Transizione da un profilo Facebook a una pagina – navigazione sui social media come funzionario pubblico

I social media sono un ottimo modo per i funzionari pubblici e le agenzie governative per comunicare con il pubblico. Come forse già sapete, queste comunicazioni sono considerate parte del registro pubblico. Ma lo sapevate che l’utilizzo di un profilo Facebook per condividere informazioni può limitare illegalmente l’accessibilità di tali comunicazioni e limitare la capacità di rispettare i requisiti di registri pubblici? Se stai facendo affari ufficiali, devi condurli su una pagina ufficiale. Confuso? Non siete soli. Continuate a leggere per capire la differenza e come utilizzare Facebook in modo efficace e nel rispetto.

I profili e le pagine non sono la stessa cosa

Per prima cosa devi capire le differenze tra un profilo Facebook e una pagina Facebook. Le persone usano spesso questi termini in modo intercambiabile, ma in realtà sono molto diversi nel modo in cui vengono accessibili e utilizzati. Un profilo rappresenta una singola persona, ha amici e ha la capacità di mostrare contenuti ad alcune persone mentre lo nasconde agli altri. Una Pagina rappresenta un’entità come un’azienda, un governo o un ufficio pubblico. Le pagine sono pubbliche in base alla progettazione e il contenuto delle pagine può essere visualizzato da chiunque, anche da quelli senza account Facebook.

La differenza fondamentale qui è chi può visualizzare e accedere al contenuto. La visibilità dei post del profilo è spesso limitata agli Amici di quel profilo e può essere ulteriormente limitata solo agli Amici specifici. I post sulle Pagine possono essere visualizzati da chiunque. L’unico modo per rendere privata una pagina è annullarla completamente. Facebook limita anche i tipi di contenuti che possono essere catturati e archiviati su un profilo, il che può rendere quasi impossibile rispettare le richieste di registri pubblici relative a commenti o messaggi diretti, entrambi considerati record pubblici nella maggior parte degli stati.

D’altra parte, le pagine consentono l’accesso pubblico e l’archiviazione di post, commenti, risposte ai commenti, foto, video, video in diretta, messaggi diretti e altro ancora. Chiunque può visualizzare i messaggi di pagina, anche quelli senza un account Facebook, e non c’è limite al numero di persone che possono seguire una pagina.

La transizione del tuo profilo a una pagina ha ulteriori vantaggi oltre la conformità:

I vantaggi dell’utilizzo di una pagina per le comunicazioni ufficiali vanno oltre l’accesso pubblico e la responsabilità. La gestione delle pagine è anche più semplice per la tua organizzazione:

• È possibile assegnare ruoli di pagina appropriati ad altri utenti dell’organizzazione per condividere facilmente la responsabilità della manutenzione della pagina. Un profilo rappresenta una persona e non può essere gestito da altri senza accessi condivisi rischiosi.
• Puoi trasferire senza problemi la gestione della tua pagina quando c’è un turnover di dipendenti o uffici.
• È possibile impostare autoresponses per le domande frequenti ricevute attraverso i messaggi di Facebook.
• Puoi vedere quali post stanno generando il maggior coinvolgimento e le informazioni demografiche dei tuoi visitatori utilizzando le funzionalità di gestione e reporting delle pagine.
• Puoi appuntare i post nella parte superiore della tua timeline per assicurarti che rimangano al top della mente per i tuoi follower (non puoi farlo su un profilo).
• Puoi ancora mantenere il tuo profilo! Basta impegnarsi ad usarlo per la tua vita personale e non la tua attività ufficiale.

Puoi creare una Pagina in pochi minuti

Quindi cosa fai se hai già un seguito sul tuo profilo, ma ora riconosci la necessità di rendere conformi le tue pratiche di comunicazione e sfruttare i vantaggi aggiuntivi dell’utilizzo di una pagina? Facebook non offre più una soluzione con un solo clic per convertire un profilo in una pagina, ma è possibile seguire questi quattro semplici passaggi per creare una pagina e invitare i tuoi amici a seguirla.

Come creare una pagina:

1. Accedere al profilo di Facebook che si desidera convertire e fare clic su crea una pagina.
2. Inserisci alcune informazioni di base sulla tua pagina: nome, categoria e descrizione facoltativa.
3. Rivedere le selezioni e fare clic su Crea pagina.
4. Invita i tuoi amici a mettere Mi piace o seguire la tua nuova pagina.

Cosa succede dopo?

• Quando fai clic su Crea pagina, il tuo profilo rimane intatto, ma ora avrai anche una Pagina.
• Gli amici che hai invitato saranno avvisati della nuova Pagina.

Addestrare gli utenti ad interagire con la tua Pagina invece del tuo profilo

Ora che hai completato i passaggi meccanici, dovrai andare un po ‘ oltre per assicurarti che la tua Pagina sia adottata dai tuoi elettori. I tuoi amici e follower sono stati notificati automaticamente durante il processo di conversione quindi ecco alcuni suggerimenti aggiuntivi per effettuare una transizione graduale da un profilo personale a una Pagina ufficiale:

• Crea un post sul tuo profilo annunciando il cambiamento e indirizzando i follower a interagire con la nuova Pagina in futuro. Assicurati di includere un link alla nuova pagina.
• Crea una risposta predefinita che puoi utilizzare per rispondere ai messaggi ufficiali inviati al tuo profilo, indirizzando il messenger alla tua pagina. Anche se non è possibile impostare auto-responder su un profilo, è possibile salvare questo in qualsiasi applicazione di testo per un facile accesso. Ecco un esempio:
  • “Ciao! Per promuovere la trasparenza e rispettare la legge sui registri pubblici, risponderò solo ai messaggi riguardanti gli affari pubblici attraverso la mia Pagina ufficiale. Si prega di contattare me qui:
• Crea un post appuntato sulla tua pagina che spiega l’interruttore (prenditi il merito della tua trasparenza!)
• Aggiorna il nome, la foto del profilo e i dettagli della tua nuova pagina. Questi vengono copiati dal profilo e potrebbe essere necessario aggiornarli per il tuo profilo.
• Se il profilo che hai appena convertito era un account fittizio, assicurati di aggiungere il tuo profilo reale come amministratore nella nuova Pagina per evitare di perdere l’accesso (vedi Facebook advisory: Dummy accounts per i dettagli).
• Se hai bisogno di assistenza lungo la strada, Facebook per il governo ,la politica & Advocacy in Nord America può aiutare!

Vale la pena il tuo tempo, ed è la legge!

Come funzionario pubblico, rispondere agli elettori è una parte fondamentale del tuo lavoro. Farlo in modo trasparente, on-the-record è la vostra responsabilità. L’utilizzo corretto di Facebook ti proteggerà dai rischi legali e ti aiuterà a raggiungere le persone che servi. Se hai bisogno di aiuto, controlla le risorse aggiuntive qui sotto o contattaci.

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