Le e-mail formali svolgono un ruolo cruciale nel comunicare le informazioni in modo chiaro e senza errori nella nostra vita aziendale, professionale e personale. Quindi, se stai chiedendo informazioni su un’opportunità, invitando qualcuno a un evento o rassegnando le dimissioni da un lavoro, sapere come scrivere un’e-mail formale è un’abilità essenziale che devi sapere.
In questa guida su come scrivere un’e-mail formale, suddividiamo il processo in semplici passaggi. Quindi, descriviamo il formato e-mail formale ideale e forniamo una selezione di esempi di e-mail formali che puoi utilizzare come base per la tua corrispondenza.
Che cos’è un’email formale?
Un’e – mail formale è un’e-mail che invii a una persona (o gruppo di persone) che non conosci o un’e-mail importante che stai inviando a una persona in una posizione di autorità, ad esempio il tuo capo.
Scrivere un’e-mail formale è simile a scrivere una lettera formale, con la stessa struttura, saluti e firma. Sono liberi da errori ortografici e grammaticali, pianificati e scritti con uno scopo chiaro.
Le email formali sono educate, professionali e arrivano direttamente al punto. Sono concentrati al 100% su un risultato, senza lasciare spazio a errori o incomprensioni.
Alcuni esempi di email formali includono:
- Presentarti a un professionista che non conosci
- Fare un reclamo
- Dimettersi da un lavoro
- Offrire scuse
Potresti chiederti perché, in un mondo digitale, abbiamo ancora bisogno di e-mail formali?
Molte organizzazioni e individui si sono infatti spostati a comunicare meno formalmente. Tuttavia, i ricercatori statunitensi hanno scoperto che questo può causare problemi sul posto di lavoro, contribuendo a quello che descrivono come un crescente rischio di “inciviltà”. Le organizzazioni in cui gli individui comunicano formalmente, educatamente e con rispetto hanno meno probabilità di sperimentare conflitti, dicono.
Le email formali hanno alcuni amici influenti. La campagna Plain English chiede chiarezza nella comunicazione dal 1979. “Ricorda che è improbabile che le persone si offendano se sei troppo formale, ma alcuni potrebbero pensare che tu sia scortese se sei troppo informale”, consigliano.
La soluzione? “Pensa sempre al lettore.”
Siamo d’accordo. Se conosci la persona a cui stai scrivendo, allora hai la libertà di scrivere in modo più informale. Se non conosci la persona o il messaggio che stai inviando è importante, sii formale.
Abbiamo già scritto sull’importanza della comunicazione professionale. Per saperne di più, consulta la nostra guida su come scrivere una e-mail professionale.
Perché scrivere un’email formale?
“Le persone tendono a credere di poter comunicare tramite e-mail in modo più efficace di quanto possano effettivamente”, hanno scoperto i ricercatori dell’American Psychological Association. In uno studio del 2005, hanno eseguito una serie di esperimenti e hanno concluso che è difficile trasmettere emozioni e toni via email.
La ragione? A causa del nostro “egocentrismo”, non siamo in grado di distaccarci dalla nostra prospettiva e vedere quella di qualcun altro.
In parole povere, è facile che si verifichino incomprensioni se siamo troppo amichevoli o informali nelle nostre e-mail. Il tono della voce potrebbe non essere adatto anche per comunicare informazioni vitali.
Le e-mail formali rimuovono il potenziale di incomprensioni e false dichiarazioni. Si tratta di osservare la corretta etichetta di posta elettronica aziendale.
Un’e-mail formale ha uno scopo chiaro e tratta il lettore con rispetto. È scritto in un modo standard che viaggia attraverso i confini e le culture.
Scrivere e-mail formali può avvantaggiare chiunque nel mondo degli affari, compresi i leader, afferma l’influente editorialista di Forbes Benjamin Laker. Le email dovrebbero essere rispettose delle emozioni e consegnate con empatia. Soprattutto, la tua email dice molto sul tuo “marchio personale”. Come vuoi essere percepito?
Un’e-mail formale ben scritta è educata e professionale, due potenti attributi del marchio che miglioreranno il tuo marchio e aumenteranno il successo aziendale.
Formato e-mail formale
Creare grandi e-mail formali è molto semplice. Ci sono solo cinque parti per il formato di posta elettronica aziendale formale perfetto:
- Oggetto
- Saluto
- Linee di apertura & Corpo
- Chiusura
- Firma
Ogni pezzo di corrispondenza segue la stessa struttura formale e-mail, il che significa che una volta che hai imparato, non avrai mai bisogno di cambiare.
Oggetto email formale
Nel mondo degli affari, il tempo è denaro, quindi sii breve.
La riga dell’oggetto deve essere breve e facile da capire. Dì al tuo lettore esattamente cosa c’è nel messaggio. La linea oggetto e mail formale ideale è di poche parole: “Richiesta di congedo”,” Richiesta di riunione “o” Reclamo del cliente”, ad esempio.
Le righe oggetto e-mail formali non dovrebbero cercare di essere troppo amichevoli o divertenti.
Come avviare un’e-mail formale
Il modo formale per avviare un’e-mail è usare ‘Caro’.
Può sembrare vecchio stile o strano se conosci la persona, ma si tratta di seguire alcune regole stabilite che abbiamo usato per generazioni per comunicare formalmente. Caro è un saluto formale e-mail che continua ad essere utilizzato fino ad oggi.
Se conosci il sesso della persona, puoi usare quello che viene chiamato onorifico-Mr,Mrs, ecc. – ma ti suggeriamo semplicemente di usare il nome completo se ce l’hai. Questo consiglio può sembrare contraddire alcune delle vecchie guide sulla scrittura formale, ma riflette cambiamenti più ampi nella società.
Se vuoi sapere come non aprire una email formale, evita “Caro Signore/Signora” o termini collettivi dal suono soffocante come “A chi può interessare”.
Saluti e-mail formali senza nome
Supponiamo che tu sia preoccupato di come scrivere un’e-mail formale senza conoscere il nome. In tal caso, è possibile utilizzare “Dearegio Signore/Signora” come sostituto adatto. Questo approccio è anche pratico, se non sai come indirizzare un’e-mail formale a un’azienda.
Quando decidi come avviare un’e-mail formale a più destinatari, hai diverse opzioni. Ad esempio, puoi rivolgerti alla squadra (“Cara squadra”), collettiva (“Cari tutti”, “Cari colleghi”) o per eventi (“Saluti”).
È possibile controllare la nostra guida su come avviare una e-mail.
Linee di apertura e-mail formali
Non esiste un’apertura e-mail formale standard. Invece, dovrai decidere cosa è appropriato per la comunicazione e il contesto.
Se non conosci la persona (o l’organizzazione) a cui stai scrivendo, è educato presentarti. Tuttavia, se conosci la persona, non è necessario farlo e puoi saltare direttamente nella carne del tuo messaggio.
Forniamo esempi di diverse frasi di apertura e-mail formali di seguito. Se avete bisogno di un po ‘ di più e-mail intro ispirazione, leggere il nostro articolo su migliori linee di apertura e-mail.
Sconsigliamo l’uso di frasi vuote come” Spero che tu stia facendo bene ” in una e-mail formale. Tali frasi sono cliché che non aggiungono nulla a un messaggio e dovresti evitarli.
Corpo e-mail formale
Quindi, hai impegnato il destinatario e ti sei presentato (se necessario), ora è il momento di arrivare al punto.
Forniamo alcuni esempi di seguito, ma la comunicazione e-mail formale dovrebbe seguire il principio della Piramide. Sviluppato da un dirigente leader di McKinsey, il principio della Piramide afferma che dovresti iniziare prima con la risposta e strutturare le informazioni sottostanti per supportare la tua argomentazione.
In un’e-mail formale, il destinatario vorrà sapere di cosa tratta il messaggio e perché dovrebbe interessarsene. Allora diglielo!
Puoi vedere alcuni esempi di seguito su come affrontiamo diversi esempi. Illustriamo anche come terminare una e-mail formale, comprese le frasi di chiusura e-mail formali comuni.
Firma e-mail formale
Un finale e-mail formale utilizza un finale specifico (o un valediction per dargli il suo nome formale). I lettori avranno familiarità con (e si aspettano) modi formali per terminare una e-mail.
Nella maggior parte dei casi, utilizzerai l’e-mail formale che termina “Cordiali saluti” se conosci il nome della persona a cui stai scrivendo.
Se non lo fai (o stai scrivendo a un gruppo di persone, ad esempio), in genere finisci un’e-mail formale con “Distinti saluti”.
Tuttavia, ci sono cambiamenti nel modo di terminare formalmente un’e-mail. Esempi di finali formali accettabili includono “Sinceramente”,” Saluti “e”Con i migliori auguri”.
Il modo migliore per terminare un’e-mail formale dipende dall’individuo, dal contesto e da ciò che stai comunicando. Nella maggior parte dei casi, suggeriamo di attenersi a “Cordiali saluti” o “distinti saluti”.
Stai lottando per trovare un finale adatto? Consulta la nostra guida approfondita su come terminare un’e-mail.
Esempi di e-mail formali
Per illustrare i punti precedenti, abbiamo creato una selezione di esempi di scrittura di e-mail formali per le situazioni che potresti incontrare.
Anche se può essere utile vedere un esempio di un’e-mail formale, non è consigliabile tagliarli e incollarli e utilizzarli da soli. Dovresti adattare ogni email formale alle tue circostanze specifiche. Invece, utilizzare questi come una guida essenziale per aumentare la comprensione prima di creare il proprio-o utilizzando Flowrite per scrivere le email per voi.
Introduzione formale email
Ci sono diversi motivi per cui potresti voler presentarti formalmente. Ad esempio, è possibile informarsi su un posto di lavoro vacante, opportunità di ricerca o raggiungere qualcuno che si desidera chiedere qualche consiglio. Se stai lottando con il modo di presentarsi via e-mail formalmente, questo è per voi.
Controlla il nostro esempio di email di introduzione formale qui sotto per un esempio.
Sono uno studente del terzo anno all’Università di Oxford. Ti sto contattando per richiedere l’accesso alla tua serie di tutorial online. Sono affascinato ad ascoltare e imparare da voi e credo che queste risorse sosterrebbero i miei studi attuali.
Se siete disposti a fornirmi l’accesso, vi prego di contattarmi qui con i dettagli. Attendo la vostra risposta.
Cordiali saluti,
Sarah Thomas
Grazie formale email
Dopo un servizio o un supporto eccellente, è educato mostrare il tuo apprezzamento, ma solo come ringraziare in una e-mail formale?
In questo esempio di email di ringraziamento formale, dimostriamo come costruire una risposta personale e positiva che può essere condivisa all’interno di un’organizzazione ed esternamente con altri clienti o clienti.
Voglio ringraziarvi per l’ospitalità che avete mostrato durante un recente soggiorno presso la vostra struttura. Il mio compagno e ho goduto di una fantastica pausa e vorrei esprimere la nostra gratitudine a voi e il vostro staff per tutto il vostro duro lavoro.
Si prega di estendere i miei più calorosi saluti al vostro personale. Saremo lieti di tornare in futuro.
Cordiali saluti,
Sarah Thomas
Email di dimissioni formali
Quando si dimette da un lavoro, è fondamentale inviare un’email di dimissioni formali. Le dimissioni non solo notifica il datore di lavoro che si sta lasciando, ma agisce anche come prova della data di dimissioni.
Una formale e – mail di dimissioni può essere breve-in alcuni casi, solo una riga. Tuttavia, come vedrai in questo esempio di e-mail di dimissioni formali, abbiamo avuto il tempo di mostrare il nostro apprezzamento al nostro datore di lavoro.
Ti scrivo per informarti che mi dimetto dalla mia posizione di Responsabile del Marketing.
Vorrei ringraziarvi per l’opportunità di imparare e sviluppare nell’organizzazione, e ho apprezzato il mio tempo qui. Sono disposto a lavorare con voi per sostenere la nomina del mio successore.
Puoi contattarmi qui in qualsiasi momento per discutere di qualsiasi supporto che possa offrire o qualsiasi dettaglio di cui potresti aver bisogno per rendere la transizione il più agevole possibile.
Cordiali saluti,
Steve Welch
Email di invito formale per un evento
Ecco un esempio di email di invito formale inviato a un gruppo di colleghi. Ogni e-mail di invito formale dovrebbe includere un oggetto chiaro, tutti i dettagli sull’evento (tra cui data, ora e luogo) e come le persone possono RSVP.
Ecco un’e-mail di invito formale per un evento serale presso business.
Voglio invitarvi a un evento che stiamo tenendo per Steve Welch, il nostro capo del Marketing che sta lasciando il 12 dicembre. L’evento si svolgerà tra 7 pm-12 pm su 12 dicembre.
I numeri sono limitati, e gli ospiti saranno tenuti a RSVP prima dell’evento per garantire spazio adeguato e rinfreschi.
Se si desidera partecipare, RSVP a questa e-mail con eventuali esigenze dietetiche. Se non puoi partecipare, ti invitiamo a inviare i tuoi messaggi di supporto per Steve prima che se ne vada per iniziare il suo nuovo ruolo.
Saluti,
Mandy Smith
Email di reclamo formale
Se hai ricevuto un servizio scadente o sei deluso da un prodotto, un’email di reclamo formale può aumentare la consapevolezza dei tuoi problemi. Nelle e-mail formali, è importante dichiarare i fatti ma evitare di diventare eccessivamente emotivi.
Ecco un esempio di una e-mail di reclamo formale.
Ti sto contattando per lamentarti del servizio che ho ricevuto il 12 settembre. Il vostro personale è stato scortese e poco comunicativo durante la mia visita.
Sono stato un utente di lunga data dei tuoi servizi e sono rimasto deluso dal fatto che, in questa occasione, non sei riuscito a soddisfare i tuoi standard tipicamente elevati.
Voglio richiedere scuse formali e imparare cosa intendi fare per evitare che ciò accada in futuro.
Cordiali saluti,
Steve Roberts
Email di scuse formali
Comporre un’email di scuse formali può essere difficile, ma ammettere che è stato commesso un errore è fondamentale per limitare i danni e ripristinare una relazione.
Ecco un esempio di e-mail di scuse formali straight-to-the-point da una società per trattare con un cliente che ha presentato un reclamo.
Mi chiamo Ryan Davies e sono un rappresentante del servizio clienti di XXX. Voglio cogliere l’occasione per scusarmi formalmente per il servizio ricevuto il 12 settembre 2021.
Purtroppo, non siamo riusciti a raggiungere i nostri elevati standard in questa occasione. Abbiamo parlato con tutti i membri del team coinvolti e abbiamo ribadito l’importanza del servizio clienti. Vorrei assicurarvi che questo non accadrà più.
Puoi contattarmi direttamente se desideri discutere ulteriormente il tuo reclamo. Abbiamo allegato un buono per £10 per l’utilizzo sulla vostra prossima visita, per mostrare il nostro apprezzamento.
Cordiali saluti,
Ryan Davies
Vuoi scrivere e-mail formali migliori? Prova Flowrite
Scrivere e-mail formali è semplice se segui il nostro processo. I modelli di e-mail formali inclusi in questo post del blog dovrebbero fornire una guida, ma dovrebbero sempre essere adattati e aggiornati per riflettere le circostanze specifiche. Tuttavia, c’è un modo ancora più semplice. Flowrite è uno strumento di scrittura AI che trasforma brevi istruzioni in e-mail e messaggi pronti per l’invio. Se stai ancora lottando per trovare le parole giuste per scrivere e – mail formale, Flowrite può aiutarti a iniziare e offrire qualche ispirazione-o anche scrivere l’intera email per te con un clic di un pulsante. Come puoi vedere dall’esempio qui sotto, tutto ciò che serve è un clic del pulsante.
Ti chiedi ancora come inviare una e-mail formale? Speriamo di no. La prossima volta che si sta scrivendo una e-mail formale basta tenere a mente questi esempi e si può comunicare con fiducia.