E-mail può essere una cosa difficile da gestire. In un ambiente di lavoro, è imperativo mantenere una casella di posta organizzata per mantenere l’efficienza. Una casella di posta ingombra può rivelarsi un dolore piuttosto enorme, specialmente quando sei costretto a scorrere montagne di email più vecchie che potresti non aver più bisogno. Un tempo, quelle e-mail più vecchie potrebbero aver servito a uno scopo, ma da allora si sono trasformate in ulteriori ostacoli quando si cerca un’e-mail specifica. Una casella di posta piena di spam può davvero togliere dalla vostra capacità di gestire la vostra libreria di posta elettronica, e mentre ci sono un sacco di modi per mantenere la vostra e—mail da ottenere su ulteriori liste di spam—si consiglia di inviare la tua e-mail in forma anonima-si devono ancora cancellare i vecchi messaggi di spam che hanno trovato
Per evitare un sacco di consumo di tempo, non consiglierei di tentare di eliminare manualmente tutte le vecchie e-mail. Invece, grazie all’aiuto dei filtri, sarai in grado di sbarazzarti di quelle e-mail molto più velocemente. Creando un filtro è possibile eliminare i vecchi messaggi in base a un intervallo di tempo specificato. L’unico problema che posso vedere con l’utilizzo dei filtri è che si applicano solo ai messaggi appena ricevuti. È possibile applicare filtri in futuro per garantire che l’accumulo non si verifichi per la seconda volta, ma per quanto riguarda quelle e-mail che riempiono la tua casella di posta ora?
Auto-Delete vecchi messaggi di posta elettronica in Gmail
Ci sono alcune cose per tuffarsi in quando si tratta di liberare se stessi di quelli più anziani, non è più necessario messaggi di posta elettronica che affliggono la posta in arrivo di Gmail. Andrò oltre come impostare i filtri, applicarli per un uso futuro, e come sbarazzarsi di tutte le vecchie e-mail attuali utilizzando il Gmail add-on, Email Studio.
Impostazione dei filtri
Per prima cosa, impostiamo i filtri.
Per iniziare:
- Accedi al tuo account Gmail con le credenziali richieste.
- Individuare l’icona ingranaggio / ingranaggio. Questo è il menu delle impostazioni di Gmail e può essere trovato nell’angolo in alto a destra della finestra. Fare clic su questa icona e quindi selezionare Impostazioni dal menu a discesa.
- Fare clic sulla scheda “Filtri” e quindi fare clic su Crea un nuovo filtro.
- Nella casella di input” Ha le parole”, digitare quanto segue – older_than:x dove” x ” è l’intervallo di tempo dei messaggi che si desidera eliminare. Questo sarà un numero seguito da una lettera. Le lettere che seguono si riferiscono al lasso di tempo. Dovrai usare ” d “per giorni,” w “per settimane e” m ” per mesi. Un esempio potrebbe essere older_than: 3d se si desidera eliminare le email più vecchie di tre giorni.
- Quindi, fare clic su Crea filtro con questo pulsante di ricerca.
- Compila le caselle etichettate ” Elimina “e” Applica anche filtro a ” con un segno di spunta facendo clic su di esse.
- Infine, fare clic su Crea filtro per testimoniare tutte le email più vecchi, in base alla data appena impostata, passare dalla posta in arrivo alla cartella cestino.
Quando i messaggi vengono eliminati in Gmail, non svaniscono istantaneamente dall’esistenza. Invece, si possono trovare nella cartella Cestino. Ciò significa che tali e-mail continueranno a contare sulla capacità complessiva dei dati. Per liberarli nella loro interezza, puoi aspettare che Gmail li elimini automaticamente dopo 30 giorni o cancellarli tutti ora da solo. Per eseguire quest’ultimo, fare clic sulla cartella Cestino e quindi fare clic sul link Svuota cestino ora.
Filtro per la cancellazione futura (Ri-applicazione)
Il titolo di questo articolo si occupa della cancellazione automatica. Sfortunatamente, i filtri non possono essere attivati automaticamente. Dovrai tornare indietro e applicare nuovamente il filtro alla tua casella di posta corrente.
Per riapplicare un filtro:
- Tornate nelle impostazioni facendo clic sull’icona ingranaggio/ingranaggio in alto a destra della finestra di Gmail e selezionando Impostazioni dal menu a discesa.
- Fare clic sulla scheda “Filtri”.
- Poiché hai già creato un filtro in precedenza, ora puoi fare clic su Modifica, che si trova accanto a quel filtro. Se in precedenza hai creato più filtri, puoi facilmente trovare quello che desideri poiché verranno visualizzati i criteri per ciascun filtro.
- Fai clic su Continua nella sezione che appare con i tuoi criteri di ricerca. Sarà uno schermo simile a quello che è apparso quando si imposta il filtro originale.
- Ancora una volta applica un segno di spunta alla casella accanto a “Applica anche filtro a.”
- Questa volta, per attivare il filtro, fare clic su Aggiorna filtro. Tutte le tue e-mail più vecchie, impostate sul periodo di tempo specificato, verranno ora portate via nella cartella Cestino.
Email Studio
Email Studio è dotato di una funzione elegante che elimina automaticamente tutte le email più vecchie da un mittente specificato o quelle che si trovano in una cartella specifica. La funzione di Auto-Purge integrata ti aiuterà a mantenere la tua casella di posta Gmail molto più organizzata, portando a un ambiente di lavoro più efficiente.
Con Email Studio, puoi archiviare e applicare “Segna come letto” a tutte le email attualmente nella tua casella di posta che sono lì da oltre tre mesi. Consente inoltre di rimuovere in modo permanente tutte le e-mail dalle cartelle Cestino e Spam automaticamente dopo due giorni. Come bonus aggiuntivo, l’Auto-Purge include una funzione di annullamento dell’iscrizione all’e-mail che può aiutarti a rimuovere facilmente il tuo indirizzo e-mail da una di quelle fastidiose mailing list della newsletter. C’è anche molto di più il componente aggiuntivo è in grado di ma sento che quelli già menzionati evidenziano esattamente ciò di cui abbiamo bisogno per questo articolo.
Il pacchetto base è gratuito, ma per ottenere il massimo dal prodotto, viene offerta una versione premium a un prezzo annuale di $29. L’aggiornamento ti consentirà di creare più set di regole di eliminazione e include un pianificatore di posta elettronica, uno spedizioniere e un risponditore automatico.
Imposta e abilita l’eliminazione automatica in Gmail
Ovviamente, la prima cosa che devi fare è scaricare e installare l’add-on Email Studio. Una volta che è stato raggiunto, sarete in grado di vedere l’icona Email Studio fuori alla barra laterale destra quando si apre uno qualsiasi dei vostri messaggi di posta elettronica di Gmail.
Per usarlo:
- Apri il componente aggiuntivo Email Studio e accedi utilizzando il tuo account Gmail.
- Vedrai un elenco di opzioni. Tra queste opzioni, scegli lo strumento “Pulizia email”.
- Quindi, fare clic su Aggiungi nuova regola per impostare una regola (un po ‘ come quello che hai fatto con i filtri).
- Ci sono due parti per impostare una regola: è necessario specificare una condizione e quindi un’azione. Pensa “causa ed effetto”. L’azione si attiverà una volta soddisfatta la condizione specificata.
- Per impostare una condizione, si sarà in grado di utilizzare i parametri di ricerca avanzata all’interno di Gmail come newer_than o has:attachment o larger_than. Utilizzare questi per aiutarvi a trovare la corrispondenza esatta fino alle email di Gmail che si desidera archiviare, inviare nel Cestino, o spostare in un’altra cartella.
- Una volta creata una regola, fare clic sul pulsante Salva. Email Studio ora opererà in background, eseguendo un controllo di esecuzione ogni ora eseguendo l’azione specificata quando un’e-mail soddisfa le condizioni ad essa associate. Non avrete bisogno di fare nulla manualmente a tutti.