Ad un certo punto della tua carriera hai perso un’email che avresti dovuto ricevere. Forse era una RFP che stavi aspettando, una fattura che stavi cercando o semplicemente un ciao da un collega del settore.
Probabilmente, hai trovato questo messaggio più tardi in una cartella indesiderata, in quarantena o, peggio, non hai mai visto il messaggio. Non solo è frustrante perdere queste e-mail, ma può anche influenzare la linea di fondo della tua azienda.
Abbiamo capito. Può essere imbarazzante quando ti rendi conto che non hai mai risposto a un collega, ed è schiacciante perdere una preziosa opportunità di business perché in realtà non hai visto il memo.
In questa intuizione, spiegheremo come e perché un client di posta elettronica o ISP (cioè Outlook) filtra le e-mail e come mantiene sicure le nostre attività. Discuteremo anche i motivi principali per cui le e-mail sono contrassegnate come spam e i passaggi che tu e il tuo team IT potete fare per aumentare la probabilità che le e-mail importanti vengano visualizzate nella tua casella di posta principale.
Ma la conoscenza è potere e vogliamo mostrarti cosa stanno facendo le altre organizzazioni per proteggersi meglio dagli attacchi informatici via e-mail, in modo da poter adottare misure simili per proteggere la tua azienda.
Come funziona il filtraggio delle e-mail
Spam Fact: il 91% dei crimini informatici inizia con un’e-mail.
Questa cosa che chiamiamo spam, posta indesiderata indesiderata e indesiderata, rappresenta più di un quarto di tutto il traffico e-mail. Quindi è essenziale che il tuo ISP abbia strumenti per tenere sotto controllo le email di spam. Il vostro ISP vuole mantenere il vostro business sicuro e le caselle di posta come spam-free come possibile.
Ogni e-mail che arriva nella tua casella di posta passa attraverso un processo di filtraggio che lo rivede per la legittimità e gli eventuali segnali dannosi. Se l’e-mail non passa il processo di filtraggio, viene inserito in uno dei due posti: la cartella spazzatura o la cartella di quarantena se è dannoso.
Anche se solo uno su ogni cento e-mail sono dannosi, ci vuole solo uno per inviare la vostra organizzazione a spirale in delirio. È davvero una buona cosa che la maggior parte di quelle e-mail siano filtrate prima che tu le veda mai!
Prima di raggiungere la tua casella di posta, ogni messaggio deve passare attraverso tre diversi set di filtri criteri con il tuo ISP. Questi criteri sono:
- Elementi dell’e – mail: il contenuto effettivo dell’e-mail viene valutato per determinare se qualcosa all’interno dell’e-mail sembra illegittimo o dannoso.
- Reputazione del dominio del mittente-il punteggio che il tuo ISP fornisce al dominio del mittente si basa su fattori come i tassi di reclamo spam e i tassi di rimbalzo.
- Il tuo coinvolgimento con il messaggio – la tua azione o inazione con un’e-mail indica al tuo ISP se sei felice di ricevere l’e-mail.
Facciamo un tuffo più profondo in ciascuno di questi filtri e come la deliverability delle email è influenzata.
Le e-mail del motivo principale sono contrassegnate come Spam
Elementi dell’e-mail.
Se trovi un’e-mail nella tua cartella junk che non dovrebbe essere lì, potrebbe essere perché l’e-mail individuale ha attivato uno di questi trigger comuni:
- Ci sono troppe immagini nell’email.
- L’e-mail utilizza le parole di innesco dello SPAM (Incredibile, annulla in qualsiasi momento, congratulazioni, garanzia, ecc.).
- L’e-mail non include un indirizzo fisico.
- Ci sono troppi allegati nell’e-mail.
Questo livello di filtraggio determina essenzialmente se il contenuto dell’e-mail è desiderato o indesiderato.
Reputazione del dominio del mittente
Ogni indirizzo IP è valutato da ciascun ISP, quindi se quell’indirizzo IP è stato contrassegnato per spam, attività fraudolente o virus, anche qualsiasi email da quel dominio verrà contrassegnata.
Inoltre, gli ISP esaminano l’autenticazione a livello di dominio per garantire che l’e-mail venga effettivamente inviata da chi dice di essere stata inviata. Questo livello di revisione non esamina il contenuto all’interno dell’e-mail.
Il tuo impegno con il messaggio
Gli ISP imparano costantemente dalle tue azioni — come fai e non interagisci con le email che ricevi. Hai mai notato che, se elimini immediatamente le email di marketing da un’azienda a cui non sei interessato, smetterai di vedere quelle email dopo un po’? Quelle e-mail non sono scomparse nel nulla, ti stanno ancora arrivando, ma il tuo ISP ha imparato che non le vuoi e le ha inserite nella tua cartella spazzatura.
I trigger comuni per questo filtro sono:
- Cliccando sul pulsante spam un messaggio nella posta in arrivo
- Apertura o cliccando su un messaggio di
- Attivazione immagini
- Inoltro di un messaggio
Cosa Si Può Fare per Migliorare e-Mail Deliverability
I fattori primari per e-mail deliverability sono in base al mittente le azioni e ISP di installazione, ma ci sono una manciata di cose che voi e il vostro team IT può fare per migliorare e-mail deliverability all’interno della vostra organizzazione.
Se si utilizza Outlook, ecco alcuni suggerimenti per garantire la consegna futura dai mittenti che sono attualmente contrassegnati in modo errato.
- Fai clic su “non spam” su un’e-mail nella cartella spazzatura da una fonte attendibile o spostala nella posta in arrivo.
- Aggiungi l’indirizzo email del mittente ai tuoi contatti. Le email di quel mittente non dovrebbero essere contrassegnate come spam in futuro.
- Aggiungi mittenti attendibili all’elenco” Mittenti e domini sicuri ” per impedire a Outlook di inviare e-mail da loro al filtro antispam.
- Chiedi al tuo reparto IT come puoi visualizzare le email in quarantena che ti sono state inviate.
Il reparto IT dovrebbe essere in grado di garantire che le cassette postali siano impostate correttamente. Diverse caselle di posta servono esigenze diverse e dovrebbero essere personalizzate per soddisfare tali esigenze.
Per essere sicuri di aver impostato correttamente ciascuna delle caselle di posta, ecco alcune domande da porre al tuo team IT:
- Qual è lo scopo del flusso di posta elettronica? Quale processo aziendale supporta? È per ticket di supporto, vendite, marketing?
- Quale servizio o server invierà l’e-mail?
- La casella di posta sarà utilizzata per rispondere ai messaggi o sarà un indirizzo senza risposta? La cassetta postale sarà condivisa o sarà per un solo utente? È richiesta una licenza?
- Il dominio dovrà essere “abilitato per la posta” all’interno della piattaforma di posta primaria del client (ad esempio, all’interno di exchange online)?
- Chi è il principale punto di contatto per il flusso di posta (in particolare se il flusso è ospitato da una terza parte)?
L’email potrebbe non essere mai perfetta e sfortunatamente, potremmo non essere in grado di mantenere ogni singola email fuori dalle cartelle spazzatura. Ma si spera, i suggerimenti in questo articolo vi aiuterà a rendere le caselle di posta più efficiente, in modo da non perdere quelle e-mail davvero importanti!
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