Selv om en e-postbekreftelsen virker ganske kuttet og tørr, er det ikke. I mange tilfeller er det din første interaksjon med gjesten. For å hjelpe deg å imponere rett utenfor balltre, vi satt sammen en liste over profesjonell, grundig og innbydende innhold som kan bidra til å forbedre hotellets bekreftelse på e-post.
Start Med En Takk
Å si takk er gjestfri på alle språk og er ofte den beste måten å starte en bekreftelse på e-post. Enten gjort for hånd eller ved hjelp av automatisering, er personalisering verdsatt av de fleste. Inkluder gjestens navn. Adressere dem personlig. Og vurder å bruke samtalespråk slik at e-posten din leser som om den er fra en person, ikke en maskin. (Mer om personalisering neste.)
du kan også invitere gjester til å kontakte deg via telefon -, e-post-eller meldingsapper hvis de har spørsmål eller bekymringer, og deretter oppgi denne informasjonen. Huske, dette er ideelt begynnelsen på en lang, gjensidig givende forhold.
Personalisering
E-Post og annen gjestekommunikasjon kan tilpasses ved å utnytte gjestedataene som er lagret i DE fleste CRM-systemer. Bruk av disse dataene med et e-postautomatiseringssystem kan tillate at dine personlige e-postmeldinger sendes umiddelbart etter bestilling.
Personalisering handler ikke bare om å være hyggelig, skjønt. Det er effektivt. Ifølge Campaign Monitor forbedrer personlige e-postmeldinger klikkfrekvensen med gjennomsnittlig 14%.
en måte å samle denne verdifulle data er gjennom bruk Av en plattform Som OpenKey. Etter at gjesten har registrert seg i appen (innsamling av informasjon), lar OpenKey gjestene sjekke inn fra hvor som helst og få tilgang til rommene sine ved hjelp av sine mobile enheter. Gjestene setter pris på bekvemmeligheten, og du får dataene du trenger-inkludert kontaktinformasjon, preferanser og mer.
Utnytte Automatisering
som nevnt ovenfor, automatisere e-prosessen er en rask og enkel måte å sende ut reservasjonsbekreftelse e-post. Det kan effektivisere hele prosessen og gi teamet mer tid til andre oppgaver. Hvis du handler for e-postautomatiseringsprogramvare, er det mange alternativer tilgjengelig, inkludert noen Som er Gjestfrihetsspesifikke.
artikkelen «The Power Of Email Automation» forklarer, email automation «kan brukes på tvers av et bredt spekter av engasjementsstrategien din; kommunisere med gjester når de har gjort en bestilling, dele informasjon med gjester før ankomst, samhandle med gjester når de har sjekket ut, invitere dem til å bestille igjen i fremtiden eller informere dem om kommende arrangementer / aktiviteter som kan interessere dem.»Nøkkelen til suksessen til disse e-postene, sier de, er å «sikre at hver e-post er segmentert på riktig måte, og hver e-post er personlig.»
Gjestepreferanser
det ultimate eksempelet på personalisering i hotellbransjen er å gi hver gjest den individuelle opplevelsen han eller hun foretrekker. For å oppnå dette trenger du imidlertid litt informasjon. Kanskje e-postbekreftelsen din har en lenke til en spørreundersøkelse på nett for en gjest som kan tilpasse profilen sin. Vurder å stille spørsmål om deres preferanser. Reiser de vanligvis for forretninger eller fornøyelser? Reiser de med barn? Liker de en ekstra pute? Øver de? Har de bestille tjenester på spa?
Bevæpnet med denne informasjonen, kan du gi hver gjest den personlige opplevelsen de ikke vil glemme, og en som vil bringe dem tilbake igjen og igjen. Noen eksempler er:
- hvis de liker spabehandlinger, send dem nåværende spa-tilbud.
- hvis de golf, tilby å reservere en tee tid.
- for et par som feirer et jubileum, tilby dem champagne eller sjokolade-dekket jordbær ved ankomst.
- for turister, gi destinasjonsguider for byer og turinformasjon.
jo mer målrettet opplevelsen eller tilbudet er, desto bedre. Markedsføringseksperter foreslår at du kobler tilbake til spesifikk informasjon på nettstedet ditt, for eksempel forretningsfasiliteter-siden eller blogginnlegget ditt om lokale familieattraksjoner. Disse e-postene er muligheter til å invitere kunden til å komme i kontakt med eventuelle spørsmål eller spesielle forespørsler de måtte ha.
Fasiliteter Og Andre Funksjoner
Bekreftelse og e-post før ankomst gir en flott mulighet til å drive ekstra inntekter ved å fremme hotellfasiliteter gjester kan være interessert i.
for en sømløs gjesteopplevelse, kan du liste tilgjengelige fasiliteter med lenker for å gjøre reservasjoner på spaet eller restauranten.
hvis hotellets mobilapp har ekstern innsjekking eller tilgang til nøkkelfrie rom gjennom En løsning som OpenKey, kan du også inkludere koblinger for å laste ned appen med instruksjoner for bruk for å få mest mulig ut av det. Å ha nyttige funksjoner i appen din som mobil innsjekking, mobilnøkkel, rengjøringsforespørsler og andre gjestetjenester gir gjestene enda mer grunn til å laste ned og bruke den, slik at du kan tilpasse opplevelsen.
Faktura & Bestillingsinformasjon
for mange reisende, disse e-postene gir noen sårt tiltrengt trygghet; de vet at de har et sted å bo. Det er viktig at de er sikre på at de har bestilt riktig antall netter, rom, senger, etc., så bekreftelse informasjon bør vanligvis ta sentrum scene.
du kan også inkludere et fakturanummer for gjester å presentere ved ankomst og hjelpe resepsjonen raskere å finne en gjest reservasjon.
Hotell Kontaktinformasjon
Oppmuntre gjestene til å kontakte og sørge for at de har hotellet og reservasjonsinformasjonen lett tilgjengelig. Hvis det er hensiktsmessig, gi e-post og telefonnumre for hvert aspekt av hotellet: resepsjon, reservasjoner, concierge, spa, etc.
og ikke glem å oppfordre gjestene til å følge og engasjere seg med hotellet ditt på sosiale medier. Gi lenker til alle dine aktive sosiale medier sider – og sørg for at koblingene fungerer. Dette er en annen måte å bidra til å bygge et langvarig forhold og gi CRM med mer inngående data om dine gjester, deres liv, og deres preferanser.
bekreft til Slutt at merkevaren din lagrer og bruker dataene ansvarlig. Hvis overnattingsstedet eller hotellgjestene dine bor i EU, må du sørge for AT du følger gdpr-protokollene.
