Se si desidera scrivere procedure efficaci, ci sono alcune attività di pianificazione specifiche che si tradurranno in procedure migliori e più utili.
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La Procedura di Tre passi Processo di Scrittura
in sostanza, il consiglio che ho per la scrittura di procedure efficaci, è lo stesso consiglio che vorrei dare a chiunque l’assunzione di qualsiasi tipo di progetto di scrittura – da un collegio di carta da termine di un romanzo, una lettera commerciale, o di una procedura; artigianato il progetto di scrittura, lavorando attraverso un processo che comprende tre fasi: Plan — Bozza — Revisione.
Ricerche approfondite hanno dimostrato che i progetti di scrittura di qualsiasi tipo tendono ad avere successo quando gli scrittori usano l’approccio del processo e si impegnano in qualche tipo di attività da tutte queste tre fasi. Il tipo di attività non deve sempre essere lo stesso — dovrebbe essere appropriato al tipo di progetto di scrittura e alle preferenze personali dello scrittore. Ma è chiaro che gli scrittori di successo fanno qualche tipo di attività di pianificazione prima di redigere il loro lavoro, e poi si impegnano in attività di revisione.
In questo articolo cerchiamo di coprire il primo passo nel processo di pianificazione. Parlando in generale, la pianificazione consiste in attività come ricerca, brainstorming, diagrammi/delineazione, riflessione e scrittura libera (flusso di coscienza che scrive come generazione di idee o attività di riflessione). Se si desidera scrivere procedure efficaci, ci sono alcune attività di pianificazione specifiche che si tradurranno in una procedura migliore e più utile.
Pianificare una buona procedura significa comprendere il processo
Un’attività di pianificazione chiave per scrivere procedure efficaci è comprendere il processo che la procedura documenterà. Che inizia con la ricerca, o in altre parole, la raccolta di informazioni. Ciò includerebbe fare cose come intervistare i proprietari dei processi e gli operatori dei processi. In termini di scrittura tecnica sono gli esperti in materia. Sono quelli che conoscono e capiscono il processo, e una gran parte delle informazioni dovrebbe provenire da loro.
Tutte le informazioni, tuttavia, non dovrebbero provenire da coloro che sono direttamente coinvolti nel processo. Un’altra fonte chiave di informazioni dovrebbe essere l’esplorazione di documenti attuali e obsoleti relativi al processo (vecchie procedure, procedure correlate in altre aree dell’organizzazione, specifiche del prodotto, requisiti del cliente, ecc.). Qui puoi trovare informazioni chiave sul processo che deve essere conservato o forse anche ripristinato.
La ricerca dovrebbe essere condotta anche al di fuori dell’organizzazione. Ci sono informazioni disponibili da esperti o da leader del settore sulle migliori pratiche riguardanti il processo o le attività correlate? Imparare e incorporare le migliori pratiche (modificate secondo necessità per adattarsi al meglio all’organizzazione unica) dovrebbe essere un obiettivo chiave per documentare qualsiasi processo, ma ci vuole sforzo per individuare e incorporare questo tipo di informazioni.
Impara gli attributi del successo del processo
Mentre lavori per comprendere il processo, assicurati di identificare e comprendere gli aspetti chiave del processo.
Modello di processo per le procedure di scrittura
Ciò include quanto segue:
Input: Chi sono i fornitori (esterni o interni)? Quali sono gli input e in quale formato (ad esempio) dovrebbero essere? Ci sono percorsi e tempi critici che sono cruciali nella ricezione degli input? Mentre lavori per comprendere il processo, assicurati di identificare e comprendere gli aspetti chiave del processo.
Attività: Quali sono le attività chiave che devono essere eseguite per trasformare gli input in output necessari? Quali sono le linee temporali e le componenti cronologiche? Chi sono i protagonisti? Cercare di identificare sprechi eccessivi o inventario e ritardi inutili; quali potrebbero essere le potenziali soluzioni a questi problemi di processo?
Uscite: Qual è il punto finale del processo? Chi sono i clienti (esterni o interni)? Quali sono i requisiti per le uscite? Quali criteri relativi agli output possono aiutare a determinare se il processo è riuscito e/o in controllo?
Obiettivi e obiettivi: Gli obiettivi e gli obiettivi aiutano a determinare se un processo è efficace ed efficiente. I processi balistici vanno avanti e indietro senza alcuna riflessione o attenzione al funzionamento del processo. Nessuno sa se il processo sta raggiungendo obiettivi. È così che vuoi che la tua azienda o il tuo dipartimento funzionino? I processi controllati hanno obiettivi chiaramente definiti, misurazioni che si riferiscono agli obiettivi e revisioni regolari sulle prestazioni e gli sforzi di miglioramento. La ricerca dovrebbe contribuire a definire gli obiettivi attraverso l’apprendimento delle capacità di processo e l’apprendimento delle prestazioni dei leader del settore in questi settori (benchmarking).
Comunicazione: la mancanza di una comunicazione utile e significativa è un problema serio in molte organizzazioni e forse è uno dei maggiori ostacoli al successo. Quelli di noi che lavorano nelle organizzazioni lo vedono tutto il tempo: Le vendite non sanno cosa sta facendo il marketing, la produzione non sa cosa sta facendo il design del prodotto e viceversa. Questa mancanza di comunicazione porta a costosi sprechi e rilavorazioni, nonché a rimescolamenti dell’ultimo minuto molto improduttivi. Identificare la comunicazione necessaria e inserirla nel processo può portare a miglioramenti significativi in questo settore.
Scrivere procedure efficaci
Una volta completata la raccolta di informazioni, utilizzando strumenti come mappe di processo, diagrammi di flusso, contorni e flussi di valori è possibile presentare le informazioni in un formato significativo che illumina il processo, il prodotto e/o il flusso di informazioni. Non importa quale metodo viene impiegato, purché sia utile e significativo per coloro che conducono ed eseguono il processo di documentazione (scrittura).
Quindi, se stai iniziando un progetto di scrittura di qualsiasi tipo, inclusa la scrittura di una procedura, e la prima cosa che fai è sederti alla tastiera per iniziare a digitare il documento, stai commettendo un grave errore. La creazione di un documento dovrebbe venire naturalmente da ciò che hai imparato dalla fase di pianificazione. Saltare direttamente alla stesura quasi assicura che il tuo progetto di scrittura non sarà un successo.