arquivos e pastas. - evite nomes duplicados.
- Salve seus dados em uma unidade diferente da unidade C do sistema (por exemplo ,D:\DATA).
mais sobre isso na próxima seção. - não use o local padrão da pasta inicial que aponta para C:\Users\YourProfileName\Documents.
enquanto algumas pessoas encorajam você a usar o local padrão, Eu não. seus dados não devem estar na unidade do sistema onde o sistema operacional está instalado. Discuto isso com mais detalhes na próxima seção. - evite salvar arquivos em sua área de trabalho.
sua área de trabalho deve estar limpa com apenas um papel de parede e apenas um atalho para seus dados. As pessoas armazenam Apenas arquivos e pastas em sua área de trabalho porque sentem que os encontrarão rapidamente, apenas para descobrir que, uma vez que tenham algumas centenas de arquivos em seus desktops, eles têm problemas para encontrá-los. Crie um atalho para uma pasta na área de trabalho que aponte para sua pasta de dados. Todos os seus arquivos devem estar na hierarquia de pastas de dados. Essa é a única pasta que você precisa em sua área de trabalho. Se você não parar de salvar arquivos em sua área de trabalho, sempre terá dificuldades com a organização de dados. - criptografe a unidade de dados (por exemplo, unidade D) com o Windows 10 BitLocker para proteger seus dados.O BitLocker está incluído nas edições Windows 10 Pro e Enterprise, mas não no Windows 10 Home. Você pode, no entanto, atualizar o Windows 10 Home para o Windows 10 Pro gratuitamente usando a dica na próxima seção.
usando partições de unidade para sua vantagem
como uma prática recomendada, recomendo criar pelo menos duas partições no seu computador (não há problema em ter mais de duas, se necessário). Normalmente, isso é feito quando você instala o sistema operacional pela primeira vez ou limpa completamente o disco rígido para fazer o que é conhecido como uma nova instalação ou uma instalação limpa. No entanto, quando os usuários domésticos compram um novo computador de um grande fornecedor (Lenovo, Dell, HP, Acer, etc.), geralmente:
- vem com o Windows 10 Home pré-instalado.
- Contém toneladas de arquivos inúteis, freeware, bloatware, adware, barras de ferramentas indesejadas e programas potencialmente indesejados (PUPs). As pessoas nele se referem a esses arquivos inúteis como lixo ou software lixo.
- vem configurado com apenas uma partição na unidade C para manter as coisas simples para os usuários.
O Windows 10 Home é basicamente uma versão limitada do Windows 10 Pro. Indivíduos experientes em tecnologia e funcionários de negócios usam o Windows 10 Pro porque oferece vários recursos de segurança e rede que o Windows 10 Home não possui.
> DICA: Atualização do Windows 10 de Casa para Windows 10 Pro Grátis
Você pode atualizar seu Windows 10 de Casa para Windows 10 Pro de graça se você tiver uma chave de produto para o Windows 7 Professional ou Ultimate, Windows 8/8.1 Pro ou Windows 10 Pro. Basta digitar “configurações de ativação” na caixa de pesquisa do Windows e pressionar Enter, clicar em Alterar chave do produto e inserir a chave do produto para uma versão Pro de uma edição anterior do Windows. Seu computador será atualizado para uma licença digital do Windows 10 Pro, o que significa que, mesmo que você reinstale o Windows neste computador, ele será ativado automaticamente.
embora os novos computadores geralmente venham pré-configurados com apenas uma partição na unidade C, O Windows 10 permite que você crie outra partição sem iniciar tudo e limpar sua partição original. Você pode usar a ferramenta de gerenciamento de disco incluída no Windows 10 para fazer isso. Existem outras ferramentas gratuitas de terceiros disponíveis para atingir o mesmo objetivo. Confira meu artigo a maneira mais fácil no Windows de estender a partição do sistema (unidade C). Discuto várias ferramentas de dimensionamento de partição neste artigo.
a partição do sistema (geralmente unidade C) é onde todos os seus arquivos do sistema operacional são armazenados. Ao armazenar dados em uma unidade diferente (por exemplo, unidade D), Você está isolando seus dados dos arquivos do sistema. Se o seu sistema operacional travar ou se você atualizar seu sistema operacional, ele não afetará seus dados porque está em uma partição diferente. Mas espere, fica ainda melhor.
se você quiser dar um passo adiante, adicione um segundo disco rígido ao seu computador desktop. Ao contrário do PC desktop, você não pode facilmente adicionar uma segunda unidade fixa a um laptop, você só pode adicionar discos rígidos externos, unidades USB, etc. Ao adicionar um segundo disco rígido, você pode configurá-lo como sua unidade D e, em seguida, criar sua pasta de dados na unidade D. Para todos os fins práticos, você não notará nenhuma diferença entre a unidade C e a unidade D, Mesmo que sejam dois discos fisicamente separados.
a maioria dos especialistas não gosta de simplesmente atualizar um sistema operacional, eles gostam de limpar seus computadores e começar de novo. É assim que instalo minhas versões mais recentes de sistemas operacionais em servidores e computadores clientes há várias décadas. A nova instalação mantém meu sistema limpo e rápido. A nova instalação também é necessária se o computador travar devido a uma falha no disco rígido ou a uma falha no sistema operacional que não pode ser recuperada. Se você armazenar seus dados usando o método padrão, que salva seus dados em seu perfil de usuário na partição do sistema (unidade C), você pode perder seus dados quando o disco rígido ou o sistema operacional falhar. Você também pode perder alguns de seus dados se tiver problemas de energia em sua área (por exemplo, apagões e apagões). Uma fonte de alimentação ininterrupta (UPS) pode ajudar a mitigar esse problema.
melhores práticas: Use uma solução confiável de backup de dados em nuvem para restaurar facilmente seus arquivos em caso de falha no disco rígido, falha no sistema operacional ou exclusão acidental de arquivos.
isolando seus dados da partição do sistema, conforme descrito acima, mesmo uma falha na unidade do sistema ou uma nova instalação não terão efeito sobre seus dados. Além disso, como seus dados não compartilharão a unidade com a partição do sistema, que está constantemente lendo e gravando dados para a unidade C, sua unidade D não será tão fragmentada. Menos fragmentação significa melhor desempenho e acesso mais rápido aos seus dados. Outra coisa boa em seguir minha recomendação é que, se você comprar um novo computador, poderá simplesmente retirar a unidade D (que será uma unidade física separada) e instalá-la em seu novo computador. Seus dados estarão todos em tato.
aviso: se você estiver movendo seu disco rígido criptografado de um computador para outro, certifique-se de descriptografar a unidade primeiro (ou seja, desativar o BitLocker) e depois movê-la, caso contrário, você não poderá acessar seus dados. Instale seu disco rígido como partição D no novo computador e use o BitLocker novamente para criptografar toda a unidade. Para obter mais informações, visite proteger o Windows 10 com criptografia de Unidade BitLocker.
quando se trata de gerenciamento de conteúdo, há muito o que falar. Francamente, é fácil escrever um livro inteiro sobre esse assunto. Espero que as poucas idéias neste artigo o ajudem a começar. Sinta-se à vontade para compartilhar suas ideias com outros leitores e fazer perguntas na seção de comentários abaixo.
Obrigado por ler meu artigo. Se você está interessado em consultoria de TI & serviços de treinamento, entre em contato comigo. Visite ZubairAlexander.com para obter informações sobre minha formação profissional.