Sapere come scrivere un’email di promemoria amichevole è uno dei migliori strumenti per essere efficiente con il tuo tempo. È perfetto per spingere le persone su riunioni imminenti, mancati pagamenti, domande di lavoro, eventi importanti e altro ancora.
Ma per venire attraverso come cordiale e disponibile, invece di impaziente e invadente, si deve atterrare sul tono giusto e tempi.
Se si ottiene sia a destra, un promemoria e-mail può effettivamente essere un sollievo per i destinatari quando la settimana viene stracolmo. A nessuno piace perdere le scadenze o riprogrammare le riunioni. Ma dal momento che il 31% delle persone dice che la migliore giornata lavorativa sarebbe un giorno senza rispondere alle e-mail, i messaggi sono destinati a perdersi o dimenticati.
In ogni promemoria, il destinatario deve sapere esattamente a cosa serve l’e-mail, cosa deve fare e quando. Un promemoria ben scritto ridurrà il numero di appuntamenti e scadenze perse. Ti farà anche sembrare proattivo e professionale, senza essere invadente. Ecco come andare su di esso.
Scrivere un’email di promemoria amichevole
Le email di promemoria amichevole sono le migliori da inviare quando qualcosa di importante sta arrivando o quando una scadenza è stata persa. Le email di promemoria sono ideali per:
- Notando prossimi incontri o eventi.
- Seguito su fatture o pagamento.
- Ricordare alle persone le scadenze perse.
- Tornare in contatto su un progetto.
- Stare al top della mente quando si applica e intervistare per un lavoro.
Non importa lo scopo, le cose principali da tenere a mente sono il tono e la tempistica della tua email.
Il tono di ogni email di promemoria amichevole dovrebbe essere educato e professionale ma urgente e al punto. Spingere qualcuno su una scadenza mancata richiede un tono diverso rispetto a ricordare un collega quando incontrarsi per un caffè. Se la situazione richiede un’azione immediata, come una scadenza mancata, puoi usare un linguaggio che è al punto, ma gentile e comprensivo.
L’aggiunta di “Azione richiesta”, “Richiesta” o “Promemoria” alla riga dell’oggetto attira immediatamente l’attenzione e può avviare il destinatario in azione. Mentre la lingua attiva è considerata una buona forma, in genere non è possibile capitalizzare l’intera riga dell’oggetto. Tutti i tappi possono venire attraverso come aggressivo e fuori luogo, soprattutto se il resto del tuo messaggio è amichevole e colloquiale.
Per promemoria più casuali, scegli parole attive ma meno urgenti. Le righe dell’oggetto che includono frasi come “Follow-Up”, “Check-in” o “Prossimi passi” sono efficaci in queste situazioni.
Il tono è solo un elemento di un promemoria via email amichevole. È inoltre necessario per ottenere il tempismo giusto. Non c’è un solo momento migliore per ogni situazione, ma questi sono i tempi più comuni per ogni e-mail di promemoria.
- Prossima riunione: uno o due giorni prima del tempo. Dare alle persone coinvolte nella riunione un paio di giorni di tempo di consegna, in quanto possono avere elementi di preparazione in anticipo.
- Evento imminente: da tre a 14 giorni prima dell’evento. Si consiglia di inviare più promemoria che portano all’evento per costruire entusiasmo e assicurarsi che tutti siano chiari circa i tempi e la programmazione.
- Scadenza imminente: varia a seconda del progetto. Dare alle persone più tempo per un progetto complesso e un lasso di tempo più breve per un compito semplice.
- Pagamento o scadenza scaduti: un giorno dopo la data di scadenza. Si vuole ricordare alla gente quando è superiore della mente e dimostrare che si sta aspettando per loro di agire.
- Domanda di lavoro: Il Muse consiglia di attendere da cinque a 10 giorni lavorativi prima di seguire. Se qualcuno ti ha consigliato per la posizione, il check-in con loro per la comprensione prima di raggiungere il team HR o gestore assumente. Questo può sembrare un lungo periodo di tempo, ma in effetti ha scoperto che il 44% sente dai datori di lavoro entro un paio di settimane dall’applicazione e solo il 37% sente indietro entro una settimana.
- Colloquio di lavoro: Se un colloquio capita di essere programmato un paio di settimane fuori, è meglio controllare il giorno prima per assicurarsi che il tempo funziona ancora per tutti i soggetti coinvolti. Se qualcuno doveva contattarti dopo un colloquio di lavoro, i responsabili delle assunzioni suggeriscono di aspettare fino a dopo la timeline concordata per inviare un’e-mail di promemoria. Ancora nessuna notizia? Attendere cinque a sette giorni prima di colpire ” invia.”
Ora che sapete il momento perfetto per inviare ogni e-mail di promemoria, è il momento di capire cosa includere in modo da sembrare amichevole e ottenere una risposta rapida indietro.
Come inviare un’e-mail di promemoria amichevole
Tutte le e-mail di promemoria amichevole dovrebbero essere chiare, gentili e al punto. Vuoi essere abbastanza educato da incoraggiare le persone ad agire, ma non così passivo che le persone ignorano il tuo messaggio. I migliori promemoria e-mail hanno cinque elementi fondamentali.
Oggetto
Le righe succinte dell’oggetto ti porteranno lontano quando invii email di promemoria. Il destinatario deve sapere perché si sta inviando un promemoria e si sentono in dovere di agire. I venditori lo sanno meglio di chiunque altro, quindi perché non prendere un suggerimento o due da queste linee di oggetto e-mail di vendita orecchiabili? L’idea principale è di mantenere breve la riga dell’oggetto e aggiungere urgenza in modo che il destinatario sappia che è sensibile al tempo.
Saluto
Un saluto dà il tono al corpo della tua email, quindi non saltarlo.
- Poiché lo scopo di questa e-mail è quello di essere amichevole, utilizzare un saluto più casual come “Ciao, Danielle” o “Hey, Jonathan.”
- Se la tua azienda tende ad usare un linguaggio più formale, inizia con ” Ciao, Kate.”
- Iniziare con “Caro” è generalmente troppo formale per un promemoria via email amichevole, ma attenersi ad esso se questo è il saluto predefinito della tua azienda.
Contesto
Il corpo della tua e-mail è dove fai sapere al destinatario perché li stai inviando. Qui è dove si fornisce contesto circa il progetto, scadenza, pagamento, riunione, o qualsiasi situazione ha bisogno di una spinta. Includi nomi e date specifici se aiuta a chiarire il tuo messaggio e menziona un bocconcino recente sulla persona o sull’azienda. Ecco alcuni esempi di come può apparire questa sezione:
- Con la fine del mese (e il trimestre) che si avvicina rapidamente, vorremmo ottenere tutte le fatture il prima possibile.
- Sto ancora lavorando su questo articolo, Top Imprenditorialità Suggerimenti per i nuovi fondatori, e mi piacerebbe includere i vostri pensieri nel pezzo. Con il recente round di finanziamento e la crescita di ABC company, hai navigato l’anno scorso così bene.
- Sto effettuando il check-in per ricordarti della prossima riunione di pianificazione dei contenuti Q4 prevista per questo mercoledì, agosto 1 a 2 pm EST. Non vedo l’ora di iniziare con il tuo rapporto di analisi.
- Mentre ti prepari per la presentazione, ricordati di inviare le diapositive che desideri includere entro la fine della giornata di lunedì 30 luglio. Funziona ancora per te?
Richiesta
Una volta impostato il contesto, è il momento di far scorrere il promemoria o la richiesta. Non fatevi troppo prolisso qui o si rischia di perdere l’attenzione del destinatario. Se si desidera una risposta immediata, è utile per avvolgere la richiesta con una domanda per incoraggiare le persone ad agire subito.
- Si prega di inviare la fattura per tutti i lavori dal nostro contratto più recente a [email protected] e CC me. Se avete domande, potete contattarmi al (222) 222-2222.
- Se desideri inviare un preventivo per l’articolo, condividi la tua risposta alla seguente domanda e spiega il tuo ragionamento dietro di esso. Quale suggerimento daresti ai nuovi imprenditori per aiutarli a gestire con successo la loro attività quest’anno?
Sign-off
Hai fatto il tuo punto principale e la richiesta, quindi è il momento di firmare con una chiusura amichevole.
- Grazie per aver dedicato del tempo a lavorare attraverso questo.
- Grazie per aver dato la priorità a questo progetto.
- Apprezzo il vostro sforzo mentre finiamo questa proposta.
- Non vedo l’ora di sentire da voi.
Ricorda di includere un segnale di chiusura che segue lo stesso tono del resto della tua email.
- Tutto il meglio
- Sinceramente
- Grazie ancora
- Saluti
- Grazie
Avvolgi l’email con il tuo nome per un tono amichevole, o il tuo nome completo per un tono più formale. Se è necessario fornire un contesto aggiuntivo, includere il titolo di lavoro, il nome dell’azienda o le informazioni di contatto dopo il nome.
Promemoria amichevole Email Template
Redazione i primi promemoria può essere scoraggiante. Fortunatamente, questo modello di e-mail di promemoria rende semplice riempire gli spazi vuoti e inviare un messaggio ben formulato. Puoi anche personalizzare facilmente questo modello in base alle tue esigenze.
Per utilizzare il modello, è sufficiente copiare e incollare il testo e riempire gli spazi vuoti con la copia. Ricordarsi di leggere la versione finale prima di inviarla per garantire una corretta grammatica e flusso.
Ciao,
Grazie per .
Si sta preparando per il prossimo, a. Siamo entusiasti di sentire le vostre idee per . Per far funzionare tutto senza intoppi, sto chiedendo a tutti di passare.
Apprezzo .
Tutto il meglio,
Promemoria amichevole Email Esempio
Ecco come appare il modello sopra quando compilato. Ricordarsi di includere richieste specifiche, scadenze o date per garantire che non ci sia confusione su ciò che è necessario la persona a fare e da quando.
Ciao Jack,
Spero che la tua settimana stia andando bene.
La redazione si sta preparando per il Q4 Content Planning meeting questo prossimo Giovedi, agosto 26th a 11 am ET. Siamo entusiasti di sentire le tue idee per combinare i nostri sforzi di marketing e editoriali per la campagna annuale delle vacanze.
Per far funzionare tutto senza intoppi, chiedo a tutti i soggetti coinvolti di presentare le loro diapositive di presentazione entro lunedì 23 agosto alle 17: 00 ET. Se avete domande, si prega di inviare loro la mia strada.
Apprezzo il vostro tempo qui e non vedo l’ora di sentire le vostre idee.
Tutto il meglio,
Katrina
Una volta inviata la tua email, non resta che aspettare una risposta. La parte difficile è sapere se inviare un’ulteriore email di follow-up.
Mentre è frustrante dover inviare una seconda o terza e-mail di promemoria, ricorda che le persone hanno molto da fare. Tieni duro per alcuni giorni prima di inviare un altro messaggio. Se è urgente, puoi seguire prima-assicurati di mantenere un tono amichevole e paziente. Le persone saranno più ricettivi alla vostra richiesta e apprezzamento della nota, che è esattamente ciò che le email di promemoria sono tutti circa.
