From scan to email: passi per e-mail i documenti scansionati

E-mail documenti scansionati è stato uno dei primi modi di andare senza carta (molto prima eSignatures è diventato mainstream).

Quando si esegue la scansione e si invia il documento direttamente dalla fotocopiatrice, viene chiamato il processo scan to email.

Oggi, oltre al metodo scan to send, ci sono molti altri modi per scansionare i documenti e condividerli via e-mail. In questo articolo, approfondiremo i seguenti argomenti:

Si dovrebbe utilizzare la scansione per e-mail funzione della stampante?

Se stai inviando un documento importante, non è consigliabile utilizzare la funzione Scansione per e-mail della stampante. Ciò è dovuto principalmente alla mancanza di funzionalità di tracciamento che hai dalla tua stampante, quindi non sarai in grado di sapere se il destinatario ha ricevuto la scansione. Inoltre, non ricevi un messaggio di errore se l’indirizzo e-mail è stato inserito in modo errato o se la posta in arrivo del destinatario è piena o l’indirizzo e-mail è stato modificato.

Quindi, utilizzare il metodo scan to email solo quando si ha un modo di confermare manualmente con il destinatario, tramite chiamata, messaggio di testo o e-mail, che hanno ricevuto il documento scansionato.

Altri problemi con il metodo scan to email sono:

• Il destinatario non può rispondere direttamente al messaggio scan to email poiché viene inviato da un indirizzo email “no-reply”.
• È difficile personalizzare e digitare messaggi e-mail più lunghi.

Se stai inviando un documento importante, vai avanti a questa sezione per i nostri consigli su cosa fare.

Come utilizzare la funzione scan to email della stampante

Una volta che il file viene scansionato e inviato, riceverai un messaggio di conferma.

Quali sono i modi alternativi di inviare via email documenti scansionati per richiedere una firma?

È vero che il metodo scan to email non è il più affidabile.

Fortunatamente, ci sono molti altri modi per digitalizzare e inviare documenti a destinatari situati in qualsiasi parte del mondo.

Ecco i passaggi per eseguire la scansione, firmare e inviare un documento a terzi.

Come eseguire la scansione dal computer (+firmare e inviarlo)

1. Scansione
   1. Accendere lo scanner e posizionare il documento nell’alimentatore dello scanner o nel piano.
   2. Utilizzare l’applicazione Anteprima (per Mac) o Scansione (per Windows) per eseguire la scansione del documento.
2. Firma
   1. Apri Signeasy sul browser web.
   2. Clicca su Firma documento nell’angolo in alto a sinistra.
   3. Scegliere il file scansionato.
   4. Premi il pulsante Firma.
   5. Fare clic sulla parte del documento scansionato in cui si desidera visualizzare la firma.
   6. Fare clic su Fine.
3. Invia
   1. Premi il pulsante email.
   2. Inserisci indirizzo e-mail, oggetto e messaggio nella finestra di dialogo.
   3. Premi Invio.

Come eseguire la scansione con il telefono (+firmare e-mail)

1. Scansione
   1. Posizionare l’immagine su una superficie piana e ben illuminata.
   2. Utilizzare l’app Google Drive (per Android) o Notes (per iOS) per eseguire la scansione dei documenti.
   3. Salvare il documento scansionato in una cartella familiare.
2. Firma
   1. Apri l’app Signeasy.
   2. Fai clic sull’icona + nell’angolo in basso a destra dell’app.
   3. Selezionare il file da firmare e inviare via email.
   4. Fai clic su Firma > Firma te stesso.
   5. Tocca per aggiungere annotazioni (firma, iniziali, data, ora, testo, ecc.).
   6. Clicca sull’icona ✓ nell’angolo in alto a destra.
3. Invia
   1. Fai clic sull’icona condividi nell’angolo in alto a destra.
   2. Scegliere l’e-mail o l’unità che si desidera condividere il file.
   3. Inserisci gli indirizzi email dei destinatari.
   4. Premi il pulsante Invia.

Come firmare un documento scansionato utilizzando Signeasy

Soprattutto in un momento in cui COVID-19 è ancora in generale, la soluzione migliore per firmare e condividere documenti da remoto è tramite una soluzione di firma elettronica come Signeasy.

È possibile firmare un documento scansionato in soli 4 semplici passaggi.

1. Apri l’app Signeasy su dispositivi mobili, desktop o laptop.
2. Clicca su Firma Documento > Firma.
3. Fare clic su qualsiasi parte del documento in cui si desidera aggiungere l’annotazione.
4. Fare clic su Fine.

Vuoi solo eseguire la scansione? Ecco tutti i modi in cui puoi:

Non importa dove ti trovi, è possibile mantenere il tuo documento importante con te sotto forma di scansioni.

Tutto, dai file sanitari e assicurativi, contratti, moduli di adesione alle carte d’identità, può essere scansionato utilizzando i seguenti metodi:

Come eseguire la scansione su Android

1. Tocca l’icona + nell’angolo in basso a destra dell’app Google Drive.
2. Premere il pulsante Scansione.
3. Posizionare il documento a faccia in su su una superficie piana e ben illuminata.
4. Mettere a fuoco la fotocamera del telefono sul documento, e catturare l’immagine.
5. Rivedere l’immagine risultante e ridimensionarla o modificarla secondo necessità. Se l’immagine non è chiara, tocca Riprendi per fare clic su un’altra immagine.
6. Fare clic sul segno + nell’angolo in basso a sinistra e ripetere i passaggi 4 e 5 fino a quando tutte le pagine del documento sono firmate.

Come eseguire la scansione su iOS

1. Apri l’app Notes sul tuo dispositivo iOS.
2. Aprire una nuova nota in cui aggiungere l’immagine acquisita.
3. Fai clic sull’icona della fotocamera nella parte inferiore dello schermo.
4. Posizionare il documento a faccia in su su una superficie piana con una buona illuminazione.
5. Fare clic su Scansione documenti.
6. Puntare la fotocamera sul documento, affinché il dispositivo lo scansioni automaticamente.
7. Salvare il documento scansionato risultante.

Come eseguire la scansione su un Mac

1. Collegare e accendere lo scanner e preparare i documenti.
2. Fai clic su File > Importa da Scanner e scegli uno scanner nell’app Anteprima.
3. Visualizzare l’anteprima di scansione nella finestra di dialogo Importa.
4. Scegli le opzioni di scansione come colore, tipo di documento, dimensione, orientamento, ecc.
5. Fare clic su Scansione.
6. Ripetere i passaggi da 2 a 5 per tutte le pagine che è necessario eseguire la scansione.

Come eseguire la scansione su Windows

1. Nella barra di ricerca, digitare Windows Scan e aprire l’applicazione.
2. Controllare se lo scanner è acceso e collegato correttamente.
3. Posizionare il documento che si desidera scansionare sul piano dello scanner o nell’alimentatore documenti.
4. Scegliere lo scanner, la posizione di origine da cui si preferisce eseguire la scansione, il tipo di file e la posizione in cui si desidera salvare l’immagine.
5. Fare clic su Scansione, nella parte inferiore dello schermo.
6. Premere Visualizza per visualizzare il file scansionato prima di salvarlo. A questo punto nel tempo, è anche possibile apportare modifiche al documento scansionato.
7. Fare clic su Chiudi per salvare il documento scansionato.

FAQ su scan to email

Ecco le risposte alle domande più frequenti su scan to email e altri metodi per scansionare i documenti.