Per ogni progetto che subiamo, il successo del progetto è definito in modo diverso, e quando si tratta di misurare il successo del progetto nel complesso, le acque sono un po ‘ torbide. Poiché i progetti hanno molte parti in movimento, passaggi, pezzi e obiettivi, il successo del progetto può cambiare per tutta la durata del progetto. Un progetto che hai completato per EOY 2020 è probabilmente molto diverso dal progetto su cui stai lavorando in Q1 2021. In questo articolo, affronteremo l’idea generale del successo del progetto e come misurare il successo del progetto.
Una definizione che il Project Management Institute prevede per il successo del progetto è che il progetto è stato completato “in tempo, entro il budget e alle specifiche.”Questa è una definizione molto tecnica che potrebbe non applicarsi a tutti i progetti là fuori, ma i componenti di questa definizione possono essere utili quando si capisce come misurare il successo del progetto.
Ma prima di poter misurare il successo del progetto, dobbiamo definirlo per noi stessi. Ciò significa che tu e il tuo team dovete riunirvi come gruppo e pensare a quale sarà il successo del progetto per il tuo gruppo interno. Sarà focalizzato su metriche e criteri di performance rigorosi di una campagna? Sarà determinato da un sondaggio cliente o punteggio NPS del cliente? Diamo un’occhiata ai motivi per cui definire il successo del progetto è così fondamentale.
L’importanza di definire il successo del progetto
Come ho detto, se la tua definizione di “successo del progetto” è simile a quella tecnica conta molto poco. Ciò che è più importante è che tu e il tuo team decidiate cosa sarà internamente e documentatelo da qualche parte. È possibile creare una rubrica per misurare metriche e criteri di successo, oppure è possibile creare un elenco di cose che devono essere realizzate per un progetto per raggiungere ” successo.”Una volta definito il successo del progetto per te e il tuo team, sarà molto più facile andare avanti. Ecco alcuni dei motivi principali per cui:
Aiuterà a promuovere un senso di cameratismo
Se i tuoi compagni di squadra, o altri della tua organizzazione, capiscono qual è il barometro del successo in un progetto, saranno più motivati a farlo accadere. Quando non c’è un obiettivo chiaro per il progetto, o sotto-progetti, il successo diventa difficile da definire e membri del team possono ottenere facilmente scoraggiato. Dovranno anche lavorare insieme verso questo obiettivo comune-questo promuoverà un vero spirito di squadra e un senso di cameratismo all’interno della tua organizzazione.
Metriche = oro
Una volta definito il successo del progetto, hai i tuoi KPI e metriche. Questi sono oro per la tua squadra. Questo vi permetterà di misurare esattamente quanti progressi hai fatto, dove è necessario migliorare, e quanto lavoro extra ci vorrà per arrivarci. Se sai che il tuo obiettivo è AR 1M ARR e sei a $580K con tre mesi per andare, sai che devi calciare in marcia alta. Lavoriamo al meglio con metriche forti per supportare le nostre decisioni e le scelte del progetto.
Miglioramento continuo
Diciamo che non raggiungi l’obiettivo ARR che ti sei prefissato. Non fa niente. Questa volta non hai avuto “successo” tradizionalmente contro i tuoi obiettivi di progetto, ma puoi sfruttare gli apprendimenti, ruotare e migliorare durante il prossimo anno. Misurando il successo del progetto, stai anche misurando il fallimento del progetto, che è altrettanto importante da studiare. Il fallimento non è definitivo.
Il successo del progetto aumenta
La tua definizione di successo del progetto per il tuo team probabilmente gioca nell’idea di successo del progetto per i tuoi manager, il team esecutivo e persino altri team con cui collabori frequentemente. Definire il successo del progetto per il tuo team aiuta gli altri team a capire meglio come lavoreranno con te, collaboreranno e come finiranno per definire il successo del loro progetto.
Come misurare il successo del progetto
Ora che abbiamo una comprensione di base della definizione di successo del progetto e perché è importante definire quel termine, cerchiamo di scavare in come possiamo misurare il successo del progetto nel complesso. Come accennato in precedenza, il successo del progetto è tecnicamente definito come il risultato di un progetto in fase di completamento ” nei tempi, nel budget e nelle specifiche.”Ma come possiamo effettivamente misurare il successo del progetto? Ecco alcuni modi per farlo.
Realizzazioni vs. specifiche
Subito dopo aver terminato un progetto, è utile capire che cosa avete compiuto obiettivo-saggio rispetto alle specifiche del progetto che si prefigge di completare. Questo è, forse, il più ovvio era quello di misurare il successo del progetto. Gli obiettivi e gli obiettivi principali del progetto sono stati raggiunti? Ti sei reso conto che certe specifiche erano irrilevanti lungo la strada? Capire dove i tuoi obiettivi tracciano alla fine di un progetto rispetto all’inizio è fondamentale.
Per capire cosa hai realizzato durante un progetto, puoi sempre ripercorrere i tuoi passi attraverso le tue e-mail e riunire un elenco di tutti i componenti del progetto. Se stai utilizzando uno strumento di gestione del progetto, puoi semplicemente visitare la home page del progetto e visualizzare tutte le attività completate. Idealmente, ogni attività sarebbe suddivisa in progetti più piccoli, in modo da poter vedere dove esattamente hai completato la maggior parte del lavoro o dove potresti aver perso il segno.
Soddisfazione del cliente o del cliente
Se stai lavorando a un progetto per un cliente specifico, un altro modo per misurare il successo del progetto è decodificare la risposta che ottieni dal tuo cliente al completamento. Che tipo di feedback hanno dovuto condividere? In genere, la soddisfazione del cliente può essere raccolta casualmente su una chiamata, tramite e-mail o in un modulo di indagine. Se si desidera misurare con precisione gli aumenti di soddisfazione dall’inizio alla fine di un progetto, assicurarsi di esaminare anche il cliente prima dell’inizio del progetto.
La soddisfazione del cliente, d’altra parte, è un buon modo per misurare il successo del progetto se questo progetto riguarda l’esperienza del cliente. Ad esempio, se stiamo costruendo una nuova funzionalità in Hive, un ottimo barometro per il successo è il numero di messaggi che riceviamo sulla nuova funzionalità o se il nostro NPS (net promoter score) aumenta in media dopo il suo lancio. I clienti saranno in genere molto onesti sulla loro esperienza, in quanto considerano il feedback come un modo per migliorare costantemente il prodotto. Ascoltali!
Tempo speso per il progetto complessivo
Una delle risorse più preziose che hai durante la vita di un progetto è il tempo dei tuoi compagni di squadra. Assicurarsi di poter misurare con precisione quanto tempo hai speso per il progetto, e idealmente confrontarlo con il tempo speso su precedenti progetti simili, è un ottimo modo per misurare il successo del progetto. Il tempo è denaro.
Ci sono alcuni modi per tenere traccia del tempo — se si utilizza un software di gestione del progetto come Hive, hai una funzione di monitoraggio del tempo e schede attività proprio nello strumento stesso. Questo è grande per i team più grandi che vogliono tenere traccia del tempo speso per progetti o attività. Un’altra alternativa è l’utilizzo di uno strumento più leggero come Toggl per il monitoraggio del tempo più semplice.
Indipendentemente da quale strumento si finisce per utilizzare, si consiglia di rompere il tempo trascorso in pezzi più piccoli in modo da poter capire meglio dove sta andando il tuo tempo. Ad esempio, quanto tempo hai trascorso nella fase di pianificazione del progetto rispetto all’esecuzione? Come si confronta questo con i progetti precedenti?
Crescita interna e soddisfazione con il progetto
Se il progetto su cui hai lavorato è più uno sforzo interno o una spinta, un ottimo modo per misurare il successo del progetto potrebbe essere pensando alla crescita e alla soddisfazione dei dipendenti interni. Se sei un manager, idealmente ti piacerebbe dare ai tuoi compagni di squadra progetti che li metteranno alla prova e li interesseranno contemporaneamente.
Al momento del completamento di un progetto, è possibile esaminare i membri del team interno sulla loro realizzazione: gli è piaciuto lavorare sul progetto? Si sono sentiti come se avessero fatto progressi contro le iniziative più grandi che erano importanti per loro? Hanno acquisito nuove abilità? Mantenere i dipendenti entusiasti e impegnati è ottimo per la salute generale di un’organizzazione, quindi questa è una metrica di misurazione del successo del progetto da considerare.
Nel complesso, quando si misura il successo del progetto, non è un processo semplice. Quando si pensa di misurare il successo alla fine di un progetto, è necessario considerare diversi fattori, in primo luogo il tempo che hai investito e se hai raggiunto le pietre miliari chiave che si prefigge di affrontare. Ma ricorda, il successo del progetto non è sempre basato sulle metriche: può essere più nebuloso quando si tratta di soddisfazione generale sul lato interno o esterno.