Come archiviare le email in Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Più usi la tua casella di posta di Microsoft Outlook, più la tua casella di posta cresce. Se ci pensate, è abbastanza simile a come i documenti tendono ad accumularsi sulla scrivania. Ma cosa puoi fare quando la pila diventa così grande che deve essere affrontata? Beh, nella vita reale, si può prendere il tempo per ordinare ogni documento e memorizzare quei documenti che sono importanti, mentre scartando quelli meno importanti. Fortunatamente, è possibile ricreare lo stesso processo in Outlook.

Senza eccezioni, ogni versione di Outlook supporta l’archiviazione. Ancora di più, hai più scelte quando si tratta di archiviare i tuoi articoli in Outlook. Il modo più conveniente è utilizzare AutoArchive per gestire messaggi, appuntamenti e attività più vecchi. Un altro modo per farlo è usare l’archiviazione manuale per spostare i messaggi in una cartella specifica. Ma il modo più rapido è usare il pulsante Archivio situato nel menu File.

Tieni presente che Outlook mantiene una cartella predefinita per scopi di archiviazione che non può essere eliminata. L’archiviazione della tua e-mail ti aiuterà a mantenere un negozio pulito, rendendo più facile la ricerca di e-mail più vecchie mantenendo la tua casella di posta ordinata.

Di seguito hai una serie di guide che ti guideranno attraverso l’archiviazione di elementi in Outlook in ogni modo possibile. Cominciamo!

Metodo 1: Archiviazione manuale dei messaggi con una singola azione

Questo metodo è il modo più rapido per spostare uno o più messaggi nella cartella Archivio. Questi file archiviati rimarranno accessibili tramite la casella di ricerca o navigando manualmente alla cartella Archivio. Gli elementi archiviati possono essere visualizzati anche su dispositivi mobili visitando la cartella Archivio. Ecco una guida rapida sull’archiviazione manuale degli elementi in Outlook 2016:

1. Apri Outlook e seleziona uno o più messaggi nella tua casella di posta o in qualsiasi altra cartella.
2. Fare clic sull’icona Archivio all’interno del gruppo Elimina. L’icona dell’archivio è visibile solo all’interno della barra multifunzione in Outlook 2016.
   Nota: Puoi anche premere il tasto Backspace per ottenere lo stesso risultato.
3. Dovresti essere in grado di trovare i tuoi messaggi all’interno della cartella archives.
   Nota: La cartella Archivio viene creata automaticamente anche se non l’hai mai utilizzata prima. Se non riesci a vedere la cartella Archivio, vai su File > Account Office > Opzioni di aggiornamento e fai clic su Aggiorna ora.

Metodo 2: Utilizzando la funzione di archiviazione automatica

Outlook ha una funzione automatica in grado di archiviare elementi chiamati AutoArchive. Questa funzione può essere programmata per archiviare gli elementi a intervalli regolari. Tutte le versioni di Outlook hanno il supporto per l’archiviazione. La differenza è che l’archiviazione automatica è disattivata per impostazione predefinita in Outlook 2010 e versioni successive.

Dopo AutoArchive è abilitato, gli utenti possono impostare le proprietà per ogni cartella che vogliono essere archiviati. Tenete a mente che quando si archivia una e-mail, verrà spostato in un altro file PST e non sarà più disponibile nel file PST principale. Ecco una guida rapida su come abilitare e utilizzare AutoArchive:

Come abilitare e configurare AutoArchive

1. Per attivare AutoArchive, passare a File > Opzioni. Una volta che sei dentro Impostazioni di Outlook, fare clic sulla scheda Avanzate per portarlo avanti, quindi fare clic su Impostazioni di archiviazione automatica.
   Nota: In Outlook 2007 e versioni precedenti, è possibile trovare le impostazioni di archiviazione automatica in Strumenti > Opzioni > Altro.
2. Se tutto è disattivato, è necessario selezionare la casella accanto a Esegui AutoArchive per abilitare AutoArchive.
   
3. Ora è il momento di configurare come si comporterà l’AutoArchive. Inizia scegliendo la frequenza con cui si desidera eseguire l’archivio automatico. Il valore predefinito è 14 giorni, ma se si desidera tenerlo pulito, impostarlo da qualche parte tra 2 e 6.
   
4. Se si desidera ricevere una notifica prima dell’avvio di AutoArchive, selezionare la casella accanto a Richiedi prima dell’esecuzione di AutoArchive. È una buona idea vivere questa opzione abilitata poiché l’archiviazione automatica ha il potenziale di interferire con il tuo lavoro.
   
5. Per evitare di riempire il tuo archivio con e-mail non necessarie, è una buona idea lasciare spuntato Elimina email scaduta. Se si disattiva l’archivio o si eliminano i vecchi elementi, solo i messaggi scaduti verranno completamente eliminati.
   
6. Se si desidera che la cartella di archivio sia visibile all’interno di Outlook, è necessario abilitare Mostra cartella di archivio nell’elenco delle cartelle.
   
7. Ora imposta le impostazioni predefinite della cartella per l’archiviazione.
8. Quindi, attivare l’interruttore accanto a Sposta vecchi elementi e fare clic su Sfoglia per impostare il percorso in cui si desidera che i tuoi elementi vengano archiviati. Premi Ok per confermare le impostazioni.
   

Dopo aver abilitato e configurato AutoArchive, farà automaticamente il suo lavoro a tempo debito. È possibile confermare che funziona controllando se la cartella Archives viene popolata.

Configurazione delle proprietà di archiviazione automatica per singole cartelle

Al termine della configurazione della funzione di archiviazione automatica, è possibile aggiungere un ulteriore livello di controllo impostando proprietà specifiche per ciascuna cartella. È pratica comune per le cartelle come gli elementi eliminati o lo spam utilizzare proprietà di archiviazione automatica diverse rispetto alla cartella di posta elettronica principale.
Nota: Se non si impostano le singole impostazioni di archiviazione automatica per una cartella, verranno utilizzate automaticamente le impostazioni di archiviazione automatica globali configurate in precedenza.

Ecco una guida rapida sull’impostazione di singole proprietà di archiviazione automatica in una cartella:

1. Fare clic destro sulla cartella che si desidera trattare preferenzialmente e fare clic su Proprietà.
   
2. Fare clic sulla scheda AutoArchive per portarlo avanti. Qui hai una selezione di impostazioni che si applicheranno esclusivamente a questa cartella.
   
3. È possibile disattivare l’archiviazione automatica per questa cartella facendo clic su Non archiviare gli elementi in questa cartella.
   
4. Per ignorare le impostazioni globali di AutoArchive, fare clic su Archivia questa cartella utilizzando queste impostazioni e apportare le modifiche di seguito. Fare clic su Applica per confermare le impostazioni.
   Nota: Tieni presente che queste impostazioni non si applicano a nessuna delle sottocartelle di questa particolare cartella. Sarà necessario modificare ciascuno di essi.

Metodo 3: Archiviazione manuale delle e-mail utilizzando strumenti di pulizia

Se non sei un grande fan dell’automazione, c’è una soluzione intermedia che ti consentirà di archiviare in blocco con un controllo ancora maggiore. Con questo metodo, è possibile archiviare un’intera cartella insieme alle sue sottocartelle. Se non vuoi aspettare che AutoArchive entri in azione, puoi farlo da solo e scegliere dove vuoi salvarli. Ecco cosa devi fare:

1. Fai clic sulla scheda File, quindi vai a Info ed espandi il menu a discesa da Strumenti di pulizia. Selezionare Archivio dal menu a discesa.
   
2. Selezionare Archivia questa cartella e tutte le sottocartelle e fare clic sulla cartella che si desidera archiviare.
   
3. Se si desidera archiviare tutti i dati di Outlook, fare clic sul proprio indirizzo e-mail in cima all’elenco.
   
4. Utilizzare il menu a discesa accanto a Archivia elementi precedenti a per selezionare la data più recente per gli elementi da archiviare. Tutti gli elementi più vecchi della data impostata in questo menu verranno archiviati.
   
5. È possibile archiviare gli elementi precedentemente esclusi dall’archiviazione automatica selezionando la casella accanto a Includi elementi con archiviazione automatica.
   
6. Utilizzare il pulsante Sfoglia per impostare il percorso in cui si desidera salvare l’archivio PST. Fare clic su Ok per avviare il processo.
   

Noterai a breve che alcune e-mail verranno spostate dalle cartelle predefinite al file pst archiviato.
Nota: il file archiviato dovrebbe diventare accessibile in Outlook come una cartella. Se per qualche motivo non va su File e fai clic su Apri & Esporta. Quindi, fai clic su Apri file di dati di Outlook, vai alla posizione del tuo archivio e premi OK.