Mentre la società diventa più senza carta, è difficile pensare di aggrapparsi a tutta la documentazione che accompagna la tua casa, specialmente una volta che vendi la tua casa. Immagina: alcune transazioni immobiliari richiedono circa 180 fogli di carta, generando una pila considerevole, oltre a crampi alle mani da tutta quella firma.
Ma per quanto tempo si dovrebbe tenere un record associato con un prestito e la vostra proprietà una volta che si vende? Tre anni? Dieci anni? Per sempre? Prima di iniziare il vostro “keep” e “toss” pile, ecco una panoramica di quali documenti sono essenziali e come essere intelligenti circa la vostra casa vendita record di archiviazione.
I registri elettronici sono un’opzione? La risposta è sì, ma
“Quando ho acquirenti o venditori, tengo registri elettronici e invio tutti i documenti ai miei clienti elettronicamente, ma incoraggio anche le persone a conservare copie cartacee”, ha detto Randi Beard, un agente immobiliare più venduto con 10 anni di esperienza nell’area di Asheville, nella Carolina del Nord.
“Anche se gran parte del nostro storage è basato sul cloud, trovo che sia davvero utile per loro perché molte volte le persone non ricordano nemmeno dove lo catalogano nel loro cloud storage”, ha aggiunto. “Anche i Millennial, a loro piace ancora avere anche quella copia cartacea.”
Ad un livello elevato, assicurati di avere la prova di eventuali pagamenti ipotecari
A parte ciò di cui avrai bisogno per le tue tasse (arriveremo a quelle a breve), non devi tenere ogni record associato a una proprietà indefinitamente una volta che non lo possiedi più.
Tuttavia, ti consigliamo sicuramente di mantenere la prova di eventuali prestiti, mutui (chiamati anche atti di fiducia) e atti a tuo nome che sono stati pagati e registrati tra i registri fondiari nello stato o nella contea in cui è stata venduta la proprietà.
Un “rilascio” o “certificato di soddisfazione”, che indica che il mutuo pagato è stato registrato correttamente, sarà sufficiente. (Mantenere una dichiarazione payoff o pegno rilascio protegge anche contro eventuali errori sul vostro rapporto di credito o sulla fine del creditore.)
Quali altri documenti di vendita casa si dovrebbe appendere su?
Quando stai elencando la tua casa, aiuta a pensare come un acquirente in termini di documenti. Beard scherza sul fatto che è diventata nota nella zona di Asheville per aver reso i suoi acquirenti un raccoglitore—”Penso di essere uno degli unici agenti che lo fa”—completo di sezioni a schede per la valutazione, l’ispezione domestica e così via.
“È un riferimento così facile quando è tutto in un unico posto”, ha detto. “Se vendo qualcuno una casa e poi tre anni dopo, mi chiamano per elencare, so che abbiamo quei record. Ma è sorprendente quante persone mi chiameranno per elencare la casa, e sarò come, ‘ Hai tutte le informazioni da quando l’hai comprata?’E loro dicono,’ No.'”
Se dovessi creare un raccoglitore di vendita per la casa, sarebbe intelligente includere il tuo:
Dichiarazione di regolamento (chiusura)
Come venditore, il tuo documento più vitale è la dichiarazione di chiusura, chiamata anche dichiarazione di regolamento. (Alcuni agenti si riferiscono anche a questo come “ALTA”, perché l’American Land Title Association ha sviluppato la forma che è ampiamente utilizzata.) Questa dichiarazione, spesso utilizzata insieme alla divulgazione di chiusura, riassume le finanze della transazione, elenca le commissioni e i crediti e mostra i profitti netti di un venditore, che potrebbe essere necessario per le tasse.
Ricevute per miglioramenti di capitale
Anche se non avrete bisogno del vostro rapporto titolo preliminare o proprietari di case record di assicurazione una volta che si vende, ti consigliamo di conservare le ricevute per miglioramenti di capitale, come ad esempio una cucina o bagno rimodellare prima di vendere la casa. Questa non è manutenzione o riparazione regolare, ma miglioramenti che hanno aumentato il valore della casa. I miglioramenti del capitale attenuano le imposte sulle plusvalenze che devi sulla vendita della casa, che è più facile da calcolare se si dispone di record di tutti questi miglioramenti rispetto alla proprietà della proprietà.
Permessi di ristrutturazione
Beard raccomanda anche di tenere copie dei record in cui il nuovo proprietario di casa potrebbe incontrare un problema legale, ad esempio, qualsiasi permesso che hai tirato per i lavori di ristrutturazione prima di vendere. Se qualcuno fa una certa quantità di lavori di ristrutturazione senza permessi, il prossimo acquirente potrebbe essere ritenuto responsabile retroattivamente per il lavoro non consentito trovato durante un’ispezione successiva.
“Questo è un grosso problema con noi in questo momento; sono sicuro che probabilmente è a livello nazionale”, ha detto. “È imperativo mantenere tutte quelle informazioni.”
Casa di garanzia
allo stesso modo, appendere a qualsiasi garanzia per il controllo dei parassiti, il miglioramento degli edifici, lavori di copertura, e di elettrodomestici (built-in di lavatrice/asciugatrice, scaldabagno, frigorifero, sistema HVAC), nonché contratti di servizio, per la durata della garanzia, anche se si vende la casa prima della scadenza della garanzia.
Sebbene molti documenti siano relativamente disponibili online, Beard suggerisce anche di tenere copie di qualsiasi record unico per la tua ex casa, di nuovo per mettere in campo eventuali domande immediate o potenziali problemi dai nuovi proprietari.
“Vivo in una casa del 1949-c’è una cassaforte ignifuga cementata sul pavimento del garage”, ha detto. Se dovesse vendere la casa, passerebbe non solo le registrazioni della sostituzione del tetto e delle finestre, ma anche le informazioni sulla cassaforte.
Quello che ti serve in particolare per le tasse e il calcolo delle plusvalenze
Un commercialista certificato è un professionista che vorrai nel tuo angolo dopo aver venduto la tua casa per rispondere a domande dettagliate sulla tua particolare vendita di casa. Non ogni proprietario di abitazione deve pagare le tasse federali dopo aver venduto una casa. I filer fiscali singoli possono escludere fino a profit 250.000 di profitto e i filer sposati possono escludere fino a $500.000, secondo l’Internal Revenue Service. (È necessario qualificarsi per questa esclusione dimostrando che hai posseduto e utilizzato la vostra casa per almeno due dei cinque anni prima della sua vendita.)
In generale, per calcolare la tua responsabilità fiscale, avrai bisogno della prova del tuo prezzo di acquisto originale e del prezzo di vendita (disponibile nella dichiarazione di chiusura). Calcolare eventuali miglioramenti di capitale che hai fatto a casa tua nel corso degli anni ridurrà l’importo dell’imposta sulle plusvalenze che pagherai sulla vendita.
Per questi calcoli, attenersi a questi documenti:
- la dichiarazione di chiusura
- documentazione che dimostra la vostra casa è la vostra residenza principale per almeno due dei cinque anni precedenti (come le bollette, la registrazione degli elettori, prima della dichiarazione dei redditi)
- un 1099-S formato da IRS (soprattutto se non si qualificano per l’imposta sulle plusvalenze esclusioni)
- un 1098 forma, che mostra il vostro pagamento ipotecario, più di tutti i beni immobili le imposte versate tramite escrow
- i record e le ricevute che forniscono la prova di miglioramenti del capitale (comprese le eventuali fatture per un imprenditore rimodellamento)
- entrate per eventuali spese di trasloco. (Questo può ridurre i profitti di vendita casa se si soddisfano determinate regole, come la vendita della casa a causa di un nuovo lavoro che è almeno 50 miglia più lontano da quello vecchio.)
Gli esperti finanziari raccomandano di mantenere questi record per sette anni dopo la vendita della casa, in base al lasso di tempo dell’IRS per gli audit. L’IRS ha tre anni per controllare il vostro ritorno se si sospetta eventuali errori di buona fede da parte vostra, e sei anni se si pensa di underreported il vostro reddito di almeno il 25%. (Nota: Si può essere controllati in qualsiasi momento se l’IRS sospetta frode.)
Best practice per la memorizzazione di record di vendita casa
Con la tecnologia di oggi, è possibile eseguire la scansione di tutti i record pertinenti e le ricevute in cloud storage, così come mantenere un raccoglitore di carta, se si sceglie.
“Basta avviare un file Dropbox e scaricare tutto lì”, ha detto Beard. Se non si dispone di uno scanner, scattare una foto smartphone della ricevuta e caricarlo.
Cloud storage come Dropbox, iDrive, pCloud, MediaFire, Microsoft OneDrive, Google Drive, e iCloud esegue il backup automaticamente ed è protetto da password, in modo che qualsiasi crash del computer a casa non influenzerà i record. È inoltre possibile accedere al cloud storage da qualsiasi parte del mondo. Basta fare in modo che chiunque abbia bisogno di accedere a questi record ha il login corretto.
Se si tiene anche un raccoglitore di documenti, etichettarlo chiaramente e conservarlo in un luogo sicuro, come una cassetta di sicurezza antincendio o una scatola bancaria. Fotocopiare le ricevute del registro in modo che durino più a lungo. La maggior parte delle ricevute di registro sono stampate su carta termica, che è suscettibile alla luce UV e al calore, quindi svanisce nel tempo. Una fotocopia non lo farà. (Puoi lanciare gli originali.)
Inizia la tua registrazione proprio quando acquisti la tua casa per la prima volta, e scoprirai che venderla e abbattere attraverso scartoffie inutili in seguito diventa molto più facile.
Beard dice di essere così meticolosa, le sue tattiche organizzative si sfregano sui clienti. E anche se non avete intenzione di vendere subito, si sarebbe saggio per mantenere i record in ordine, come si va: “Alleno i miei fin dall’inizio”, ha detto, notando, “Fidati di me. Mi ringrazierai tra anni quando vorrai vendere.”