L’esecuzione di un negozio, bar, ristorante, stazione di servizio, salone di bellezza e altri stabilimenti del genere richiede di risolvere costantemente problemi amministrativi e di gestione. Ecco dove i sistemi POS vengono in soccorso. Aiutano gli imprenditori a organizzare efficacemente il lavoro dei dipendenti e semplificano le loro attività quotidiane e i loro doveri professionali.
Se non hai ancora il tuo sistema POS, è giunto il momento di modificare la situazione e acquistare, affittare o costruire la migliore soluzione point-of-sale. Non sai da dove cominciare? Quindi leggi attentamente il nostro articolo, poiché ti spiegheremo come affrontare lo sviluppo del software POS e scegliere l’hardware compatibile con esso.
Che cos’è un sistema POS?
Iniziamo la nostra conversazione decifrando l’abbreviazione POS. Cosa significa?
Quindi, POS sta per “Punto vendita” o “Punto di servizio”. Più specificamente, stiamo parlando di un set completo di hardware e software, il cui compito è quello di automatizzare i processi nelle aree di vendita e fornitura di servizi.
Le soluzioni POS mirano a semplificare il lavoro del personale di servizio (e, di conseguenza, accelerarlo). In breve, i dipendenti di un negozio, un ristorante o un’altra istituzione simile utilizzano questi sistemi per avere sempre tutto a portata di mano, il che significa che possono adempiere ai loro doveri in modo rapido, efficiente e competente.
I componenti principali delle apparecchiature dei sistemi POS
Qualsiasi sistema Point-of-Sale è costituito da software POS installato su un computer, terminale speciale e vari dispositivi periferici collegati ad esso.
Pensiamo di dover elencare e descrivere questi dispositivi, giusto? Basta tenere a mente, essi possono variare a seconda delle esigenze del vostro particolare stabilimento.
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Registrar fiscale, cioè una stampante di assegni con una funzione di memoria fiscale. L’attività è chiara dal nome stesso: la stampa di assegni e di vari tipi di documenti di reporting, archiviazione di dati di vendita, e così via;
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POS monitor del personale di servizio, che consente di visualizzare le informazioni significative per l’operatore (cassiere in un supermercato, cameriere in un bar o amministratore di un salone di bellezza);
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POS tastiera: si tratta di immissione dei dati e la trasmissione dei comandi di controllo (a volte POS tastiera è inoltre attrezzata con built-in lettori di schede);
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dell’Acquirente schermo, la visualizzazione di dati di interesse per il consumatore (ad esempio, la quantità di denaro da pagare);
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scanner di codici a Barre, che permette di leggere rapidamente il codice del prodotto e la base di dati su di esso;
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Cassa necessario per archiviare il denaro in modo sicuro;
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Un dispositivo per la lettura di carte bancarie, la cui funzione chiave è quello di organizzare il processo di pagamento con il massimo comfort.
Questi sono i principali componenti hardware. Ma se vuoi costruire un sistema point-of-sale che funzioni ad un alto livello di efficienza, potresti aver bisogno anche di altri dispositivi (ma ancora una volta, lasciati guidare dalle specifiche della tua attività e dalle sue particolari esigenze): bilance elettroniche, stampanti di etichette, rilevatori di valuta, ecc.
Dove utilizzare le soluzioni POS aziendali?
Quindi, quando dovresti creare un sistema POS per la tua azienda? Diamo un’occhiata più da vicino ad alcuni esempi di base:
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Negozi di alimentari e ipermercati. Naturalmente, il funzionamento efficiente di un grande supermercato è impossibile senza l’introduzione di tecnologie point-of-sale. Tuttavia, anche un piccolo negozio di alimentari trarrebbe beneficio da questi sistemi.
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Qualsiasi altro punto vendita: negozi di ferramenta, negozi di elettrodomestici e simili.
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Luoghi di ristorazione. Un sistema di punti vendita del ristorante accelererà il processo di ricezione e trasferimento degli ordini dei clienti in cucina.
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Luoghi in cui vengono forniti servizi, che si tratti di un hotel, cinema, casinò, salone di bellezza, ecc.
Funzioni chiave dei sistemi POS
A cosa serve un sistema POS, che cosa è in grado di fare? Quali funzioni svolge?
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Identificazione delle merci tramite codice a barre. L’operatore o il cassiere non ha bisogno di memorizzare l’intera gamma di prodotti venduti dall’azienda. È sufficiente eseguire la scansione del codice a barre del prodotto e tutte le informazioni necessarie su di esso verranno ricevute e visualizzate automaticamente.
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Gestione degli sconti e organizzazione di programmi fedeltà. Una tale opportunità sarebbe anche utile, sei d’accordo?
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Pagamenti automatici. È una funzione molto importante delle soluzioni POS, senza la quale è impossibile immaginare il lavoro di un negozio moderno, di una stazione di servizio e di altre istituzioni del genere.
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Controllo del lavoro del personale. Per iniziare a lavorare con il sistema, un dipendente deve essere autorizzato, il che significa che puoi tenerlo d’occhio.
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Formazione di rapporti. Le moderne tecnologie aiutano a raccogliere statistiche sulla tua istituzione e analizzare le informazioni ricevute con l’obiettivo di creare report dettagliati sulla base. Di solito, ci sono in-built, modelli di report già pronti, ma è possibile personalizzare il sistema POS in base alle vostre esigenze personali.
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Gestione semplificata del database: la possibilità di modificare le informazioni sul prezzo delle merci, la composizione del piatto e così via.
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Controllo dei saldi di magazzino. Il software POS memorizza i dati di prodotto più recenti (intendiamo il ricalcolo automatico delle merci rimaste nel magazzino o nel negozio stesso). Grazie a questo, i venditori sanno se è necessario ordinare un particolare prodotto.
E non è tutto con qualsiasi mezzo! I sistemi Point-of-Sale mirano a facilitare al massimo il lavoro dei dipendenti automatizzando le attività di routine.
L’emergere di soluzioni POS
Le soluzioni POS hanno percorso una lunga strada dai più semplici registratori di cassa meccanici (prima metà del XX secolo) ai complessi sistemi multifunzionali.
Spezziamo la storia dello sviluppo in fasi e esaminiamo brevemente ciascuna di esse.
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Tutto è iniziato con due tipi di registrar: registrar NCR e registrar Burroughs. Questi erano registratori di cassa basati sulla leva, che registravano i dati in un diario speciale. Erano meno che perfetti e non molto comodi da usare.
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Poco dopo erano apparsi registratori più avanzati (come l’NCR Classe 5). Non erano più meccanici e alimentati da elettricità.
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1973 era stato caratterizzato dall’introduzione dei primi sistemi informatici (IBM 3653 Store System, NCR 2150, così come TRW, Regitel, Darachecker) e lo sviluppo di lettori di codici a barre UPS / EAN.
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Meno di 10 anni dopo, nel 1986, IBM ha rilasciato un PC basato su POS chiamato IBM 4683. E ‘ stato un risultato significativo al momento.
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Alla fine degli anni 1980, i venditori POS hanno imparato a introdurre lettori a banda magnetica, che hanno permesso ai consumatori di effettuare pagamenti contactless.
I moderni sistemi Point-of-Sale includono molti utili moduli aggiuntivi mirati all’interazione con i clienti, alla gestione dell’inventario, al libro paga e altro ancora. Software e hardware lavorano a stretto contatto per aiutare a gestire correttamente il business.
Discuteremo diversi modi per creare software POS in seguito, ma in questo momento, vorremmo esplorare un altro problema, vale a dire…
I primi formati di software POS
I primi registratori di cassa elettronici avevano un software brevettato integrato, la cui funzionalità lasciava molto a desiderare.
Nell’estate del 1973, IBM lanciò due sistemi speciali (IBM 3650 e 3660 Store System) che utilizzavano commercialmente tecnologie client-server, backup, LAN (Local Area Network) e provisioning remoto. Circa un anno dopo, questi sistemi erano stati installati nei negozi Dillards e Pathmark nel New Jersey.
Passarono ancora qualche anno e nel 1979 i proprietari del vecchio Canal Cafe di Gene Mosher (New York) implementarono un sistema POS con software sviluppato dal famoso Mosher. Il sistema era basato sull’Apple II e aveva funzioni utili come l’elaborazione di un ordine del cliente, il trasferimento dei dati in cucina, ecc.
Da allora, molta acqua è passata sotto i ponti e le soluzioni Point-of-Sale si sono trasformate in programmi complessi multifunzionali, diventando così una vera salvezza per molte aziende.
Ma se vuoi sviluppare un tuo sistema POS, devi capire come funziona. Faremo del nostro meglio per aiutarti a capirlo.
Come funzionano i sistemi POS?
In precedenza, i venditori spendevano molto tempo per emettere acquisti, calcolare saldi e completare altre operazioni di routine; fortunatamente, ora la situazione è notevolmente migliorata. Il cassiere del supermercato legge il codice a barre del prodotto utilizzando uno scanner speciale e il cliente ricorre a un terminale bancario per pagare l’acquisto effettuato (naturalmente, c’è anche un’opzione per pagare in contanti): questo è tutto, il processo è iniziato. Il resto avviene automaticamente, sono necessari solo pochi clic.
Ma cosa succede dietro le quinte, per così dire?
Il diagramma sopra riportato illustra chiaramente come funzionano le soluzioni POS aziendali. Spieghiamolo a parole (in termini generali):
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Scansione del codice a barre del prodotto. Lo scanner legge il codice a barre del prodotto e i dati su di esso vengono automaticamente trasferiti al programma del registratore di cassa: il suo prezzo, markdown, possibili sconti, ecc. Il programma determina quale prodotto deve essere emesso, genera un controllo di vendita e così via. Il dipendente deve solo accettare denaro dal cliente e dargli il prodotto. E a proposito di soldi e pagamenti…
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Pagamento. In primo luogo, il cliente passa la carta sul lettore del terminale. I dati della carta vengono inviati al sistema POS, che contatta il PSP (fornitore di servizi di pagamento). PSP raggiunge la banca per avviare la procedura di autorizzazione della transazione (quale banca dipende dal tipo di carta di credito). All’acquirente viene ora richiesto di inserire un PIN per confermare la transazione. Se tutto va bene, il codice di autorizzazione viene inviato al sistema POS e l’acquirente viene informato che il pagamento è andato a buon fine.
Il programma POS automatizza e integra il front-office(cassa del supermercato, terminale del cameriere, ecc.) e back-office (contabilità, magazzino, HR e reparto marketing, amministrazione stabilimento, e simili). Lo scambio di dati tra questi blocchi continua continuamente, di solito tramite un server cloud.
Per la by, un server cloud non è l’unico modo per risolvere il problema… Ci sono altre opzioni oltre alle soluzioni POS basate su cloud.
Soluzioni POS on-Premise vs Cloud-based
Hai due opzioni di base tra cui scegliere. Ognuno di loro ha i suoi pro e contro, e dipende da te cosa selezionare nel tuo caso particolare.
soluzioni In loco
On-premise significa utilizzare le proprie risorse per il software host, cioè:
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è possibile acquistare un server fisico e di individuare all’interno della propria organizzazione;
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se non ti piace l’opzione di cui sopra, è possibile noleggiare un server dedicato in un centro dati.
Pro:
I sistemi POS on-premise sono considerati più sicuri e protetti perché terze parti non hanno accesso ai dati aziendali. Inoltre, un tale metodo per ospitare il software offre una maggiore indipendenza. Tu sei il tuo padrone.
Contro:
Localizzare i server nei locali della propria azienda è un compito laborioso e costoso. Dovrai stanziare un budget significativo per la manutenzione delle attrezzature e assumere specialisti in grado di garantirne l’affidabilità e il funzionamento senza problemi.
E anche se decidi di noleggiare un server dedicato per ospitare il tuo software, dovrai comunque affrontare alcune difficoltà. Tra le altre cose, dovrai sborsare praticamente (canone di noleggio, come vedi).
Sistemi basati su cloud
Gli imprenditori lungimiranti scelgono questo particolare modello quando tutti i dati interni vengono archiviati ed elaborati nel cosiddetto” cloud ” (server virtuale). Tale server virtuale opera in un ambiente di calcolo distribuito e fornisce i suoi servizi su Internet.
Pro:
Le soluzioni POS basate su cloud hanno molti vantaggi, come ad esempio:
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Buona scalabilità;
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Pagamento su richiesta e dopo la consegna;
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Stabilità nel lavoro;
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Accesso da qualsiasi dispositivo in qualsiasi parte del mondo.
Contro:
Il server cloud è fornito da una terza parte e il client interagisce solo con la sua parte virtuale, il che riduce la sicurezza dei dati, come alcuni credono. Tuttavia, con il giusto approccio alla protezione delle informazioni, il problema può essere facilmente risolto.
BTW!
Secondo le previsioni, i sistemi basati su cloud avranno guidato il mercato globale dei POS entro il 2024.
Caratteristiche del software POS
Di seguito, forniamo un’infografica dettagliata per mostrarti di quali caratteristiche il tuo sistema Point-of-Sale non può fare a meno. A parole, descriveremo brevemente i suoi blocchi funzionali chiave:
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Gestione dell’inventario. Il 1 ° blocco ti permetterà di essere sempre consapevole della presenza o dell’assenza di prodotti in magazzino;
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Pagamenti. I commenti non sono necessari, vero?
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Analisi & Reporting. Sarete in grado di monitorare l’efficienza del vostro stabilimento.
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Politica di fidelizzazione in modo che i tuoi clienti siano sempre soddisfatti del tuo negozio o ristorante.
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Gestione del personale, un altro blocco funzionale obbligatorio di sistemi POS.
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Blocchi aggiuntivi (vedi infografica sotto).
Principali vantaggi dei sistemi POS
Parliamo dei vantaggi dei sistemi POS per la tua azienda… nel caso in cui non ti abbiamo ancora convinto dell’opportunità dello sviluppo del software POS.
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Migliorare la velocità del servizio clienti. L’automazione dei processi consente di servire i clienti nei negozi (e i visitatori dei caffè) molto più velocemente, il che significa che le code saranno ridotte.
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Controllo a distanza permanente di affari. Le soluzioni POS aziendali offrono accesso remoto in tempo reale per visualizzare qualsiasi transazione e ricevere report. Implica il controllo completo su tutti i processi che si svolgono nell’area di vendita. Anche le azioni dei cassieri (e di altri dipendenti) sono sotto controllo.
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Gestione della fidelizzazione dei clienti. I consumatori amano tutti i tipi di programmi di sconto, coupon e altre promozioni, e un moderno sistema point-of-sale ti dà la possibilità di gestire queste iniziative di marketing in un modo molto più semplice.
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Accesso a funzioni utili. Ci riferiamo a funzionalità come un processo di inventario semplificato, meno scartoffie; reporting automatico, controllo dei saldi di magazzino e altro.
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Alta efficienza del lavoro. I vantaggi delle soluzioni POS sopra descritte portano a una maggiore efficienza dei dipendenti e si traducono in un aumento del reddito.
Quindi, abbiamo capito perché dovresti costruire un sistema di punti vendita… e ora resta da vedere COME farlo.
Come creare il proprio sistema POS
Prima di considerare l’acquisto o la creazione di un sistema di punti vendita, è necessario rispondere a una domanda chiave: di cosa ha esattamente bisogno la tua azienda? Quali compiti dovrebbe risolvere la tua piattaforma Point-of-Sale? Ci sono molte opzioni, come si potrebbe avere già capito se stai leggendo il nostro articolo con attenzione: scrittura-off di articoli in magazzino, fornitura di sconti, segnalazione, e molto, molto altro ancora. E solo dopo aver risposto alla domanda di cui sopra, puoi passare a quella successiva, vale a dire…
Dove dovresti ottenere il tuo sistema di punti vendita?
Qualsiasi sistema POS è costituito da software e hardware. E se pensi di poter acquistare prima l’hardware e poi scegliere il software giusto, dobbiamo avvertirti: questo è un approccio completamente sbagliato al problema.
Ma non ti preoccupare! Siamo qui per spiegarti cosa fare. Cominciamo in ordine.
#1. Acquisto di un sistema Point-of-Sale
La prima linea d’azione è quella di acquistare un kit POS già pronto e ben collaudato con il software installato. Devi solo personalizzare il tuo sistema POS e collegare l’apparecchiatura alla presa. Tutto qui!
Pro:
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inizio veloce. Come abbiamo già spiegato, non ci vuole un grande sforzo da parte vostra per collegare l’apparecchiatura e iniziare ad usarlo.
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facilità d’uso. Di solito, tali sistemi POS già pronti sono facili da usare e intuitivi.
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Bilancio approvato. È necessario destinare denaro solo una volta per acquistare il sistema, dopo di che siete invitati a trarre il massimo vantaggio di esso.
Contro:
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Una soluzione inflessibile. I sistemi Point-of-Sale già pronti non sono sempre abbastanza flessibili e richiedono una personalizzazione individuale.
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Obsolescenza tecnologica. Qualsiasi tecnologia diventa obsoleta nel tempo e le soluzioni POS non fanno eccezione. Sfortunatamente, dovrai aggiornare il tuo programma da solo (e, naturalmente, richiede ulteriori investimenti finanziari) poiché non c’è supporto… che è un altro svantaggio di questi sistemi off-the-shelf.
#2. Abbonamento software POS
Non hai alcun desiderio o opportunità di investire un sacco di soldi per l’acquisto di un sistema Point-of-Sale? Quindi puoi rivolgerti a fornitori di software POS esperti e iscriverti ai loro servizi. Di conseguenza, sarete in grado di utilizzare la loro soluzione su base regolare (con il loro pieno supporto, a proposito!).
Per quanto riguarda l’hardware, i provider di solito ti dicono con quali marchi il loro software è compatibile.
Pro:
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Supporto aziendale costante (24/7).
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Inizio veloce. Ti verrà fornita assistenza per la configurazione e l’avvio del programma.
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Accesso agli aggiornamenti di sistema (il che significa che non si corre alcun rischio del problema delle tecnologie obsolete).
Contro:
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Problema di sicurezza. Non hai altra scelta che affidarti interamente alle misure di protezione dei fornitori che hai scelto.
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Canone mensile. Dovrete pagare un canone mensile per i fornitori di utilizzare i loro servizi e supporto.
Ci sono un numero enorme di soluzioni Point-of-Sale pronte sul mercato, così come i loro fornitori. Tuttavia, anche il software POS più popolare a volte non è in grado di soddisfare le esigenze del tuo particolare stabilimento, sia esso un centro commerciale o un ristorante (o qualcos’altro). E se è il caso, si è lasciato con un solo e unico modo di agire, vale a dire…
Sviluppo software POS completo
Quindi hai deciso di sviluppare un sistema POS da zero. Quali passi si dovrebbe prendere?
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modulo requisiti dettagliati per il sistema futuro (in base alle specifiche della vostra azienda);
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trova e assumi sviluppatori esperti abbastanza esperti da realizzare un sistema POS che soddisfi questi requisiti;
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creare software POS (e selezionare hardware punto-di-vendita compatibile).
Pro:
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Una soluzione unica, che soddisfa pienamente le vostre esigenze;
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Continui progressi del software e il rilascio di aggiornamenti utili;
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la flessibilità del Sistema e progetto di scala con la crescita del business;
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Il più conveniente interfaccia utente e, di conseguenza, la migliore UX;
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Sistema di sicurezza a causa del fatto i tuoi dati non saranno ricevuti da terzi.
Contro:
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La complessità del progetto (non puoi farcela da solo, senza l’aiuto degli sviluppatori di software POS);
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Inizio lungo. Se il fattore tempo è fondamentale, scegli una soluzione diversa per il tuo negozio, salone di bellezza o ristorante;
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Mancanza di supporto (dovrai affrontare i problemi che si presentano da solo);
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Significativi costi di sviluppo finanziario.
Anche se a lungo termine, l’idea di sviluppare un sistema POS da square one è buona e redditizia.
Suggerimenti per la creazione di un sistema point-of-sale
Che cosa dovrebbe essere considerato per rendere un sistema POS che hai creato di successo e di lunga durata? Vediamo!
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Interfaccia user-friendly. Il compito dell’interfaccia utente è quello di aiutare i dipendenti della tua azienda a imparare rapidamente a lavorare con il sistema Point-of-Sale. La familiarizzazione iniziale con il programma non dovrebbe richiedere più di mezz’ora.
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Il tipo di stabilimento. Quando si sceglie un sistema POS, anche il tipo di attività è importante. Diciamo che un ristorante dovrebbe prestare particolare attenzione al software, che deve avere determinate caratteristiche: una lista d’attesa per il pagamento, il collegamento dell’ordine a un tavolo, la possibilità di aggiungere l’indirizzo del cliente a un assegno (se è prevista la consegna), ecc. D’altra parte, gli stabilimenti di ristorazione non hanno bisogno di bilance elettroniche, al contrario dei negozi al dettaglio.
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Buona scalabilità. Tieni presente che la tua attività potrebbe svilupparsi in futuro, che dovrebbe essere presa in considerazione quando si crea un sistema point-of-sale (e faresti meglio a riflettere su ogni dettaglio nelle fasi di progettazione e pianificazione).
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Diversi livelli di accesso. Il sistema sta per essere utilizzato da diversi dipendenti: te stesso, cassieri, venditori e così via. E non è saggio fornire a tutti il pieno accesso alle informazioni riservate. Il modo migliore per affrontare il problema è garantire un’archiviazione affidabile dei dati con diritti di accesso delimitati.
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Modalità fuori rete. Assicurati che il tuo programma sia attivo anche quando non c’è connessione Internet. Ahimè, non è raro avere problemi con il Wi-Fi, ma non dovrebbero influenzare il flusso di lavoro della tua azienda.
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Integrazioni di terze parti. È anche utile fornire la possibilità di integrare il sistema con altri programmi di terze parti(app di fidelizzazione mobile, soluzioni di pagamento, ecc.).
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Prestazioni affidabili in tutte le condizioni. E, naturalmente, non ha senso creare software POS, se è inaffidabile e inefficace.
