Come pianificare una festa a sorpresa: The Ultimate Guide

Alla ricerca di consigli su come pianificare una festa a sorpresa, organizzare i partecipanti, e mantenere l’ospite d’onore al buio fino al momento? Ecco alcune istruzioni su come pianificare la migliore festa a sorpresa possibile per chiunque e ogni occasione. Continua a leggere per scoprire alcuni consigli utili su una varietà di tipi di festa a sorpresa, così come una guida passo-passo per pianificare ogni dettaglio.

Impara a pianificare una festa a sorpresa in 17 semplici passaggi:

Segui queste istruzioni passo-passo su come pianificare una festa a sorpresa di cui i tuoi amici, familiari o clienti parleranno per gli anni a venire.

Prendi la decisione.

Le feste a sorpresa si stanno polarizzando. Le persone che li amano davvero li amano. Le persone che li odiano li odiano davvero. A meno che l “ospite d” onore ha specificamente detto che godono di feste a sorpresa o vorrebbe uno, è difficile sapere se è una buona idea.

Ecco alcuni modi per capire se una festa a sorpresa è una buona scelta o meno:

• Chiedi a qualcuno che saprebbe meglio (partner, membro della famiglia, ecc.).
• Dì all’ospite d’onore di una recente sorpresa che hai amato e osserva la loro reazione.
• Riflettere su come hanno reagito alle sorprese del passato.
• Considerare la loro personalità — qualcuno che ama andare con il flusso sarà probabilmente godere di una festa a sorpresa.

Stranamente, dovresti effettivamente considerare di organizzare una festa a sorpresa per la persona che giura di non volerne uno. Secondo Business Wire, 43.il 5% delle persone che dicono di non volerne uno in realtà vuole la stessa festa. Quindi, a meno che non ci siano forti ragioni per cui non lo apprezzerebbero (e no, non volere che le persone vadano fuori strada non è uno di loro), allora fallo!

Gioca a Sherlock Holmes.

Ottieni l’ospite d’onore per aiutare a pianificare la festa senza dirglielo, investigando attentamente le loro simpatie e antipatie legate al partito. Utilizzare conversazione naturale per portare queste idee, altrimenti si potrebbe dare via.

È possibile:

• Fai finta di organizzare una festa per qualcun altro. Ottieni la loro opinione sulla tua bacheca di ispirazione Pinterest.
• Ricorda loro altre parti in cui sei stato insieme. Parla di quello che ti è piaciuto.
• Commenta le feste di celebrità che vedi sui social media.

E non dimenticare di utilizzare le altre risorse disponibili. Amici, familiari, colleghi e stakeholder dell’evento che sono vicini all’ospite d’onore possono tutti incassare i loro due centesimi.

Suggerimento pro: Prenota il sleuthing per qualcuno con una grande faccia da poker. Se l’ospite d’onore diventa sospettoso, dovrai convincerli perché si sbagliano e che non c’è una festa in programma per loro.

Assembla la tua squadra.

È possibile pianificare una festa a sorpresa tutto da solo. Ma se hai amici, familiari o colleghi che sono disposti ad aiutarti, aggiungi i seguenti ruoli al tuo mini comitato di pianificazione:

• Team lead: comunica con ogni membro del team, crea e supervisiona un flusso di lavoro di pianificazione delle feste.
• Designer: sceglie il tema, la tavolozza dei colori e le decorazioni.
• Sponsor: Fondi e / o definisce il budget della festa a sorpresa.
• Runner: esegue commissioni e tiene traccia delle spese.
• F & B manager: cucina o coordina tutti i pasti, snack e rinfreschi.
• Guest manager: crea una lista degli ospiti, invia inviti, organizza il trasporto e conferma le RSVP.
• Persona punto Ospite d’onore: crea o implementa il piano di richiamo che porta l’ospite d’onore alla sede senza rovinare la sorpresa.

Inizia a organizzare.

Per imparare a pianificare una festa a sorpresa, è necessario uno strumento di lista di controllo per tenere traccia di tutte le attività e uno strumento di comunicazione per coordinare tutti i soggetti coinvolti. Gli strumenti più popolari per la pianificazione di feste a sorpresa includono:

• Facebook: crea un gruppo segreto, invita ospiti e collaboratori e aggiungi un evento Facebook con i dettagli della festa in modo che gli ospiti possano rispondere elettronicamente.
• WhatsApp: avvia un gruppo privato e invita le persone a chattare sui dettagli prima della festa.
• Allentamento: Messaggio istantaneo e avviare discussioni di conversazione che tutti i membri del team possono rispondere con facilità.
• Trello: Creare e assegnare attività di pianificazione del partito con date di scadenza per mantenere tutto nei tempi previsti.

Decidere su un tema.

Basa il tema sugli interessi dell’ospite d’onore (fandom, sport e hobby funzionano bene), sul tipo di festa a sorpresa che stai organizzando e sulla combinazione di colori che desideri utilizzare. Inoltre, scegli un livello di formalità che vorresti avere ora. Le feste casuali funzionano meglio per una festa a sorpresa perché è più facile nascondere la tua preparazione, ma le feste a sorpresa formali possono essere tirate fuori con un po ‘ di creatività in più.

Suggerimento: La chiave per organizzare una festa a sorpresa formale che l’ospite d’onore non vede arrivare è scegliere un luogo di lusso che non sembra troppo lontano dall’ordinario. Oppure, vai con uno vicino a un’area in cui già trascorrono del tempo.

Imposta un budget.

Il budget per una festa a sorpresa varia a seconda del numero di ospiti, della posizione, del livello di formalità e molto altro. Ma ci sono sempre modi per tagliare un po ‘ i costi. Qui ci sono alcune opzioni da considerare:

• Limita i tuoi rinfreschi a BYOB.
• Servire spuntini leggeri invece dei pasti.
• Utilizzare un punto focale di decorazione principale invece di decorare ogni centimetro dello spazio.

Le feste a sorpresa non hanno molti costi aggiuntivi rispetto a una festa normale. In effetti, la maggior parte delle feste a sorpresa mantiene quell’importante elemento di sorpresa usando luoghi che non sono troppo fuori dall’ordinario. Pensa: il cortile di un vicino o un parco pubblico.

Scegli una data e un’ora.

Segui le date e l’ora tradizionali utilizzate per quel tipo di festa. Ad esempio, i matrimoni in genere si svolgono durante il pomeriggio, quindi una festa di nozze a sorpresa dovrebbe fare lo stesso.

Suggerimento pro: Se stai scegliendo una data e un’ora per una festa di compleanno a sorpresa, scegli un’opzione che si svolge prima della loro effettiva data di nascita per massimizzare le possibilità che saranno veramente sorpresi. Una o tre settimane prima del loro compleanno effettivo farà il trucco.

Prenota una posizione.

Le migliori location per una festa a sorpresa sono:

• Da qualche parte l’ospite d’onore non andrà accidentalmente durante l’installazione.
• Vicino a un luogo che frequentano, come un quartiere di ristoranti o la casa di un amico in modo da non dare loro la mancia interrompendo la loro routine prevista.
• Facile da intrufolare le persone con più opzioni di parcheggio distribuite, oltre a ingressi e uscite su diversi lati dell’edificio.

Crea una planimetria.

Usa software e strumenti di diagrammi di eventi 3D per capire dove nasconderai persone e forniture, posizionare tavoli e sedie e molto altro. Puoi anche condividere i tuoi piani con i tuoi ospiti e designare ingressi e uscite per singoli gruppi. Meno è di più quando si tratta di decorazioni: crea un grande punto focale che l’ospite d’onore vedrà quando entrerà nella sala principale della festa e pianificherà tavoli e sedie intorno a quello.

Progettazione e acquisto decorazioni.

Il punto di una festa a sorpresa è la sorpresa, e se ci sono troppe decorazioni in giro, il tuo ospite d’onore verrà avvisato prima ancora di vedere tutti gli ospiti. Un banner, alcuni streamer e un palloncino o due saranno più che sufficienti. Se avete intenzione di ordinare colori personalizzati palloncino o un segno speciale, pianificare questo almeno due settimane di anticipo in caso di ritardi di consegna.

Decidere le attività da includere.

Aggiungi alcune attività rilassate al tuo piano di festa a sorpresa per togliere il calore all’ospite d’onore in modo che possano mescolarsi e mescolarsi. Giochi da tavolo, poker, e una zona bar cupcake fai da te tutte le grandi scelte, ma sarà naturalmente variare a seconda del tipo di festa a sorpresa. Brainstorm ciò che rende più senso per l’ospite d’onore e tutti i partecipanti e andare da lì. Tu e l’ospite d’onore frequentavate la sala da biliardo al college? Considerare la scelta di un luogo con tavoli da biliardo. L’ospite d’onore è il tuo capo che ama le freccette? Impostare un paio di freccette in tutta la posizione. Le opzioni sono infinite-questo è dove la creatività è incredibilmente importante!

Crea un menu.

Ancora una volta, questo passaggio dipenderà dal tipo di festa a sorpresa. Il cibo non è sempre un requisito, ma la maggior parte dei padroni di casa piace almeno portare una torta di compleanno e cupcakes se si tratta di una festa di compleanno a sorpresa. Se si sceglie di creare un menu per un pasto completo, andare con qualcosa che sai che l’host amerà. Risparmia sul tempo di installazione e pulizia, oltre a mantenere il segreto sotto gli involucri il più a lungo possibile, ordinando da asporto o set di consegna per dopo l’arrivo dell’ospite d’onore.

Invia inviti.

Gli inviti digitali sono i più discreti e facili da nascondere. Paperless Post ed Evite offrono disegni personalizzabili gratuiti, oltre a funzioni RSVP e aggiornamenti degli ospiti. Invia i tuoi inviti un mese a due settimane prima del tempo e raccogliere RSVP una settimana di anticipo.

Assicurati di comunicare chiaramente il fatto che si tratta di una festa a sorpresa aggiungendo “festa a sorpresa” alla riga dell’oggetto evite e all’intestazione principale del messaggio. Include le istruzioni per il parcheggio e l’ingresso per coloro che vogliono saltare fuori e sorprendere gli ospiti. E per coloro che arriveranno più tardi, chiedere loro di tenere a bada fino a 15 minuti dopo l’orario di arrivo previsto ospite d’onore in modo da non entrare durante la sorpresa. Questa è un’altra volta che avere una sorta di strumento di comunicazione o app sarà utile. Non vuoi essere in grado di comunicare con gli ospiti se qualcosa va storto (cioè l’ospite d’onore è in ritardo) all’ultimo minuto.

Appianare il piano esca.

Per sorprendere l’ospite d’onore il giorno della festa, crea un piano di richiamo. Un piano esca è quello che l’ospite d’onore pensa di essere sulla buona strada per andare a fare. L’attività dovrebbe richiedere loro di vestirsi in un modo che sarà appropriato per la festa a sorpresa in modo che non siano catturati over/underdressed e imbarazzati per il loro abbigliamento. Avrete bisogno di una persona punto per creare il piano esca con loro, organizzare il trasporto, e il tempo tutto fuori.

Preparare cibi e bevande.

Se la festa è soddisfatta, condividi la planimetria che hai fatto con il tuo chef e finalizza gli orari di arrivo per il personale della festa. Se stai portando il proprio rinfresco, acquistare scaffale o frigorifero elementi stabili 3 a 5 giorni di anticipo. Ordinare qualsiasi prodotto da forno per il giorno prima o la mattina di.

Crea una playlist.

Utilizzare Spotify o un’altra applicazione musicale simile a venire con una playlist di ritmi rilassati, jazz classico, o top 40 colpisce l’ospite d’onore ameranno per impostare il tono per la festa. Il più veloce, più intensa la musica, il più di una festa atmosfera si otterrà. Il più lento, più casual la musica, il più di un rilassato atmosfera si otterrà. La musica più rilassata si adatta al tono della maggior parte delle feste a sorpresa, quindi se non sei sicuro di quale fare, di default questa opzione. Si può sempre mescolare, troppo. Ciò che ha senso durante la parte sorpresa della festa potrebbe non avere senso più tardi nella notte.

Delineare la rivelazione.

Ponetevi queste domande importanti per pianificare la grande rivelazione:

• Vuoi che tutti aspettino in piedi al buio e poi accendano le luci?
• Vuoi che i partecipanti si aprano/escano da dietro i mobili?

Se fai una festa a sorpresa virtuale, chiedi a tutti di lasciare vuoti i loro ID riunione o di cambiarli in un saluto di festa appropriato. Fagli spegnere le telecamere. Quindi invita l’ospite d’onore alla riunione o, se sei fisicamente presente, entra nella riunione per loro prima del tempo, accendi il microfono in modo che le persone possano sentirti arrivare e apri lo schermo per l’ospite d’onore per vedere tutti.

Per sorprese di persona, si consiglia anche un fotografo professionista per catturare il momento. O aggiungere alcuni oggetti di scena divertenti come occhiali di cartone, fasce streamer e gioielli glow-in-the-dark.

Suggerimenti rapidi per tipi comuni di feste a sorpresa:

Organizza la tua festa a sorpresa con queste idee chiave in mente per tirare fuori qualsiasi celebrazione.

1. Festa a sorpresa virtuale.
   • Cambia tutti i tuoi sfondi in foto di, o con, l’ospite d’onore.
   • Usa oggetti di scena dai colori vivaci come parrucche, candele di compleanno e palloncini per rendere la chiamata più simile a una festa e meno simile a una riunione di lavoro.

1. Festa di compleanno a sorpresa.
   • Scambia lo stanco “abbiamo dimenticato il tuo compleanno” per coprire solidi alibi che spiegano perché “non sarai in grado di festeggiare” quest’anno per far funzionare la sorpresa senza ferire i sentimenti di nessuno.
   • Fai sapere agli ospiti che la loro presenza è il regalo e che gli oggetti aggiuntivi sono opzionali.

1. Cerimonia di nozze a sorpresa e / o ricevimento.
   • Considera di dirlo ai tuoi genitori in modo che abbiano il tempo di prepararsi emotivamente e fisicamente, ma non dirlo a nessun altro.
   • Fai finta di organizzare una festa con un orario e un codice di abbigliamento rigorosi per mantenerla una sorpresa.

1. Proposta a sorpresa e cena di fidanzamento.
   • Scegli un locale vicino al punto proposta per rendere la cena a sorpresa più conveniente.
   • Per sorprenderli veramente, non andare in una posizione insolita – attenersi ai tuoi luoghi preferiti data notte invece.

1. Festa di ritorno a casa a sorpresa.
   • Prepara la tua casa prima del tempo con i loro cibi preferiti, intrattenimento e forniture.
   • Considera di limitare la tua lista degli ospiti poiché l’evento sarà probabilmente emotivamente e socialmente positivo, ma anche drenante.

1. Sorpresa baby shower.
   • Andare contro la tradizione e rinunciare a limitare la lista degli invitati alle donne, solo per buttare fuori l’ospite d’onore.
   • Scegli un luogo dove puoi facilmente visualizzare e aprire i regali poiché potrebbero essere grandi (pensa a culle e passeggini).

1. Festa di addio a sorpresa.
   • Chiedi a tutti di firmare un biglietto, un libro di memoria o un album fotografico con il loro nome e gli auguri per il regalo sentimentale perfetto.
   • Non gettare la festa entro tre giorni dalla loro mossa poiché probabilmente saranno stressati per l’imballaggio dell’ultimo minuto.

Domande frequenti sulle feste a sorpresa:

Ora sai come pianificare una festa a sorpresa!

Oltre alle basi per la pianificazione delle feste come scegliere un tema, un arredamento e un luogo, le feste a sorpresa richiedono di pensare fuori dagli schemi e di inventare elementi creativi che rendono la celebrazione ancora più speciale. Combina queste istruzioni passo passo con la nostra lista di controllo ultimate party planning per pianificare la tua prossima festa a sorpresa come un professionista.

Avanti, dai un’occhiata a queste tendenze uniche di arredamento e design per eventi che puoi utilizzare per completare ulteriormente la tua festa a sorpresa.