Una sfida che incontriamo molto spesso quando lavoriamo per la prima volta con nuovi clienti sta definendo, a un livello abbastanza granulare, l’ambito di un progetto. Spesso le organizzazioni sanno quello che vogliono in termini di risultati di progetto di alto livello, ma non hanno ottenuto fino alla roba nocciola-ma questo è quello che siamo qui per!
L’ambito del progetto è la parte della pianificazione del progetto che comporta la determinazione e la documentazione di un elenco di obiettivi specifici del progetto, risultati, caratteristiche, funzioni, attività, scadenze e, in definitiva, costi. In altre parole, è ciò che deve essere raggiunto e il lavoro che deve essere fatto per realizzare un progetto.
È importante definire l’ambito all’inizio del ciclo di vita di un progetto in quanto può influire notevolmente sulla pianificazione o sul costo (o entrambi) del progetto lungo la pista.
Di seguito è riportata una panoramica di alcuni dei processi chiave da seguire per definire correttamente l’ambito.
Definire i requisiti del prodotto
Prima di determinare quali saranno nell’ambito del progetto, è necessario essere molto chiari su quali sono i requisiti del prodotto, altrimenti noti come ambito del prodotto. In altre parole, quali sono le funzioni e le caratteristiche richieste per il sito web, l’applicazione e/o la soluzione software su misura in fase di sviluppo? C’è qualcosa di specifico che deve essere integrato nel design? Deve seguire una serie specifica di linee guida di branding? La lista continua.
Definire i requisiti di processo
Requisiti di processo descrivere come le persone interagiscono con un prodotto e come un prodotto interagisce con altri processi aziendali (spesso esistenti). Quando si discute di come i dati vengono spostati e di come le transazioni commerciali fluiscono da un punto all’altro, si descrivono i requisiti del processo. Ad esempio, devono essere dettagliati i requisiti per le transazioni di fatturazione all’interno di un sito Web, il modo in cui tali transazioni si collegano alla fatturazione e agli account e a che punto è possibile visualizzare e modificare lo stato degli ordini.
Coinvolgere gli stakeholder corretti
Ovviamente va da sé che, affinché un progetto possa essere consegnato con successo, gli stakeholder corretti dell’organizzazione che ha commissionato il progetto devono essere coinvolti molto intimamente nelle varie fasi dell’ambito del progetto. Quando ciò non si verifica, le ipotesi iniziano a essere fatte (che sono generalmente soggettive) e la confusione degli stakeholder può verificarsi mentre il progetto va avanti.
Identificare le limitazioni
Forse ancora più importante di ciò che è nell’ambito di un progetto è ciò che è fuori dall’ambito di un progetto. Spesso è fondamentale per documentare ciò che non sarà fatto, soprattutto quando si tratta di sviluppo del software – altrimenti la gente assumerà che alcune cose devono essere eseguiti che non sono stati preventivati per o inclusi nella timeline del progetto.
Change Management
È naturale che parti di qualsiasi grande progetto cambino lungo il percorso. Mentre è sempre meglio evitare scope creep (una situazione in cui una o più parti di un progetto finisce per richiedere più lavoro), a volte è inevitabile a causa della natura mutevole di qualsiasi attività commerciale. Al fine di evitare disaccordi e modifiche all’ambito di un progetto da parte di tutti gli stakeholder, sia lato client che lato agenzia, è meglio disporre di rigorosi processi di gestione del cambiamento. Una volta definito l’ambito di applicazione, non deve essere modificato senza che si svolgano le funzioni di gestione del cambiamento appropriate, a quel punto è possibile intraprendere un’azione appropriata per affrontare i requisiti del progetto mutevole.
Quindi il gioco è fatto! Una semplice guida per ottenere il vostro progetto al giusto inizio definendo correttamente l’ambito del progetto. Alla sua base, una gestione efficace dell’ambito richiede una buona comunicazione per garantire che tutti comprendano i requisiti del progetto e concordino esattamente su come saranno raggiunti gli obiettivi del progetto. Una volta che hai questo letto, hai le basi per iniziare e, auspicabilmente, completare con successo il tuo progetto.