Questo articolo è basato sul software legacy.
Uno dei vantaggi di Outlook è la possibilità di condividere i calendari con gli altri. I calendari possono essere condivisi per fornire l’accesso agli altri da visualizzare ma non apportare modifiche. L’accesso può essere fornito anche per gli altri a fissare appuntamenti sul calendario. L’accesso si basa sulle autorizzazioni stabilite con il personale del dipartimento appropriato.
Suggerimenti generali sull’etichetta
I seguenti suggerimenti sull’etichetta sono consigliati quando si pianifica un appuntamento sul calendario di qualcun altro. I singoli reparti possono anche avere linee guida per la creazione di appuntamenti sul calendario di qualcun altro.
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Imposta l’ora come provvisoria in modo che il proprietario del calendario possa dire a colpo d’occhio che il calendario è cambiato.
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Utilizzare la finestra di dialogo Appuntamento e includere una breve nota sull’appuntamento (come si farebbe in un messaggio telefonico). Includere le informazioni di contatto come parte di questa nota può essere appropriato se il proprietario del calendario deve contattare la persona prima della riunione.
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Firma la nota con le tue iniziali o il tuo nome.
Opzioni di condivisione
Outlook supporta due metodi per la condivisione di calendari (e altre risorse di Outlook). Questi includono:
- condivisione con pochi utenti al di fuori del proprio dipartimento
- condivisione con membri del proprio dipartimento
Pochi utenti
Se si condivide solo con pochi utenti al di fuori del proprio dipartimento, il modo migliore per condividere il proprio calendario sarebbe stabilire le autorizzazioni appropriate per il proprio calendario. Quindi dal menu, chiedi all’utente di selezionare il file “Apri” Comando Cartella altri utenti.
Per consentire ad altri di accedere al calendario tramite il comando Apri ” Altri utenti Cartella, è necessario concedere loro l’accesso al calendario.
Membri del reparto o di un altro gruppo
Quando si condividono i calendari all’interno del reparto o di un altro gruppo, dal menu selezionare File “Apri” Comando Cartella altri utenti. Le autorizzazioni possono ancora essere impostate per utente e non tutti i membri del dipartimento devono essere in grado di vedere il calendario.
Per istruzioni su come configurare e accedere al calendario condiviso, fare riferimento a Condivisione del calendario con i membri del dipartimento.
Appuntamenti e calendari condivisi
Quando si effettua un appuntamento sul calendario di qualcun altro, il processo è lo stesso di un appuntamento sul calendario. Si consiglia di utilizzare la finestra di dialogo Nuovo appuntamento per aggiungere una nota sull’appuntamento. Quando si effettua un appuntamento sul calendario, è possibile impostarlo come privato in modo che gli altri che visualizzano il calendario non possano visualizzare i dettagli dell’appuntamento. Per ulteriori istruzioni su come fissare appuntamenti, fare riferimento a Pianificazione appuntamenti.