Una versione di questo post sul blog è apparsa per la prima volta in Philanthropy Front & Center New York.
Se stai cercando di raccogliere fondi per una buona causa senza la stravaganza di un gala completo, avere una festa in casa può essere grande come un’alternativa più semplice e più intima. Tenuto in casa di qualcuno, di solito con non più di 50 partecipanti, una festa di raccolta fondi può aiutarti a raccogliere migliaia di dollari in un paio d’ore.
Quali sono gli ingredienti chiave per una festa in casa di successo? Autore, organizzatore della comunità e raccolta fondi veterano Andy Robinson ha visitato Foundation Center-New York per discutere di ciò che serve per mettere insieme una festa in casa che porta un sacco di donazioni mentre mostra agli ospiti un grande momento. Ecco alcuni dei suoi consigli dal seminario, “Bringing Down the House: come pianificare una festa di raccolta fondi in casa”.
Dove tenere la festa?
Andy era enfatico che una buona festa in casa non richiede una casa grande o lussuosa come sede; ciò che richiede è un ospite entusiasta. Chi sono gli host più efficaci? Saranno:
- Desiderosi di aprire la loro casa per i vostri ospiti
- Disposto a invitare i loro amici alla festa
- > > Pronti per rendere tutti i partecipanti si sentono confortevole
- Preparati ad assumere un ruolo attivo nel processo di pianificazione e scrivere note di ringraziamento dopo l’evento è finito
- in Grado di fare donazioni per l’organizzazione
Questi sarà il più efficace host è possibile avere.
Quanti invitare?
È più sicuro presumere che una grande percentuale di invitati sarà no-show, quindi invita tre o quattro volte il numero di persone che vorresti mostrare. Un modo per aumentare il tasso di show-up è quello di effettuare telefonate di follow-up a ciascuno degli invitati dopo gli inviti iniziali sono stati inviati. Inoltre, generalmente metà della lista degli inviti dovrebbe essere composta da contatti dell’organizzazione e l’altra metà dovrebbe essere amici dell’host.
Cosa dovrebbe accadere alla festa?
Andy raccomanda che il partito dovrebbe durare solo un paio d’ore, con la maggior parte del tempo trascorso con socializzazione informale, e la breve, presentazione formale di raccolta fondi che si svolgono forse 45 minuti nel partito. Vorrai una sorta di allettamento per attirare i tuoi partecipanti alla festa, che si tratti di cibo particolarmente buono/interessante, o qualche tipo di celebrità locale se possibile, un luogo interessante se disponibile, buona musica o qualche tipo di intrattenimento o attività rilevante per l’organizzazione.
Inoltre, tra la folla dovrebbe esserci una piccola manciata di persone che rappresentano l’organizzazione; queste persone possono indossare targhette, salutare le persone alla porta e raccogliere i nomi su un foglio di accesso, aiutare a facilitare la conversazione tra gli ospiti e ringraziare le persone mentre escono alla fine della notte.
Quando e come richiedere le donazioni?
È saggio assicurarsi che gli ospiti non siano sorpresi dalla tua richiesta di donazioni, quindi chiarisci sull’invito che si tratta di un evento di raccolta fondi. Linguaggio come” donazioni accettate con gratitudine “o” ricordatevi di portare i libretti degli assegni ” funzionerà per questo scopo.
Hai anche la possibilità di richiedere un determinato importo di denaro in anticipo rispetto a una richiesta aperta. Il vantaggio di chiedere una donazione in anticipo è che in pratica saprai quanto raccoglierai prima del tempo e potrai rilassarti un po ‘ di più alla festa in casa senza preoccuparti degli ospiti in partenza prima di dare un contributo. Tuttavia, questo approccio ha degli svantaggi, poiché l’importo impostato può spesso essere troppo per alcuni partecipanti o inferiore a quello che il partecipante avrebbe altrimenti dato se avessi lasciato la sollecitazione aperta.
Per la maggior parte, non specificando un importo donazione può rendere i vostri importi di raccolta fondi meno prevedibili, ma le persone spesso tendono a raccogliere più soldi in questo modo. Quando si tratta di fare effettivamente il tuo appello di raccolta fondi durante la festa, è una buona idea aspettare fino a quando gli ospiti si sono divertiti per 30-45 minuti o giù di lì, e quindi richiamare l’attenzione di tutti alla presentazione.
“chiedi” può essere fatto da host, o da qualcuno che si è introdotto dall’host (a volte un membro del consiglio può essere una buona scelta), e la presentazione dovrebbe essere sintetici (probabilmente non più di una mezz’ora o giù di lì), ma avvincente e coinvolgente – fare un sacco di contatto con gli occhi e dire alcune specifiche, storie circa la differenza la vostra organizzazione può fare con i loro contributi. È bene impostare un obiettivo di raccolta fondi per la notte e far sapere agli ospiti quanto di un contributo ci vorrebbe da ciascuno di loro per essere in grado di raggiungere tale obiettivo.
Fai una sessione di domande e risposte dopo aver concluso la tua richiesta, e passa in giro i cestini con le buste in cui gli ospiti possono racchiudere i loro contributi. In seguito, mentre le persone tornano a socializzare, puoi contare le donazioni e fare un annuncio verso la fine della festa su quanto hai raccolto con il loro aiuto. Ricordatevi di ringraziare i vostri ospiti come se ne vanno, e anche inviare loro note di ringraziamento dopo la festa è finita!
Vuoi saperne di più?
- Guarda un video del seminario completo di Andy al Foundation Center di New York.
- Cerca nel nostro catalogo della biblioteca libri specifici per feste in casa, come The Fundraising Houseparty di Morrie Warshawski. Per i libri / articoli su eventi speciali in generale, provare una ricerca soggetto per “Fundraising eventi speciali”.
- Controlla i nostri calendari degli eventi per ulteriori programmi sulla raccolta fondi presso i nostri uffici regionali e i partner della rete di informazioni sui finanziamenti.
- Per ulteriori consigli da Andy Robinson, visitare il suo sito web per suggerimenti, informazioni workshop, e libri utili e articoli, o controllare un video clip da uno dei suoi laboratori.