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L’un des défis les plus courants auxquels les utilisateurs d’ordinateurs sont souvent confrontés est l’organisation des données. Je vois des utilisateurs avec des bureaux encombrés remplis de fichiers individuels, des dossiers dupliqués (bureau et répertoire personnel par défaut) et des utilisateurs qui ont du mal à trouver leurs propres données, ce qui rend la gestion de contenu très difficile.
Dans cet article, je vais partager quelques lignes directrices pour organiser vos données. Je suggérerais quelques idées pour sélectionner une méthode pour organiser vos données, gérer la structure des dossiers, partager des fichiers avec votre famille, utiliser des partitions de lecteur à votre avantage, etc.
Importance de l’organisation des données
Pour comprendre l’importance de l’organisation des données (ou de la gestion du contenu) et mettre les choses en perspective, il est utile de considérer certains défis auxquels les entreprises sont confrontées. Le partage de ces informations avec vous a pour but de vous aider à comprendre l’énorme temps que nous consacrons au cours d’une journée de travail à la gestion de nos données, notamment la création, la recherche, la suppression, le partage, la duplication, l’envoi par courrier électronique, la reproduction et la mise à jour de documents, images, fichiers multimédias, etc. Chaque semaine, un travailleur de l’information dépense en moyenne:
- 9.5 heures de recherche de contenu
- 3,5 heures de recherche sans trouver les données
- 3,0 heures de recréation
- 2.2 heures de lutte avec le versionnage de documents
Lorsque vous multipliez les chiffres, vous découvrirez que le temps perdu par les utilisateurs dans la gestion de contenu peut vraiment s’additionner. Par exemple, si une organisation compte 1 000 employés et que les employés passent 8,7 heures par semaine à chercher sans trouver, à recréer le contenu qu’ils n’ont pas pu trouver et à traiter plusieurs versions du même document (les trois dernières barres du graphique ci-dessus), cela peut coûter plus de 13 millions de dollars par an à l’organisation. Cela peut être évité en organisant mieux les données et en y associant des métadonnées afin qu’elles puissent être facilement localisées en quelques secondes.
Évidemment, les entreprises ont beaucoup plus de ressources et d’argent que leurs employés. Si leurs employés perdent autant de temps avec la gestion de contenu, vous ne pouvez qu’imaginer quelles pourraient être les statistiques pour les utilisateurs à domicile. L’une des principales raisons pour lesquelles les organisations luttent avec la gestion de contenu est le manque d’organisation des données. C’est pourquoi de nombreuses entreprises dépensent des millions de dollars pour embaucher des sociétés de conseil qui les aident dans la gestion de contenu, c’est-à-dire l’organisation de leurs données.
Les utilisateurs à domicile, qui comprennent également les propriétaires de petites entreprises qui travaillent à domicile, sont confrontés aux mêmes défis en matière de gestion de contenu que les entreprises, sauf qu’ils ont un ensemble de données plus petit. Les petites entreprises n’ont souvent pas les moyens d’embaucher du personnel informatique, elles n’ont donc pas de spécialiste qui les forme à organiser leurs données et à devenir plus efficaces. C’est pourquoi j’ai inclus les utilisateurs à domicile dans mon public cible, comme je l’explique dans la section suivante.
Public cible
Le but de cet article est d’aider toute personne qui a du mal à organiser ses données et peut utiliser des conseils. En suivant mes suggestions et les meilleures pratiques, vous pouvez économiser beaucoup de temps et d’argent. Les directives de cet article peuvent ne pas fonctionner pour tout le monde car, comme on dit, une taille ne convient pas à tous. Cependant, j’ai formé littéralement des milliers d’étudiants et de nombreux clients commerciaux au fil des ans. J’espère que vous bénéficierez de mes conseils. Rappelez-vous, vous n’avez pas à organiser vos données exactement comme je le suggère. Vous pouvez effectuer des ajustements en fonction de ce qui vous convient le mieux.
Sélection d’une méthode pour organiser les données
Devez-vous organiser les données en fonction de la catégorie, des projets, de la date ou de l’utilisateur? La réponse est oui. Peu importe que vous choisissiez une catégorie, un projet, une date, un utilisateur ou autre chose pour organiser la structure de votre dossier. Vous devriez choisir une méthode et vous en tenir à elle, mais il est acceptable de faire des exceptions si nécessaire. Rappelez-vous, ce sont vos données et c’est vous qui devez les trouver. Si vous décidez d’organiser les données en fonction d’une catégorie, par ex. nourriture, puis les données liées à la nourriture iront dans cette hiérarchie de dossiers. Cela inclut toutes les choses liées à la nourriture, telles que les images, les recettes, les livres, etc. S’il y a 20 recettes qui vous ont été envoyées par courrier électronique par votre cousine Rose, enregistrez-les dans le dossier Alimentaire, plutôt qu’un dossier nommé Rose. Si vous décidez d’organiser vos dossiers en fonction de la date, vous pouvez utiliser une structure de dossiers en fonction des années et des mois. Par exemple, vous allez créer des dossiers pendant des années (2018, 2019, 2020…..). Chaque année peut alors avoir des sous-dossiers pendant des mois (Janvier, Février, Mars, …..). Vous n’aurez peut-être pas besoin de dossiers séparés pour chaque mois ou chaque semaine, s’il n’y a pas de données à ajouter à certains mois ou semaines. C’est à vous de prendre cette décision.
En ce qui concerne les images, vous pouvez les organiser en utilisant la catégorie de date, comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessous. Utilisez la date, le mois et le jour séparés par des traits de soulignement. Cela permet un tri facile des images. Si vous ne devez stocker des images qu’au moment où elles ont été prises, il n’est pas nécessaire de créer un dossier pour chaque mois ou année. Créez simplement des dossiers pour le moment où les images ont été prises.
Image 1
Gestion de la Structure des dossiers
En règle générale, je vous recommande de créer un dossier pour votre hiérarchie de données et de vous assurer que chaque fichier de données sur votre ordinateur est enregistré dans la hiérarchie de données. Vous pouvez ensuite faire du dossier de niveau supérieur de votre hiérarchie le dossier documents par défaut dans Windows 10. Peu importe ce que vous appelez le dossier de données de niveau supérieur. Dans mon exemple, je vais simplement l’appeler DATA. Vous pouvez utiliser des majuscules pour certains dossiers pour les faire ressortir si vous le souhaitez. La structure de votre dossier devrait alors ressembler à ceci.
Image 2
Vous avez différentes catégories de dossiers sous DONNÉES qui contiendront vos fichiers. Dans chaque dossier, vous pouvez avoir plusieurs sous-dossiers. Par exemple, vous aurez un tas de dossiers sous Travail et les sous-dossiers peuvent également avoir des sous-dossiers supplémentaires sous eux. Votre objectif est d’organiser vos dossiers et fichiers de manière à pouvoir les trouver rapidement. Gardez à l’esprit qu’il n’existe pas de structure de dossiers parfaite. Ce qui fonctionne pour vous peut ne pas fonctionner pour quelqu’un d’autre.
Un avantage majeur de l’organisation des données de cette façon est que si vous avez besoin de sauvegarder l’intégralité de vos données sur le cloud ou sur un disque dur USB externe, il vous suffit de faire glisser un dossier en haut de la hiérarchie vers la destination et vous avez terminé. Vous trouverez également cela utile lorsque vous recherchez des données. Il suffit de mettre en surbrillance le dossier supérieur (par exemple, les DONNÉES) et de rechercher toute la hiérarchie des dossiers, qui comprend tous ses sous-dossiers.
Utilisez l’Accès rapide pour les raccourcis vers les dossiers
L’Explorateur de fichiers Windows 10 vous permet de créer un raccourci vers vos dossiers pour un accès rapide. Plutôt que de placer des dossiers sur votre bureau, vous pouvez épingler les dossiers les plus fréquemment utilisés à l’accès rapide (voir l’image 3 ci-dessous). En ajoutant des dossiers à Accès rapide, vous créez simplement un raccourci vers le dossier qui résidera toujours à son emplacement d’origine sous D:\DATA (voir Image 2).
Image 3
Notez que vos dossiers et certains des sous-dossiers de l’Image 2 sont épinglés dans la zone d’accès rapide de la capture d’écran ci-dessus.
Il existe plusieurs façons d’épingler les dossiers à un accès rapide. La méthode 1 est préférable, mais utilisez la méthode 2 si c’est plus facile pour vous.
Méthode 1
Sélectionnez le dossier que vous souhaitez épingler à Accès rapide, puis cliquez et faites glisser le dossier vers la zone d’accès rapide. C’est plus rapide et plus facile des deux méthodes.
Soyez prudent lorsque vous faites glisser un dossier vers un accès rapide. Si vous ne faites pas attention, vous déplacerez accidentellement le dossier dans un autre dossier et ne pourrez plus le trouver dans votre hiérarchie de DONNÉES. Cela peut être déroutant et un peu effrayant parfois lorsque votre dossier disparaît. Lorsque vous cliquez et faites glisser un dossier, attendez qu’il affiche une barre horizontale à l’emplacement (voir l’image 4 ci-dessous) où vous souhaitez créer un accès rapide pour le dossier, puis relâchez la souris. Vous remarquerez également une petite broche de boîte contextuelle pour un accès rapide avec une flèche à côté.
Image 4
Windows 10 vous indique clairement si vous déplacez un dossier, copiez un dossier ou épinglez à Accès rapide. Parfois, lorsque vous êtes pressé, il est facile de ne pas faire attention à la boîte contextuelle qui vous indique ce que vous êtes sur le point de faire, alors soyez prudent.
REMARQUE : Vous ne pouvez épingler que des dossiers, et non des fichiers, à un accès rapide.
Méthode 2
Une autre façon d’épingler votre dossier à Accès rapide consiste à mettre en surbrillance le dossier que vous souhaitez épingler, puis dans l’onglet Accueil de l’Explorateur de fichiers, cliquez sur Épingler pour Accès rapide. Cela ajoutera le dossier au bas de la liste. Vous pouvez cliquer et faire glisser manuellement le dossier pour organiser votre liste. Cette étape supplémentaire rend cette méthode un peu plus lente que la première méthode.
Il n’y a pas de moyen facile de trier les éléments par ordre alphabétique en accès rapide, vous devez les organiser manuellement.
Partage de fichiers avec votre famille
Si vous partagez des données avec d’autres membres de la famille, vous devez avoir une stratégie sur la façon dont vous partagerez les données. Tout le monde ne pense pas de la même manière. Si vous souhaitez stocker des photos de neige à Noël, vous pouvez choisir d’étiqueter le dossier Neige. Cependant, votre conjoint peut le mettre dans un dossier appelé Hiver, et votre enfant peut le stocker dans un dossier appelé Noël parce qu’elle associe les images de neige à Noël. Cela ne fait pas de mal de discuter avec votre famille de la façon dont vous souhaitez stocker les fichiers sur un ordinateur partagé. Si vous êtes la seule personne à gérer vos données, les choses sont relativement plus faciles, mais vous devez toujours avoir un plan et organiser les données d’une manière facile à localiser.
Suivez ces bonnes pratiques lorsque vous travaillez avec des fichiers et des dossiers.
- Utilisez des noms pour les fichiers et dossiers faciles à reconnaître.
- Évitez la mauvaise habitude de créer des noms de fichiers longs en remplacement des métadonnées.Les métadonnées
sont entrées sous File-> Info dans les applications Office. Il inclut les propriétés d’un fichier, telles que l’auteur, le titre, les commentaires, le statut, les catégories, le sujet, la société, etc. Les métadonnées sont utilisées pour rechercher des informations relatives à un fichier. Parce que vous pouvez entrer des métadonnées dans les propriétés du document d’un fichier (Word, Excel, PowerPoint, etc.), prenez l’habitude d’utiliser des noms courts pour les fichiers et les dossiers. - Évitez les noms en double.
- Enregistrez vos données sur un lecteur autre que le lecteur système C (p.ex. D:\DATA ).
Plus à ce sujet dans la section suivante. - N’utilisez pas l’emplacement du dossier d’accueil par défaut qui pointe vers C:\Users\YourProfileName\Documents .
Bien que certaines personnes vous encouragent à utiliser l’emplacement par défaut, je ne le fais pas. Vos données ne doivent pas se trouver sur le lecteur système sur lequel le système d’exploitation est installé. J’en discute plus en détail dans la section suivante. - Évitez d’enregistrer des fichiers sur votre bureau.
Votre bureau doit être propre avec juste un fond d’écran et un seul raccourci vers vos DONNÉES. Les gens ne stockent que des fichiers et des dossiers sur leur bureau parce qu’ils ont l’impression de les trouver rapidement, pour découvrir qu’une fois qu’ils ont quelques centaines de fichiers sur leur bureau, ils ont du mal à les trouver. Créez un raccourci vers un dossier sur le bureau qui pointe vers votre dossier de données. Tous vos fichiers doivent se trouver dans la hiérarchie des dossiers de données. C’est le seul dossier dont vous avez besoin sur votre bureau. Si vous n’arrêtez pas d’enregistrer des fichiers sur votre bureau, vous aurez toujours du mal à organiser les données. - Cryptez le lecteur de données (par exemple, le lecteur D) avec Windows 10 BitLocker pour sécuriser vos données.
BitLocker est inclus dans les éditions Windows 10 Pro et Enterprise, mais pas dans Windows 10 Home. Vous pouvez cependant mettre à niveau Windows 10 Home vers Windows 10 Pro gratuitement à l’aide de l’astuce de la section suivante.
Utiliser des partitions de lecteur à votre avantage
Comme meilleure pratique, je recommande de créer au moins deux partitions sur votre ordinateur (il est normal d’en avoir plus de deux, si nécessaire). Normalement, cela est accompli lorsque vous installez le système d’exploitation pour la première fois ou que vous effacez complètement votre disque dur pour effectuer ce que l’on appelle une nouvelle installation ou une installation propre. Cependant, lorsque les utilisateurs à domicile achètent un nouvel ordinateur auprès d’un grand fournisseur (Lenovo, Dell, HP, Acer, etc.), il est généralement:
- Livré avec Windows 10 Home préinstallé.
- Contient des tonnes de fichiers inutiles, freeware, bloatware, adware, barres d’outils indésirables et programmes potentiellement indésirables (PUP). Les gens qu’IL contient se réfèrent à ces fichiers inutiles comme des déchets ou des logiciels indésirables.
- Est configuré avec une seule partition sur le lecteur C pour que les choses restent simples pour les utilisateurs.
Windows 10 Home est essentiellement une version limitée de Windows 10 Pro. Les personnes technophiles et les employés d’entreprise utilisent Windows 10 Pro car il offre plusieurs fonctionnalités de sécurité et de mise en réseau qui manquent à Windows 10 Home.
ASTUCE: Mettez à niveau Windows 10 Home vers Windows 10 Pro gratuitement
Vous pouvez mettre à niveau votre Windows 10 Home vers Windows 10 Pro gratuitement si vous disposez d’une clé de produit pour Windows 7 Professional ou Ultimate, Windows 8 / 8.1 Pro ou Windows 10 Pro. Tapez simplement « paramètres d’activation » dans la zone de recherche Windows et appuyez sur Entrée, cliquez sur Modifier la clé de produit et entrez la clé de produit pour une version Pro d’une édition précédente de Windows. Votre ordinateur sera mis à niveau vers une licence numérique Windows 10 Pro, ce qui signifie que même si vous devez réinstaller Windows sur cet ordinateur, il sera automatiquement activé.
Bien que les nouveaux ordinateurs soient souvent préconfigurés avec une seule partition sur le lecteur C, Windows 10 vous permet de créer une autre partition sans tout recommencer et effacer votre partition d’origine. Vous pouvez utiliser l’outil de gestion des disques inclus dans Windows 10 pour y parvenir. Il existe d’autres outils gratuits tiers disponibles pour atteindre le même objectif. Consultez mon article Le Moyen Le Plus Simple dans Windows d’Étendre la Partition Système (Lecteur C). Je discute de plusieurs outils de dimensionnement de partition dans cet article.
La partition système (généralement le lecteur C) est l’endroit où tous les fichiers de votre système d’exploitation sont stockés. En stockant des données sur un autre lecteur (par exemple, le lecteur D), vous isolez vos données des fichiers système. Si votre système d’exploitation tombe en panne ou si vous mettez à niveau votre système d’exploitation, cela n’aura aucun impact sur vos données car elles se trouvent sur une partition différente. Mais attendez, ça va encore mieux.
Si vous souhaitez aller plus loin, ajoutez un deuxième disque dur à votre ordinateur de bureau. Contrairement aux PC de bureau, vous ne pouvez pas facilement ajouter un deuxième lecteur fixe à un ordinateur portable, vous ne pouvez ajouter que des disques durs externes, des clés USB, etc. En ajoutant un deuxième disque dur, vous pouvez le configurer en tant que lecteur D, puis créer votre dossier de DONNÉES sur le lecteur D. À toutes fins pratiques, vous ne remarquerez aucune différence entre le lecteur C et le lecteur D, même s’il s’agit de deux disques physiquement séparés.
La plupart des experts n’aiment pas simplement mettre à niveau un système d’exploitation, ils aiment nettoyer leurs ordinateurs et recommencer à zéro. C’est ainsi que j’installe mes nouvelles versions de systèmes d’exploitation sur des serveurs et des ordinateurs clients depuis plusieurs décennies. La nouvelle installation maintient mon système propre et rapide. Une nouvelle installation est également nécessaire si votre ordinateur tombe en panne en raison d’une panne de disque dur ou d’un crash du système d’exploitation qui n’est pas récupérable. Si vous stockez vos données à l’aide de la méthode par défaut, qui enregistre vos données dans votre profil utilisateur sur la partition système (lecteur C), vous risquez de perdre vos données lorsque le disque dur ou le système d’exploitation tombe en panne. Vous pouvez également perdre certaines de vos données si vous rencontrez des problèmes d’alimentation dans votre région (par exemple, des pannes d’électricité et des pannes de courant). Une alimentation sans coupure (UPS) peut aider à atténuer ce problème.
MEILLEURE PRATIQUE: Utilisez une solution de sauvegarde de données cloud fiable pour restaurer facilement vos fichiers en cas de panne de disque dur, de panne du système d’exploitation ou de suppression accidentelle de fichiers.
En isolant vos données de la partition système comme décrit ci-dessus, même une défaillance du lecteur système ou une nouvelle installation n’auront aucun effet sur vos données. De plus, comme vos données ne partageront pas le lecteur avec la partition système, qui lit et écrit constamment des données sur le lecteur C, votre lecteur D ne sera pas aussi fragmenté. Moins de fragmentation signifie de meilleures performances et un accès plus rapide à vos données. Une autre bonne chose à propos de suivre ma recommandation est que si jamais vous achetez un nouvel ordinateur, vous pouvez simplement sortir le lecteur D (qui sera un lecteur physique séparé) et l’installer sur votre nouvel ordinateur. Vos données seront toutes en tact.
AVERTISSEMENT: Si vous déplacez votre disque dur chiffré d’un ordinateur à un autre, assurez-vous d’abord de le déchiffrer (c’est-à-dire d’éteindre BitLocker), puis de le déplacer, sinon vous ne pourrez pas accéder à vos données. Installez votre disque dur en tant que partition D dans le nouvel ordinateur, puis utilisez à nouveau BitLocker pour chiffrer l’intégralité du disque. Pour plus d’informations, consultez Sécurisation de Windows 10 avec le cryptage du lecteur BitLocker.
En matière de gestion de contenu, il y a trop de choses à dire. Franchement, il est facile d’écrire un livre entier sur ce sujet. Espérons que les quelques idées de cet article vous aideront à démarrer. N’hésitez pas à partager vos idées avec d’autres lecteurs et à poser des questions dans la section commentaires ci-dessous.
Merci d’avoir lu mon article. Si vous êtes intéressé par des services de formation en conseil informatique &, contactez-moi. Visitez ZubairAlexander.com pour des informations sur mon parcours professionnel.